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第2章办公中的文档处理应用实例《办公自动化实例教程》本章目录2.1招聘启事：简单文档制作实例2.2评比通知：办公公文制作实例2.3调研报告：复杂文档制作实例2.4办公文档中图形对象的制作2.1招聘启事：简单文档制作实例2.1.1文档内容的录入12.1.2文档内容的编辑22.1.3设置字体和段落格式32.1.4添加项目符号与编号42.1.5页面设置52.1.6打印预览62.1.7文档的打印输出72.1.8文档的网上发布8《办公自动化实例教程》2.1.1文档内容的录入1．启动软件并设置输入方法《办公自动化实例教程》（1）启动Word2007软件。（2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。（3）按Ctrl+Shift组合键，在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。2.1.1文档内容的录入2．输入启事的文本内容《办公自动化实例教程》在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。2.1.1文档内容的录入3．特殊符号的录入《办公自动化实例教程》除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等），方法有三种：（1）菜单法：通过“插入”→“符号”（“特殊符号”）来输入。（2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。2.1.1文档内容的录入《办公自动化实例教程》表2-1中文标点符号的键盘输入法中文标点符号名标点符号对应键符号状态顿号、\中文符号居中实心点·Shift+2中文符号破折号——Shift+-中文符号下划线_____连续按Shift+-英文符号省略号……Shift+6中文符号左书名号《〈中文符号右书名号〉》中文符号2.1.2文档内容的编辑1．光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2．选择文本《办公自动化实例教程》选择内容较少，并且不是整段的选取。选择内容多，但不是全文时的选取。使用看不见的选择栏。利用快捷键操作选取。2.1.2文档内容的编辑《办公自动化实例教程》3．修改文本技巧将光标定位到错误字之后按Backspace，或在错误字之前按Delete，这对修改少数错误比较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。2.1.2文档内容的编辑4．复制、移动、删除文本《办公自动化实例教程》利用快捷键命令按钮方法右键快捷菜单方法鼠标拖动方法5．“选择性”粘贴的作用6．撤消和恢复操作2.1.3设置字体和段落格式字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对话框进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。《办公自动化实例教程》2.1.4添加项目符号与编号可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和编号的目的。操作步骤如下：（1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医学院院长、商学院院长应聘条件”。（2）单击“开始”→“段落”→“项目符号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-1所示的项目符号列表中，选择单击本实例效果图中需要的“◆”格式项目符号即可。《办公自动化实例教程》2.1.4添加项目符号与编号（3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的三行内容。《办公自动化实例教程》图2-1项目符号的设置2.1.4添加项目符号与编号（4）单击“开始”→“段落”→“编号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-2所示的编号列表中，选择单击本实例效果图中所需要的“1.”格式的编号形式。《办公自动化实例教程》图2-2段落编号的设置2.1.4添加项目符号与编号（5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。使用项目符号和编号后的“招聘启事”文档，效果如图2-3所示。《办公自动化实例教程》图2-3设置项目符号与编号后的“招聘启事”效果2.1.5页面设置1．“纸张”选项卡2．“页边距”选项卡3．“版式”选项卡4．“文档网格”选项卡《办公自动化实例教程》2.1.6打印预览在打印之前，可以使用打印预览先查看一下整体的打印效果。操作步骤如下：1．单击“Office按钮”→“打印”→“打印预览”，出现预览窗口，如图2-4所示。《办公自动化实例教程》图2-4打印预览效果2.1.6打印预览（2）打印预览窗口中有一个浮动工具栏，如图2-5所示，工具栏上从左到右依次提供了打印、页面设置、显示比例、预览等几组命令，其中包括了许多相关的命令按钮。《办公自动化实例教程》图2-5“打印预览”窗口中的工具栏（3）当文档内容没有全部显示时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览其余内容。（4）单击“关闭打印预览”按钮，即可返回到编辑窗口界面。2.1.7文档的打印输出1．打印操作的基本步骤在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。（1）单击“Office按钮”→“打印”→“打印”命令按钮，打开如图2-6所示的“打印”对话框。（2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。（3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。《办公自动化实例教程》2.1.7文档的打印输出《办公自动化实例教程》图2-6“打印”对话框2.1.7文档的打印输出2．打印操作的其他方式《办公自动化实例教程》文档的快速打印一次连续打印多篇文档“打印”对话框中其他常用项目设置3．文档打印操作时的相关问题设置打印机属性和打印设置暂停和终止打印2.1.8文档的网上发布如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下：（1）单击“Office按钮”→“另存为”命令，弹出图2-7示“另存为”对话框。《办公自动化实例教程》图2-7“另存为”对话框2.1.8文档的网上发布（2）在图2-7对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。（3）利用网络办公中“网上信息发布”的方法，可以将网页格式的“招聘启事”文档发布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。《办公自动化实例教程》2.2评比通知：办公公文制作实例2.2.1办公公文的行文规范12.2.2利用Word编排公文22.2.3套用现成模板来创建公文3《办公自动化实例教程》国务院办公厅在2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》，这一法规于2001年1月1日正式施行。国家质量技术监督局又发布了《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》。这一国家标准成为了公文的法定格式。版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。依据国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》中的规定，公文用纸采用GB／T148中规定的Ａ4型纸，其成品幅面尺寸为：210㎜×297㎜。为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜±1㎜，订口为：28㎜±1㎜，版心尺寸为：156㎜×225㎜(不含页码)。210mm297mm37mm28mm26mm35mm156mm×225mm公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4㎜。】】页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。依据《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》的规定，将组成公文的各格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。★公文份数序号的位置在版心左上角顶格第1行的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边37㎜处下面第1行。★公文的份数序号一般是7位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“0”补齐。秘密等级(可以简称为密级)是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过20年；秘密级事项保密时间不超过10年。绝密是最重要的党和国家秘密，泄露会使国家安全遭受特别严重损害；机密的泄露会使国家安全遭受严重损害；秘密的泄露会使国家安全遭受到损害。★标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级。标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间也需空1字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行的位置。发文机关标识是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。☆发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；☆第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。☆推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。37mm25mm62mm37mm80mm117mm联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换。发文字号的位置是在发文机关标识下空2行，并且在发文字号之下4㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“〔08〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上。如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。主体要素