办公自动化基础

本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目第3章办公中的文字和表格处理本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社2【本章内容介绍】本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识通过一个简单、实用的“招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程以制作“通知”公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范以制作“报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社3【本章主要知识点】文档的录入、编辑和排版文档的页面设置与打印操作利用向导制作办公公文大纲视图的使用多级标题符号的设置样式的设置与使用规则文字表格的制作复杂文字表格的制作利用Excel制作表格本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社43.1文字处理工作概述3.1.1文字处理及其文字处理软件下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社5文字处理软件的主要功能1．文件存储2．内容编辑3．简单排版4．输入校验5．输出6．提供输入／输出接口7．对象的嵌入与链接本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社63.1.2文字处理软件的操作流程图3-2文档处理操作流程本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社73.2本章实例效果说明1图3-3通知公文的正文效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社83.2本章实例效果说明2图3-4附件1：“报名与考录简章”页面效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社93.2本章实例效果说明3图3-5附件2：“录用职位表”表格效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社103.2本章实例效果说明4图3-6附件3：“报名登记表”表格效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社113.2本章实例效果说明5图3-7附件4：“报名推荐表”表格效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社123.2本章实例效果说明6图3-8附件5：“各市报名信息汇总表”表格效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社133.3利用一般文档处理流程制作“招录通知”3.3.1启动Word并作相关设置1．启动Word软件2．工具栏的设置（1）工具栏简介（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社143.3.2文字和符号的录入1．选择汉字输入方法2．文本内容的输入3．特殊符号的录入4．文档录入后的联机校对本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社153.3.3文档内容的编辑和保存1．光标定位2．选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取（6）选定的简化本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社163.3.3文档内容的编辑和保存3．修改文本技巧4．复制、移动、删除文本（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5．“选择性”粘贴的作用6．撤消和恢复操作本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社173.3.4字体与段落格式排版本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社183.3.5文档的页面设置1．设置纸张大小和方向2．调整页边距3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4．确定每页中的行数和每行的字符数本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社193.3.6打印效果的预览本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社203.3.7文档的打印输出1．打印操作的基本步骤2．打印操作的其他方式（1）文档的快速打印（2）一次连续打印多篇文档（3）“打印”对话框中其他常用项目设置3．文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社213.3.8文档的网上发布本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社223.4办公文字处理规范及其公文向导应用3.4.1办公室文字处理的基本规范1．公文种类2．公文格式3．公文用纸4．公文用字5．公文书写3.4.2利用公文向导制作招录通知正文本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社233.5制作“报考简章”复杂文档3.5.1Word视图方式简介3.5.2利用大纲视图输入报考简章的各级标题本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社243.5.3复杂文档的文字快速录入技巧1．借助外部设备2．自己定义新词3．利用自动图文集4．善于使用自动更正5．巧妙利用替换功能6．掌握一些汉字输入方法的使用技巧本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社253.5.4编号和项目符号的设置本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社263.5.5样式的应用与管理1．样式的基本知识2．直接套用样式3．新建样式4．使用自己新建的样式5．修改样式6．样式的管理本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社273.6电子表格处理概述3.6.1电子表格类型划分和制作软件选取表3-2办公用电子表格的常见类型类型详细分类举例1文字表格11规则的文字表格日程安排表、假日值班表等12复杂的文字表格求职简历表、项目审批表等2数字表格21数字不参与运算出货单、发货单等22数据统计报表商品销售统计表、损益表等23数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等24数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤表本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社28电子表格制作软件选取1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社293.6.2电子表格的常用术语和通用操作1．表格的创建2．表格整体的缩放与移动3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4．表格中单元格的拆分与合并5．表格边框与底纹背景的设置6．表格中单元格、行、列的编辑7．表格单元格中文字的对齐方式设置8．表格中的排序与公式计算9．表格与文本的转换操作10．拆分与合并表格本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社303.7利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表（具体内容参见教材27）本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社313.8利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表1．制作表格标题2．绘制表格3．合并与拆分单元格4．调整表格的整体形状5．表格中文字的编排6．设置表格外框线的粗线效果本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社323.9利用EXCEL制作报名汇总表3.9.1表格框架的建立3.9.2表格格式的设置1．标题的跨列居中设置2．单元格中文字格式的设置3．表格边框线的设置3.9.3表格的页面设置1．“页面”选项卡2．“页边距”选项卡3．“页眉／页脚”选项卡4．“工作表”选项卡3.9.4表格的打印预览3.9.5表格的打印输出本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社33小结在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目《办公自动化实用技术》电子教案中国水利水电出版社34习题一、填空1．在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住______键。2．在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择___________，双击可以选择___________，三击可以选择___________。3．选择全部文档内容有三种方法，分别是_________、_______和_______________。4．将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”全部修改为“办公自动化”的方法为______________________。5．将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word“常用”工具栏上的___________按钮，单击它可以___________。双击可以___________。6．在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上___________；如果有语法错误，则英文句子被自动加上___________。7．可以通过选择菜单项“___________|___________”打印当前文档。8．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该___