利用信息技术实现管理向服务转变

UniversityofScience&TechnologyofChina中国科学技术大学学位办公室倪瑞二零一三年四月利用信息技术，实现管理向服务转变博士、硕士、学士学位管理研究生导师管理与服务（服务导师）研究生院学生服务中心（服务学生）主要工作目录1、学位管理2、导师服务3、学生服务4、开发体会5、产生影响研究生教育快速发展：1、学位授予人数：2012年是2003年的3倍，2、培养类型复杂，从学号区分：博士：BA、BC、BJ、BL、BZ、JW（6种）硕士：SA、SB、SC、SG、SJ、SI、SM、SE、ST、SL、JN（11种）学位管理各类研究生分布在15个学位分委员，随着学位标准的不断修订，同一学位分委员的学位标准又有多个不同的版本。在个性化培养的环境下，学位办要根据40多种标准来审核近3000人的学位。如何在不增加人力成本的前提下，应对研究生教育快速发展的复杂形势呢？根据管理就是服务的理念，我们探索利用信息技术，实现管理向服务转变的工作模式。1、学位质量监控体系1.1、学位论文查重1.2、网上论文评阅1.3、网络视频答辩1.4、学位申请系统1.5、学位材料审核1.6、学位信息公示1.7、发表论文分析通过对21103篇次的学位论文的文字重复率进行检测。有效防止了论文抄袭的现象。2009年学位论文查重结果分析上半年提交前上半年修改后下半年提交前下半年修改后博士科学学位硕士专业学位硕士1.1、学位论文查重1.2、论文网上评阅：登录界面2010年以来，我校累计通过网络评阅各类论文16584篇次。参与网上评阅的校内外专家达2752人，系统平均日访问量1000余次。1.2、论文网上评阅：评阅界面系统包括论文管理、专家管理、学生管理、教学秘书以及高校管理等模块，实现版权保护、论文指派、催审、短信群发、历史查询、结果分析等功能。1.2、论文网上评阅：国际评审利用网络评阅系统，可聘请境外专家参与论文评阅，加大论文评阅的国际化力度，扩大学术影响，推动质量提升。管理部门也可以了解每位导师的评阅情况:参评学生253人，淘汰率20%，二审率26%，查重率5.2%；参评专家54人，评阅篇次594篇，修改率23.8%，统一率31.8%（在论文查重、评阅过程中严格把关）某专家评阅篇次18篇次，修改率54.2%，统一率15.4%，偏严。1.2、评阅分析：专家评阅行为分析单位评阅情况：两个单位分别组织硕士论文评阅各评116与119篇1.2、评阅分析：单位评阅组织情况分析1.3、网络视频答辩去年我校在香港与合肥两地通过网络视频系统进行了远程答辩。网络答辩突破时间和空间的限制，节省了答辩专家大量的时间和费用，便于开展更广泛的学术交流。答辩过程可以全程录像作为珍贵资料由师生保存。同时也可以通过公开答辩过程，实行网络监督，规范学术风气。1.4、学位申请系统：严格评审流程学生将论文评阅、答辩以及发表文章的信息填报到系统中，各级管理部门利用系统协同审核；学位委员会所需的各种材料如评审表、表决票以及学位文件都可从系统中自动生成，严格了审核流程、保证了工作的准确性，提高了工作效率。1.5、两级学位委员会审核为方便研究生就业，同时使审核工作更加深入、细致。2011年起，学位审核工作由每年的2次变为3次，分别在3月、6月、11月进行。各学位分委员会根据各自学位的标准，针对各类学位申请者的申请条件逐一审核把关。校学位委员会听取各学位分委员会的汇报，针对特殊情况进行讨论，做出学位授予的决定。学位委员会上，各位委员可以看到每位研究生发表论文的影响因子、SCI分区以及学习情况。学位委员会每年3次检验各学科发展情况以及各导师指导研究生的培养质量。1.5、两级学位委员会审核1.6、学位信息公示学位申请者材料经过审核后，其基本信息及发表论文情况，在网上进行为期3个月的公示。还将发表论文名与google学术搜索作链接，查看发表论文的详细信息。加强学术监督。学位论文查重与网络论文评阅体现管理与服务的结合：服务：帮助导师了解学生论文撰写情况，方便专家评阅论文管理：重复率控制论文撰写质量，重合度规范专家评阅行为系统为专业学位硕士质量监控提供了重要技术支持，通过院系的严格把关，每年专业学位申请淘汰率达到16%。1.7、管理与服务结合：专业学位1.7、发表论文分析：科学学位随着学位标准的不断改进，以及各位导师的严格把关，我校研究生发表论文质量不断提升。博士生发表SCI论文比率由2008年的46.6%上升到2012年的61.1%；博士生发表SCI一区论文比例由2008年的9.1%上升到2012年的14.7%。目录1、学位管理2、导师服务3、学生服务4、开发体会5、产生影响2、导师门户系统为479位博士生导师以及368位硕士生导师提供从招生、教学、科研、指导研究生等各方面的信息服务。日访问量300余次。2、导师门户系统一、信息服务2.1、招生宣传：主动更新、国内招生、国际招生、在线面试2.2、指导学生：学习成绩、助教助研、毕业学生2.3、教学管理：教学资源、教学互动、作业管理、教学评价2.4、科研情况：科研项目、科研论文、学科分析2.5、其他功能：短信群发、自动生成表格二、数据分析2.1、招生宣传：实时修改导师招生宣传页面由系统自动生成。导师可登录系统，远程实时修改自己的招生宣传页面，将自己发表论文、承担科研项目以及获奖情况等各类最新信息及时更新到招生宣传页面上，加强宣传效果。2.1、招生宣传：考生互动考生浏览导师的招生宣传页面时，如有意向报考，可在页面的下方“报考意向”栏内填报个人信息，填写完毕后可将信息直接提交到系统中。系统同时将该考生信息通过Email自动发送给导师。导师通过填报信息可了解到该考生的学习情况，通过填报的联系方式还可以直接和考生本人取得联系。2.1、招生宣传：意向统计自2012年1月以来，共有987名来自全国各地的研究生向372位导师提交了报考意向。绝大多数博导都收到过由系统自动转发的报考意向邮件。目前，系统开通了在线面试功能。通过网络视频系统，导师可以随时与考生进行面对面的交流，非常方便的了解到考生的学术背景及兴趣爱好，择优录取。2.1、招生宣传：国际招生我们还为每位博士生导师建立了英文宣传主页，以适应研究生教育国际化的需要。目前，已有313位国外学生向109位导师提交了报考意向。2.2、指导学生：群发短信为方便导师管理他所指导的研究生，系统提供了学生的手机、邮箱、宿舍号、家庭地址等信息。导师可通过页面下方提供的“手机短信群发”、“邮件群发”等功能，给他们群发手机短信或邮件，通知他们开会，汇报科研情况等。2.2、指导学生：成绩信息通过点击学生姓名，导师可了解到所指导研究生的修课名称、所修学分、考试成绩、考试排名等信息，为导师给研究生安排科研任务提供参考。2.2、指导学生：参与学生选课导师根据新生本科阶段的学习情况，结合科研任务，可在全校范围内选择课程要求学生必修。2.2、指导学生：掌握培养进度导师可随时查看研究生培养计划完成情况，系统会根据培养方案给出判断结果。2.2、指导学生：了解本科情况导师可了解到新生在本科阶段的培养计划、课程成绩、从事学生活动及获奖情况，根据学生的性格和特长，安排相应的科研任务。2.2、指导学生：查询学生课表导师可查看指导学生的课表，了解学生日常活动，合理分配科研时间。2.2、指导学生：科研视频论坛为每位导师配置了个人网络视频会议室，导师可随时邀请校内外专家或学生利用网络会议室展开讨论。使用方法会做成视频教程发给大家。欢迎各位导师使用。2.2、指导学生：毕业学生信息导师可了解已毕业学生的论文题目、毕业时间、电子邮箱等信息，还可通过Google直接搜索该学生最新情况。系统并与校友新创基金会提供校友的信息进行了链接。方便导师查询毕业生的情况。2.3、教学管理：手机短信群发导师可查看到选修他所开设课程的所有学生的联系方式，并可通过页面下方提供的“手机短信群发”、“邮件群发”等功能，给他们群发手机短信或邮件，来布置作业、推荐参考文献、通知调课及考试时间等信息，加强教学中的师生互动（对于公选课）。目前短信平台累计发送77万余条，平均每天发送1000余条。主要教学秘书、班主任、研究生导师使用。2.3、教学管理：网络教学资源导师可查看该门课的网络教学资源。方便收集资料。2.3、教学管理：教学资源管理师生都可将与课程相关的ppt、文本、音频、视频等教学资源上传到数据库，由系统统一管理，形成教学资源库，方便资源共享并可了解各项资源的使用效率。2.3、教学管理：课程论坛每门课有自己的论坛系统，针对课程内容提出问题，利用论坛系统展开研讨。突破时间和空间的限制，加强教学交流互动。其中共性的问题可保留下来或置顶，为后来选课的学生提供帮助。2.3、教学管理：作业管理每门课有自己的作业系统，上传、批改作业，记录平时成绩，设置权重，自动计算课程成绩，加强教学过程管理。管理人员通过作业系统了解教师上课过程。2.3、教学管理：助教管理主讲教师可设置多名助教，辅助管理教学系统。助教的工作成效可根据各类系统的使用情况来考核（如作业次数、资源利用率、论坛人气等）。导师可查看到2000年以来，给研究生所授课程的名称、时间、学时、修课人数及考试成绩分布等情况，帮助导师了解自己的教学工作量和教学效果。2.3、教学管理：授课情况2.4、科研情况：科研项目通过与科研处的数据关联，导师可查看自己1996年以来所承担科研项目的名称、来源、科研经费等情况。2.4、科研情况：发表论文导师可查看自己发表学术论文的情况，通过点击论文名称，可直接链接到google中，查看该论文最新的引用情况。2.4、科研情况：发表论文在系统中，导师不仅可以看见自己2003年以来指导研究生发表每篇论文的影响因子、SCI分区以及发表论文的总数，还可以看到本专业研究生发表论文的总数和平均影响因子，通过比较可以了解所发表论文在专业中的影响。（21076篇）。2.4、科研情况：发表论文2.5、其他功能：自动生成表格表格填写：手工填写--自动生成--主动导入数据（由填写到---审核）手机短信平台为各个系统共用的模块：左图为使用手机短信平台的明细情况，使用人员包括院系教学秘书、班主任、书记、部门管理人员等；内容包括招生宣传、入学教育、课程通知、bbs监控等；下图为武汉招生宣传短信内容；右图为9月份每位用户的使用情况统计。通过系统可及时掌握教学管理一线的具体实施过程与实际工作情况，了解管理人员的工作状态，使管理工作扁平化。短信群发系统累计发送了80万条，平均每天发送1000余条短信。2.5、其他功能：通讯中心2、导师服务：总结服务：招生宣传，指导学生，课程教学，科研管理评估：生源情况，成绩排名，学科分析，引文报告管理：上课视频、课程论坛、作业批改等过程监控招生情况、教学课件、发表论文等信息公示个性化服务----常态化评估----信息化管理人员结构数据分析2010年招生博导人员结构百千万人才工程长江学者国家杰出青年基金获得者国家有突出贡献专家千人计划享受政府特殊津贴专家新世纪及跨世纪优秀人才院士百人计划其他专家平均年龄数据分析导师平均年龄46.0047.0048.0049.0050.0051.0020062007200820092010年度平均年龄历年导师年龄情况0.010.020.030.040.050.060.0地空学院工程学院管理学院加速器微尺度化学院火灾计算机学院人文学院生命学院数学系物理学院信息学院学院年龄20062007200820092010学院分布数据分析2010年各学院招生博导人数比例地空学院工程学院管理学院加速器微尺度化学院火灾计算机学院人文学院生命学院数学系物理学院信息学院历年导师人数01020304050607080地空学院工程学院管理学院加速器微尺度化学院火灾计算机学院人文学院生命学院数学系物理学院信息学院学院人数200620072008200920102.2、指导学生：生源情况导师不仅可以看见自己指导的每位研究生的生源院校以及“211”、“985”院校生源所占比例，还可以看到本院系“211”、“985”及本校生源