SAP财务共享服务中心

SAP财务共享服务中心供应商发票管理解决方案解决方案负责人蒋旻©2011SAPAG.Allrightsreserved.2议程Ÿ客户面临的应付挑战Ÿ解决方案概览Ÿ演示Ÿ解决方案优势Ÿ问与答©2011SAPAG.Allrightsreserved.3发票管理：一个完整财务价值链中的重要环节金融机构客户供应商资金实物供应链信用卡2现金金融供应链发票2支付信用管理债务清偿管理争议管理直接账单InvoiceMgt银行通信管理现金及流动性资金和风险应收账款应付账款发票管理领先的组织会使用财务价值链来帮助提高财务功能的效率，优化劳动力资本.”Gartner“©2011SAPAG.Allrightsreserved.4下面这个场景眼熟吗？某公司面临的“应付账款”挑战首席财务官“我们处理应付账款的成本太高，购买原材料的成本也是。”财务分析师“现金折扣利用率低，资金成本增加。”供应商“和这个公司做生意很困难，因为他们不确定什么时候能付款。”会计“说不清楚从不同部门收到的是哪些发票，我们对于付款时间也没有控制权。”采购“如果我们能够系统性地利用现金折扣，那么我们就能够降低原材料采购成本。”财务应付专员“一半多的时间我们都用来回复来自供应商询问发票状态或投诉延迟付款的电话和电子邮件。”这个组织是不是准备：n提高发票处理流程效率n减少资金运作成本n利用现金折扣©2011SAPAG.Allrightsreserved.5财务卓越从首席财务官的职责角度优化现金管理n良好的信用纪录n控制DSO在较低水平,控制现金流n管理DPOn增加折扣使用率，避免后付款增加财务效率n快速有效的财务关帐n可扩展性和标准化ControllingReceivablesInternalAudit保证合规降低风险n将风险管理融入关键业务流程n管理合规和透明度驱动企业策略与发展n对绩效驱动因素的及时洞察n跨部门的策略性决策支持©2011SAPAG.Allrightsreserved.6财务卓越从应付帐款财务经理的职责角度合规要求和风险管理n风险管理结合到业务流程n快速准确的计提巩固与供应商的良好关系n改善供应商的现金周期n及时付款n减少错误率FinancialAnalystPurchasingGeneralLedger优化现金管理n提高现金流预测准确度n引入折扣管理n停止由于流程效率低下造成的现金流失更聪明的提升效率，而不是仅仅强化劳动力n评估选择一些好的方案：比如扫描，存档，OCR识别，工作流n对于持续改进提出考核指标改善应付对于运营的影响n更容易的采购价格谈判n更快的发票异常处理©2011SAPAG.Allrightsreserved.7应付帐款管理的主要问题Ÿ单张发票的处理成本太高Ÿ需要更好的分析来找出问题和瓶颈Ÿ失去现金折扣机会Ÿ重复发票和重复付款不可接受从管理者的视角从采购经理的视角从应付账款专员的视角Ÿ发票处理不是核心业务Ÿ解决发票问题不是高优先级的事项Ÿ花费大量时间，却带来很少附加价值Ÿ解决发票问题会占用与供应商谈判的时间Ÿ应付专员因迟付或丢失发票而受到投诉Ÿ花费大量时间去解决发票问题降低了财务效率Ÿ没有时间做根本原因分析以彻底解决或减少问题Ÿ应付账款的管理流程手工，劳动密集型工作，缺乏自动化Ÿ©2011SAPAG.Allrightsreserved.8手工发票处理可能带来严重的风险手工处理发票过程大量消耗内部和供应商资源：Ÿ费时的交易历史研究Ÿ低效地与供应商反复沟通Ÿ分散的凭证和其它信息Ÿ手工指派处理流程Ÿ人工被动式监测和未付发票的状态更新Ÿ发票支付相关过程效率低下且耗费大量精力Ÿ无法改善现金流和供应商关系Ÿ无法改善整体业务的透明度，以便制备更准确的财务报告Ÿ缺乏全程控制带来合规风险结果：©2011SAPAG.Allrightsreserved.9背景实际客户场景某制造业客户中国当前，希望借助软件解决方案来提升工作效率：•年发票处理数量约为92,000张•当前配置财务人员12名，处理来自不同的地域的8处公司的发票•明年预计缩减到10名以下，处理来自不同的地域的16处公司的发票本次项目范围是处理基于采购订单和不基于采购订单的发票主要痛点：•大量人工核对工作,主要原因是超过50%的增值税发票，单张发票含有多个采购订单，并且每个采购订单都有多个行项目.财务人员需要花费时间，进行人工的行项目逐个匹配•不基于采购订单的发票，供应商确认和科目维护•供应商每年更新，需要重新培训©2011SAPAG.Allrightsreserved.10当前,在中国各个分公司的采购部门收集到发票后先找到与发票之相关的收货和采购订单然后发到财务共享服务中心去：一般业务流程处理©2011SAPAG.Allrightsreserved.11SAP最佳业务实践—透明的发票对账，使您具有竞争优势集成不同的应用系统利用光学字符识别、工作流和电子银行等技术缩短发票到付款的周期利用门户技术，加强与供应商的协作集中化的管控集团的债务可视化管理持续化改进建立跨区域和组织的共享服务组织建立针对应付账款的关键绩效指标体系并实施考核标准化业务流程，尽可能实现流程自动化采用流水线作业的方式组织纸质发票的手工处理结果:高效运营降低财务运营成本改善供应商关系解决方案概览©2011SAPAG.Allrightsreserved.13建议解决方案架构©2011SAPAG.Allrightsreserved.14解决方案流程©2011SAPAG.Allrightsreserved.15解决方案组成部分之一：供应商门户功能：信息发布，某制造业客户按供应商展示：•采购订单•收货情况•发票处理状态信息收集，供应商在发送纸质发票前维护：•发票包含的采购订单•发票包含的收货•发票号目的：提供供应商和某制造业客户的交互平台，供应商提交电子发票信息，为后期自动三单匹配提供基础©2011SAPAG.Allrightsreserved.16供应商可以在门户上看到发给自己的采购订单和收货单德莱维案例：供应商门户©2011SAPAG.Allrightsreserved.17供应商可以手工选取发票包含的采购订单和收货单（可多选），选中后填入发票号并确认德莱维案例：供应商门户©2011SAPAG.Allrightsreserved.18德莱维案例：供应商门户如果供应商批量开票，可以选中内容后，批量下载，导入开票系统开票也可以按照门户提供的模板(XLS,XML,…)维护信息后上传©2011SAPAG.Allrightsreserved.19门户将按照供应商选择的订单和收货单自动汇总物料并计算总价，展示发票样张德莱维案例：供应商门户©2011SAPAG.Allrightsreserved.20解决方案组成部分之二：扫描识别•功能:–收集各种类型和来源的发票并直接归档到服务器–OCR识别并取出发票数据–人工验证并补全–保存多种发票格式和取数字段，并带有自我学习功能–与SAP主数据集成，验证发票是否可以进一步处理•好处:–降低复制和递送成本–通用性，各种发票–高识别率，减少大量人工识别作业理论值：80%以上©2011SAPAG.Allrightsreserved.21增值税发票的中文识别©2011SAPAG.Allrightsreserved.22解决方案组成部分之三：SAPVIM供应商门户EDI电子发票信息扫描后获取的发票信息•功能:–发票处理工作流多级别审批–异常解决数据缺失，数量差异，价格差异–数据统计和图表–监控和多维度分析报告•好处:–处理状态透明–大量减少手工处理–便于考核KPI©2011SAPAG.Allrightsreserved.23创建SAP凭证过账SAP凭证发票处理工作流和异常解决原始数据捕捉元数据捕捉©2011SAPAG.Allrightsreserved.24熟悉的SAP外观风格早期和自动副联检测自动或人工输入即时数据验证发票信息确认和补充©2011SAPAG.Allrightsreserved.25可在网页式企业门户或SAPGUI操作单键“批准”或“拒绝”便捷授权输入账目信息批准历史一览一键查看附加信息简明信息即时数据确认带科目分配信息的发票批准©2011SAPAG.Allrightsreserved.26异常处理工作流步骤1—确定路线步骤2—流程选择屏幕步骤3—执行操作可以采取3种类型的操作来解决发票例外。参考—参考用于从其他部门收集相关信息。例如：对于存在数量冻结的项目，可以参考收货情况来验证收据的准确性。操作—操作是执行可用来解决冻结或暂存发票项目的SAP事务。例如：更改采购订单、更改接收人或更改发票。授权—当一个部门授权另一个部门执行特定操作时使用。例如：采购可授权AP对发票进行短期支付。执行或授权操作后，系统将检查发票，确定例外是否已解决。如果是，则工作流结束，否则，流程继续，直到异常全部被解决为止。©2011SAPAG.Allrightsreserved.27数量差异处理©2011SAPAG.Allrightsreserved.28预制的PO发票异常处理工作流DP107:供应商不一致指定的供应商发票于采购订单上的供应商不一致DP111:税率不一致多张发票对应一张收货单，货物税率不一致DP105:疑似重复发票发票或者付款通知疑似已经处理过的发票或者是已经处理过的付款通知DP132:需要供应商审计从指定的供应商所开的发票不能自动过账，付款人必须在过账前审核.DP152:供应商维护必须更新供应商主数据当有新信息的时候(例如.新地址)DP106:采购订单没有释放在发票上的PO没有被释放或未完成DP154:不能匹配采购订单行项目在发票上的行项目多过采购订单上的行项目DP243:服务项需要填写采购订单是一个服务性订单并且在过账时需要填写服务项DP155:货币不一致指定在发票上的货币跟采购订单上的不一致DP103:计量单位不一致发票上的计量单位跟采购订单上的不一致DP345:在发票上有运费发票上的运费超出预先设定的限制DP912:处理采购订单发票–替代收款人DP914:处理采购订单发票–多个银行账户.DP916:处理采购订单发票–首付款IE1:价格差异发票过账了但是因为价格差异，付款被冻结IE2:数量差异发票过账了但是因为数量差异，付款被冻结对于每个发票异常，都可以自由确定：操作人员，可能的操作，操作执行时间©2011SAPAG.Allrightsreserved.29使用SAP图形分析KPI使用超过50种不同维度指标分析无缝访问SAP标准功能全部已处理发票概览自主选择报告用货币种类全部处理状况一览单击查看发票明细分析和监控©2011SAPAG.Allrightsreserved.30为准确计算应计利润，分析债务情况SAP功能完全可用通过供应商，总账和目标成本评估债务支持应计利润项目的审计通过债务报告计算出的准确应计利润©2011SAPAG.Allrightsreserved.31解决方案组成部分之四：影印文件存储和展示数据集中存储和管理•功能:–集中保存–扫描件直接和SAP凭证关联–直接通过SAPGUI展现–快速搜索–版本控制，访问控制•好处:–安全存储–便捷使用–随时查看©2011SAPAG.Allrightsreserved.32软硬件需求•软件:–SAPInvoiceManagement（必选）–SAPEnterprisePortal（可选）–SAPICC(可选)–SAPDocumentAccess（可选）•硬件:–供应商门户服务器–扫描中心服务器–归档文件服务器–扫描仪©2011SAPAG.Allrightsreserved.33项目进程概览-德莱维咨询实施演示解决方案优势©2011SAPAG.Allrightsreserved.36某制造业客户中国在使用了解决方案后将获得的好处Ÿ准确而匹配的电子发票信息由供应商维护发票对应的采购订单和收货单，确保数据准确Ÿ成本可控总体拥有成本，不随供应商的变化而变化也不随财务共享中心处理分公司的数量而变化Ÿ通用解决方案可以处理增值税发票和非增值税发票Ÿ经过验证的解决方案解决方案已