办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现

1办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现摘要：丰富网络资源、加快数字化校园建设，给高校的校园生活带来了深刻影响，通过网络信息发布与反馈技术，为现代教学提供了新的概念，同时也改变着学校原有的教学、办公模式。清华大学的信息化建设是清华大学发展的重要组成部分[1]，“泰山工程”的立项与实现，在清华大学校园建立了完善的以计算机技术、网络技术与信息技术为基础的公共服务体系。通过泰山工程的建设，清华大学形成了以综合信息服务系统为窗口的网上办公、网上教学和管理的信息交互体系。其中，清华大学办公自动化系统在学校的信息建设中发挥着举足轻重的作用，本文就是结合办公系统在实际工作中的应用，阐述了以LotusDomino/Notes群件平台[2]为基础的设计思想和技术实现。旨在和大家交流高校信息化建设的经验。关键词：数字化校园，泰山工程，办公自动化系统，LotusDomino/Notes平台一．清华大学的信息化建设计算机技术与网络技术的发展，促进了现代信息技术的长足进步。通过Web页面编辑工具完成Internet上的信息发布,在很长一段时间里体现了信息含量大、覆盖面广的特点，为人们提供了一个崭新的视野。但是，当人们更加理解“地球村”，“数字化校园”含义的时候，就对网络信息提出了更高的要求：信息要实时准确、更新速度快。因此，建立完善的信息发布系统，一方面要求具有高效、迅速的信息收集手段，另一方面则需要开发快捷、方便的信息发布技术，利用数据库技术开发办公自动化系统，并与Internet技术密切结合是普遍采用的方法。清华大学办公自动化系统，从课题提出伊始，经过了系统需求调研，工具平台选择，功能开发以及在全校范围内逐步推广使用等阶段，这个过程也是办公自动化系统渐进的完善过程。需求调研工作是结合学校的实际工作，管理环境进行2的。在学校校办、人事处、一些院系等相关办公部门的协助下，确定了办公系统需要解决的问题，功能和信息发布模式。进而，在比较的基础上，以Domino/Notes群件为平台，经过开发人员的合作努力，为学校建立了全新的办公观念和环境。二．办公自动化系统在信息化建设中的作用清华大学办公自动化系统从通用、灵活、标准的设计思想出发，采用先进的文档数据库处理技术，为各级领导干部、办公人员、办公部门提供集成的工作环境。办公用户通过系统平台可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息，并及时迅速地进行信息共享交流。同时，系统通过配置和授权，能够使学校部门之间的各项工作与办公自动化系统有效地结合为一个整体，提高了部门间协同工作的效率。1．确定以Domino/Notes为平台实现办公自动化系统的思想清华大学办公自动化系统采用Domino/Notes群件平台实现，一般而言，我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件，而Domino/Notes正是提供这样的环境，让工作群组和个人不受地域和时间的限制，满足人们交流和协同工作的需要。利用LotusDomino/Notes实现高校办公自动化系统的建设，是和它特有的功能和优点分不开的。交流、协作、知识交换是当今动态功能群组或工作用户顺利完成工作的关键，Domino/Notes允许快速发展的高校或企业内部应用程序的开发，在帮助用户的同时鼓励用户一起协同工作是其独特的能力。首先，Domino/Notes提供电子邮件工具，通过用户的客户端可以和Notes环境中的任何人以信件方式进行交流。当然，Domino/Notes也可以通过授权的系统管理员设置，与其它Domino/Notes领域的用户甚至Internet、WorldCom等提供服务的系统进行联系、通讯。协作是一种适应现代工作的交流方式，处于一个群组内的用户可以对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。Domino/Notes提供多种交流方式，用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和想法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者；提议箱可以将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节省用户查找信息的时间，实现知识共享；高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻发布的管理。3另外LotusNotes对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。这方面我们也承认Notes具有智能发送文档的功能，利用Notes的公式和函数，可以实现文档和公文的串行发送和并行发送，如图1所示。a)Notes串行文档发送进程b)Notes并行文档发送进程图1.Notes文档发送进程示意图LotusDomino/Notes强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动化办公系统的重要根据。在保证安全性与可靠性的同时，Notes与Internet已经有效地结合在一起，支持各种协作工作方式，例如匿名访问方式。值得注意的是在当前存在的网络环境基础上，确定已经存在的LANs、MANs、WANs的拓扑结构之后，Domino/Notes服务器能够很方便的进行安装与配置，由于Domino/Notes服务器支持多种协议，因此可以在具有不同协议的工作站之间进行通讯。图2显示的是在基本的LAN环境中增加Notes服务器的网络结构，它支持现存网络中的通讯协议，同时为远程用户提供例如拨号上网访问方式。Domino/Notes服务器实施的安全步骤是重要和有效的，其授权访问采用双密钥方式，第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访问，第二层包括对用户的身份认证与加密控制，这种分层方法可以理解为安全层与保护层，保证只允许那些被授权的用户对服务器上的数据信息进行访问。4图2.在基本的LAN环境中增加Notes服务器示意图LotusDomino/Notes是网络技术、文档数据库技术和安全技术，多种功能集合成一体的系统开发工具。因此，它成为一个在世界范围内得到了广泛应用的构造办公自动化系统的首选平台。2．办公自动化系统的功能办公自动化系统是由清华大学计算机与信息管理中心开发研制的办公自动化软件。系统由授权管理机制和友好的客户使用界面组成。系统的授权管理是一套严密且完善的体系，既能够有效地实现了复杂的办公权限控制，又实现了各部门各司其职，使授权工作更好的和工作实际情况进行结合。系统管理员可以定义用户、部门、信息类型、角色的权限范围和信息栏目设置。系统实现的功能主要包括以下几方面内容：日常办公、信息发布、讨论园地、会议管理和公文运转。2.1日常办公给办公用户提供了处理日常事务办公环境：新消息为办公人员提供所有新收到的新的信息，包括邮件、日程安排、会议通知、文件等等，用户可以在统一的环境中阅读消息；个人日程可以以日历的形式为用户的办公和日常工作安排进行记录，并利用系统的自动提醒功能来促进用户日常办公以及其他工作有条不紊地进行；待办事宜可以让用户对工作安排进行记录备忘，通过设置优先级，指定执行工作任务用户，并对任务运行的状态进行监控和管理；名片管理主要提供名片和通讯录的管理、信息检索服务；个人文档管理为办公用户提供个人文档的撰写和分类保存功能。2.2信息发布的内容非常广泛，包括学校办公部门公布的各种办公文件、通知公告、校办信息、规章制度等。系统管理员可以根据需要对信息发布的张贴与浏览操作进行用户访问权限的控制。授权信息发布人员可以进行张贴、编辑、删除功能等远程信息维护操作，信息维护工作在LotusNotes集成环境中进行。张贴的信息可以在Notes平台中阅读，也可以通过普通的WWW浏览器阅读。信息发布操作简便，并支持丰富的信息格式。可以从Office文档中引入或通过“复制－粘贴”方式进行方便的发布操作。2.3办公讨论区可以提供相互交流和问题讨论的环境，具有张贴、答复等各项功能。配置讨论区的栏目和授权管理，可以实现讨论内容的Web发布。52.4会议管理可以让办公用户组织，主持一次会议，并完成会议文档的整理和归档，便于将来查阅。具有特定权限的用户还可以创建、管理会议室资源，提高资源的利用效率。2.5公文运转的实际功能是处理各种文件，例如领导签批或在办公人员中传阅的文件。虽然通过简单的邮件功能可以将这些文件发送到每一个办公人员手中，但缺乏有效的流程控制及反馈功能，所以办公自动化系统提供公文运流转功能以满足公文的传阅与控制要求。公文运转的部门、环节设置可以由系统管理员完成，同时指定部门的公文分发人。一份公文的撰写、传阅、审批和归档，可以通过流程图图3作简单地介绍：图3.公文运转系统文件流转过程如图所示，公文从撰写、提交、分发、流转和最后的归档，涉及到下面几个工作程序：2.5.1个人或合作的撰稿，包括来文录入，提交到文件的负责部门。2.5.2每个部门指定的公文分发人将文件分发至相应的审批流程；对于不属于本部门负责的公文则转至其它单位，由其它部门的公文分发人再进行公文分发。2.5.3分发后的公文根据审批流程设置的审批环节进行流转，同时公文分发人可以对流转状态进行实时监控。2.5.4处理后的公文归档或将处理意见反馈回来文单位。3.办公自动化系统的应用办公自动化系统已经成为清华大学各级办公人员、办公部门处理日常工作，实现电子化办公的必备工具。系统具有操作简便、运行稳定的优点，方便快捷的6日常办公工具使办公人员处理日常事务更加顺利。系统与Internet紧密结合的信息发布功能解决了学校地域广，办公部门分散给信息传递带来的不利影响。这种无纸办公方式既节省了资源，又消除了人力匮乏给信息发布带来的瓶颈。目前，校内注册用户已经超过600个，同时，系统支持大量的校园网信息访问服务。该系统自1998年4月在清华大学校内全面推广使用以来，各种办公通知、公告、简报、文件都在网上进行传递和发布，大大提高了学校行政管理工作效率。1999年1月，清华大学办公自动化系统通过了教育部“211工程”首批项目验收，得到高度评价。北京青年报、北京电视台等新闻媒体先后报道了清华大学实现无纸办公的消息。四．办公自动化系统的推广与其对高校信息化建设的促进计算机技术与网络通讯技术的相互渗透，为办公自动化的普及提供了坚实的基础。清华大学计算中心在利用校园网改善办公环境，建立及时准确的信息服务体系的同时，加强了同兄弟院校的交流与合作，目前，已经有多所院校与我们建立了信息技术共享关系，相互学习，共同进步，一起为中国教育事业的发展而努力，以培养面向世界，面向未来的高层次人才。通过办公自动化系统与Internet技术的紧密结合，清华大学办公自动化在学校信息建设过程中发挥着越来越重要的作用，我们也没有理由不相信办公自动化程度的高低已经成为衡量一个学校是否具有世界一流大学水平的标志之一。参考文献[1]王映雪、沈培华、陈怀楚，清华大学信息系统体系结构发展策略，中山大学学报（自然科学版），第40卷增刊，2001.3[2]路建彬、万昊、邱锋海、严京滨，LotusNotes使用详解，机械工业出版社，北京，1998RealizingOfficeAutomationForInformationBuildingInTsinghuaUniversityLiWeiXiaoPingWangYingxueShenXichenSunGuoguang(ComputerandInformationManagementCenter,TsinghuaUniversity,Beijing7100084,China)Abstract:Enrichinginternetinformationandacceleratingthebuildingofdigitalcampusinfluencethepatternsofteachingandmanagementinschool.Withtheimplementofprojection“TsinghuaInformationandComputerInfrastructure(TICI)”,theinformationservingsystemhasbeenbuiltatTsinghuaUniversitybasedoncomputertechnology,net-worktools