礼宾接待的前期工作

礼宾接待的前期工作做好外事接待，以礼待宾，是把握“礼”的尺度的主要根据；一是上级接待部门的指示；二是国际惯例和中国特色的礼宾风格；三是结合本地区的习惯做法。以下谨根据呼伦贝尔市外事办公室在外事接待工作中多年形成的规范性做法，介绍礼宾接待的前期准备工作。邀请方式和规定外宾来访，通常由东道国发出邀请。这既是礼节，也是一项必要的身份、访问的性质、访问的日期、时间、人数等内容。为尊重对方，也可请被邀请者在他认为“方便的时候”来访。实际上，访问也并不一定都是由东道国一方率先提出，在不少情况下，是双方协商的结果。有的访问是由有关协议事先约定；有的是当面口头的约定在先，然后补送书面邀请函件；有的是来访者有这种愿望，主动向东道国作出某种表示，经双方协商同意，再作正式安排。内蒙古自治区依据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于调整派遣临时出国人员和邀请外国人员来华审批权限的办法》实施细则的文件精神，根据来访者的目的、性质、身份，分别由自治区党委、自治区政府、自治区外事办公室、自治区对外经济贸易合作厅和盟、市对外发邀请。1、邀请来访者的身份是外国地方现职正副省级人员和中央现职副部级人员的由自治区人民政府在书面征得外交部或中联部同意后由自治区外事办公室具体承办，并按有关程序审批。外国现职正、副省级人员不以公职身份来我区、不从事公务活动的，由自治区人民政府审批对外发邀请。2、市、区邀请除俄罗斯、蒙古国外的贸易团组来访，由呼伦贝尔市人民政府审批对外发邀请。3、区邀请俄罗斯、蒙古国的贸易团组来访，市（政府）审批对外发邀请。制定接待计划接待计划（接待通知），是我国经授权的官方机构接待来访代表团制定的指令性文件，具有相应的权威性和严肃性。接待计划必须内容明确、格式规范、措辞准确精炼。接待计划内容包括：一、代表团的基本情况如代表团正式名称、国别、团长（主宾）姓名（中文译名及外文名）、身份（级别）、性别、年龄；成员姓名（中文译名及外文名）、人数（包括夫妇对数、副部级以上外宾人数及其具体职务）；外宾礼宾次序。二、代表团应何单位（人）邀请来访三、代表团抵离、住宿安排如乘坐的交通工具、抵离时间、票务情况、住宿安排。四、陪同人员（全程陪同）情况陪同人员姓名、性别、单位、职务、人数及返程要求。五、外宾背景如来访目的、国家概况或党派背景、与我国、我区交往历史，团长（主宾）与我方关系，历次来访简况、宗教信仰、个人习惯与爱好、饮食忌好、健康状况等。六、代表团来访性质如国事访问、正式访问、工作访问、顺访、途经。七、礼宾规格如对迎送、陪同、会见、宴请、住房、交通安排的意见、给予免检礼遇等。八、参加活动内容根据代表团来访目的、性质在初步确定参观活动项目之后，礼宾人员要进行可行性调查，征求有关接待单位意见，了解参观内容、接待条件、介绍方式，然后起草接待计划。九、接待费用的安排如由哪个部门支付代表团在当地访问活动的费用，对于自费外宾的费用如何结算等。十、其他方面如悬挂国旗、新闻报道、安全警卫等。接待计划参考格式：关于接待××代表团来我市访问的通知××市、××区：应××（我领导人或机构）邀请，经××批准，以××国××（职务）××（姓名）先生为团长的××代表团一行××人，由××（姓名、职务）陪同，将于××月××日至××日到我市进行访问。××（团长姓名）先生，曾于××（时间）来过我市，受到××（自治区或市领导姓名）会见。这次来访的主要目的是××（贸易往来，××领域交流合作，××项目考察，政府间的友好交往）。请各地本着热情友好（或多做工作、内外有别、有理有节，即按上级通知精神掌握接待尺度）以我为主的原则，做好接待工作。1、外宾抵离××（市）时，请××姓名、职务）前往机场（火车站）迎送。请××（姓名、职务）全程陪同外宾在我市访问。2、请××（市、区宾馆名称）备套间×套，房内摆设鲜花，标准间×间。3、请4、××车队备中轿车×辆。5、请××（姓名、职务）于×月×日×时×分在××（政府礼堂、宾馆或其他场所）会见并宴请一次。6、请呼伦贝尔日报社、呼伦贝尔电视台、呼伦贝尔电台报道××领导会见外宾消息。7、请××市区外办，安排外宾前往××地参观游览。8、请××（呼伦贝尔）机场联检单位给予免检礼遇。9、请市公安厅警卫局统一负责安全警卫事宜。10、外宾在呼伦贝尔市访问期间的费用自理，由××（单位）统一结算。联系人：××联系电话：××附件：1、外宾名单2、活动日程3、背景材料×年×月×日安排外宾参观访问是礼宾接待工作的一项重要内容，有针对性地、合理地安排来访代表团的访问活动，有利于增进相互了解，促进互相间在各个领域的交流与合作。