会议服务2[1]

会议服务一、会议的类型二、会议室、厅的布置三、会见、会议服务会议类型会见会谈签字仪式一般会议常见的会议类型高级会议（如政府接待公司内部董事会国际会议等）贸易洽谈会茶话会公司培训会新闻发布会知识讲座等会议室、厅的布置常规会议室的布置会见厅的布置签字仪式、会场的布置会谈厅的布置一、常规会议室的布置由于会议性质及其形式多种多样、参会人数有多有少，常规的会议室要应会方要求做相应的布置，并根据会议性质提供配套的服务。常规会议室的布置，应按规范化的要求进行。1、按讲座会议的要求，把会场布置成排桌排椅，并提供投影机、放像机等。椅子的数量要与参会人数相等，椅子的相距应按规范要求布置（15-20cm），不可挨得太紧，以免妨碍客人行走。每排座位较多时，中间及两侧应设通道。2、准备好会议物品、茶具等。在摆放茶具时，按规范要求布置，应摆放在座位的右前方，茶杯下方应相应摆放杯垫。茶杯把手朝向客人右手方向，离桌边约30cm。摆放时，每个茶杯要等距离。是否摆放烟灰缸应征求主办单位的意见，若放，应放置在两个座位的中间，等距离成直线。3、会场布置好后应提前让主办方察看一下，以免会前不妥来不及重新布置。4、要留有主办方的联系电话、负责人姓名，有事便于沟通，及时获得信息。5、主管或领班要亲临现场指导和督导员工按要求布置会场，发现问题及时纠正。6、布置完毕后，要进行检查。具体检查内容有：照明、窗帘、卫生、各种饮品存量及其使用期限、空调系统、音响设备、文具用品、会议物品的放置位置。主讲人讲台通道通道通道··················································课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于2米）。用2—3张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3条主要通道，每条通道宽度应在1.5—2米之间。会议桌的摆放二、会见厅的布置一般来说，不同的活动内容对会见厅的布置形式有不同的要求。会见厅的布置，应根据参加会见人数的多少、会议厅的形状和大小来确定布置形式。人数在十几人左右的会见，会见厅可按马蹄形、凹字形摆放。一般马蹄形或者凹字形布置均用沙发，沙发后面摆放扶手椅供记录员和议员就座。沙发每两个为一组，中间加一茶几，茶几上方可按会见要求摆放一些应用的设备与物品。规模较大的会见，可以布置成会议厅形，即用桌子和扶手椅布置成T字形。会见时如需要合影，应按会见人数准备好照相机及配件。合影背景一般为屏风或挂图，近几年有的则采用背景墙。1、根据会见活动的具体内容和宾客身份、人数、客厅的大小以及客人的国籍、习俗等。对客厅进行精心布置。一个布置成功的会见厅应该是：美观、雅致，桌椅摆放主次分明、协调对称，视听效果良好，还可适当点缀一些花卉。2、会见厅座位的安排，根据实际情况，有时宾主各坐一边，有时也可以穿插坐一起。某些国家元首会见时还有其独特的礼仪程序。如双方简短致辞、赠礼品、合影等。根据我国的习惯做法，客人一般坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面；其他客人按礼宾身份，顺序在主宾一侧就座。主人方陪同人在主人一侧就座。记录员主宾主人译员会见厅座位安排图译员主宾主人客人主人会见厅座位安排图主人客人客人会见厅座位安排图三、签字仪式会场的布置国家（团体、各级组织）之间通过谈判，就政治、军事、经济、技术、文化等各个领域内的相互关系达成协议，缔结条约、公约或协议等，此时，一般都要举行签字仪式，服务员要妥善做好服务工作。1、签字仪式会场的布置签字厅的布置要求为：厅室正面挂有屏风挂画作为照相背景；在挂画前面，将两张长桌并排摆放，桌面铺绿色台呢。在签字台的后面，应摆放两把高靠背扶手椅，两椅相距1.5m，在椅子背后1.2m处，根据人数多少摆放梯式照相脚架。照相架两侧陈设常青树或散尾葵。在两个座位前摆放待签文本，右上方放置文具。如是国际间的活动，还应在两个座位中间的前方摆放挂有两面国旗的旗架。签字厅两侧可布置少量的沙发，供休息使用。2、签字仪式的安排安排签字仪式，首先应在事前做好文本的准备。有关部门需按时做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字仪式上使用的文具、旗帜等物品，安排好场地、时间，与对方商定好主签人员和双方助签人员。（1）、主签人员的安排按照我国签字仪式的规范要求，应该是主左宾右。其他人员各按身份在签字人座位后面排好站立，助签人员分别在两个签字人的外侧协助翻本、指明签字处。54612378签字台布置63457892110多边签字会场安排四、会谈厅（室）的布置（一）双边会谈厅（室）的布置双边会谈厅（室），一般布置长条桌和扶手椅，近几年发展成椭圆形台，宾主相对而坐，进行会谈。布置时，根据会谈人数的多少，将长条桌呈横一字或竖一字形摆放，桌子的中线要与正门的中轴线对齐。桌面上铺上台呢和白色台布，桌子两侧对称摆上扶手椅。主宾和主人的座位要居中相对摆放。横一字形布置会谈桌呈横一字形摆放，主人应在背向正门的一侧就座，宾客应在面向正门的一侧就座。如下图所示：975312468864213579译员主宾主人译员椭圆形长台主人主宾长方形长台竖一字形布置竖一字形布置以进门方向为准，客人座位于右侧，主人座位于左侧。译员的安排在主持会谈的主宾和主人的右侧，记录员一般在会谈桌的后侧另行布置桌椅就座。如果参加会谈的人数较少，也可以安排在会谈桌前按身份顺序在末端就座。如下图所示：主人宾客正门长方形长台（二）多边会谈厅（室）的布置多边会谈厅室可布置成O形台、方形台和三角形台。这几种布置通常用于规格较高、与会者身份都较重要的国际会议。这种会议人数一般不会很多，而且会议不具有谈判性质。与会者可以围桌而坐，表示彼此地位平等，避免出现席次上的争扰。如下图所示：空间O形台空间方形台三角形台（三）一般会议型会议室的布置可布置成U字形台与山字形台。如图所示：U字形台山字形台（四）会议室摆设物品1、种类。有文件夹、鲜花、烟灰缸、奶勺杯、咖啡碟、咖啡匙、糖盅、矿泉水、杯子、杯垫。2、摆设要求。①文件夹放于座位的正前方。②杯把与桌面成45°角。③咖啡匙放在杯右上方，与杯把平行。④咖啡碟边与文件夹底部成一直线。3、会议室摆放文具准备高档信纸、铅笔、圆珠笔、白板笔、白板刷。会议服务会议服务流程会前准备工作1、领受任务（熟知以下内容）（1）会议名称（2）会议性质（3）与会人数（4）会议期限（5）会议休息时间表（6）会议活动范围（7）准备内容（8）注意事项2、会前准备（1）根据会议的要求摆好会议的台型工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。冬季要保暖（2）会场指示牌在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。（3）有主席台的话布置鲜花或其他装饰物各个位置根据要求可以摆放席位卡（人名卡）（4）主席台上方或根据客人要求在合适的位置由工程部协助挂好横幅。（5）登记台:会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌、签到薄方便参会客人签到。（6）休息安排：熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与销售或客人沟通安排合适的休息区域，并准备茶歇。（7）有茶歇的时候提前根据会议人数，搭设好茶歇台，准备好充足的餐具、饮品、食品、根据主办方的要求按时提供。（8）服务员配备：人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其准备好所需的东西，适时提供服务。（9）会场清洁：会场布置结束后清理好会场卫生等待会议开始。（10）接手纪念品、礼品（发放）：如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管发放礼品的，在收货时要做好登记。（11）礼仪演习彩排：如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容，对专人进行培训保证服务质量。会议用品准备茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使用。签到台。台布无污迹，无破损。鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。挂衣架。清洁完好，无破损，无缺少。文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。设备设施准备1、接通计算机与屏幕的数据传输线。2、调整投影设备、亮度、大小适当。3、调试话筒效果。4、安排摄影、摄像位置。5、调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。3、会前检查会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品，人员准备情况等会议服务流程会中服务1、引领：准备大厅指示牌、引领员，引导客人到指定会议区域，由主办方登记，专人引领重要嘉宾到位。1、会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。2、来宾到达时应引领到签到处签到。签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当位置签到，然后引领至会场或休息室。3、迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。4、冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。5、提供茶水服务的顺序是先主宾，后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将主人放在最后。6、添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说：“请用茶。”矿泉水倒至八分满即可。2．会中服务（1）会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子（2）会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。（3）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场保持会场周围的安静不要有噪音或异味影响会议进行。（4）委托代办服务，可以为了方便客人帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件递送物品等。（5）出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助吗？”引领客人去洗手间等地方。（6）会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。（7）应急情况处理：对会议服务员工进行培训如遇到紧急情况如火灾疏散禁坐电梯指引客人迅速从安全通道撤离；失窃做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、溢水安抚客人迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发迅速拨打急救中心电话并可以找相关人员在现场展开急症救护等。3.会中茶歇休息会议进行中可能会有短暂的休息时间要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始提前十分钟准备好茶歇的食品饮品待茶歇开始后为客人提供咖啡茶食品服务及时清理台面卫生保证会场清洁。4.会议结束时如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。会议结束时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑道别，将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错，检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现，应立即交还来宾或交领班处理。5.结账提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，由领班及以上人员与客户进行核对并结帐。6.道别与参会人员、主办方热情道别，并提醒客人带好随身物品。会议服务流程会后结束工作1．宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记2．撤会议物品，桌椅、餐具3．清洁会场4．关闭电器设备5．检查清理情况6．服务人员撤出，锁闭会议厅7.根据本次会议的服务情况进行总结1．服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装、工牌，仪