搜索
第1页共11页贝发〔2013〕12号签发人：行政接待管理制度第一条目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范行政接待管理事务，使内部管理有据可依，使来访和参观有章可循，以便塑造公司良好外部形象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制订本制度。第二条适用范围本制度适用于南昌贝欧特医疗科技股份有限公司各部门行政接待管理工作。第三条职责分工（一）、总经理办公会负责审核和批准公司接待与参观管理。（二）总经理或主管副总经理负责特殊接待情况和特殊接待费用的事前和事后审核。（三）行政运营部1、负责公司规定的行政接待管理；2、负责安排协调参观工作；3、负责本部门接待费用报销管理和其他部门费用报销审核工作。（四）相关部门负责人1、负责本部门的接待管理；2、负责部门的参观管理；3、负责本部门接待费用报销管理。第四条对外接待部门及接待范围1、公司行政运营部为公司负责接待的职能部门。2、遇到重大接待工作和活动，可由总经理办公会协调若干部门共同做好此项工第2页共11页作，有关部门要积极主动配合。3、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。第五条一般接待管理一、一般接待范围适用于办公区域前台对一般性来访人员的登记与接待管理。（一）一般接待程序1、来访人员进入工作场所前台要求来访时，由前台文员进行常规的临时性接待，同时按来访人要求与公司内被访者联系。2、被访者接受来访要求后，前台文员或被访者安排具体接待时间与地点。3、前台文员要求来访人员填写《来访接待登记表》见附件一，前台文员登记访客身份证；4、来访人员按要求填写完毕后，引见访客证进入公司接待区或会议室；5、前台文员将《来访接待登记表》按时间妥善存档，并提供事后单据的查找和内容查证。二、来宾接待管理（一）接待来宾的范围1、地方政府、主管部门或单位到公司视察、检查指导工作的领导及其他人员；2、兄弟单位、合作单位、供应商、采购商到公司商洽业务或协同办公的人员；3、参加上级单位在公司召开的有关会议的会议代表；4、来公司进行技术合作、交流的人员；5、领导安排的其他来宾和需要接待的人员。（二）来宾接待程序1、公务接待工作实行统一管理，统一安排，统一标准，对口负责，分级接待，除公司领导指定由行政运管部负责的公务接待任务外，其他公务接待以对口业务部门为主，行政运管部给予配合；2、公司副总以上领导的公务接待，由总经理管理办公室统一安排。公司业务部门需要行政运营部安排接待时，必须事先填写《接待费用审批表》（一式两份，见附件二），经公司主管领导审批后，报行政运管部安排接待（包括食宿、第3页共11页会议地点、车辆等）。3、《接待费用审批表》在业务接待最终获批后交行政运营部存档，《接待费用审批表》一份申请部门自行保存，用于业务招待费的报销；4、由总经经理办公会负责接待的费用归总经理办公会负责，由业务部门招待发生的费用业务部门自行负责，具体招待费报销流程参见本制度第十二条。第六条接待职责分工1、接待B级别以上客人，由主要相关部门或总经理助理提出接待方案，经公司主管领导审批后，由总经理办具体组织实施；2、其他人员的接待，由部门提出接待方案，经主管领导审批，与行政运管部联系后，由部门组织实施，行政运管部配合；第七条接待原则------遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使来宾“高兴而来、满意而去”。1、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调，“谁出面接待谁结帐”。3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题。4、节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出；5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传公司及产品，提升公司知名度及美誉度；6、优先原则：重大接待活动优先安排。第4页共11页第八条、接待标准1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级级别来宾类别陪同人员接待准备A级省、市级以上领导、重要客户，外宾，董事会重要活动公司总经理级以上中层干部列队迎接，各部门整理工作场所，彩旗、条幅欢迎，全程摄影，会议室备用B级政府部门主要负责人，重要参客户、高管会议等副总经理、对口部门负责人各部门整理工作场所，条幅欢迎，视具体情况摄影，会议室备用C级主管部门一般工作人员，供应商，经销商、公司顾问、一般客户，一般工作会议，其它一般来访人员对口部门负责人、行政人员各部门整理工作场所，跟踪引导2、宴请1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会、工作进餐。2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。4）各类宴请中酒水、饮料和水果等费用，不得超过其全部费用的20%；根据相关规定和实际需要严格控制陪餐人数。5）接待用餐标准（含烟酒水费用）①招待重要官员、关系户（A级）——150元/人·餐以上②较重要官员、关系户（B级）——100～150元/人·餐③主管部门一般干部、供应商、经销商（C级）——50～100元/人·餐④外单位来人、常客（通常指工作进餐）（C级）——10～50元/人·餐5）住宿安排与标准序招待级别标准审批权限1A级四星级以上酒店董事长2B级三～四星级酒店总经理3C级三星级以下酒店总经理/副总经理第5页共11页第九条接待内容和程序1、接待来宾：1）接受任务——弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2）布置接待——提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。3）迎接安排——根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。4）看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。5）安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。会见时、会谈时，身份一般对等。6）组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。7）送别——根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站或机场。8）小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。第十条接待涉及部门相应职责及要求1、申请部门：提前3天填报《接待申请单》，交由行政运营部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。2、按行政接待流程办理。3、行政运营部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。1）行政运营部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2）行政运营部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3）行政运营部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影第6页共11页设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。4）如需宴请，行政运营部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政运营部办理手续领取。5）如需留宿，行政运营部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。6）如需接送，行政运营部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。7）行政运营部根据来宾具体要求情况提前购买车票及机票。第十一条信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。第十二条接待费用报销一、接待费用，包括以下各项费用项目：1、会议费2、研讨费3、招待费4、交际费5、典礼费6、捐赠7、其他二、接待人员应事先填写《接待费用申请单》，报部门经理批准后，方可到财务中心报支接待费用。接待费用单次预算金额在3000元以上的，必须报请董事长审批。三、接待费用管理规定1、各部门的接待费用应本着合理节约的原则进行预算和安排；招待费使用必须对促进公司研发生产、经济技术合作、企业管理起到积极的作用；2、各部门负责人负责接待费用支出情况的审核工作，支出项目应与接待用途及目的保持一致；第7页共11页3、接待费用超出预算范围时，应报总经理进行审批。未经批准而擅自做主者，所超出部分的费用公司有权不予报销；4、公司各级领导必须对每次的接待任务及接待方式进行充分的审核，并给予接待任务的执行者以适当的指示；5、在接待任务完成后的5天内，接待费用申请部门须凭相关的收支凭证到财务中心结算。无法提供有效票据或收支凭证的，由个人自理。四、填写《接待申请表》时，接待原因按以下类别填写：1、招待新交易的关系客户；2、庆祝建立合作关系；3、销售收入提高后的致谢；4、出访时的请客；5、来访时（业务、技术指导）的招待；6、接纳某种建议后的致谢；7、达到某种目的后的致谢；8、重要的节日或庆典。第十三条附则1、涉及重大接待活动，需行政运营部会同有关部门协调执行。2、本办法由行政运营部解释执行。3、本办法由公司总经理批准后颁布之日起实施，修改亦同。附件：1、来访接待登记表2、接待费用审批表3、接待申请单第8页共11页南昌贝欧特医疗科技股份有限公司二O一三年十二月日主题词：行政接待管理制度抄报：董事会抄送：公司各部门南昌贝欧特医疗科技股份有限公司人事行政部二O一三年十二月日印共印（十三份）第9页共11页附件一南昌贝欧特医疗科技股份有限公司来访接待登记表序号日期姓名单位原因事由被访人是否预约时间备注姓名部门达到离开第10页共11页附件二南昌贝欧特医疗科技股份有限公司接待费用审批表填表人：____________填表日期：____________来宾单位来宾人数接待日期主宾姓名职位停留时间来访原因餐饮费用合计住宿其他备注部门经理/负责人审核意见总经理审核意见备注：1、此表一式两份，一份申请部门留存，用于财务报销，一份交由行政运营部存档。2、提前1天填写此表。第11页共11页附件三南昌贝欧特医疗科技股份有限公司接待申请表申请部门申请人姓名接待时间接待对象来访人数接待原因接待地点接待标准预算金额备注部门经理/负责人审核意见总经理审核意见