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材料管理流程、内业资料目录一、工作流程图…………2二、前期策划……………5三、计划管理……………7四、供方选择……………11五、入库管理……………17六、出库管理……………20七、结算管理……………231一、工作流程图21、材料部门采购计划供方评价出库使用进场入库办理结算需用计划签订合同盈亏分析供方选择成本归集支付款项前期策划32、采购员：3、现场材料员:需用计划采购计划选择合格供方做账表招标程序签订合同采购结算入库挂账请示卡是否招标采购计划验收存放入库标识出库调拨使用监督做账表封存4二、前期策划1、了解工程概况，调查现场周边环境要做好现场材料管理工作，首先做好施工前的准备工作。在工程开工前要进行细致、周密的调查研究，了解和掌握施工合同有关条款、工程概况、施工方法及进度安排，主材、周转料具供应方式、需用量，工程所在地周围的环境及交通运输条件、材料货源及供应保障情况等。了解和熟悉工程合同的有关情况，工程项目施工地点，工程结构规模，开竣工时间，承包方式、材料供应责任的划分以及供料的时间等。摸清施工区域的地理环境和交通运输条件。了解施工组织设计和工程预算的编制情况，根据生产计划部门提供的材料预算和需用计划做好材料供应前的准备工作。调查了解当地材料物资的质量、价格、数量、供应保障情况。52、参与制订施工现场平面布置规划施工现场平面布置规划，一般由项目技术部门组织编写，但是由于材料堆放、仓库设置、现场道路是现场平面布置规划的重要内容，因此材料管理人员必须主动参与，从加强材料管理的要求出发，确定出一个合理的现场平面布置方案。材料堆放场地的确定要以使用地点为中心，在可能的条件下，越靠近使用地点越好，近可能缩短运距，避免发生二次搬运。材料场地、仓库和道路的设置要科学合理，不能影响施工用地，避免料场、仓库中途搬家。材料堆放场地要硬化、平整，排水通畅，不得积水，堆放容量要能满足工程所需。现场仓库要符合防火、防雨、防潮、防盗和保管的要求。现场运输道路要坚实平整，循环通畅。3、积极筹划现场材料管理目标，保证符合现场标化工地要求现场材料文明管理是施工现场标化工地建设的重要组成部分。现场材料堆放场地平整，材料堆放整齐，砂石成方，钢材分规格、按要求整齐摆放，要成行、成线、成堆，经常保持堆场清洁整齐，材料标识牌规范清晰；仓库干净整洁，按照库房管理要求文明管理。6三、计划管理分需用计划和采购计划两部分。目的：监督、指导、控制材料进场数量。7需用计划1、需用计划有：总资源需求计划（标后预算），月度需用计划；委托加工计划；变更计划；追加计划等。2、月度需用计划每月月初依据本月生产计划，由施工员编制本月材料需用计划和周转料具需用计划，委托加工的结构件，由责任工程师组织编制构件图（表），所有需用计划由预核算员审核，项目经理审批。3、需用计划根据工程使用要求提前提出，一般物资需用计划提前时间不少于10天，特殊物资（如预制构件等）需用计划提前时间不少于20天，需用计划中要写清工程中物资的单位工程使用部位、物资名称、规格型号、单位、数量、质量要求、交付时间和地点等内容，如需临时增加需用计划，必须在用料前三日提出，经项目预核算员审核，项目经理审批同意。84、需用计划、委托加工计划表、变更计划、追加计划等表单按月装订成册。5、常见问题：无需用计划采购：进场材料没有计划，工长和材料员没有起到相互监督，无法指导材料员对进场材料的把握。先斩后奏：先采购后进场，后补计划。不了了之：口头通知采购，材料进场、使用，计划迟迟没有。计划填写不全、不规范。采取措施：材料员必须索取材料需用计划，材料员要认真审核需用计划，杜绝无计划采购。9采购计划1、材料员汇集各施工员提出的材料需用计划，检查需用计划的有效性，对于有效性需用计划编制材料采购计划，编制依据为总资源需求计划、月份材料需用量计划表、和实际库存进行平衡，经分部成本核算科和主管经理批准后方可进行采购。要充分利用库存和已完工程项目剩余材料，尽量内部调拨使用，避免盲目采购造成新的积压浪费。2、采购计划按月装订成册。10四、供方选择分供方选择、招标管理、签订合同三方面。11供方选择1、必须按照三比一算（比质量、比价格、比运距、算成本）的原则，在确保质量的前提下商谈价格。在采购过程中坚决禁止向供应商索要钱物，不准吃请。2、对于主要材料的采购供应，结构件的委托加工，周转材料的租赁，必须选择合格供方，对首次提供A、B类物资的供方，在采购合同签订前要进行评价，对顾客提供的物资可不进行评价，但必须验证。3、A类物资《合格供方名册》由公司批准发布；B类物资《合格供方名册》由分部批准发布。4、合格供方名册的产生详见物资、设备采购及管理程序相关部分。5、相关表单：供方质量调查评价表、供方业绩评价表。12招标管理1、招投标原则：依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标实施条例》等相关法律、法规，结合公司实际情况，坚持“公平公正公开，合理低价中标”原则。2、物资、设备招投标执行分部《招投标管理制度》。3、对于一些地材及区域部分材料市场特殊情况无法进行招投标的，项目部应提前15日向招投标办公室提出申请，批准后由招投标组组长安排具体人员到项目所在地进行市场调查，最后由项目部以报告请示卡的方式报招标组成员签字确认后再进行合同签订。4、零星或辅助材料由项目上自行购买，分部有监控、监督、监管的权利。5、报告请示卡的注意事项、示例。6、招标文件的组成。13签订合同1、合同文本应使用公司规定的合同范本，合同条款不得随意修改，可以在补充条款增补，分部的合同范本字体有红色斜体的也是需要项目根据实际情况变通填写，如没有变化请恢复正常字体格式。2、合同评审用印：物资采购合同评审，由项目材料员提出，经项目相关人员评审（评审人员包括：项目经理、项目生产经理、项目工程师、工长、核算员、材料员）并填写物资采购合同(修订)评审表，报经分部成本核算科、安全生产科、技术质量科、财务科二次评审后，主管经理签字审批，如需加盖公司印章，填报用印单，经公司审批后盖章。公司针对非使用公司范本的合同以及涉及有违约等风险的合同，合约造价管理部可提出增加权益管理部、财务管理部、资金管理部、安全生产部、技术质量部等部门进行评审，评审同意后加盖合同用章。3、相关表单：物资采购合同(修订)评审表、采购合同台账。144、物资采购合同分为大宗物资采购合同（主要包括钢材、木材、水泥、商品混凝土等）和其他物资采购合同两种情况：5、大宗物资采购合同，合同主体为公司与合格供应商。其他物资采购合同，合同主体为分部与合格供应商。6、周转料具租赁合同分为内部租赁和外部租赁两种情况：内部租赁是指与公司内部租赁分部签订租赁合同，此类租赁合同的合同主体为实施的分部与公司内部的租赁分部。外部租赁是指与公司外部租赁公司签订的租赁合同，此类租赁合同的合同主体为公司与外部租赁公司。157、常见问题：有关合同文本未按要求执行。材料名称、规格型号填写不规范，材料单位错误。合同签订地点、争议解决地与公司要求不符。合同签订滞后，补录合同。信息化上合同常见现象：信息名称与附件合同里单位名称不符，内容不一致。附件合同评审表里各部门审核不全。上传合同资料不齐全（如无请示卡、项目评审表、资质文件等）。16五、入库管理17采购入库1、进场验收：主要内容有，核对凭证（采购计划、厂家资质、检测报告、产品合格证等质量证明文件、发票等）、逐一检查实物的品名、规格、型号、外观、技术质量，依据产品不同的计量方法（包括过称、检尺、点数、理论换算等）验收数量、验收质量、办理验收手续等。注意：在北京地区施工项目大宗材料、防水卷材、防水涂料、建筑外窗、保温材料、预拌砂、塑料管材、管件、散热器、电梯、配电设备、太阳能热水器、防火消防设备、暖通空调设备等应按北京关于加强工程材料和设备采购备案工作的通知（京建法[2011]19号文件执行）要求进行备案，如未按要求及时备案，被相关部门罚款或者扣减企业及项目经理分值，责任由所在项目部全部承担，在月检中，成本核算科如发现未办理材料备案手续，分部将处罚项目部5000元/次。2、相关技术资料及时登记、移交项目资料员。183、相关表单：现场收料小票，水泥抽查验收表，三钢工具验收单，建筑材料、构配件和设备验证记录，入库单，建筑材料、构配件和设备采购台帐，库存材料明细账、周转材料台账、安全防护用品台账，不合格建筑材料、构配件和设备报告，月份大宗材料市场价格询价表。4、相应表单按月装订、留存。5、常见问题：资料不全。资料的有效性：存在时间已过期，经营不符，质量证明书与进场材料时间相差太大。采购员不能及时会同材料员办理入库手续。采购员不能及时与供应商进行结算并索取发票。采取措施：认真审核，及时更新。对供方提供的资料采购员要核实其真实性、有效性。（包括经营范围、年审情况、日期是否有效等）。材料部门要有高度责任心，及时办理各种相关手续。19六、出库管理20出库管理1、材料员在发放物资时必须凭限额领料单、领料通知单发料、先进先出、不合格物资不发放。从根本上发挥限额领料单作用，确保耗料与工程同步进行。2、凡有定额的工程用料，由项目施工员依据月度工程计划量，按工程分部分项在签发施工任务书同时开具限额领料单，经核算员、劳务队签字认可，交材料员作为发料依据。限额领料单的开具及使用方法参见：《施工任务书》填表说明与《施工任务书》使用实例。3、材料员认真核实领料单上的材料名称、规格、数量后才能发放。并如实填写材料的质量证明情况及其它内容，做到数量准、质量符、手续清，双方签字认可。214、如遇其他情况需要超发，必须由施工员办理追加限额领料单，经核算员核实签字实施。5、材料员认真填写实耗量，作为当月出库依据。随时填写可追溯记录。6、对工程质量有较大影响的A、B类物资进行追溯。要求将《物资验证纪录》中应追溯的产品与《物资收发存台帐》、限额领料单、出库单、隐蔽工程检查验收记录、施工日志、关键过程监控和测量记录等相对照，准确地反映出主要物资用于工程的具体部位，并在出库单备注栏中填写合格证号、复检报告号，达到追溯目的。7、所涉及表单出库单，限额领料单，领料通知单，调拨单，班组耗料台账。8、材料员通过周检和不定期检查监督现场材料的使用情况，发现问题及时报告项目经理，采取纠正措施，并留存影像资料和检查记录。9、相应表单按月装订、留存。22七、结算管理23结算管理1、原则上每月一次随同月报表报分部相关部门。2、每月需报公司表单：材料余额月报表及月盘点表，三钢工具分布台账，入库单，出库单，调拨单，租赁费月结算表，月份大宗材料市场价格询价表，月份主要材料耗用分析表，月份材料采购成本统计表，月份交财务发票、入、出库单明细表，节约台账3、常见问题：入库单已挂账，但发票未开。挂账入库单金额与发票金额不符。填写不规范、不认真、随意涂改，报表错误。应付检查、数据不真实（如盘点表抄账）。24采取措施：及时索取发票，入库单金额与发票金额一致后，报财务挂账。建立健全各种账、表、单后，一定要按规定认真填写。记帐要求必须清楚、认真、规范，不得涂改，发生笔误加盖“此笔作废”章，帐面要连续记载，不得隔栏。按月合计累计加盖印章，不得划掉与修改，对每个节点都要加盖相关印章如“本月合”“累计”“过次页”“承前页”“结转下年、上年结转”等，达到账的完整性。4、凡涉及到质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单内的表单按记录清单时限要求保存留查。25质量/环境/职业健康安全管理体系记录清单序号程序名称记录名称形成记录区域保存期记录编号公司分部项目部1文件管理程序文件接收登记表√√√3年CX-01-012文件发放登记表√√√3年CX-01-024记录管理程序记录清单√√3年CX-02-0123建筑材料、构配件和设备管理程序月份建筑材料、构配件和设备需用计划表√√√3年CX-05-0124合格供方名册√√3年CX-05-0225供方业绩评价表√3年CX-05-0326建筑材料、构配件和设备供方质量调查评价表√√3年CX-05-0427建筑