办公自动化_2

www.uestc.edu.cnUESTC1演示文稿PowerPoint基础电子表格软件Excel基础文字处理软件WORD基础第七章办公自动化-OFFICEwww.uestc.edu.cnUESTC27.1文字处理软件Word基础1.Word2003的工作环境2.WORD基本操作3.WORD的排版4.文档格式的复制和套用5.Word表格处理6.图文混排www.uestc.edu.cnUESTC31.Word2003的工作环境标题栏菜单栏工具栏标尺文本区插入点状态栏视图按钮任务窗格www.uestc.edu.cnUESTC4WORD2003的视图—WORD文档的显示方式普通视图不能绘图和显示页眉页脚页面视图主要编辑视图大纲视图标题分级显示WEB版式视图浏览联机文档或制作Web页文档结构图独立窗格，能够显示文档的标题列表工具栏的订制—视图/工具栏/自定义示例www.uestc.edu.cnUESTC52.WORD基本操作1.打开文档2关闭文档3新建文档4.保存文档自动保存：【工具】/【选项】/【自动保存时间间隔】5.输入文本A.输入汉字:Ctrl+Space关闭或启动中文输入法,Ctrl+Shift选择输入法B.输入标点符号:Shift+按键输上档符号C.特殊符号的输入：【插入】/【符号】D.更改大小写:句首英文单词首字母自动大写www.uestc.edu.cnUESTC66.文本的选定英文单词：双击一段文本：鼠标拖动、Ctrl+A选定整篇文档。7.设置文本格式【格式】/【字体】【格式】/【首字下沉】8.文本的移动、复制和删除剪切：Ctrl+X或【编辑】/【剪切】复制：Ctrl+C或【编辑】/【复制】粘贴：Ctrl+V或【编辑】/【粘贴】www.uestc.edu.cnUESTC79.文本的查找与替换文本的内容和格式：【编辑】/【查找】10.撤销与恢复撤销：Ctrl+Z恢复：Ctrl+Y11.保护文档用户希望对文档的格式进行限制：【工具】/【保护文档】/格式限制用户希望对文档的编辑类型限制:【工具】/【保护文档】/编辑限制/“批注”或者“未作任何更改(只读)”密码保护：【工具】/【选项】/【安全性】www.uestc.edu.cnUESTC83.WORD的排版1.页面设置页边距、纸张、版式、文档网络2.设置页眉页脚可以将页码、日期、文章标题和书名等打印在文档每页的顶部或者底部【视图】/【页眉和页脚】奇偶页不同/首页不同3.添加边框和底纹【格式】/【边框和底纹】www.uestc.edu.cnUESTC94.设置段落格式游标：利用标尺上左右两端的上、下三角形游标拖动到所需的缩进量位置，注意上、下三角形游标的控制范围设置段落缩进A.首行缩进指段落首行行缩进两个字符，标明新段落开始B.悬挂缩进指首行的起始位置不变，其余各行缩进一定的距离设置段落和行的间距www.uestc.edu.cnUESTC10首行缩进效果悬挂缩进效果www.uestc.edu.cnUESTC115.项目符号和编号项目符号是指放在列表中的项目之前，用以添加强调效果的点或其他符号。项目编号则是放在列表中的项目之前，用以标记当前项目序号的数字。用户也可以在文本的原有行中添加项目符号或者编号。6.打印设置与打印打印预览的重要性双面打印：【文件】/【打印】/选中“手动双面打印”复选框www.uestc.edu.cnUESTC124.文档格式的复制和套用1.样式和格式样式是指字体、字号和缩进等格式设置特性的组合。查看样式：【格式】/【样式和格式】/【格式窗格】创建样式：【格式】/【样式和格式】/【格式窗格】/【新样式】修改样式/删除样式：右键单击列表框中的样式www.uestc.edu.cnUESTC132.格式刷:复制文本区域中的格式使用常用工具栏中的“格式刷”按钮可以将文档中某一部分文档格式复制到其他位置的文本或段落中，大大提高排版效率。格式刷也可以连续使用某文本区域的格式，具体操作步骤如下：1).选中源文本区域。2).左键双击常用工具栏中的“格式刷”按钮3).连续选中目标文本区要取消格式刷的连续使用有以下两种方法1).左键单击工具栏中的“格式刷”按钮。2).按Esc键。www.uestc.edu.cnUESTC145.Word表格处理1.创建表格A.使用“插入表格”按钮创建B.使用菜单创建C.手动绘制2.插入斜线表头将光标移动到表头位置表格/绘制斜线表头5种表头样式确定表头字体大小和标题3.向表格中添加文本和数据选定单元格www.uestc.edu.cnUESTC154.编辑表格A.拆分和合并单元格B.拆分表格(将表格拆分成上下两半)C.重新调整行列宽度D.添加行和列5.表格中的数据计算和排序具体操作步骤如下：1).移动光标到放置计算结果的单元格2).【表格】/【公式】3).“公式”文本框中输“=SUM(LEFT)/4”，表示对公式所在单元格左边的所有数值单元格求和后再求平均值www.uestc.edu.cnUESTC166.格式化表格A.自动套用格式：表格/表格自动套用格式套用“彩色型1”格式表格/表格自动套用格式www.uestc.edu.cnUESTC171.插入图片2.格式化图片启动图片工具栏：颜色-自动、灰度、黑白和冲蚀（水印效果）3.插入艺术字4.插入文本框6.图文混排启动“图片”工具栏文字环绕按钮www.uestc.edu.cnUESTC184.添加题注题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上.添加题注的具体步骤：1).选中即将添加题注的图片2).【插入】/【引用】/【题注】/【新建标签】www.uestc.edu.cnUESTC195.图形的绘制与编辑选定图形:点选、shift+点选、虚线框选调整图形大小：1).按住Shift键，再拖动四个角上的控点,可以锁定图形的长宽比例。2).按住Ctrl键不放，再拖动任意控点，以图形的中心作为对称方式对图形进行缩放。3).鼠标右键\设计图片格式，修改图片比例。组合图形旋转图形www.uestc.edu.cnUESTC206.公式的编辑调出公式编辑器单击菜单“插入”→“对象”，在“新建”选项卡中选中“Microsoft公式3.0”。使用公式编辑器符号工具栏模板工具栏BaYdap022ctgwww.uestc.edu.cnUESTC217.图文混排图文混排的方式嵌入型方式：图片在文档中与文字一样占有固定位置环绕方式：图片在文档中将随着文字的移动而移动；层次方式：即图片浮于文字上方或文字下方。www.uestc.edu.cnUESTC227.2电子表格软件Excel基础1.Excel概述2.Excel的基本操作3.Excel工作表的管理和格式化4.Excel数据的图表化www.uestc.edu.cnUESTC231.Excel概述是MicrosoftOffice2003办公套件中的主要成员。能在电子表格中方便地进行数据输入、编辑，列表管理，生成统计图表进行分析主要功能:(1)表格编辑功能：建立，输入，剪切复制等(2)表格管理功能：查找、打开、关闭、改名等(3)设置工作表格式：外观设置，(4)绘制统计图表(5)数据列表管理：排序筛选分类汇总等www.uestc.edu.cnUESTC24Excel2003的工作界面编辑栏中间有一个插入函数的按钮“fx”,用来向当前选择的单元格输入函数编辑栏的右边是数据编辑区，用来向当前选择的单元格输入数据。名称框当前活动单元格编辑栏工作表标签www.uestc.edu.cnUESTC25工作簿、工作表、单元格工作簿工作簿：一般由3张工作表组成，最多有255张工作表由行,列组成的表格,有A,B...,IV(256）列;1,2...65536行单元格单元格地址填充柄工作簿工作表单元格Excel几个概念：通过程序调出级联菜单单击开始，调出主菜单单击这里，进入Excel工作区↓1.启动（四种方法）Excel的启动和退出其他启动2.退出方法一：单击Excel应用程序主窗口[关闭]按钮。方法二：选中菜单[文件/退出]。方法三：按Alt+F4键。方法四：双击Excel标题栏左上角的控制菜单按钮。在执行以上四种方法之前，如果文件已存盘，则系统立即关闭，如果没有存盘，则出现以下对话框：www.uestc.edu.cnUESTC282.Excel的基本操作（1）数据输入数据类型文本、数值、公式数据输入方法特别注意1.输入公式2.输入数字-分数：01/2（绝对值1)|11/2（绝对值1)3.输入日期4.输入时间www.uestc.edu.cnUESTC29（2）编辑单元格设置单元格数字类型www.uestc.edu.cnUESTC30（3）公式编辑确定单元格激活编辑栏输入公式：须先输入等号“=”,公式中不能含空格复制公式选定带公式的单元格，复制/选择性粘贴/公式www.uestc.edu.cnUESTC31（4）单元格引用单元格地址及引用单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用引用方式相对引用：相对引用是指公式中的引用会随着公式位置的改变而改变，例如A1、B2都是相对引用。绝对引用：绝对引用是指引用指定位置的单元格，如果公式通过移动、复制等操作改变了公式所在的单元格位置，公式中的绝对引用保持不变，例如$A$1、$B$2都是绝对引用。混合引用：既有相对引用又有绝对引用www.uestc.edu.cnUESTC32相对引用相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。www.uestc.edu.cnUESTC33绝对引用例：在F2中输入公式“=$B$2+$C$2+$D$2+$E$2”在行号和列号前加“$”绝对引用是指在把公式复制到新位置时，其中的单元格地址保持不变。www.uestc.edu.cnUESTC34混合引用例：在F2中输入公式“=B2+C2+$D$2+$E2”混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。www.uestc.edu.cnUESTC35（5）输入函数求和函数SUM()求平均值函数AVERAGE()AND()函数IF()函数www.uestc.edu.cnUESTC363.工作表的管理和格式化1).工作表中数据的格式化2).调整列宽和行高3).表格套用4).条件格式（1）拖动鼠标选中行或列标头,变成带有两箭头的十字时,拖动鼠标直接调整（2）右击快捷菜单选中行或列标头—右击快捷菜单—在“行宽”或“列宽”中设置精确值（3）右击快捷菜单格式—行/列—“行宽”或“列宽”中设置2).行高和列宽的设置方法www.uestc.edu.cnUESTC383).表格套用格式-表格套用www.uestc.edu.cnUESTC394).条件格式格式-条件格式www.uestc.edu.cnUESTC404.数据的图表化创建图表1.建立图表数据区2.“插入”菜单中执行“图表”命令3.在“图表类型”表中选择图表类型4.单击“下一步”直到完成操作第一季度第二季度第三季度第四季度东部20.427.49020.4西部30.638.634.631.6北部45.946.94543.9图表0102030405060708090第一季度第二季度第三季度第四季度东部西部北部4.数据的图表化【数据】菜单1.排序2.筛选www.uestc.edu.cnUESTC427.3PowerPoint基础PowerPoint2003简介PowerPoint是Microsoft公司MicrosoftOffice桌面办公套件中的重要组件之一，是一个非常优