亚东国际货运海运进口作业指导书

上海亚东国际货运有限公司ShanghaiAsianDevelopmentInt’lTransPuDongCo.,Ltd.海运进口作业指导书符合ISO9002质量和质量保证标准发布日期版本控制状态控制编号1.0批准书海运进口作业指导书是上海亚东国际货运有限公司海运进口部业务操作的指导性文件。该作业指导书具体描述了海运进口操作的服务过程和要求，是海运进口业务的操作规范，现经审核予以批准发布。本公司按照《海运进口作业指导书》规定的内容，指导、督促、控制和验证海运进口各环节的工作。本公司从事海运进口业务的员工必须认真遵照执行。为全面实施作业指导书规定的操作规范，特授权管理者代表全权负责该文件的解释和管理，指导文件实施，并报告实施结果。《海运进口作业指导书》现行版本第1.0版总经理：年月第1页共26页ImportationSeaDocumentNo:IssueDate海运进口部作业指导书文件编号：ADP/ISIssueNo:版本1-A生效期：2000.1章节号：0.1标题：目录0.1目录0.2《海运进口作业指导书》的管理0.4海运进口操作流程图第一章客户服务作业指导书第二章船期信息和换单作业指导书第三章海运进口报关作业指导书第四章现场操作作业指导书第五章保险理赔作业指导书附：海运进口表格汇总第2页共26页ImportationSea海运进口部DocumentNo:文件编号：ADP/ISIssueDate生效期：2000.1作业指导书IssueNo:版本1-A章节号：0.2标题：《海运进口作业指导书》的管理1.《海运进口作业指导书》（以下简称《指导书》）属于受控文件，由质管工作组负责管理和控制。2.质管工作组对《指导书》进行编号，做好发放记录。3.《指导书》需要修改时，由本部门提出，质管工作组负责汇总、编制。4.《指导书》修改后及时更换，被修改的无效文件及时收回，并加盖“作废”章或及时销毁。5.《指导书》大幅度修改需变更版本时，须同时更改版本码。第3页共26页ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/ISIssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：标题：指导书发放控制发放号码领用部门领取人职务领取日期备注ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/ISIssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：标题：指导书修改控制版本号修改页码修改日期修改状态修改人批准人ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书1.0主要内容与适用范围本指导书规定了海运进口——客户服务的操作规范本指导书规定了海运进口——客户服务环节2.0引用标准《服务技术文件和资料控制程序》《客户提供物资的控制程序》《服务提供和可追溯性管理程序》《海运进口服务质量控制程序》《纠正和预防措施实施程序》3.0作业流程说明1.《销售指示》2.《进出口货物代理报关委托书》3.《海运提单》4.《合同》5.《发票》6.《装箱清单》7.《机电产品证明》、《机电产品登记表》8.《进口许可证》9.《进口货物征免税证明》10.《特定商品进口证明》11.《手册》12.《商检证》13.《关封》14.《保险单证》15.其他单证、文件16.《核算单》17.《流程卡》18.《代运工作单》19.《报关退单》（海关退回所有单证）20.《税单》21.《通关单证》22.《报关单》23.《港区提货单》24.《运输单证》（运输过程中客户的所有单证）注：见流程图16-117-523-119~20-217-223-41~15-117-13-117-319~20-118-1,24-121~23-123-317-423-2第4页共26页结算客户服务（接单、审单、制单）报关、检验现场操作客户、销售换单外勤ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书4.客户服务操作内容和规范客户服务—是海运进口操作过程中，客户服务人员从销售员或客户手中接受委托、安排、联络、协调各个操作环节，以保障海运进口的各项工作顺利进行，满足客户的要求。4.1操作规范4.1.1以本指导书为标准严格操作规范,认真填写《核算卡》、《流程卡》《代运工作单》和各类质量活动记录。4.1.2树立“客户第一”、“质量第一”“服务第一”的思想，一切为客户着想，使客户满意，作为自己的行动指南，耐心解答客户提问，努力做好本职工作，维护公司的形象。4.1.3审核各种单证准确、及时传递各种信息,沟通内外关系。4.1.4积极配合，虚心接受其他环节和质量员指出的不规范操作的现象，认真整改。指出其他环节不规范操作现象。如遇不听劝告者，立即填写《过失报告书》，并报告质量员处理。4.2合同评审:4.2.1根据ADP/QP5-2000的要求对合同进行评审。4.2.2判断本公司的服务能力是否能满足客户的委托需求。4.2.3逐条审核合同内容,确保各项条款正确、齐全。4.2.4着重审核价格是否符合公司的利润范围。4.2.5对初审合格的合同填写《合同评审表》，交主管领导审批。4.2.6对批准生效的合同编号存档,以便检查、验证和可追溯。4.3接受销售员或客户的委托4.4接受销售员或客户的单证4.4.1《销售指示》4.4.2《进出口货物代理报关委托书》4.4.3《海运提单》4.4.4《合同》4.4.5《发票》4.4.6《装箱清单》4.4.7《机电产品证明》、《机电产品登记表》4.4.8《进口货物征免税证明》第5页共26页ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书4.4.9《进口许可证》4.4.10《特定商品进口证明》4.4.11《手册》4.4.12《商检证》4.4.13《关封》4.4.14《保险单证》4.4.15其他单证、文件4.5审单对销售员或客户提供的单证必须认真审核。4.5.1业务编号每一海运进口业务均应编制其唯一的业务编号,并详细登录在《流向簿》上4.5.2审核《销售指示》（1）所有栏目填满（2）委托内容明确（3）交接单证与实际相符。4.5.3审核《进出口货物代理报关委托书》（1）所有栏目填满（2）随附单证与实际一致（3）印章清晰4.5.4审核《海运提单》（1）正本记名提单有收货人背书（2）正本指示提单有收、发货人双方背书（3）内容与《发票》、《装箱清单》一致4.5.5审核《发票》（1）货名与《海运提单》、《装箱清单》一致（2）币制、金额确定（3）单价、总价无误（4）价格条款明确（5）发票台头与合同一致第6页共26页ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书4.5.6审核《装箱清单》（1）货名、件数、包装、重量、体积与《海运提单》、《发票》一致（2）有无特殊集装箱（超重箱、高箱、冷藏箱、开顶箱、框架箱）（3）有无超限箱、裸装货（4）有无危险品，注明危规号（5）装箱单台头与合同一致4.5.7审核与报关有关的证明文件及手册（1）批准进口的货名、品种须涵盖实际进口的货名和品种（2）批准进口数量、金额≥实际进口数量、金额（3）证明文件须在有效期内（4）《手册》同样应符合上述3点4.5.8发现单证不全或单证不符,及时请客户提供或更改。4.5.9对原出口退货的进口货物，要求提供原出口报关单、外汇核销单、退税单及双方来往传真件，如已核销或退税则请提供出口商品退运已补税证明，外管局出具的证明及加盖外管局章的海关原报关单及正本提单复印件。4.5.10对转关货物报关的客户,应要求其收货后,在运输工具监管簿上盖公章。4.5.11对要求代运的,要求客户提供海洋段运输保险的保单。若国内段不能延伸，则通知保险理赔环节，办理国内段运输保险。如客户无保单或不保险需得到客户的书面确认。4.6审核货物运输保险单证(代运时)基本原则:凡本公司控制、操作的所有环节，均有保险作相应覆盖。4.6.1集装箱整箱运输只需海洋运输保单复印件。4.6.2集装箱整箱在港区拆箱后运输,需加保国内运输险,立即通知保险环节。4.6.3散货运输更应认真审核海运保单,对CIF上海等到上海即中止的保单,应立即通知保赔环节加保国内运输。4.6.4根据客户特殊要求,还需加保其他险种,即与保赔环节联系。4.7填写《核算卡》、《流程卡》、《代运工作单》，并复印全套报关单证及三检资料。第7页共26页ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书4.8《海运提单》、《流程卡》流转到换单环节。4.9单证操作—内容和规范本操作系海运进口操作中,按照海关通关要求和客户的具体要求,进行单证处理,制作报关单及各种单证,满足客户提货的要求。4.9.1操作规范4.9.1.1认真填制各类单证,制作的单证必须做到规范、清楚、整洁、正确。严格控制操作过程中的时限。单证齐全的条件下，当天应完成。4.9.1.2熟悉海关有关进口法规,熟练掌握单证制作方法和技巧。严格执行海关法规。单证制作中严禁弄虚作假、违规违法。4.9.1.3积极配合,虚心接受其他环节和质量员指出的不规范操作现象,认真整改。指出其他环节不规范操作的现象。如遇不听劝告者，立即填写《过失报告书》报告质量管理员处理。4.9.2接受换单环节的《港区提货单》或《分拨提货单》，接受换单环节的《流程卡》。4.9.3制作报关单4.9.4审核单证4.9.5.1审核《发票》（1）收货人名称及地址（2）装货港及目的港（3）发票编号及开票日期（4）标记、唛头（5）货物名称及货号（6）规格、型号（7）包装、单位、数量（8）单价、总价、币制、金额（9）价格条款（10）合同号（11）与《海运提单》及《装箱清单》的相应内容必须一致第8页共26页ImportationSea海运进口部作业指导书DocumentNo:文件编号：ADP/IS1-2000IssueNo:版本1-AIssueDate生效期：2000.1章节号：第一章标题：客户服务作业指导书4.9.5.2审核《装箱清单》（1）标记、唛头（2）货名、货号（3）集装箱数、箱型、箱号（4）包装、件数（5）尺寸、重量（6）遇危险品、特种集装箱、超限货、裸袋件应特别指出，并在《代运工作单》上注明。（7）与《海运提单》及《发票》的相应内容必须一致。4.9.5.3审核通关所需证明文件、手册等单证（1）许可证，减免税证、机电证等，其品名、数量、金额等项应与本次通关货物实情相符。（2）有效日期、经营单位、收货单位应在准许范围内。（3）手册上的相应项目与本次通关及《发票》的一致性。（4）其他证明文件，如出口退运、外事特批、领事进口、短发补缺等证明文件与本次通关实际进口货物一致。4.9.5.4审单过程中发现问题,必须及时与销售员或客户取得联系,及时纠正、补齐。4.9.6制作《中华人民共和国海关进口货物报关单》制作手写报关单依据:海关总署从2000年1月1日起实施的《中华人民共和国海关进口货物报关单填制规范》（见附件）。4.9.7编制业务编号复印留底资料并根据《海运、空运进口业务资料管理的规定》归档。4.9.8单证流转(1)通关资料和流程卡流转到报关环节。(2)三检资料、代运工作单流转到现场操作环节。(3)销售指示、核算卡流转到财务结算环节。第9页共26页ImportationSea