物业服务企业尽职调查注意事项

物业服务企业尽职调查注意事项一、背景2017年4月，受某地产公司（下称“该地产公司”）的委托，我们律所参与到该地产公司收购B物业服务有限公司（未上市，下称“物业公司”）股权项目中，就物业公司历史沿革、治理结构、主要资产、重大合同、重大债权债务、税种及税率等相关事项进行法律尽职调查，并出具法律尽职调查报告和相关的交易文件。我有幸接触到该项目，并全程参与。“温故而知新”，想要在下一次做得更好，想要快速提升自己的经验和能力，复盘无疑是最佳的工具。因此，今天抽时间将这个项目做一个总结，以期下次遇到类似项目时能够做得更好。以时间为线索，法律尽职调查大致可分为三个阶段：前期准备阶段、尽职调查阶段、调查后期阶段，项目过程中，每个阶段侧重点会有差别。二、前期准备阶段前期准备阶段，是指在展开法律尽职调查之前，向客户单位及目标公司大致了解客户单位的需求、目标公司的初步情况等背景资料，从而设计、制定尽职调查文件清单和编制法规卷的阶段。即前期准备阶段主要涉及到两方面的工作：（1）设计、制定法律尽职调查文件清单；（2）考虑可能会涉及到的法律问题，查询相关法律法规及案例资料，并形成相应的文件资料，以便尽调过程中查询、使用。(一)设计、制定法律尽职调查文件清单通过查询资料得知，法律尽职调查，愿意是指适当的或应由的勤勉，引申为交易当事方对交易对方主体、交易标的等进行适当的调查和评估。在设计、制定法律尽职调查文件清单时，应当配合拟交易的目的、重点和时间要求，将所有与项目有关的事实列出，并尽可能穷尽。因此，在最初阶段，我们可能会提供一个几乎囊括了目标公司及主要股东的基本信息资料清单，包括目标公司的工商信息、许可证书、资质证书、主要资产、重大合同、重大债权债务、劳动人事、税收税务、诉讼执行情况、股东基本资料等，并在备注一栏中建议目标公司提交文件的截止时间，以便推动项目的进程。(二)物业公司可能会涉及到的法律法规文件1.《中华人民共和国公司法》2.《中华人民共和国物权法》3.《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》《物业管理条例》5.《国务院关于取消一批职业资格许可和认定事项的决定》6.《物业承接查验办法》7.《前期物业管理招投标管理暂行办法》8.《住宅专项维修资金管理办法》9.其他地方规范性文件，如：《四川省物业管理条例》《四川省物业管理资质等级审批办法》《四川省物业服务企业信用信息管理办法》等。三、尽职调查阶段(一)更新尽职调查文件清单在法律尽职调查过程中，针对发现的问题应及时更新法律尽职调查文件清单，并发送给目标公司，要求目标公司补充相应的文件，以确保此次法律尽职调查相对全面、准确。(二)收集、整理、审核尽职调查资料此阶段，最重要的便是审核尽职调查资料，就如何收集、整理在此不赘。如下为目标公司提供的资料内容及审核要点：1.《营业执照》。（1）审核《营业执照》的颁发时间，确保为最新执照；（2）审核《营业执照》的法定代表人，明确公司现有法定代表人跟执照登记一致（3）审核《营业执照》的营业期限，确保该期限长于拟交易的需求。（4）审核《营业执照》的住所与实际经营场所相一致。（5）《营业执照》所载明的经营范围与公司的实际经营范围一致。（6）注意：取得目标公司的《营业执照》后，需登录国家企业信用信息系统核对，确保《营业执照》的信息与系统载明的信息一致。2.《物业服务企业资质证书》19年5月15日注：国家行政审批改革中，物业服务企业由事前审批改为事中监管，物业服务企业已不需办理物业服务资质。3.《开户许可证》《机构信用代码证》核查《开户许可证个》《机构信用代码证》与《营业执照》载明的信息是否一致。4.公司的名称、法定代表人等事项变更后，未变更物业服务资质证书的相应内容《物业服务企业资质管理办法》第15条：“企业的名称、法定代表人等事项发生变更的，应当在办理变更手续后30日内，到原资质审批部门办理资质证书变更手续”。因此，在审核目标公司提供的《物业服务企业资质证书》时，需注意证书中载明的“企业名称个”“法定代表人”“注册资本”等内容是否与《营业执照》的内容相匹配。若否，需进一步向目标公司询问情况，并请目标公司提供相应的证明/或说明文件。5.物业服务企业资质等级与承接的物业管理项目面积不匹配。《物业服务企业资质管理办法》第8条第2款规定，物业公司不得超过资质承接项目，如二级资质接管面积只能承接30万平方米以下的住宅项目和8万平方米以下的非住宅项目，超过部分将面临行政处罚或合同无效。6.物业服务企业的管理制度、业主满意度、收费标准等情况。根据《四川省物业管理企业资质等级审批办法》第14条规定，物业服务企业管理制度不健全，业主、住户投诉较多的，被认定为收费不规范或乱收费的，取得《资质证书》后两年内未实施物业管理的，有可能会被物业主管部门降低或取消资质。7.住宅物业的建设单位，未通过招投标的方式选聘物业服务企业进行前期物业管理《物业管理条例》第24条规定，国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则，通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业。住宅物业的建设单位，应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业；投标人少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业。建设单位未通过招投标的方式选聘物业服务企业，或经行政主管部门批准，采用协议方式选聘物业服务企业的，建设单位与物业服务企业所签订的前期物业服务合同，违反了《物业管理条例》第24条第2款的规定，可能会被人民法院认定为无效。参见：珠海市中级人民法院《珠海万威物业管理服务有限公司与刘郁郁物业服务合同纠纷二审民事判决书（2016）粤04民终1931号》8.物业公司的设立和历史沿革（1）公司名称预先核准通知书（2）公司设立时的章程（3）公司设立时的验资报告（如有），查看公司股东是否按照公司章程的规定实际缴纳出资（4）公司设立时的股东协议或发起人协议（5）公司的股权转让协议，审核股权转让协议是否符合法律规定、公司章程规定；审核股权转让价款是否支付；股权转让后是否变更了相应的公司章程、进行了工商登记。9.物业公司的治理结构根据公司最新的章程，查看公司的治理结构，包括股东会、董事会、监事会的组成及权限。10.物业公司的重大合同（1）前期物业服务合同未备案《物业承接查验办法》第28条规定：“物业服务企业应当自物业交接后30日内，持下列文件向物业所在地的区、县（市）房地产行政主管部门办理备案手续：(一)前期物业服务合同;(二)临时管理规约;(三)物业承接查验协议;(四)建设单位移交资料清单;(五)查验记录;(六)交接记录;(七)其它承接查验有关的文件。”（2）物业服务合同载明的面积超过物业服务资质。（3）大多数物业公司将保洁、绿化、电梯维修服务外包给其他公司，需要审查这些服务外包合同的合规性，同时也许要注意核实外包公司的资质。（4）供水、供电、供气合同或协议11.物业公司的劳动人事（1）市场中，绝大多数资质等级较低、管理水平不高的物业公司均存在劳动用工不规范的情况，如：承接楼盘项目后直接聘用退休人员、不缴纳社保、不签订劳动合同、加班工资支付不到位等情况，我们在尽职调查过程中，应特别注意物业公司的劳动合同签订情况、工资表、社保缴纳凭证等资料，并在尽职调查报告中予以披露。（2）物业公司专业人员人数未达到相关规定。《物业服务企业资质管理办法》第5条规定，一级资质的物业公司必须具有物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于30人，其中，具有中级以上职称的人员不少于20人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称；二级资质的物业公司必须具有物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于20人，其中，具有中级以上职称的人员不少于10人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称；三级资质的物业公司必须具有物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于10人，其中，具有中级以上职称的人员不少于5人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。如不满足该条规定的条件，物业公司的资质有可能会面临撤销风险。因此，在尽职调查过程中需目标公司提供相应的专业人员名单和职称，调查人员需对目标公司提供的资料的真实性进行审查。12.无物管项目的承接查验（1）承接查验。承接查验，是指承接新建物业前，物业服务企业和建设单位按照有关规定和前期物业服务合同的约定，共同对物业共用部位、公用设施设备进行核查和验收的活动。《物业承接查验办法》第第12条就物业承接查验的依据文件作出详细规定，承接查验依据包括：Ø物业买卖合同Ø临时管理规约Ø前期物业服务合同Ø物业规划设计方案Ø建设单位移交的图纸资料Ø建设工程质量法规、政策、标准和规范一般情况下，尽职调查过程中，调查人需要核实承接查验文件应当包括：Ø物业基本信息：新建物业涉及的物业资料、前手物业公司重要质量记录（如有）Ø物业共用部位、公用设施设备的管理现状Ø各项费用与收支情况、目标公司的经济运行情况，如：物业服务费、停车费、水电费、其他有偿服务费的收取和支出、维修资金的收取、使用和结存、各类押金、签收款项、待付费用等账务情况。（2）住宅维修基金或电梯专项维修基金问题。《物业管理条例》第54条规定：“住宅物业、住宅小区内的非住宅物业或者与单幢住宅楼结构相连的非住宅物业的业主，应当按照国家有关规定缴纳专项维修资金。专项维修资金属于业主所有，专项用于物业保修期满后物业共用部位、公用设施设备的维修和更新、改造，不得挪作他用···”在实务中，专项维修基金由业主在购房时一次性缴足或一次性缴纳10年以上的费用。调查人员在尽调过程中应注意目标公司收到的专项维修基金或者业主已经缴纳专项维修基金的证明。四、调查后期阶段(一)审核尽职调查报告审核报告结构。结合客户单位的交易目的和交易结构，审核尽职调查报告中的结构是否合理，是否已经包含所有应当披露的风险点。2.审核错别字、语法错误。需要认真、细心逐字逐句查看尽调报告中是否存在错别字和重大语法错误。3.核对尽调报告中引用的数据。仔细核查尽调报告中数据是否与尽调资料原件中相匹配。4.核查报告中主要时间。(二)制作尽职调查工作底稿工作底稿，即将尽调过程中所收集到的资料，包括工商底档、合同、票据、文件清单等，按类别归档保存，以便以后核查。