沟通的基本原则倾听与反馈

沟通的基本原则——倾听与反馈前言沟通：是一门生存的技巧，学会它、掌握它、运用它…沟通是成功人生的通行证，即或是上帝，也有有求于关系的时候。沟通是什么？沟通是组织的润滑剂。－－拿破仑－－松下幸之助－－马克·吐温游戏：谁先逃离暴风雨来了，厄尔尼诺又在报复地球。在太平洋上有一个孤岛，有5个人被困在了上面。他们分别是A是科学家，正在研究新的生物技术；B是即将分娩的孕妇；C是负责生态环保的科学家；D是某市的市长；E是孤独无助的小孩。这时候，有一条小船慢慢飘向小岛，但小船每次只能搭载一个人，必须有一个人先离开小岛去寻求救援。请大家针对由谁乘船先行离岛的问题，各自陈述理由，而且每人先复述前一人的理由再申诉自己的理由。最后，由完整复述别人逃生理由的人与充分陈述自身理由的人共同决定谁可以先行离岛。每个角色都有优先乘船离岛的理由，游戏中每个人不但要将自己的理由陈述得很充分，还要认真聆听别人的话，记住别人的想法，这样别人才会相信你，才会让你去求救。靳博翔：实战管理、营销专家QQ：768258326Email:[e-mail]高效沟通思考：小游戏：盲人摸象每队选举一人充当盲人，其他人充当哑人，在看过拼图后，由盲人（带眼罩）负责拼图，哪队最快完成工作即为胜利。时间：前期各组商讨2分钟，拼图最长15分钟；违规：盲人在特定的圈内，哑人触碰、说话都将被罚时1分钟。心得：1、前期团队准备很重要，分工很重要；2、沟通要站在对方的角度，有效的沟通需要互动；3、计划赶不上变化，团队要在变革中解决问题；4、沟通的技巧有哪些？靳博翔：实战管理、营销专家QQ：768258326Email:[e-mail]高效沟通思考：小游戏：猜水果、猜动物规则：每队每次只能问一个问题，讲师只会答对或不对，看哪个队最短时间、最少提问能猜中答案。思考：开放、封闭式问题的技巧？1、封闭式问题形式：正误、选择、排序、评分；2、开放式问题形式：自由、关联；3、控制节奏、收放适度。第二章沟通的基本原则一、倾听的重要性二、倾听的好处通过调查研究发现，沟通中行为比例最大的不是交谈、说话，而是倾听，倾听在沟通过程中占有重要的地位，我们花在接受上的，尤其是倾听的时间，要超出其他沟通方式许多。“沟通首先是倾听的艺术”“耳朵是通向心灵的道路”“会倾听的人到处都受到欢迎”松下幸之助：“首先细心倾听他人的意见”艾科卡曾感慨：“我只盼望能找到一所能够教人们怎样听别人说话的学院”用耳朵听；用眼睛看用心聆听聽美国著名的“化妆品公司”创始人玫琳凯说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧。”倾听的好处1、获得信息倾听有利于了解和掌握更多的信息。2、发现问题对于下属、同事、上司和客户，通过倾听对方的讲话，推断对方的性格、工作经验、工作的态度，籍此在以后的工作中有针对性地进行接触。3、建立信任，获得友谊心理研究显示：人们喜欢善听者甚于善说者。为什么听不进去？三、倾听的障碍1、观点不同，先入为主，听不进去2、偏见3、时间不足4、急于表达自己的观点销售部市场部5、环境的干扰一般情况下，中层经理没有自己单独的办公室，上司、同事、下属都可以随时随地找到他／她，而且都是急事。所以，虽然中层经理和下属整天在一起，但要进行一对一的沟通却很困难。由于他们不注意听别人讲话。别人讲话的时候，他们可能四处环顾、心不在焉、手机、电话、别人打断、肢体语言，或是急欲表达自己的见解，这样的人不受欢迎。6、注意力不集中7、防止主观判断别人刚刚开始讲话，自己就主观认为已经听懂别人表达的意思，有时把自己的猜测、看法都加在表达者的身上，对他人的意见进行主观判定。四、倾听的技巧1、设身处地，站在对方角度站在对方的角度想问题，可以更好地理解对方的想法，赢得对方的好感，从而找到对双方都有利的解决方法。行政部经理销售部经理“简化费用报销手续根本不可行，这样无法监督费用的使用情况，很多人会借此乱花公家的钱。”“行政部经理讲的也有一定的道理，他负责行政费用，如果日常行政上的报销都象销售部这样的话，钻空子的事就真不好管了……”。2、积极回应这样做一方面，会使对方感到你的确在听他的谈话，另一方面有利于你有效地进行倾听。倾听过程中的回应主要有三种表现形式：积极地回应应当采用“同情”和“关切”两种形式。3、准确理解理解对方要表达的意思是倾听的主要目的，同时也是使沟通能够进行下去的条件。1．听清全部的信息，不要听到一半就心不在焉，更不要匆匆忙忙下结论。2．注意整理出一些关键点和细节，并时时加以回顾。3．听出对方的感情色彩。要注意听取讲话的内容、听取语调和重音、注意语速的变化，三者结合才能完整地领会谈话者的真义。4．注意谈话者的一些潜台词。5．克服习惯性思维。人们常常习惯性地用潜在的假设对听到的话进行评价，倾听要取得突破性的效果，必须要打破这些习惯性思维的束缚。4、听完再澄清由于信息传播的不实，造成他人对你的误解，在这种情况下，要等对方表达结束后，再去澄清事实，消除他的误解。有些事情，越急于解释越说不清楚，还容易给人造成“越描越黑”的印象。5、排除消极情绪先不要下定论。在谈话者准备讲话之前，自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论，否则，会带着“有色眼镜”，不能设身处地，从对方的角度看待问题，出现偏差。可能的情绪例子先入为主，对对方的话根本无法专心倾听。“这件事根本就行不通，怎么这家伙又……”个人好恶。“他的这个话题我根本就不感兴趣，都什么年头了！”由对对方的个人看法引起。“怎么每次都是这个家伙来诉苦！”由利益冲突造成。“想和我争？别想！”案例6、积极聆听的技巧①倾听回应使用“热词”－“是吗？”“没错”“太好了！”“真的？”“啊哈”口语幌子－我说呢？....我正纳闷？....我还在想呢？……②提示问题主要用来处理谈话初始阶段的静默无语:是不是越来越难?你想再多说些吗?你现在的感觉怎么样?我在想你真的要和我谈吗?为什么你不说话呢?③重复内容简单重复一个重要字或一句重要的话；改编并摘要说过的话，以对他们有帮助的方式译解他们自己的话；一般在下面情况下采用：归纳总结时采用；重申和强调重点时；在又长又复杂的讨论后，用来确定你的理解；你认为该涉及到的已经涉及到了，你想结束谈话时；如果有时间限制，最后要为下一次谈话作准备时。④表达感受我们会遇到很多可以有效表达自身感受的场合,分享我们的感受对谈话的进行很有帮助。“我也有同样的经历..”“我是你的话..”“我理解你的感受/实际上/但是”⑤及时确认确认是非常重要而又是我们常常容易忽略的。及时确认的目的是为了澄清双方的理解是否一致；强调重要内容；表达对所讨论的内容的重视。听得目的是为了理解，而不是为了评论！更不是为了辩论！案例销售经理向市场经理抱怨华南地区的广告没有起到促进销售的作用。“史经理，我们华南区的人反映，华南地区的广告没有起到作用”；他们说……被打断“不可能，电视台的调查结果认为收视率很高，你的信息不准确，我们……”“我不管收视率，我只看销售额，销售额才只有预计的2/5”，是你们……被打断“我们怎么了，是我们的问题吗！你的销售额是什么时候的？我们的广告……”“你别说你的广告了，光花钱，没有效果，我早就说了你们的不行”……被打断“什么不行，其他地区的效果都很好，怎么就华南不行，是你的人销售点有问题吧？”肖经理：心里很不高兴史经理：一样，心里更不高兴！倾听技巧之二：排除“情绪”先不要下定论。在谈话者准备讲话之前，自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论，否则，会带着“有色眼镜”，不能设身处地，从对方的角度看待问题，出现偏差。可能的情绪例先入之见，导致对对方的话根本无法专心的听下去。“这件事根本就行不通，怎么这家伙又……”个人好恶“他的这个话题我根本就不感兴趣，都什么年头了！”由对对方的个人看法引起“怎么每次都是这个家伙来诉苦！”由利益冲突造成“想和我争？别想！”倾听技巧之一：设身处地站在对方的角度想问题，可以更好地理解对方的想法，赢得对方的好感，从而找到对双方都有利的解决方法。行政部经理销售部经理“简化费用报销手续根本不可行，这样无法监督费用的使用情况，很多人会借此乱花公家的钱。”“行政部经理讲的也有一定的道理，而且他也负责行政费用的使用，如果日常行政上的报销也像销售部这样的话，钻空子的事就真不好管了……”在实际工作中，经常没有反馈，为什么会发生这种现象呢？第一没有反馈的习惯；二是地位关系的影响，上级把对下属的反馈不当回事，下级不愿主动向上司反馈；三是竞争关系，害怕别的部门超过自己；一、反馈的意义1、反馈是沟通过程的一部分所谓反馈就是在沟通过程中，信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为。一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”和信息接收者的“倾听”，也包括信息接收者对信息发生者的反馈。2、不作反馈的后果不作反馈是沟通中常见的问题。一是，信息发生的一方（表达者）不了解接收信息的一方（倾听方）是否准确地接收到了信息。二是，信息接收方无法澄清和确认是否准确地接收了信息。二、给予反馈的技巧1、针对对方的需求一是对是否听清对方的信息，理解对方的意思进行反馈；你刚才主要讲了两点。。。。。。对吗？如果没有听错的话。。。。我理解你的意思，主要强调我有同感。。。。，怎么会这样。。。。二是针对具体的事情进行反馈；李经理刚才讲的问题，我现在做个补充关于客户经理的问题，我们做了规定有关报销的规定，我们做个解释错误的反馈评述“任经理，你们就不能给我们招些合适的人才？”这种表述不具体，只是表明了不满、抱怨情绪，无助于解决问题，而且，容易伤和气。正确的反馈评述“任经理：你们给我们录用了9个人，结果其中有4个人嫌薪酬低，3个人认为这份工作对他们的职业发展没有太大益处，另外2个人还要再考虑考虑。”说明问题的具体情况，大家可以围绕问题发生的原因进行分析讨论。2、反馈要具体、明确错误的反馈评述“小李，你的工作真是很重要啊！”这种表述方式很空洞，对方也不知道为什么自己的工作就重要了，从而不能给对方留下深刻的印象。正确的反馈评述“客户非常注重我们报告的外观，外商常常通过报告的装帧来判断我们工作的品质和效率，用我们这份东西，要去争取外国公司的巨额投资。小李，你的工作很重要。”这种对下属的反馈就不是干巴巴的说教，而能起到事半功倍的效果。3、正面、具有建设性例如，销售部经理：“小王，你的工作很有成绩。我有个建议，对你的工作会有帮助”4、对事不对人反馈是就事实本身提出的，不能针对个人。5、将问题集中在对方可以改进的方面把反馈的焦点集中在对方可以改进的地方。李经理，您看能不能这样。。。。。。三、接受反馈的技巧1.倾听，不打断作为反馈的接收者必须培养倾听的习惯，使反馈者能够尽可能地展示他自己的性格、想法，以便于你尽可能多地了解情况。2.避免自卫沟通不是在打反击战：“对方只要一说话，肯定就是对我的攻击，作为保护，我必须自卫。”3.提出问题，澄清事实倾听绝不能是被动的，提出辨明对方评论的问题，沿着对方的思路而不是指导对方思路，传递出礼貌和赞赏的信号。4.总结接收到的反馈信息，并确认理解在对方结束反馈之后，你可以重复一下对方反馈中的主要内容、观点，并且征求对方看你总结的要点是否完整、准确，保证你正确地理解对方要传递的信息。5.理解对方的目的当你倾听对方的讲话时，你要把你的目标暂时放在一边，把焦点集中到他们所想反馈的目的上，完全理解他们。要仔细分析是不是包含着其他微妙的目的。6.向对方表明你的态度和行动同上司的沟通结束之后，你有必要谈谈行动方案。同下属的沟通，不必一定要有行动方案，但要表明态度，给下属一个“定心丸”，使对方产生信任感。今后，他们有问题还会找到你进行坦诚的交流。有效/无效反馈有效反馈无效反馈建立在信任的基础上，直接谈论真实感受不信任，敷衍了事例：“我认为这件事……”例：“这件事不错呀。没什么的。”出发点是帮助信息传送者具体，举例说明出发点是轻视信息传送者泛泛而谈例：“