办公自动化基础知识

第1章办公自动化基础知识第1章办公自动化基础知识本章学习要求:1．掌握办公自动化的概念，了解办公自动化系统的构成。2．熟悉办公事务管理的概念与内容。3．了解电子政务的定义，掌握电子政务的基本模式。第1章办公自动化基础知识教学内容:1.1办公自动化概述1.2办公事务管理1.3电子政务与办公自动化结束1.1.1办公活动与办公自动化人们在进行生产活动、科学实践和行政管理中，为实现一个具体的工作目标，所从事的处理人群集体事务或信息的活动就叫办公。办公的性质决定了办公活动是有组织、有目的的活动。1.1办公自动化概述1.1办公自动化概述1．办公活动（1）农业时代的办公活动在农业时代，科学技术和应用技术水平都很低，那时主要的办公工具是纸、笔和算盘，主要的办公活动是信息的生成、输出和存贮，信息记录在纸上，通过抄写或印刷来复制，办公活动完全依靠手工来完成，而办公公文信函的传递，主要借助于马作为交通工具。（2）工业时代的办公活动在工业时代，蒸汽机的出现、电的发明，对办公活动方式产生了巨大的影响，办公设备也步入了一个新的阶段。（3）信息时代的办公活动计算机的出现，标志着信息时代的来临，与此同时，通信技术及其他软科学的进步，使得人类社会对信息的处理、传递以及组织能力达到了前所未有的高度，办公活动的方式也发生了真正意义上的巨大变化。1.1办公自动化概述1.1办公自动化概述2．办公自动化我国在上个世纪80年代初就开始制定办公自动化的发展目标及远景规划，1985年在国务院电子振兴办组织的我国第一次办公自动化规划讨论会上，对办公自动化作了如下定义：“办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统”。1.1办公自动化概述1.1.2国内外办公自动化发展1．国外办公自动化发展20世纪90年代以后，国外的办公自动化发展主要为如下四个方向：（1）办公自动化设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展；（2）办公自动化系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展；1.1办公自动化概述（3）以计算机为核心的办公工作站向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展；（4）通信在OA系统中的地位进一步增强，充分利用现代化通信技术，建立起全球的网络体系。1.1办公自动化概述2．国内办公自动化发展（1）发展历史我国办公自动化的应用和发展历程，可以分为以下三个阶段：第一代OA系统，以个人电脑、办公套件为主要标志；实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从纸介质方式转向数字方式。第二代OA系统，以网络技术和协同工作技术为主要特征；实现了工作流程自动化。第三代OA系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。1.1办公自动化概述（2）发展特点我国办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅猛，首先是为政治、经济、国防服务。（3）发展方向办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。1.1办公自动化概述3．国内办公自动化存在的问题（1）投资大、效果不明显，水平低、重复建设多，硬件投入多、软件投入少，模拟手工作业增加管理负担等。（2）办公人员大都是非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大。1.1办公自动化概述4．我国办公自动化的发展策略（1）在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制。（2）在技术选向方面，选择与世界发展潮流吻合的技术。（3）在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计。（4）在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现。1.1办公自动化概述1.1.3办公自动化系统1．办公自动化系统的概念办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的整体。办公自动化系统的运作包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。1.1办公自动化概述2．办公自动化系统要素及模式（1）办公自动化系统要素办公自动化系统要素包括人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等。（2）办公自动化系统模式办公自动化系统可分为信息流模式和工作流模式两种.1.1办公自动化概述3．办公自动化系统的构成办公自动化系统按其功能由三个层次构成，即事务处理层办公自动化系统、信息管理层办公自动化系统和决策支持层办公自动化系统。1.1办公自动化概述4．办公自动化系统的发展传统办公自动化系统最大特点是应用基于文件系统或关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力。现代办公的任务是提高政府部门、企事业单位的运作效率，进而增强其核心竞争力。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。1.2办公事务管理1.2.1办公事务管理的概念办公室的职能是处理机关日常工作，协调部门的工作关系。包括承办会议，负责信息、新闻发布，对外宣传与公关工作；负责领导的秘书事务，处理机关文书、档案、保密、保卫、信访等行政管理工作。1.2办公事务管理1．事务相对职能而言，在职能以外但却是为实现职能所必需的、例行的、程序性的、服务性的、辅助性的、技术性的事情的总体称为事务。2．办公事务管理办公事务管理的功能是使机关内部办公事务、后勤事务活动的要素构成及流通过程达到最佳状态，从而使其功效得到放大和充分发挥。1.2办公事务管理3．办公事务管理的特点（1）事务性要求在管理实践中，重视对事务、事务活动规律性的研究，根据实际情况和需要，充分地发挥制度化、程序化管理方法的作用。（2）综合性要求必须从机关整体出发考虑和处置各种问题，充分借鉴和运用多学科、多门类管理方法和技术方法，实事求是、有针对性地解决问题。1.2办公事务管理（3）专业性办公事务管理需要遵循特定的技术规律，需要从事各种管理活动的人掌握这种特定的技术和方法技巧。办公事务管理是一种微观的管理，需要有精细具体、可操作性强的技术方法体系作为支持。在一定意义上，办公事务管理的过程将成为综合应用管理技术的过程。1.2办公事务管理4．办公事务管理的基本原则（1）系统原则（2）服务第一（3）质量管理（4）时效性（5）经济性（6）集中化（7）规范化（8）简化1.2办公事务管理1.2.2效率与时间管理时间管理是如何对时间的流动进行管理。办公室日常事务之一就是做好合理地安排时间，包括日程安排、约会安排和差旅安排，最终目的就是要提高办事效率。1.2办公事务管理1．注重办事效率效率是投入和产出的比值，投入越少，产出越多，效率就越高。提高办事效率取决于两个因素：主观能动作用和客观条件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作对象的难易、手段的效能高低、时空环境的顺逆。效率可分为个体办事效率和整体运转效率。要把办公室工作的效率搞上去，不仅要提高个体的办事效率，而且要做好总体组织工作。1.2办公事务管理2．日程安排（1）日程安排的内容日程安排的内容是把单位或领导每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给相关部门或个人。①各种接待、约会。②业务考察活动。③组织各类会议。④组织各类重大活动。1.2办公事务管理（2）日程安排的基本要求①统筹兼顾②安排规范③效率原则④突出重点⑤留有余地⑥适当保密1.2办公事务管理3．约会安排约会也称约见，是指领导在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务或会商工作。在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现4．差旅安排差旅安排就是为领导的出行制定周密详细的差旅计划。一份合理、周全、程序规范的差旅计划，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。1.2办公事务管理1.2.3会议管理1．会议要素会议要素是指会议的组成因素。可分为两类，一类是基本要素，另一类是可选要素。2．会议的组织会议的组织是确定并完善会议要素，并将其以有秩序、有成效的方式组合为一个有机整体的活动过程。1.2办公事务管理1.2.4公文管理1．基本概念（1）文件文件是一种信息记录。它是被人们以各种记录方式记载到一定的物质媒体（如纸张、感光材料、磁性材料等）上之后形成的信息与其载体的复合体。1.2办公事务管理（2）公文公文既具有文件的基本属性，又具有其它文件（主要是私人文件）所不具备的一些特点，主要用于处理公务、办公事务；它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范，在形成过程中，它必须履行严格的法定的生效程序。在现实效用方面，它对有关各方行为的强制影响受到国家法律法规严格的约束和保护。1.2办公事务管理2．公文的主要类别依据不同的标准，可从多角度对公文进行类别划分。3．公文处理公文处理就是对公文的创制、处置和管理。即在公文从形成、运转、办理、传递、存储到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。1.2办公事务管理4．公文运转过程控制公文运转过程是指文件在机关内部的运行和办理过程。对该过程进行控制的目的是保证其稳定有序、方向正确、流速合理。5．文件传递过程控制公文只有准确、快捷地传送给收文者，才能真正产生效用。为此，必须有效地控制公文的传递过程，保证其方向正确、速度合理、线路短捷、有效。1.3电子政务与办公自动化人类社会进步的历史就是不断创造和利用科学技术的历史，随着以全球互联网技术为代表的新一代信息技术的迅猛发展，人类社会已步人一个崭新的网络时代。电子政务就是在以网络技术为核心的信息技术发展的基础上所产生的政府管理的改革新模式。1.3.1电子政务概述电子政务是现代化信息技术与行政管理等多个学科相融合的产物，它不仅是计算机和网络技术新的应用方式，而且更是一场划时代的变革，具有深远的历史意义。1.3电子政务与办公自动化1．电子政务的定义所谓电子政务（E-Governance或E-Governing），就是运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，在互联网上实现政府组织结构、工作流程和运作方式的优化重组和有效改造，构建精简、高效、廉洁、公平的服务型的现代化政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、高效、规范、透明、符合国际水准的管理和服务。电子政务的核心在于将政府的管理和服务借助信息手段集成，实现更高效、更廉洁、更务实的政府监管和服务。1.3电子政务与办公自动化2．电子政务的服务对象电子政务的服务对象包括政府本部门内部，也包括其他政府部门，企业以及社会公众；从电子政务系统的服务对象来看，电子政务运作方式包括政府部门与政府部门的电子政务、政府和公务员的电子政务、政府和企业的电子政务以及政府和公众的电子政务。3．电子政务的应用领域电子政务的应用领域可以归纳为以下8个方面：1.3电子政务与办公自动化（1）以电子文档交换技术为工具，推动信息通信及交易处理；（2）实现公文电子化，，建立政府各种资料库；（3）通过网络共享，实行电子税务；（4）电子采购及招标，在线交易，及在线支付；（5）电子福利支付与查询；（6）电子邮政；（7）电子身份认证；（8）推动电子商务，构建信息安全体系。1.3电子政务与办公自动化1.3.2电子政务的现状和发展方向从上个世纪90年代以来，电子政务在各国相继展开，许多国家都实施了一系列基础工程，大力发展了电子政务，成效十分显著。电子政务不断从初级阶段向高级阶段发展。但由于信息化程度、基础设施、人力资源、技术能力等方面存在差异，各国着手实施电子政务的起始时间不同，全球电子政务发展水平存在着不平衡性。总的来看，发达国家电子政务起步要早于发展中国家，其电子政务发展水平也大大高于发展中国家。1.3电子政务与办公自动化1.国外电子政务的发展状况简介目前，发达国家都把电子政务建设作为政府工作和国家信息化的重要战略，制定自己的电子政务发展战略与远景。2.我国电子政务的现状我国电子政务的建设过程经历了三个阶段：以办公自动化建设为核心阶段、以行政监督为核心的阶段和以公共服务为