邮件及客户管理软件

上海孚盟软件有限公司技术服务部TradeMail邮件管理系统功能讲解目录权限功能概述主要功能扩展功能菜单功能基本功能Trademail是孚盟软件公司专门针对外贸行业迫切需要加强邮件管理和客户资源管理的要求，为外贸企业开发的专业的电子邮件管理系统外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”，可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉。外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等企业的发展第一阶段第二阶段更高阶段业务量运作初期的邮件往来中期的客户关系最终的整个业务流程主题目录•使用TradeMail可以提升您的管理模式，提高工作效率，一直以来受到各企业特别是外贸型企业的广泛欢迎。•您可以通过TradeMail对客户的邮件自动分发和及时跟踪，并结合客户关系管理，实现邮件、传真、文档、样品、快件等客户资料自动化管理，还可以和其它业务系统集成，可以随着您的业务的增长而扩大。权限功能概述主要功能扩展功能菜单功能基本功能为什么用TradeMail•外贸企业管理电子邮件中存在的问题•怎么将分散的Email客户资源统一管理，领导查询、监督及审批管理，怎么进行?•邮件量大，怎么保存？业务员流动，怎么保护客户资源不被流失？•如何整理业务记录，如何按客户、联系人、项目、报价、合同及服务分别归档？•通过参加展览会或推广获取的大量信息如何挖掘？如何保持持续有效的跟踪和？•如何有效处理和整理开发客户或项目的过程？•如何面对垃圾邮件、病毒、邮件丢失、电脑故障等？•公司人员出差怎么办，怎么监控他们的工作，他们又怎样才能正常的与客户联系？•…………TradeMail完全可以帮助解决以上问题邮件管理的解决方法面对问题最好的方法传统邮件管理系统TradeMail邮件管理系统Foxmail国内、国外其他邮件系统竞争对手相互差异OutlookTradeMailTradeMail邮件管理系统1、TradeMail是网络版的，是基于单机和网络的一个整和2、TradeMail在服务器端处理邮件收发、自动分发、邮件备份、邮件过滤等操作3、TradeMail是用采用的是目录方式存储邮件，邮件不会丢失。另外还有邮件自动备份的功能，保障邮件万无一失，TrdeMail提供远程访问接口4、Trademail的用户可根据授权访问其它用户的邮件，也提供领导查询5、定义转发规则，系统将自动跟据转发规则将邮件转发给不同的用户6、Outlook\Foxmail的数据库容量最大只有2G空间，邮件一旦超过2G就会出现丢包或者打不开的情况。而TradeMail邮件管理软件进行的邮件管理所有的邮件都是保存在数据库里面的，服务器有多大的空间，邮件就可以放多大7、面对大量的邮件，重要的或者不重要的，管理员可以根据各部门的需要加以分发管理主题目录权限功能主要功能扩展功能菜单功能概述基本功能TradeMail的基本功能分为如下几个方面：基本功能新建邮件、邮件发送、邮件收取（手动和自动）、群发邮件、邮件维护邮件账号管理（公共和个人）、邮件模板（新建、回复、转发）搜索查询、邮件转发（内部转发）、邮件回复、邮件答复邮件列表（数量）、邮件显示、邮件刷新时间邮件规则（服务端和客户端)、默认方式邮件发送客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能•邮件发送TradeMail邮件发送说明A、多文本格式”可以编辑出更丰富的邮件内容，如插入图片、编辑颜色和字体、表格、背景，超级链接等B、当建立一封新邮件时，可以按不同的方式进行处理，一是提交到服务端发送，二是保存到以.eml格式，三是保存到发件箱和草稿C、快速选择收件人，并可以按所建立好的联系或客户档案进行选取D、请求对方发送回执和发送的优先级，如果需暗送，请在菜单视图——显示暗送地址栏E、在发邮件时，如果是给内部人员发邮件，那么直接可以进行内部转发，不用输入业务员的邮件地址，直接进行内部转发就可以了(内送)备注：发送邮件时是先保存邮件到服务器，然后再通过本机发送邮件附件栏邮件发送（补1）客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能•邮件发送新增功能一（跟踪设置）TradeMail邮件发送说明对当前发送出去的邮件是不是需要设个未回复跟踪，比如，某个时间里发送出去的邮件如查对方没有进行回复，那么可以通过软件里的跟踪提醒设置可以再次发送。邮件发送（补2）客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能•邮件发送新增功能一（主动申请审核）TradeMail邮件发送说明这个主动审核功就是说当某个业务员在发邮件时，无法确定此邮件内容里的比如金额或报价等事项，可以主动提出审核，这时提交上去的审核在审核人那里与建立审核规则进行审核方式是相同的附件栏邮件接收•邮件接收接收邮件分两种：一是手动接收，在客户端第二排图标显示菜单中有一个接收邮件——手动接收邮件——选择要接收的邮件账号就可以显示在企业邮局里的邮件，并可以手动接收需要接收的邮件TradeMail邮件接收说明例：A、公司服务器在下班后或放假时不关闭机器，此时服务端会自动收取所有邮箱账号里的新邮件B、业务员阿巨在与客户通电话中想收到客户刚刚发送的邮件，那么就用手动接收，此时企业邮局里的新邮件会刷新出来，进行及时快速的接收，并可以选择性的接收，收下来的邮件会自动保存到服务器，服务器与客户端会在时间不等的情况下相互刷新邮件数量，在服务器上进行统一存贮管理注：接收邮件间隔时间可以自行设定，按邮箱地址排序接收；手动接收时还可以选性接收，按重要级进行处理邮件，保正邮件接收的完整！群发邮件当您需要把一封内容相同的信件发给多个客户的时候，可使用邮件“群发功能”具体步骤操作如下：1、点击“新建邮件”打开“写邮件”窗口，把您的邮件内容写好以后，在内容的最前端输入相关信息，如图，点击“邮件群发”图标邮件维护•功能说明邮件维护只是对管理员在查看删除邮件的管理，对已删除的邮件进行详细的管理，可以恢复邮件，并可以了解删除的原因等TradeMail邮件维护说明A、管理员可以把员工因误删除的邮件恢复给员工B、管理员可以查看员工删除邮件的原因（为什么删除，或错误的删除）C、在有权限可以查看的前提下，用户、邮件账号、邮件类型都可以很细的进行操作查找备注：在邮件维护里进行清除邮件，此时的邮件是彻底删除，再也无法恢复的，请小心使用！邮件账号管理邮箱类别邮箱性质邮箱账户邮箱服务器备注公共邮箱两人以上共同接收和发送的邮箱地址[e-mail]开始——运行，输入：telnetPOP3服务器地址110如果出现(这是测试POP3服务器设置方法)telnetSMTP服务器地址25如果说出现220就是设置正确(这是测试SMTP服务器设置方法)公共邮箱是根据邮箱的性质而定，邮箱地址所处的作用是什么，他的作用在两人或两人以上共同使用的就是公共邮箱，比如：部门邮箱个人邮箱公司员工个人独立邮箱[e-mail]个人邮箱是每个人独立的邮箱地址，一个人可以多个邮箱地址，TradeMail邮件账号管理说明A、设公共账号时就一定要设“公共邮件自动分发设置”，不然所有邮件都会在未分发邮件里，拥有和允许客户端接收邮件者最好设为高级管理员；B、设置接收（POP）和发送（SMTP）服务器时，客户端软件连接到这个服务器接收邮件。如果SMTP和POP3是同一个主机，则两者相同，如均为：mail.fumasoft.com。POP3服务器和SMTP服务器有可能是不同的。一些POP3服务器习惯上以“pop”开头，如：pop.fumafost.com。如果您使用的邮箱可以通过网页进入，在帮助信息中一般可以找到smtp和pop3服务器的正确填写方C、在试用过程中一定要设置为保留附本，意思是说当Trademail软件收下邮件后，在企业邮局里还会保留这些邮件，其他设置都是以默认D、个人邮件账户的设置与公共的一样，只是在选择拥有和允许客户端接收邮件者为业务员本人邮件模板建立模板时有三种：新建邮件：可以通过高级管理员给所有业务员及主管建立相对应的邮件模板，只需选择拥有者就可以回复邮件和转发邮件：回复邮件模板必需加入%QUOTES引用原邮件内容TradeMail邮件模板说明说明：为了能改变写邮件时的字体和加入图片、表格等功能，在选模板类型时请选择HTML，在设拥有都是，如果所有业务员都用统一的模板，那么请选择里面有一个公用模板。备注：为了方便使用模板，在点击每个模板进行工作时可以设为默认邮件搜索查询邮件搜索查询主要包括1.指定搜索范围（所有当前用户文件夹和有权限可以查看的文件夹）2.根据收件人、发件人、主题、备注/分类、邮件内容、指定客户、时间限制、是否带有附件等信息搜索邮件TradeMail邮件查找说明说明：要在浩如烟海的几千上万封邮件里找到自己所需要的邮件可是一件费心的事，不过通过邮件搜索查找，可以很方便的查找到自己所需要的邮件信息（包括已删除的邮件）。备注：A、多种方式的查找邮件，主窗口的第二排菜单中也有查找邮件，此是可以按邮件账户、主题、发件人等进行查找邮件，并还可以根据不同的邮箱账户查找收到的、发送的、垃圾邮件等B、还可以按邮件标记、邮件备注和进行查找邮件例：业务员阿巨想查找某一个时间段带有附件的并有备注和红色重要标记的邮件，此时就TradeMail就可以完全满足这个要求邮件转发、回复、答复TradeMail邮件回复说明例：A客户发了一封邮件给业务员阿巨，并抄送给了B客户，此时阿巨收到的这封邮件时要进行：1、转发给上级主管，（方法是：点击转发邮件，直接在内送地方选择主管确定就行，如果转发给供应商，那么在收件人地址栏里输处收件人邮箱地址，两都可以并用）；2、回复给A客户，那么回复的内容只有A客户才能收看；3、全部答复，此时答复的内容就会A客户和B客户都能收到，有多少与此邮件相关的邮箱地址就会同时收到答复的邮件内容邮件的三种处理方式1、邮件转发：把收到的一封邮件转发给其他人，包括给内部同事间的转发2、回复邮件：是把收到的某一封邮件回复给发件人3、答复：也叫全部答复，意思是说收到的某封邮件的同时，这封邮件还抄送给其他人，此是使用全部答复就会把答复的邮件内容发送到这封邮件相关的所有邮件地址邮件显示、列表设置例：A、业务员阿巨在他的收件箱里的邮件上几千封，每次读取时都很慢，他只想查看两周或半年及不同时间的邮件；主管或老板在查看服务器收件箱时也有上几万封邮件（因为服务器收件箱里的邮件就是所有账号收到邮件的总和）这么多邮件查看起来一定在速度上达不到要求B、在做其他工作时要想知道什么时候有新的邮件；在点击一封邮件时自动标记为是否读取的时间想设长一些，并且查看邮件时为了计算机安全用什么方式读取邮件；在显示邮件、读取邮件以及撰写邮件时都可以设置他们的字体和字号C、每封邮件都可以自定义标记，这样更容易进行查找邮件邮件显示、列表说明邮件规则TradeMail邮件规则说明例：A、设置方法：点开规则窗口后，规则名称任意输入，一般设置的都是收件箱和已发件箱，条件有两种，选项有发件人、收件人和主题，可以输入邮件后辍或绝对邮件地址，两条件可并列使用；动作标记：提醒是有窗口弹出并有提醒内容，转移到文件夹就是在收件箱（已发件箱）下建立的比如客户名称的目录，标记为是供八种颜色选择备注：按上述的设置方法完成后，如果想对服务器或个人文件夹的收件箱（已发件箱）的邮件进行按设置归类的话，就点中要归类的地方。再点第二排图标显示菜单中自动转移，此时邮件就会按所设置的规则进行分散到收件箱（已发件箱）下建立的相对应目录里邮件规则与提醒A、服务端邮件规则（管理员专区菜单里）当用高级管理员登陆时，在服务器文件夹的收件箱里有很多邮件，如果要点击就会很慢，这个刷新过程的速度是根据邮件的多少，此时可