自行出口型企业跟单模式(1)

自行出口型企业跟单模式1.样品•样品之前是公司的目录•公司的目录是寄给那些需要公司产品的人和公司的.•半年换一次新目录,及时推广公司的新品.•业务员找到的潜在客户和打电话发邮件来索取目录的客户.•重要客户用快递,一般客户用普通邮件,也可以介绍本公司的网页.•挂号单和快递单要保存,邮寄过的客户要登记•寄出目录后要跟踪.生产样品:•工厂现有款式:•客户根据工厂目录上看到的图片,陈列室或展览会上看到的实样款式要求工厂报样报价.•注意A样品,报价先给客户确认.B样品生产完毕先检验C检验合格后再决定寄样方式•开发新款式样品:•客户要求工厂以前没有做过的款式时,则技术开发部门要开发新模具,先核算模具费用,•再报价给客户,超过一定数量,模具费从货款中扣除.生产完毕交质检部门检验,合格后•寄样.业务部留样一个,等客户确认后作为正货订单依据.•客户拿来的样品工厂以前没有做过以新款处理.•工厂自己开发的新产品:•业务部门根据市场需求,安排生产一些新产品,寄给比较合适的客户免费提供,请客户推广•当样品寄出后请客户确认回复,同时追踪正式订单2.接正式订单:•在报价和确认样品之后就下正式订单了!•报价的依据:不同的客户不同的报价,如订同类产品,订200个的报价和订10000个客户的•报价不同.根据国家地区的不同,报价也不同.•(甲)接到客户订单之后,首先是审单,审单的要素:1)品名规格2)单价金额3)价格条款4)数量5)交货期6)付款方式7)包装方式8)出货方式.合同评审作业的常见错误和对应措施:•1)交货期不准确=====与客户和工厂协调确认交货期达成书面协议•2)品名规格不清=====与客户封样为准•3)常用的付款方式======T/TL/C•4)常用的包装方式======内包装(商业包)外包装(运输包)客户设计/工厂现有托桶盒•5)常用的运输方式======海运空运陆运邮包它们的适用范围.•(乙)其次在审单之后,•A)下达工厂工厂订单.工厂订单的交货期要比客户订单提前三天左右,以防不测.•B)做正式的购销合同,让客户确认.小窍门:签约地点最好填写公司•所在地,今后如有纠纷,有地方主义可以保护一些.•C)工厂订单经领导核准后盖章下达给技术,生产,质检部门签收,生效.•丙)工厂订单下达之后,做好订单接单统计表,将新订单列入订单跟踪一览表,进行采购,生产,质检全方位跟踪.3.跟单部分•把生产部门出的生产进度表与订单逐一核对,检查生产是否及时,产品是否合格,发现问题及时纠正.•新订单要把新船样和新网印图交给客户确认,确认OK后方可以生产.•船样:完整包装的产品样品,可以发货上船的程度叫船样.•网印:就是OEM产品.按客户要求把客户品牌或技术参数用丝网印刷在产品上(OEM最终用户)•客户供料部分:有的客户要求用自己的物料,比如彩盒,说明书,贴纸,面料辅料等.•首先这些物料要做好来料加工的手续来料加工的手册,核销手续,它的单耗等.•收到物料后,开立客户供料通知单给仓库清点数字给品管验收,如有问题及时与客户联系.•交货期延误的处理:如果是工厂的原因缺料,技术问题,只要能安质按量生产就要和客户•协商,如果客户不同意,取消订单,就由工厂赔偿损失.如果是客户要求提前,加班费用等•一系列额外费用应该由客户负担.•以上几个方面需要沟通能力强口才好的跟单员才能胜任.4.出货部分•生产部门完成任务后产品进成品仓库.我们把订单的发货装箱资料传真给客户,并告诉他们可以出货了.•客户接到发货装箱资料后,会告诉你进仓地址.如到上海宝杨路码头仓库等.或虹桥机场•货运仓库.如要求客户直接寄送的则要告诉你具体地址.并要和客户按商量好的方法装箱方式装箱.•接到客户的入仓通知单后,我们立刻要开出货单和出厂申请单出货时要注意的几个要素:根据入仓单填写出货单•运输的方式是什么•运货时的安全性.•出货单谁开有效.•业务员与客户的仓管联系•请生产部门的员工装货•业务人员清点货物,并签名.•押运人员接货签名.出货后要注意的几个问题:•填好客户出货追踪表.•要求押运人员把客户签收单带回.•要求客户收货确认.•出货后一个月内把增值税发票寄给客户•最后,收款.5.售后服务•货出工厂后,不是全检,肯定有不良品.(P54)A.货物处理1.掉换2.返修•质量处理找出原因,杜绝漏洞.6.统计资料:•正货出货统计:每月按出货量统计.目的是月与月进行出货比较,客户之间接单比较•样品出货统计:半年统计一次,目的是查出哪些客户已经送样.为什么不下订单•交货期达标率:客户的交货期和工厂的交货期作比较,目的是查出哪些原因是客户造成的,哪些原因是工厂造成的.7.礼仪,沟通技巧•谈话,传真时:态度要好,有热情,有耐心,有礼貌,•客户来参观时:派车接客户.帮助客户解决出差时的不便.•客户到工厂前的准备工作:该客户的所有定货记录,准备新产品的样品向客户推荐.•客户到工厂后:请客户先到接待室,给客人看工厂目录,再看样品陈列室再参观工厂生产流程,再回到接待室洽谈业务!几个问题:•1)跟单员的性格与作风•2)跟单员必须了解工厂哪些环节•3)跟单员必须哪些人员和部门的配合•4)跟单员与业务计划有什么不同•5)跟单员工作中的难点•6)跟单员的活页•7)跟单员的联络图8.出口订单的产销规定•1)各部门的职责•A)总经理•B)进出口部•C)制造部•D)采购部•E)品管部•F)技术部•G)业务部•2)样品制造:下单前客户以传真,电话,邮件向公司索取样品时,进出口部立刻制作出口产品样品制造通知单发到技术,生产,品管,采购部门.•技术部门设计样品,所需材料制作物料清单由采购完成.•样品制作完成,交品管验收•再交进出口部验收•进出口部把样品寄到客户指定的地点.•3)接单评审:当客户确认公司的样品和报价后,会向公司下初步的订单,进出口部拿到订单后,请公司领导组织销售合同评审,参加人员有:总经理,生产部门,技术部门,采购部门,品管部门,仓储部门经理评审合同履行的可行性.•4)评审内容:•A)技术部门审产品技术性能,工艺,包装•B)品管部门审检测能力,品控能力•C)采购部门审订购原料,外协加工.•D)生产部门审制作进度和交货期.•参加评审人员对自己的工作部分负责,如有达不到订单要求的地方汇总给进出口部门,再由进出口部门和客户协商解决.•5)产品入库:制造生产完成后,由品管部检验合格,入库.通知客户验货,或准备出运.•6)成品出货:由进出口部联系运输公司.填写出货通知单给仓储,品管部门.由仓储部门负责装集装箱,品管部负责监控装集装箱质量.•装箱时,仓储部开具产品出仓调拨通知单仓管员先进集装箱检查箱子,无误,装箱.•仓管员在装完箱后,清点核对箱内的货物无误,拍照,关箱,上封誌,由接货司机签名,仓储经理批准,让保安放行.