CoFax传真服务器使用方案

绿色高效办公专家CoFax网络传真服务器使用方案书目录一、引言……………………………………………………………………1二、CoFax电子传真趋势分析…………………….…………………………..1三、普通传真机存在问题…….………………………………………………..2四、CoFax传真服务器和普通传真机费用比较实例………………….……3五、CoFax解决方案…………………………………………………………..4一、CoFax传真服务的器基本功能二、CoFax传真服务器功能应用介绍三、CoFax传真服务器使用界面四、普通传真机和CoFax传真服务器的操作对比图六、CoFax传真服务器产品系列…………………….....................................…......11七、CoFax经典成功案例.................................……………................................131一、引言传真以其实时性、可靠性、直观性和普及性的特征，到目前为止依然是企业更多依赖的通讯方式。随着电脑的大量应用，传真机“送纸拨号、纸进纸出”的特点已使用户感到非常不方便，比如：手动送纸拨号很麻烦，传真较多的单位，员工更要排队发送传真——低效；为了发传真，电脑中的文件必须打印出来，传真发完，纸也没用了——浪费；公司不得不收到大量的垃圾传真广告，浪费纸张耗材——无奈；向许多客户发送传真，须一个一个地送纸拨号，占用大量工作时间——费时；传真保存不便，经常为了找一张以前的传真花费半天时间——麻烦；等等传统的传真方式以传真机为收发载体，实现传真需要经历打印、拨号、发送、确认等一系列繁琐的程序，在更多企业里，发传真甚至还需要排队等待打印机、复印机或者是传真机，这就大大浪费了许多不必要的人力和打印、纸张以及通讯等方面的成本，办公效率也很低。同时，大企业各分支机构，合作伙伴间传真沟通产生巨额的通讯费用，沟通成本高企。于是，如何能够利用现在资源简化传真流程,使传真如同Email一样操作简单，有效降低传真沟通成本，在提高效率的同时还能更易于传真资源的共享和管理开始成为业内人们关注的问题。二、CoFax电子传真趋势分析（1）办公设备无纸化：物价上涨，纸张和耗材的费用不断地攀升，并要源源不断的消耗，无纸化办公是企业自动化办公的必然趋势。（2）办公设备网络化：办公三大件（打印机、复印机、传真机）中的打印机、复印机都网络共享，大大提高了办公效率，唯有传真机成了网络的孤儿。传真机网络化，可大大节省人工，提高办公效率。（3）企业传真营销日益受重视传真群发作为日益流行的推广宣传方式，传真营销具有精准销定用户、最低直销成本、省时高效可靠等优点，为许多客户所青睐。如可口可乐、海尔、等企业每年用于传真营销每年都是几千万。但是，传统的传真发送模式耗时耗力，无法高效实现大量传真发送。现在COFAX传真服务器改变了这一切，令您轻松实现通过传真群发快速大量、高精准度、极低成本的宣传产品、开发目标用户群体。您不再需要在传真机前一个号码接一个号码的拨号、等待、发送，只需花一分钟提交传真任务，剩下的事情就交给COFAX传真服务器了。传统的传真机与时下倡导的绿色环保也不相适应，据统计，我国传真机拥有量在1600万台以上，如此大量的传真机正日夜吞噬着雪白的纸张，吐弃着脏黑的耗材，严重地破坏和污染着我们的环境。在欧洲，部分国家已全面禁止热敏传真机的销售。2三、普通传真机存在问题随着现代办公的发展，以及计算机成本的持续降低，电脑在办公和商务中的应用已十分广泛，人们的沟通方式也因此发生着改变。社会和工作中的各种资料和信息已逐步实现电子化：文件电子化、图片电子化、资料电子化、信息电子化，利用计算机进行电子化的处理，使信息和数据的编辑、存储、查找、传送变得更快捷和经济。但普通的传真机却仍然沿用着“纸进纸出”的传统模式，信息交换的方式仍然通过纸张——这一原始的、非电子化的介质，从而造成大量无谓的纸张浪费、信息失真、效率低下、管理不便、通信费用高企。这一现象已严重影响到整个办公的效率，与现代电脑办公发展趋势格格不入。浪费纸张和耗材使用普通传真机发送的传真中，有90%以上是要先从电脑中将要发送的文件打印出来，然后再用传真机发送；传真一旦发完，这些纸也就没用了，浪费纸张。所有接收的传真只能以纸张的形式接收，无法实现电子化。除了纸张的消耗外，每年还要付出为数不菲的其它传真机耗材和维修费用。正所谓，在传真机销售行业，有“卖传真机无利，卖耗材赚钱”的流传也就不足为奇。还经常容易受到垃圾传真的骚扰而遭受不必要的损失。发送传真繁琐，低效率使用普通传真机发送传真时，要先要将文件打印出来，然后拿到传真机前，拨通号码，再一张一张的送纸，每发一次传真都要十几分钟，遇上对方占线，还要跑好几趟。有时要将一份资料发给多个客户，更要占用大量的时间，真是又繁琐、又枯燥，还很容易出错。传真无法管理和查找普通传真机发送和接收的传真都是纸张形式的文件，保存和管理十分不便，如果需要查找一份以前的传真，更是无从下手。传输信息的形式单一普通的传真机虽然只需要一根电话线既可以和对方通讯，而且即发即到，但只能互相传送低分辨率的黑白图像，会带来严重的颜色丢失、图像失真。但有许多场合，我们需要给对方传送原始的文件，比如彩色照片、图纸、程序、报表等，这是普通传真机就无法胜任了。电脑办公的大量应用使办公室的文件由纸张型转变为电子型，如今我们的文件保存方式已很少直接用纸张型（图像方式）保存了，代之以大量的电子格式，如Word、Excel、彩色图片、图纸等，有的文件甚至干脆无法用纸面表达，如可执行程序、声音文件、动画片等，传统的传真机已无能为力，在这点上可以说传统的传真机已过时了。无法进行网络共享普通传真机无法和公司的网络相连接，所以即使你的公司网络设备再发达，要发送传真的时候也都要跑过去，有时赶上占线，还要跑好几趟。接收到传真也只能跑过去取。3四、CoFax传真服务器和普通传真机费用比较实例贵公司每天发送传真6份，接收传真6份，每份传真平均3页纸；打印文件使用市场上价位较低、销量最大的喷墨打印机；一年使用传真机天数按300天计算。(1)耗材费比较项目热敏传真机喷墨传真机激光传真机coFax传真服务器传真纸0.126元/页000A4打印纸00.044元/页0.044元/页0墨盒00.42元/页00碳粉000.05元/页0接收成本0.126元/页0.464元/页0.094元/页0发送打印成本0.464元/页0.464元/页0.464元/页0一年费用合计3186元5011元3013元0热敏传真机接收单页费用：每卷足30米的传真纸，可以接收95张A4大小的文件，每卷传真纸=12元，平均每张热敏传真纸需0.126元；墨传真机接收单页费用：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元喷墨打印机：1个打印墨盒=105元，可打印250张文件，平均每张0.42元激光传真机接收单页费用：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元；一般一盒碳粉200元，可以复印4000张纸，平均每复印一张A4纸、需0.05元的碳粉钱；激光传真机接收一页传真，约需：0.094元/页传统传真机都均需将文件打印出来后传真，以喷墨打印为例：每包A4复印纸500张=22元，平均每张纸0.044元1个打印墨盒=105元，可打印250张文件，平均每张0.42元发一页传真需花费：复印纸0.044/张+墨水钱（0.42/张）=0.464元/页(2)发送人工的比较项目传统传真机COFAX发送一份3页传真花费的时间（包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档）3分钟4秒接收传真保存归档时间2分钟2秒平均人工成本（月薪+其它分摊成本）12元/小时12元/小时一年300天人工成本合计1440元36元(3)通信费用比较coFax传真服务器拥有的高速传真功能，速度高达1.44kbps，是市场上常见传真机(0.96kbps)速度的1.5倍，因此coFax传真服务器与普通传真机之间通信可节省三分之一的费用。加入酷发网的用户，传真通信费用可彻底减少为O。4五、CoFax解决方案：一、CoFax传真服务的器基本功能二、CoFax传真服务器功能应用介绍：传真发送客户端安装会自动添加虚拟打印机，只需在文档打印时选择“cofax传真发送”虚拟打印机，WINDOWS环境下的所有可打印的文档、数据都可以通过传真服务器发送。传真群发一份传真可同时发给多个号码，避免大量的重复工作。定时发送传真客户端可指定时间发送传真。发送大量传真时，用户可选择传真线路较空闲的时间发；发送国际传真时，可选择费用优惠时段发送，并可解决时差问题。传真失败自动重发因对方占线或无人接听导致传真失败，系统自动重发，并可设定重发次数及重发规则。发送传真接收传真•直接传真发送电子文档•从Windows应用程序发送传真•传真群发•定时发送•传真失败自动重发•取消待发传真•接收传真自动分发•接收到的传真自动打印•传真编辑签章管理传真•传真归档、备份、检索及资源共享•用户角色权限管理•传真服务状态监控•传真日志查询其他功能•上传地址簿管理联系人信息•传真文档自动转换•传真信使通知•自定义语音流程•拦截垃圾传真•本地传真•内置传真浏览器查看、编辑传真•传真机提取•FaxtoEmail5传真内部转发内部转发克实现传者内容的审核、签章等流程化功能。传真外部转发接收的传真还可以转发给公司传真系统外的传真机。FaxtoMail用户设定后，cofax服务器内嵌的邮件系统可将收到或分发收到的传真转发到用户邮件里。传真发送优先级别重要的传真将优先级别设为高时，在服务端的发送队列中将插队优先发送，不必排队。OCR方式自动目的号码发送根据OCR方式自动识别发送的电话号码，实现傻瓜化的传真自动发送功能。●传真接收接收传真即时提醒有新的传真到达时，电脑桌面的右下角会弹出提示框，并伴有声音提醒。浏览、编辑传真传真内容以图形的格式显示，利用客户端的浏览器查看，提供编辑工具进行修改编辑，如加入文本、加批注等。直接打印传真接收的传真可以自动打印，也可手动指定某份传真打印。邮件接收传真用户在客户端设置邮件地址，发给该用户的传真将自动发到指定的邮箱，即使身在异地，也能通过邮件收取自己的传真。群收传真可将发给指定传真分机号的传真自动转给多个员工或某个部门的所有员工。传真内部分发手工或根据一定规则自动按照原件内容分发到个别用户帐号中。●多种不同的路由方式自动分发功能6分机号码方式每个客户端都会分配一个传真分机号，服务器会识别接收传真时输入的数字代码，将传真自动分发到对应的员工电脑。根据来电号码方式系统设定好客户的传真号码，当接收传真时，根据对方的传真号码自动将传真转给指定的员工电脑。根据对方传真机上的传真标示信息普通传真机一般都设置有公司简称或传真号码等标示，系统可以根据这个信息分发给不同的用户。端口路由方式多端口服务器设备可设定不同的端口默认的接收用户和部门。●传真反馈发送出去的传真，无论成功与否，用户客户端都会收到服务端发回的反馈信息。若发送失败，会反馈错误报告，例如无人接听或占线等信息。反馈信息到达，即时声音提醒。●服务器工作状态显示用户可以实时查询服务器工作状态，如空闲、拨号、发送传真、接收传真等。●传真检索可按日期、传真号、收件人、传真描述等信息对传真进行傻瓜式检索，每键入一个按键便即时刷新检索结果，高效易用。●传真分类管理在客户端，用户可自定义文件夹，对已接收的传真文件进行分类管理。●传真备份在服务端按日期对单位所有进出的传真提供全面的备份功能，包括历史接收的传真、发送的传真，统计短途、国内长途、国际长途的传真份数及总页数，并形成统计报告文件。●自定义页眉页脚系统提供多种传真页眉页脚模板供选择，也可以自定义页眉页脚的发送格式。7●扫描传真当有原始票据、手写稿件等需要传真时，本系统可实现一键扫描，直接将扫描仪里的稿件转换成传真格式发送，简单方便。●自定义语音功能coFax充分利用传真板或Modem的语音