海运出口操作规程

海运出口操作规程一．海运委托书的确认1．指定货每次收到SHIPPER托书后，仔细检查全部信息：SHIPPER/CNEE/NOTIFYPARTYPOL/POD/PLACEOFDELIVERYCARGOREADYDAYPONUMBER/DETAILEDCOMMODITY件数/毛重/体积当天向海外公司（包括代理）或直接收货人发出确认(BOOKINGNOTICE)，并告知预定的船期（根据货好时间，包括船运全程的时间），箱型及运价，等等。请参照页后的BOOKINGNOTICE格式。应在出运前，确认好PROFITSHARE或操作费。2．非指定货（销售的）定单某销售给发货人的报价，并有销售经理的签名，某船公司的买价，船期，如有特别的操作要求3，化工品/危险品如品名是一般化工品，发货人提供MSDS和正本非危保函，如船公司有特别要求，还需附上化工研究院鉴定报告，等。报关时，须附上正本的产品说明书，包含结构式和分子式。如品名是危险品，发货人须提供MSDS，UNNUMBER，CLASSNUMBER，出境危险货物运输包装使用安全鉴定结果单，出入境货物包装性能检验结果单，包装危险技术说明书，等等。不同船公司对于化工品/危险品，或不同等级的危险品混装，有不同的要求，一定要事先确认。必须先和船公司确认价格和舱位，才向国外公司发出预报。二．定舱定舱单须注明：船公司，船期，航线，订舱的约号或明确写明某船公司某销售确认的运价，POL/POD/PLACEOFDELIVERY（美洲线须注明州名，国名）箱型：LCL或FCL具体箱型和箱数，自报关自做箱，或仓库装箱（大概进仓时间），或门点装箱/上门提货（做箱时间及联系人/地址）。三．进仓/做箱：1．根据航线要求和截港时间，通常LCL或仓库装箱，要求SHIPPER送货到仓不晚于船开前4天。做箱时间不晚于船开前3天（或根据具体操作情况而定）。特别情况应与SHIPPER协商后，通知定舱代理安排。晚于上述时间安排而造成晚报关及可能产生的影响，应及时告知收货人。美国线操作需提早一天，并及时上报AMS/ACI。报关单证应及时收取，核对数据，登记下报关单位并在核销单右上角注明XX的JOBNUMBER。2．晚于结关时间的操作，应及时和SHIPPER通告进程，并事先通知国外或销售，以免任何有关延误的投诉。四．单证1．报关单报关单证应及时收取，核对数据，登记下报关单位并在核销单右上角注明XX的JOBNUMBER。要求复印留底，特别是报关单须完整填写，必须注明核销单号/手册号/许可证号/配额号，等。2．装箱单装箱后及时向客户或车队索取装箱单，并再次和报关单数据核对，以保证两者数据一致。特别检查卸货港/中转港是否填写正确。3．HOUSEBILLOFLADING1）货物进仓或做箱后，给SHIPPER发出HOUSEBILL确认单，存档最终的客户确认件。2）异地放单，需SHIPPER提供书面的通知，及联系人等信息，并及时通知异地的OFFICE。3）正确出具HBL，详细信息必须和MBL相符。如需分/并单，要求SHIPPER提供书面清单。4）任何电放的HBL，需SHPPER提供正本的电放保函件，并保存在FILE中。请用附件B。长期的电放保函需注明有效的期限。5）原则上不允许提单倒签。特殊情况下倒签提单，必须让SHIPPER和CONSIGNEE同时出具倒签保函，并让目的港OFFICE确认。6）收到付款，及时放单。月结的客户需向财务部核查后，按协议放单。4．OCEANBILLOFLADING及时确认船公司提单，核对所有数据和箱号。应在船开后1-2个工作日内取回提单。部分船公司出单比较慢，要及时跟进。5．成本发票及时核对成本，及时向定舱单位或海外公司取回每票的成本/佣金发票，在发票的右上角注明收到的日期，以便和财务核对。有义务及时配合财务查询成本和收账信息。6．XX发票1）给发货人：不晚于船开当日，向SHIPPER开具XX发票。2）给国外公司：船开后，1-2个工作日。7．核销单/报关预录单/场站收据配合财务及时退回核销单。根据客户要求，提供报关预录单/场站收据。五．出运信息除了特殊客人的要求（如DIPLOMAT，MEIJER等），近洋线要求船开后1-2个工作日向目的港发出出运信息，远洋线不晚于5个工作日。格式请参照页后的SAILINGADVICE。附件包括：MBLCOPY，HBLCOPY，XXINVOICE（或CREDIT），目的港清关文件（按客人/航线的要求）。特别情况如不能提供完整单据，须向目的港特别说明。MBL和HBL分开扫描，以JOBNUMBER为单位，扫描和发送出运信息。**收件人只有一个人时，建议抄送他的主管或同事，以便目的港多一个人知道出运的信息。六．客户资料及时在公用盘上更新，整理客户资料，包括SHIPPER和CNEE，还可以帮助销售部查找需要的客户。七．文件归档1．及时在系统中ACCOUNTCLOSE相应的出运FILE。超过一个月不能关的，需向组长或经理说明理由。2．及时整理FILE中的文件，并归档。归档顺序请参照附件“FILINGLIST”。BOOKINGNOTICEEMAILSUBJECT：Bookingadvice-C/MOTOBAYASHI（PO#XXX），EXSHATOOSAKA01/17,CSHSE0001234,DearAndy,Todaywereceivedanewbookingorderasbellow:S/ROCKYTIMEPIECE(TECHNOLOGIES)CO.,LTDC/MOTOBAYASHICO.,LTD.PO#：/SKU#:POL:SHANGHAIPOD:OSAKA,JAPANCOMMODITY:DOMESHAPEASHTRAY1X20'GP/336CTNS/1500KGS/28CBMCargoreadinessdate:JAN13THCARRIER:SITCVSLNAME::XXXXXXXXV.101WETD:JAN-17ETA:JAN20B/R:USD10/20'GPS/R:?P/S:?Pleaseconfirmthes/o,andadviseyourprofitsharefortheshipment.Thanks.Bestregards,EnricTianSAILINGADVICESAILINGADVICESUBJECT:SAILINGADVICE–C/JJB(PO#XXX),CSHSE0000779,EXSHATOHELSINKI12/28,DearAnna,S/UNIVERSEOPTICALMFG.CO.,LTD.C/JJBJSCPOL:SHANGHAIPOD:HELSINKIVSL:CSCLAFRICAV.0025WETD:DEC26，06ETA:FEB2，07MBL#:SHAHEL6397533W，prepaidHBL#:CSHSE0000779，collect,(ifsurrendered,plsremarkhere)PleaseseeattachedMBL/HBLcopiesandXXinvoice(orcommercialdocuments).Plsconfirmyourreceipt.Thanksforyourattention.Bestregards,XXXXXX