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第九章商务旅行安排一、商务旅行•商务旅行是指商务人士在商务活动过程中产生的所有旅游消费行为。•商务旅行有两大类：个人商务旅游和MICE。即Meeting(会议)、Incentive(奖励旅游)、Conference(大型企业会议)、Exhibition(活动展览)•除了传统的商贸经营外，还包括参加行业会展、跨国公司的区域年会、调研与考察、公司间跨区域的技术交流、产品发布会、以及公司奖励旅游等。中国已成为世界最具潜力的商务旅行市场•世界旅游组织估计中国商务旅游及支出在现阶段每年高达103亿美元,并将以每年20%的速度增长。中国商务旅行市场的发展潜力惊人。商务旅游目的——增进相互间的协作和彼此间的了解，同时掌握最新的市场动态、了解客户需求、扩大市场份额、进行宣传造势等商务活动，越来越多地成为企业决策层重要的工作。案例分析：A城光明公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预订在8月8日下午1：00开始。李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票。张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多。由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。此案例对你有什么启发？商务旅游的特点•商务旅游是以商务或其他特定的活动目的为导向,它的特点具体有：•1.事前计划性强。•2.商务旅游和休闲度假趋于融合。注重过程中的舒适性、安全性、便利性。•3.商务旅游者时间观念较强。•4.活动具有重复性。以公务为主、旅游为辅秘书与商务旅行工作•作为企业秘书，须了解相关常识、自己的工作内容，做好准备工作，以保证领导商务旅行的圆满完成。因此，成功安排和参与商务旅行活动是秘书的重要工作之一。二、秘书为上司出差的准备工作思考：XX移动通信公司总经理因公务需要，携王秘书到西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作？假如小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小王要做哪些工作？为上司出差的具体准备工作（国内）•1、准备出差计划•2、制定日程表•3、为商务洽谈收集和准备资料•4、准备出差用品•5、预订机车票•6、安排旅馆•7、预支差旅费（一）出差计划内容：•1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排•2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排•3、会晤计划（人员、地点、日期和时间）•4、交通工具的选择•5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。•6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题•7、出差日程表•8、上司或接待人的特别要求•9、差旅费用商务活动文件资料差旅相关资料谈判提纲合同草案协议书演讲稿讨论有关问题的信件备忘录日程表科技、产品资料公司简介对方公司的相关资料目的地的交通图旅行指南请柬介绍信通讯录（地址、电话、传真）（二）差旅用品一览表办公用品个人物品笔记本电脑光盘或磁盘微型录音机及磁带照相/摄像机文件夹笔、笔记本公司信封及信纸手机名片现金、支票身份证信用卡替换衣服洗漱用品急救药品旅行箱车船票、机票差旅用品一览表（三）制定商务旅程表•保证上司公务旅行的顺利。•商务旅程表至少包括：时间、地点、交通工具、具体事项、住宿、备注。•1．时间：一是指旅行出发、返回时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上的国家或地区的抵离时间和中转时间；•二是指旅行过程中各项活动或工作时间；•三是指旅行期间就餐、休息的时间。2．地点：•一是指旅行抵达的目的地（包括中转的地点），目的地的名称既可以详写，即哪个国家、哪个地区、哪个公司，也可以略写，即直接写到达的公司名称；•二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地点；•三是指食宿地点。•3．交通工具：一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动使用的交通工具。4.住宿：住宿地点、时间以及要求、标准规格等。•5.具体事项：一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。三是与之相关的资料、物品携带。6.备注：记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站的名称，休息时间，飞机起飞的时间，或需要中转时转机机场的名称、时间，或某国家为旅客提供了特殊服务等，或展开活动时，就餐时要注意携带哪些有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等。旅行日程安排表（李子木总经理）日期具体时间交通工具地点事项备注2004年10月8日（星期三）8：00—8：30出租车广州从家出发到白云机场昆明地接公司电话：0852—875488869：30—11：00民航班机飞机上从广州飞往昆明11：20—11：40昆明分公司接机车与分公司人员在车上去往分公司视察12：00—3：00午餐和午休地接公司安排的昆明饭店准备下午会议3：30—5：00昆明饭店会议厅召开分公司和地接公司有关人员会议5：00—6：30昆明饭店宴会厅举行宴会，召待相关新老客户和地方官员6：30—8：30出租车去往昆明机场准备返回广州9：00—10：30民航班机飞机上飞回广州商务旅程表•P.230•1.这份日程安排表少了什么项目及内容？•2.你觉得怎样做更好些？旅程表（日程表）还有哪些具体要求？•1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档•2，时间不可太紧，应留有余地；•3，了解目的地相关情况：气候；交通等。•4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。三、领导国（境外）商务旅行准备工作•申领护照•办理签证•办理“黄皮书”•购买机（车、船）票•办理入出境手续•旅行过程安排（一）秘书编制旅程表注意事项•1.要明确上司旅行的意图，目的地，旅行时间，到达目的地后商务活动计划。2.了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。塞纳河左岸：由圣日耳曼大街，蒙巴纳斯大街和米歇尔大街所构成的拉丁区，是全世界艺术家和哲人心目中的精神家园。塞纳河右岸•3．收集相关信息：向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取有关资料，了解当地的乃至其全国各交通工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的货币，外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识，需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时-4小时的班机，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。•4.编排旅行计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差；•离开和到达的时间都应以当地时间为准，秘书应熟悉国际时间计算的方法。•5.拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。主要国家时差表英（格）中+8法+1美（纽）-5澳+10加-8（太平洋沿岸）1：008：0017：0021：00旅行计划（李子木总经理）广州——波士顿2004年12月12日—14日时间日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。抵波士顿，由丽云小姐接，住F旅馆。与格兰（GRAN）先生共进晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30与格兰先生在公司会议室会谈（所用08号文件在公文包中）。与格兰先生共进午餐。与格兰先生继续会谈（所用10号文件在公文包中）。在旅馆用晚餐。拜访陈名先生（丽云陪同，礼品手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA541次班机回广州（李大鹏副总经理接）（二）秘书做好准备工作P.233准备好出国商务旅行的手续:1.撰写出国申请、事由、路线、日程安排、人数、附相关说明。2.办理护照。3.办理签证。办理《国际预防接种证书》。(黄皮书,凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书)•4.办理出境登记卡:凭护照、户口簿、居民身份证办理。•5.订购机票:需出示护照并仔细查对机票。•6.办理保险:通过代理人直接由保险公司安排。•7.出行前准备:编制旅行方案；了解外汇信息,办理兑换；随身物品；相关文件；相关证件；了解所去国背景资料。•8.出入境:边防检查、海关检查、安全检查、健康检查。外交护照、公务护照、普通护照绿卡：签证:•一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印,以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证,签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。黄皮书P.234•黄皮书的英文为：•InternationalertificateOfVaccination•它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。确认总经理出差陪同人.与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（餐饮安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息）。根据总经理的习惯，准备出差用物品。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（三）秘书还应做的工作（出差前）相机信用卡机票旅行箱飞机轮船……赴国外商务旅行物品携带表出差物品备注出差物品备注名片日程表证件身份证、护照、港澳通行证、边防证等笔记本电脑和ppt2张保存在桌面、ppt备份软盘往返机票书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录准备现金或信用卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品在第一时间掌握上司到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据上司日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；配合上司授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及上司沟通，及时调整日程安排；（四）秘书还应做的工作（出差中）(五）出国商务旅行过程的注意事项•P.238-240•1.安全旅途小常识•2.尊重各国风俗•3.了解各国谈判风格风俗习惯与礼仪•1.如信奉伊斯兰教的民族不吃猪肉,不喝酒,不去卡拉OK歌厅；信奉佛教的印度教徒尊重牛,不吃牛肉；在泰国不能摸小孩子的头,也不能用脚踢门和物品；在印尼,进入主人家庭要脱鞋等。•2．遵守时间，不要失约：参加活动要按约定时间到达。不要过早，使主人因未准备好而难堪；也不要晚到，不守时是很失礼的。不要作一些异乎寻常的动作，不要用手指指人，不喧哗，不放声大笑，不在远距离大声喊人。走路不要搭肩膀……境外游中国人三大陋习戒•一、喧闹的中国人公共场合嗓门大。例：过海关是进入一国领土的第一关，中国游客喜欢在过关时开始议论，相互拍照什么的。关口是一个国家主权的重要场所，面对这种情况一些海关和边检的工作人员自然对你印象很差。比如说，一次带一个旅游团出国，当时整个团办的是旅游签证，团内有很多是生意人。边检询问，你们来做什么？游客就比较张扬地说，我们来寻找商机，要同你们做生意。边检就说，既然是做生意，为什么不办商务签证？于是就拉到小房间里问上个1小时。•二、不守秩序的中国人•三、卫生习惯不佳的中国人（六）秘书还应做的工作（出差后）•票据报销•写工作汇报•继续旅行前的工作•记录出差时的工作，以备参考•对旅行中有关人员表示感谢（七）关于APEC商务旅行卡•（一）持卡人凭有效护照和旅行卡在三年内无须办理入境签证，自由往来于被批准入境的各APEC经济体之间从事商务活动。•（二）持卡人在各经济体主要出入境口岸享有使用APEC商务旅行卡专用通道快速通关的便利。停留时间，一般不超过两个月•（三）持卡人不能免除进出各经济体时填写各类出入境表格的要求，也不享有其他特权与豁免。APEC经济体有18个：•澳大利亚、文莱、智利、中国、中国香港、印度尼西、日本、韩国、马来西亚、新西兰、巴布亚新几内亚、秘鲁、菲律宾、新加坡、中国台北、泰国、越南、墨西哥（其中，内地、中国香港与中国台北之间的人员流动仍按现行办法办理，互不适用该卡）视频•链接（八）“生活方式管理服务”•旅行社•采用旅行网站（商务奖励旅行网、中国商务旅行网等）和800电话预定服务•美国运通公司的Centurion卡APEC商务旅行卡课堂实践：•宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机场上午9:50的DH851班机，飞机将