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《办公自动化》主讲：刘劲宇华南师范大学政治与行政学院第一讲绪论关键概念解析：办公与自动化办公自动化系统的发展关于办公自动化的课题一、关键概念解析1、什么是“办公”？人类社会的“办公”：缘起与发展相关概念：办公室与办公人员2、关于“自动化”办公领域的自动化：电子化时期的办公结构1.1关于“办公”词典中的解释：处理公事（1）“公”事成为一种常态（2）处理公事，成为一种职业办公室工作“职业化”成因：社会分工细化、人际关系处理的复杂程度加深1.1.2“办公”内涵的演化社会形态工作任务特征早期社会处理简单的公共事务有专人负责，但不是一种“职能”农业社会辅助官僚服从国家管理需要，集中于政府部门，具有职业化趋势工业社会生产与社会管理领域的事务职业化，具有高度组织化特种的部门、企业中现代社会社会生活中各种管理事务职业化、专业化，各部门、社会群体中普遍存在1.1.3-1现代的“办公”要做些什么？非专业化的视角文员、秘书类工作信息处理：打字，接收、登记、发放文件资料，办公设备操作接待（前台）：接听电话，来访登记，记录考勤后勤保障：清洁卫生，茶水，车辆1.1.3-2现代的“办公”要做些什么？专业化的视角社会发展导致所有岗位的工作趋向高度的专业化、职业化，强调了专业知识与职业技能的重要性信息管理、人事（人力资源）管理、财务管理、资产（物业、设备）管理、安全管理……关于办公领域专业化分工的探讨历史上，一般只有在具有结构化环境的制造业和工业组织中才需要专业化工分。早期办公室中，一般不进行专业化分工，因为办公室的工作是根据需要而定的，很少受到监督，而且开支不大。20世纪中叶以来，“全面办事系统”原理，将工作高度集中在几个职位上，从而形成了各种专业人员。“全面办事系统”原理一定量的专门性工作分派给具有相应能力的人员。纸制的文书、档案管理，办公用品（耗材）仓库管理，机要通讯，保密室、印章室设备操作：打字室、复印机室电子文件管理：磁带光盘磁盘管理，数码摄影摄像（后期处理），网站信息发布1.2“办公”的执行者办公人员（白领）：以工资为基本生活来源的非直接生产人员各种称谓：办事员、文员、文书、文秘、秘书不同层级办公人员的主要事务通用型办公人员初级办事员：整理文件、摄影摄像、接听电话、收发信件、打字、跑腿等办公室主管：协调领导分管的项目、部门事务，起草文件议案，管理本部门等专职型办公人员负责具体专业事务，办文、保密、后勤等向专人负责（秘书），安排会议、会议记录、安排差旅、处理邮件、文档汇编、档案保管等1.3“办公”机构——办公室1.3.1传统意义的办公室概念：完成一个机构的业务工作的房间人员构成：主管、秘书、速记员、打字员和一般办事员职能：辅助管理人员，支持专业部门开展工作1.3.2办公室的设置依据组织的层次、规模来设置公共部门：政府办公厅、秘书处、综合科企业：行政部、综合事务科思考题：请比较以下部门的“办公室”的组织结构，并探讨其构成原理。省级人民政府办公厅职能部门，如教育厅（局）的“厅办公室”社区管理机构，如街道办事处的“党政办”国有企事业单位，如华南师范大学“校办”民营企业，总经理办公室、行政部小结：“办公”内涵及其外延的演变“办公”成为一种职业“办公室”的专门化办公领域的专业化发展1.2关于“自动化”自动化：最高度的机械化。机器、设备和仪器能全部自动地按规定的要求和既定的程序进行生产，人只需要确定控制的要求和程序，不用直接操作。1.2.1不同领域自动化的比较生产领域机器设备，替代人力无法达成的活动，如深海开采、大宗运输；替代人力完成重复性的活动，如流水线上的轧制零件等。科研领域大量数据的计算，多维视图表达，微分子探测，太空探索等等。1.2.2办公领域的自动化在办公领域里，引入机械（电子）设备，引入设备操作技能，引入流程化、程序化管理全部或部分替代办公人员的业务活动优质、高效地处理办公信息和办公事务。1.2.3办公自动化的特点多学科综合：文秘、行为科学、管理科学、系统工程学、社会学和人机工程等融合人、机器、信息资源三大类设备：计算机类、通信类、办公用机电类四大支持技术：计算机技术、现代通信技术、信息处理技术和自动化技术1.2.4办公自动化系统的组成要素依据“系统理论”，5个基本要素人：决策、管理、专业技术、辅助人员设备（硬件）：计算机及其外部设备，通信设备，复印设备等软件：操作系统、数据库、文字处理等信息：文本、超文本、多媒体环境：场地设施1.2.5办公设备设施的发展石器时代：工作场所与居室分离，有了独立的“办公场所”公元前3200年，埃及人发明了墨水公元前3000年，中国人发明了算盘公元前600年，亚述人发明了图书馆公元前444年，希腊人发明了信件投递系统公元前105年，蔡伦发明了纸1450年，德国人盖丁堡发明了印刷机1516年，维也纳与柏林建立了第一个公共邮件系统1795年，法国人杰克斯发明了“铅笔”1848年，英国人贝恩发明了传真机1875年，爱尔兰人格里发明了现代速记方法，英文拼写记录达到每分钟120个单词1876年，贝尔发明了电话1937年，静电复印技术出现1946，世界上第一台计算机出现1969年，网络出现现代办公自动化设备计算机类（信息处理）设备：输入输出通信类（信息传输）设备：交换机、传真机、网卡、视频采集卡办公用机电（信息复制）设备：复印、速印其它（辅助）设备：录音、摄影摄像、空调、碎纸机、装订机、不间断电源办公自动化设备的发展趋势微型化：设备的体积越来越小一体化：多种功能集成，通过各种方式与计算机连接多媒体化：多媒体文件格式互转越来越容易网络化：支持远程操作移动办公：手持设备、无线设备，无固定办公桌智能化：信息管理系统、大型关系数据库应用小结：办公自动化的基础社会分工细化科学发展：信息科学、管理科学等技术进步：大型机械的发明、电力系统的发明意义和作用：人力资源优化配置，办公效率、质量提高，促进信息处理水平发展，办公组织结构的优化二、办公自动化系统1.代际发展个体工作自动化、工作流自动化、以知识管理为核心2.功能层次事务层、管理层、决策支持层2.1办公自动化的代际划分划分依据：硬件设备应用广度，办公设备与组织管理之间的融合程度，数据开发利用的深度计算机进入办公领域约60多年的历史，可以划分为3代不同代际的办公自动化系统在不同的组织、国家内还在同时使用第一代：个体工作自动化20世纪60年代中期以个人电脑和办公套件应用为主要特征实现从手工式的文书工作，转变为基于计算机系统数据处理的“信息”职责强调效率提升，对信息资源管理、业务流程、组织结构等改善涉及较少。第一代办公自动化系统框架办公自动化群众来访接待电话传真等服务档案管理会议管理公文管理人事管理资产管理财政预算计划管理第二代：工作流自动化20世纪80年代在局域的基础上，建立跨单位、跨地域的联机系统，实现了办公业务综合管理的自动化，协同化办公组织结构发生转变：实施流程再造，基于流程而非职能的组织结构转变。第二代办公自动化系统框架综合信息应用通用办公自动化互联网信息集成信息发布信息交互信息管理综合管理公共信息协同办公个人信息办公自动化第三代：以知识管理为核心20世纪末期兴起知识经济背景下，如何有效利用信息系统中的大量数据，化隐性知识为显性知识，实现创新。建立学习型组织。第三代办公自动化系统框架决策支持系统知识库管理信息系统互联网信息资源规划业务应用系统员工工作环境知识与交流平台信息化环境2.2功能层次划分依据：内在工作特性、外在关系，工程结构水平、技术水平等。3个层次的综合应用，构成了完整的办公自动化系统。2.2.1事务层办公自动化系统面向具体的办公事务。操作人员的系统使用权限有限，只能处理与自己所负责业务有关的数据存储了大量的基础业务数据硬件依赖为主，例如超市的收款机。2.2.2管理层办公自动化系统面向中层管理人员具有较强的管理信息能力，具有一定的业务处理和管理功能满足于办公与业务系统的信息处理一体化要求，支持软件、硬件及信息资源共享2.2.3决策层办公自动化系统面向高层管理人员，授权解决特定问题的决策人员建立在前两个层级基础之上，可以获得组织内的各种统计数据具有决策支持系统模块，包含了知识库、决策模型、方法等内容。小结：“电子化”时期的办公结构办公结构的“转型”将以往分散的、按职能分列的办公室人员，以“系统方式”结合“人-机”，形成办公自动化系统基本思路：按照信息流程，执行“输入—处理—输出”的过程三、办公自动化的课题办公管理领域的质疑：办公室在劳动成本增加的同时，其每一工时的产量反而下降了。自动化领域的质疑：“到处都看到计算机，惟独在生产率统计中看不到”。案例1，打字室的沉浮某学院于80年代中期购置了打字机与打印机，设置了打字室，文件试卷等处理实现电子化，后来还配置了复印机等。老师们常去打字室，那里非常热闹。90年代中期学院建立了一个计算机房，有10台电脑，希望更多教师使用，但教师们仍喜欢去打字室。几年后设备老旧，没继续更新而淘汰了。90年代中后期，各办公室陆续安装了空调和电脑。教师们开始抱怨打字员错误率高而效率低。打字员自己也抱怨网络、设备问题多、总出错。2002年打字室被撤消，但仍有办事员为领导打字。同年，文印室建立，主要用来打印、复印和速印。提问环节：1．新设备的投入，引起了关注，形成了一个热点，为什么人们愿意使用电子化的文件？2．但技术应用没有得到推广与普及，相反制造了浪费，是技术还是制度问题？3．90年代后期，为什么技术普及的那么快？4．教师们为什么开始抱怨，难道以往就没有错误？打字员为什么自己也觉得烦恼？5．打字室被撤消，为什么岗位职责并没有消失？6．你能预测文印室的未来吗？案例2，老编辑的固执某期刊编辑室有一位老编辑他使用的电脑已经超过6年了，单位为他所在部门更新了一台电脑，尽管新电脑不是直接配置给他，但使用率非常低他的电脑由于老旧，容易出问题，维护人员经常抱怨，“有新电脑不用，用旧的，折腾人”他曾提出更换自己的电脑，但被领导以“该部门已经更新了设备为由”否决了案例3，某部门引入信息系统后的烦恼某地区的某规费征收部门，于1995年引入基于局域网的“征稽管理信息系统”；系统引入后，发现在不排队的情况下，缴费人原来仅需5分钟可以办理完毕的事务，现在需要20分钟以上才能完成；过去4个人完成的业务（审核、登记、收费、证书发放），需要6个以上的环节（复核、打印）；此外，该部门的其它科室还不能与该系统对接，引发大量投诉。☆引入办公自动化需要考虑的问题从管理视角，需要研究的问题：哪些办公内容可以自动化？哪些不行？如何衡量一个系统性能，或者某个设备的“好、坏”？系统运行后，如何进行量化的测算？例如，生产效率新系统与传统模式切换之间，如何降低“阵痛”办公人员支持这个系统的使用吗？能力素质配套吗？本章小结：什么是办公谁，在哪里办公怎样办公，“自动化”办公是什么办公自动化系统的构成办公设备以及办公自动化设备发展趋势办公自动化系统的发展、层次办公自动化领域需要研究的课题参考文献[美]瓦尔纳、鲁普雷希特著，夏川江、郑学侃译：《办公自动化——一种管理方法》科学出版社1990年版[美]吉林、考斯特编著，朱国斌、徐吉贵译：《行政办公室管理》中国人民出版社1991年版张锐昕：《办公自动化概论》清华大学出版社2004年版王莹等：《管理办公自动化原理与技术》经济管理出版社2009年版几种管理工作的结构化程度工作执行工作控制管理控制战略计划工资计算收款计算预算分析船队编排飞机订票库存控制短期预报厂址选择电信发送生产进度管理长期预报企业合并犯罪侦破现金管理预算准备生产计划结构性强结构性弱有结构无结构