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精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料OperationHours:7:00amto12:00MidnightdailyServicesOffered:EnglishWordProcessing提供的服务英文编辑ChineseWordProcessing中文编辑Worksheet/Chart表格/图画Photocopy复印Facsimile传真RentalofComputer电脑出租E-mailServices电子邮件服务GuestExperience:Feelimpressedwiththeefficientandcourteousservices客人体验provided.感受到饭店的服务是高效和礼貌的。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Procedures程序:Checkwithguestthetimeheneedsthetypingworkbackandmakesureitiscompletedpromptly.询问客人需要什么时间完成打字工作,并要及时完成.Typeadraftforguesttocheck.Makesureyouhavedoneyourbesttotypewhatiswritten.打印草稿让客人检查.要尽力打印到最好的水平.Beprofessional.Donotdelayanytypingworkeventhoughguestmaysaythatitisnoturgentandthatwecouldtakeourtime.Completeitatyoursoonestpossibleandgivetheguestacalltotellhimitisreadyforhimtoproofreadorsendituptotheroom.要熟悉业务.即使客人说打印件不急,我们也不能耽搁,因为我们要节省时间.要尽可能快的完成打印,然后给打电话通知客人已经打印完毕,需要他认可或者给他送入房间.精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Procedures程序:Ensurethattheenvelopehasthefullandcorrectaddress,includingthepostalcode.确认信封/上有完整正确的地址，包括邮政编码。Sealenvelope.封好信封。Weighandcalculatethepostagerequiredbearinginmindextrafeeforregisteredmailandexpressmail.Ifdoubtpleaserefertoourpostagefile.对挂号信和快件称重后计算邮资，并要加收挂号信和快件的额外费用，如果有任何疑问，要参照有关邮寄规定。Indicateontheenvelopeifmailis‘registered’or‘express’.如果邮件是”挂号”或者”快件”要在信封上显示。Allletters/seatedenvelopesformailingtobecollectedbytheofficemessengerbefore9:30amdaily.邮件收发员会在每天早上9:30之前，收取所有需要邮寄的信件。RemindOfficemessengertoobtainreceiptsforregisteredmail.提醒邮件收发员要记住拿回挂号信的收据。ForCourierServicetocallupourcurrentlocaldeliveryserviceforpickup.对于快件，我们要打电话给当地合适的邮递服务部进行邮寄。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Procedures程序:Allincomingfaxesmustberecordedfast.Makesureyoucollatethemcorrectlybeforestaplingthemtogether.所有接收的传真要及时记录下来.将他们订在一起前,要确认你已经核对了他们是正确的.Checkonroomandnameofguestintheterminal.在电脑中查询客人的房号和姓名.Readthefirstfewlinesofthefax.DonottakeitforgrantedthatifthefirstlinereadtoReservations,FrontOfficethatyousendthemtothedepartmentconcern.SenderssometimesaddressfaxestoReservations,etcwithamessage‘Pleaserelayordeliverthisfaxtoyourguest.’.Makesureyoureadcarefullybeforetakingaction.阅读传真的前几行内容.如果你阅读了传真的第一行是预订部,前厅部,不要轻易的将他们送到这些部门.因为有时,客人会发传真留言给预订部等,”请将此传真转交给…客人”.在你送传真前一定要仔细阅读.Recordingoffaxesisdoneinarecordingbook.TocallBellServiceforcollectionwithin10minutesofreceivingthefax.将传真记录在记录本上.在10分钟之内通知行李员取走收到的传真.Ifthefaxismarked‘URGENT’orifguestisduetocheckoutthatveryday,makeanefforttocalltheguesttoinformhim.Ifthereisnoresponse,quicklyplaceitinanenvelopestated‘URGENT’andcallsforaBellboywithoutadelay.如果传真上标注”紧急”或者客人预计在那天结帐离店,要打电话给客人.如果客人的房间没有应答,要立即将其装入信封并标注上紧急,然后立即打电话给行李员HOLDFORARRIVALFAXES–thesearetoberecordedthesamewayastheotherfaxes.Ifthefaxstatesthatguestischeckingintodaybutthenamelistedisnotexactlyofthesamespellingintheterminal,recorditandsenddowntoreception.保存预抵客人的传真,要象其他的传真一样记录下来.如果传真显示客人今天入住,但是姓名的拼写和电脑中的不太一致,记录下来然后交于接待处.精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Faxesforguestnotlistedinterminal,recordthemput“nolisting/notlisted”andsendittothereceptionforthereceptionisttofollowupbycheckingdailyinensuringthatwhenguestchecksin,he/shegetsthefaximmediately.如果电脑中没有客人的名字,就将他们记录在”没有预订”文件中并将其送至接待处,以便接待员可以留意客人是否入住,当客人入住时,就立即将传真交给他/她.Faxesthatarenotdelivered(i.e.:cannotbeslippedunderthedoor),BusinessCenterSecretaryhavetosendamessagetoguestinforminghimoftheitem/parcel/faxesandadvisehimtocollectitfromtheBusinessCenterduringTheBusinessCenterOperationsHours.AftertheoperationshourstocollectfromReception.如果传真没有被送到(例如:不能从门缝传进),商务中心职员就要留言、告知客人有他的邮件包裹/传真，并且提醒他在商务中心营业的时间收取；其他时间可以在接待处收取。Faxesthatareincomplete,thatisifwereceiveonly8pagesoutofthe10pagesetc.Ifthisisso,tosendamessagetoguest,toadvisehimonthatmatter.(Enclosedthereceivedfaxeswiththemessage).如果传真不完整,如果是10叶而我们只收到了8叶,就留言给客人,告诉他这件事情.(将留言附在传真上).Example例如:DearMrWhite,尊敬的怀特先生,Pleasebeinformedthatwehavereceivedonly8pagesoftheseincomingfaxesinsteadof10pagesasstated.敬告,我们仅收到了10张传真中的8张.Thankyou.谢谢你.(yourname)(你的姓名)精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Procedures程序:Dateandpagecontrolbook.填写日期和页数。Fillinyournameandtimeofduty.填写你的姓名和当班时间。Entereachbillinginsequence.按顺序填写每一笔账。Attheendofeachshift,calculatethetotaland1stbillnumbertobeusedforthenextshifttostartonanewcolumn.在每一班下班前，要计算总数，下一班要使用新的一栏并且帐单号从一开始。Example例如:GuestCheckControlBook收费记录表帐单号明细现金信用卡记房间账总额BillNo.ItemCashCreditCardChargetoRoomGrandTotal0001Typing打字45.00--45.000002Fax传真-35.00-35.000003Translation翻译100.00100.00Total总数45.0035.00100.00180.00精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料Procedures程序:Whenreceivingoutgoingfaxfromguest,makesureyoucheckthattheguesthavewritten:当你为客人发传真时，你要检查客人是否写了下以下内容：Sender’sroomnumberandname发送者的姓名和房间号码Countryandareacode(ifnotindicated,toconfirmwithguest)国家和地区代码(如果没有，就要向客人确认)Modeofpayment付款方式Noofpages页数Checkwithguestifh