保安服务合约的外判及监管

保安服务合约的外判及监管防止貪污處..............防bestpractices贪锦囊目录页数引言1指引1批出合约2竞投2公开招标2有限制性投标2登记承办商2招标3豁免招标程序3招标文件4合约条款4投标程序5评估标书6..............防贪bestpractices锦囊页数通知投标者7合约管理7监管及巡查7表现评核7记录8付款程序8处分措施9扣分制度9扣减款项9私营机构顾问组10..............防bestpractices贪锦囊保安服务合约的外判及监管引言很多机构都察觉聘用承办商提供保安服务，是符合成本效益的做法。最理想莫过于能以最低价钱获取最佳的服务素质；亦即所谓物有所值。然而，甄选和监管承办商的工作程序中，皆存在贪污漏洞，当贪污情况一旦出现，机构便无法取得预期的成本效益，还可能蒙受严重损失。但倘若机构能于筹划外判合约之时已制定适当的预防措施，便可大大减少贪污的机会。本“防贪锦囊”概述如何聘任及监管保安服务承办商，并重点介绍有关的防贪措施，旨为设有完善管理制度的公共及私营机构提供参考。指引达致有效监管及堵塞贪污漏洞的关键因素之一，是制定清晰的程序和指引，以确保运作的一致性及具透明度。有关指引应包括：z招聘保安服务承办商的各种方法（包括在应急情况下）及其应用准则；z各级人员的职责、权限及问责性；z运作指引及监察承办商表现的制度；及z禁止贪污行贿的警告及利益冲突申报的要求。..............防贪bestpractices锦囊2批出合约甄选方法应该公允和有透明度，以确保合资格的承办商皆有机会按服务素质及价格去公平竞争，从而让机构选出最佳的承办商。竞投标书竞投是广受认同的聘任方式，有些机构以公开招标方式选择承办商；亦有一些机构采取有限制性的投标方式，即只邀请认可或预检合格的承办商进行竞投。但无论是公开或有限制性的竞投，入选的标书应经独立的小组或投标委员会评审和批核。(防止贪污处亦曾就采购(包括竞投)事宜编制了一本防贪锦囊，欢迎各界索阅)。公开招标公开招标是最具透明度的一种投标方式，透过公开邀请竞投而让其所需的服务要求广为人知，使不论新旧承办商皆获得同等竞投机会。有限制性投标在有限制性的投标方式中，只有某些承办商会符合资格而获邀请投标，例如可从预检合格的认可承办商名单中，选出合适的承办商参与竞投。登记承办商订立承办商登记制度，可确保只有合乎资格的承办商获邀投标。由于只有登记名单内的承办商才可享有投标权利，故处理有关登记程序的职员应留意下列事项：..............防bestpractices贪锦囊3z要有一套公平及具透明度的取录制度；要按既定的准则，让合适的承办商登记及获取认可资格；在召集登记时，要通知所有业内承办商有关登记的准则；z要由独立于前线运作的部门，如签批合约的部门，负责整存名单；要委派一名高级职员负责监管名单上承办商的增减；z要定期公开邀请承办商进行登记，让新承办商可申请加入，务使名单内能有足够数目的承办商。这些邀请要广泛宣传，如在报章刊登广告；及z为划一标准，应要求承办商须填写表格申请登记，提供所需资料，如公司详情，资源及在该行业的年资。招标机构可透过竞投方式比较市场价格及服务素质，并从而减少因贪污而起的偏私。然而，招标指引须订明在紧急情况下的特别招标程序。另外，如果机构打算就招标事宜为有意入标的承办商举办简介会，则应尽早举办，以确保承办商有足够时间作投标前的准备，获邀参加简介会的承办商，应包括所有有可能有兴趣入标的人士。豁免招标程序任何偏离正常公开招标程序的措施或对认可名单以外承办商的招标，均须有合理理据支持，并须获得具适当职权的高级人员预先批准。如在某些特别情况下需采用单一招标的方式（例如，所需服务非常特别及行内只有一名合资格的承办商），负责部门必须提交充分理据，以供招标委员会或高层审批。..............防贪bestpractices锦囊4招标文件一份清晰详尽的招标文件，可确保所有承办商可同时得知有关投标程序及服务要求的资料。另外，机构亦应让投标者有充裕时间去筹划投标事宜。这些措施，均能确保所有投标者可作公平竞争。招标文件须于公布招标前准备妥当，文件内容应包括以下各点：z递交标书的程序、投标的一般要求及最后期限，及迟交的标书将不获考虑的声明；z合约条款；及z服务水准之详细规格。合约条款清晰的合约条款及规定可确保承办商提供所需的服务，以及保障有关机构，免其蒙受损失。合约内容须根据一些标准合约条款拟定，内容应包括以下项目：z服务要求（如护卫员的工作时间和地点、护卫员人数及现场的监督职员人数、和必须确保区内无小贩摆卖的情况等等）；z对护卫员资历的要求，例如，必须持有有效的护卫员执照；z收费表：订明合约服务的收费（如按月、日、时、面积计算之收费等）及一些额外服务的收费；z更改服务：服务的需求或偶有增减，而费用亦须按合约所订而相应调整；..............防bestpractices贪锦囊5z有关合约服务的付款及帐目处理方法；z扣减／暂缓付款的条文：指就未完成或不符合要求的服务而扣减／暂缓付款的条文（如擅离职守、当值睡觉、疏于巡查等）；z终止合约的条文：指承办商的服务有严重失误时其合约可被终止的条文；z定期管理报告：承办商需定期提供有关人手、值勤情况及所完成服务的报告；z禁止把合约分判（如适用者）；z保险：承担承办商可能因意外伤亡而提出的索偿（承保人须由机构认可）；z延展合约的条件：指再修订合约期及／或范围的条件；及z警告条款：包括严禁雇员收受利益、需要雇员申报利益冲突、及采纳商业道德守则（如适用者）。投标程序应订定标书递交及处理程序，以确保不会将机密资料外泄。应要求投标者递交一式两份的标书，并放入装上双重栓锁的坚固投标箱，而锁匙则应由不同的适当级别的职员分开保管。投标箱应在截止投标期限一到后立即打开，过程须由独立的职员见证，由其签署的标书及价格记录均需作妥善保存。..............防贪bestpractices锦囊6不应开启迟交的标书；有关标书经记录（注明迟交）后应发还发件人或妥善保存一段时间，然后作适当处理。评估标书制订标书评估程序，使可以有一致客观的标准去比较，从而选出最适合的承办商。为防有人窜改标书资料，应将标书正本独立妥善存放，而副本则用以进行评估工作。进行甄选时，可直接比较价格，或综合评估价格及服务建议。如属后者，应具体规定评估的比重（例如，价格比重占七成，服务建议的比重占三成等）。为确保评审公平，应只考虑完全符合要求的标书，及／或按已清楚界定的评估方法和程序评选。如最低价的标书不获采用，应将其理据记录在案。应按既定的准则评核标书，以尽量减少主观判断的影响。为此，机构可制定一套评分方法，并可成立甄选委员会，以确保评核的中立性，个别委员会成员的评核应记录在一个特定的评核记录表上。如需举行投标简介会，应邀请所有有意竞投的承办商参加。若稍后要安排甄选面晤，则只宜邀请初选入围者参加，此等面晤过程应作记录。应在可能的情况下向有独立职权的人员，如高层职员或投标委员会呈交最终的甄选建议，以供批核。..............防bestpractices贪锦囊7通知投标者当甄选结果获得最后批准，应将结果通知所有投标承办商。另外，为增加透明度，如有其它投标者查询中标承办商身份及其标价，应让他们知晓。合约管理机构应向承办商发出清晰的书面指引，免其对所需的服务范围及素质产生误解；又应面晤其提供之护卫员，以核实他们的确持有有关的执照。机构亦应制定监管及督导程序，以助维持服务素质及防止舞弊。监管及巡查应制定按时巡查及突击检查制度（或可包括晚间巡查）；另亦可利用看更的报时系统记录，查证值勤及执行职务的情况。应保存巡查记录及记载任何有问题的事项（例如保安人员当值时睡觉、人数不足、填写虚假工作记录、制服不合规格等），并将一切发给承办商的改善措施指示记录存挡。负责的职员应按实际情况与承办商的管理人员定期举行会议，以讨论与服务有关的问题和检讨服务的水准。表现评核一个正式的表现评核制度可让机构按客观及公平的准则监察及评估承办商的表现。作评核时，如有可能，应咨询各服务使用者对承办商所提供的服务的意见。而有关资料亦可作将来参考之用，如检讨是否邀请该承办商投标及决定应否将其继续保留于认可名单上。..............防贪bestpractices锦囊8监管人员应定期及在合约完结时呈交评核报告，过程中并应咨询服务使用者的意见，以助作出全面评核。评核报告应有标准格式，并由一名较高层的职员审阅，以确保评核公平及准确。记录如有服务失当，应知会承办商的管理人员，并要求其作出改善，同时正式记录所有的回应及改善结果。付款程序妥善的合约付款程序可防止职员舞弊及诈骗；开支报告应详载成本资料及任何偏异支出，以供管理层审阅。为确保有效监察，应要求承办商按时提交详尽的付帐资料以备机构随时作抽样核数。本处已就付款管理程序撰备另一册内容详尽的《防贪锦囊》，现将内容概述如下：z在接获发票后，应核对监察人员所作的巡查记录，以证实有关服务已获提供；z应核实服务期内任何款项扣减（如保安人员擅离职守，当值睡觉、疏于巡查等）；z可要求服务使用者核对及认许付款；及z应将发票呈交独立组别（如会计或财务组）以复核各款项。..............防bestpractices贪锦囊9处分措施在合约管理中设立处分制度，可有效确保表现欠佳的承办商受到适当处分，并将有关事件记录在案以作工作表现评核之用。一般方法包括扣分及扣款制。然而，机构必须谨慎管理此等制度以防滥权及舞弊情况出现。扣分制度机构在监管巡查中若发现承办商工作表现欠佳或失妥，可对其扣分以作处分。扣分标准须按服务失妥的严重程度而订定，并须在合约中订明。扣分决定须由一名较高级职员复核及审批。必须妥善保存扣分记录，以防窜改。对已被扣满指定分数的承办商，应按合约的规定实施较严厉的处分（如发出书面警告或终止合约）。扣减款项合约条款一般列明，承办商如未能履行合约条款或提供所需服务，机构可从应缴付与承办商的服务费中扣减相应的款项。应清楚订明扣减款项的政策，并知会负责执行有关政策的职员（例如在考虑扣减款项前，应否给予承办商时间去作出改善）。扣款决定应由较高级的职员审批。任可扣款皆要记录原因并让承办商明白如何作出改善。..............防贪bestpractices锦囊10私营机构顾问组除了编制一系列《防贪锦囊》之外，廉政公署亦设有私营机构顾问组，向私营机构提供免费及保密的防贪顾问服务。该组的服务范围涵盖私营机构的各项运作程序，如人事管理、存货管理及合约管理等。欢迎有兴趣人士与该组联络，进一步了解服务详情。私营机构顾问组的联络方法如下：电话25266363传真25220505电邮[e-mail]廉政公署防止贪污处二零零三年