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办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P1办公自动化_期末复习办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P2学习目标随着信息时代的发展，电脑已经走进千家万户，成为人们日常办公中不可或缺的工具。近几年，由于操作系统的不断更新升级，使得电脑的使用越来越方便，功能也越来越强大。特别是WindowsXP的推出，使得办公用户操作得心应手，从而更好地进行电脑办公。WindowsXP是微软公司推出的一款操作系统，该操作系统具有界面友好、屏幕美观、菜单简化和设计清新等特点，同时在系统安全性和稳定性方面也有很大的提高。本章主要介绍WindowsXP的一些基础知识。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P31.1什么是办公自动化？来自“维基百科-wikipedia”的定义：办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P4为什么要学习办公自动化？通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如打印机、复印件、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P5办公自动化的作用办公自动化的作用1.首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。2.其次是节省运营成本：包括时间和纸张。3.第三是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。4.第四是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。5.第五是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P6认识文件与文件夹认识文件在电脑中，文件是最小的数据组织单位，它是指存储在磁盘上的程序或文档。文件的外观由文件图标、文件名和扩展名组成。不同类型的文件有不同的图标和扩展名。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P7移动和复制文件或文件夹复制文件快捷方法：Ctrl+v办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P8四、设置系统属性系统功能主要是对计算机系统的硬件设备和设备的驱动程序进行管理，其具体操作如下：（1）打开控制面板，“性能和维护”-双击图标，弹出“系统属性”对话框，如图下图所示。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P9图3.6.5“系统属性”对话框办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P10（2）“常规”选项卡中列出了计算机系统的基本信息。如果要对硬件设备进行管理，可单击“硬件”标签，在打开的“硬件”选项卡中进行设置。单击“设备管理器”按钮，打开设备管理器窗口，如图3.6.6所示。该窗口中列出了计算机中安装的所有硬件设备，用户可在该窗口中查看或卸载选中的硬件设备。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P11图3.6.6设备管理器窗口办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P12二、画图画图程序是中文WindowsXP中的一个图形处理程序，它具有强大的图形绘制和编辑功能。使用画图，可以绘制出各种实用的图形。打开并使用画图程序绘制图形的具体操作如下：（1）选择“开始”→“所有程序”→“附件”→“画图”命令，即可打开“画图”窗口。（2）在左侧的工具箱中选择绘图工具绘制图形，效果如图3.7.2所示。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P13图3.7.2绘制的图形办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P14四、计算器计算器应用程序和一般常用的计算器一样，可以做普通计算，也可以做较复杂的科学计算。打开并使用计算器的具体操作如下：（1）选择“开始”→“所有程序”→“附件”→“计算器”命令，即可打开计算器。单击计算器窗口中的相关按钮或从键盘上输入数值，按“Enter”键即可计算出结果，如图3.7.4所示。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P15三、Word2003的视图方式Word2003提供了5种视图方式，分别是普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图。可以通过这些视图方式，根据需要显示文档内容，不同的视图方式具有不同的特点和作用。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P161．普通视图在该方式下，可以很方便地进行文字输入、文本编辑等操作。当用户输入的文本满一页时，在页与页之间的分界处会显示一条虚线，即分页符。2．Web版式视图该方式使联机阅读更为方便快捷，该视图方式适合创建和编辑Web页文档，因为它能比其他视图方式显示更多的文本。3．页面视图在该方式下，页面能够显示出标尺、页眉和页码等内容，在该视图中看到的文档与最终打印时的效果一样。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P173．使用常用文档选择“开始”→“我最近的文档”命令，在其子菜单中单击Word2003系列文档的图标，即可启动与之对应的应用程序，并同时打开该文档。4．使用桌面快捷方式在WindowsXP中，快捷方式使用户可以迅速地访问程序与文档。用户只须在桌面上双击该应用程序的快捷方式图标，即可启动Word2003。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P18（2）在文档的编辑过程中，单击常用工具栏中的“保存”按钮或按“Ctrl+S”快捷键，可快速保存文档。（3）如果用户要为文档创建备份文件，可选择“文件”→“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中设置好备份文件的保存位置、文件名，单击“保存”按钮即可。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P19当文档的编辑工作完成后，就可以为文档插入页眉、页脚及页码，并设置合适的纸张大小，在对文档进行预览之后，就可以将文档打印输出。一、插入页眉和页脚页眉和页脚是指在页面顶部和底部重复出现的信息。这些信息通常包括文字、日期、页码和图标等。在文档中插入页眉和页脚的具体操作如下：第八节文档的打印输出办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P20（1）选择“视图”→“页眉和页脚”命令，即可弹出“页眉和页脚”工具栏，且页眉和页脚区处于可编辑状态，如图所示。（2）在“页眉和页脚”工具栏中单击“插入‘自动图文集’”按钮，弹出其下拉列表框，如图所示。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P21二、插入页码页码可以用来标明页面在文档中的相对位置，可以方便用户对文档内容进行查询或统计。在文档中插入页码的具体操作如下：（1）选择“插入”→“页码”命令，弹出“页码”对话框，如图所示。图“页码”对话框办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P22三、PowerPoint2003的视图方式为了方便用户创建和编辑演示文稿，PowerPoint2003提供了普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、幻灯片母版视图以及备注页视图共7种视图方式，用户在制作演示文稿时，可根据需要切换至合适的视图模式。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P231．普通视图普通视图是PowerPoint2003默认的视图模式，当用户打开该软件时，即可进入到该模式中（见前图）。普通视图由大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格3部分组成。其中幻灯片窗格最大，主要用于编辑幻灯片的总体结构，也可用来编辑单张幻灯片或大纲；其他两个窗格较小，用户可将鼠标移至两个窗格的边界处，当指针变成双向箭头时，单击并拖动鼠标即可更改窗格的大小。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P242．大纲视图单击大纲窗格中的“大纲”标签，即可从其他视图方式切换到大纲视图，如图所示。在大纲视图中，大纲窗口所占的比例最大。它以分层的方式罗列出每张幻灯片的标题及幻灯片中的文字内容，使整个演示文稿的内容结构一目了然，并可以确保演示文稿中的内容上下联系紧密。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P25三、设置排练计时对于非交互式演示文稿，在放映时可为其设置自动演示功能，即幻灯片根据预先设置的显示时间一张一张地自动演示。使用自动演示功能之前，首先应设置每一张幻灯片的显示时间，使用PowerPoint2003中的排练计时功能，可以十分方便地进行设置，具体操作如下：（1）打开要进行排练计时的演示文稿。（2）选择“幻灯片放映”→“排练计时”命令，系统会自动切换到全屏幕放映状态，并弹出如图4.6.4所示的“预演”工具栏。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P26图4.6.4“预演”工具栏（3）单击“下一项”按钮，即可播放下一张幻灯片；单击“暂停”按钮，可暂停计时；文本框中显示当前幻灯片的放映时间；单击“重复”按钮，可给当前幻灯片重新计时。（4）重复单击“下一项”按钮给演示文稿中的所有幻灯片进行预演，预演完成后，会弹出一个显示幻灯片播放时间的提示框，如图4.6.5所示。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P27（5）单击按钮接受此次排练设置，并可返回到幻灯片浏览视图中；单击按钮，取消本次排练设置。（6）返回到幻灯片浏览视图中后，会在该视图中显示演示文稿中所有幻灯片的排练计时时间，如图4.6.6所示。图4.6.5提示框办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P28图4.6.6排练计时的结果办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P29Excel2003主要用于制作电子表格，它具有强大的计算、分析和图表等功能，可用于存储、汇总和分析大量的报表数据，是目前最常用的办公数据表软件。一、Excel2003的功能Excel2003作为一款最流行的电子表格软件，它主要有以下5方面的功能：第一节Excel2003概述办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P30（1）表格设计功能。可任意设计表格，还可以使用不同的字体、各种类型的表格线、丰富的底纹、绚丽的色彩、漂亮的插图，设计出既美观又实用的表格。（2）汇总功能。可以使用运算公式对表格中的数据进行汇总，并计算出结果。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P31（3）计算功能。可以快速准确地计算出各种数据，这在商业运营、工程预算等工作中非常重要。（4）统计功能。可以使用系统自带的上百个函数完成复杂的统计工作。（5）数据图表功能。可以使用数据图表功能，将表格中的数字以图形表示出来，使表格中的内容更易理解、交流和记忆。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P32四、电子表格中的基本概念在Excel2003中，处理数据的任务是在工作簿、工作表、单元格中完成的，因此在学习Excel2003之前，必须认识电子表格中的基本概念。1．工作簿工作簿是Excel2003中用来存储和处理数据的文件，即一个文件就是一个工作簿。工作簿最多可以由255个具有相同或不同类型的工作表组成。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P332．工作表工作表是组成工作簿的相对独立的表格，是用户在编辑文档或输入数据时直接面对的对象。在Excel2003中，工作表最大由65536行×256列组成。在工作表中，行标题从上到下依次为1～65536，列标题依次为A～IV。办公自动化-复习资料北京大学-办公自动化教程P343．单元格工作表由若干个长方形形状的方格构成，这些方格在Excel2003中被称为单元格。每一个单元格都是一个存储单元。当单元格被选中时，它的边框处以黑粗线显示，并将该单元格称为活动