搜索
一、办公自动化系统概述当今世界已进入信息时代，浩繁信息的获取、处理、存贮和利用已成为社会管理必要手段。一个国家的经济现代化，取决于管理现代化和决策科学化。办公自动化(ＯfficeＡutomation，OA)是构成智能大厦的重要组成部分。它是一门综合了计算机、通信、文秘等多种技术的新型学科，是办公方式的一次革命，也是当代信息社会所要求的必然产物，它也使物业管理的手段发生了革命性的变化。(一)办公自动化的形成和发展。办公自动化(OＡ)的含义很容易与工厂自动化(FA)的概念等同而造成误解。工厂生产的自动化，使产量增加，质量得到保证，但是工人的劳动却变得更为简单。办公室中的信息搜集、资料处理尽量采用机械化，仍然有许多工作要有人参与才能最后得到确定信息的价值。因此，办公室自动化可以认为是人们产生价值更高的信息的一种辅助手段。自从１９５０年发明计算机以来，专家们认为只有少数计算机能满足社会需要而且只能用于行政机关和重要部门，主要是在复杂数学分析中发挥作用，但不久人们就认识到，许多大单位既可在各业务部门内部之间，也可在与用户和供应商之间利用计算机优势提高其时效性、精确性和信息量。办公自动化(OＡ)的形成和发展，最根本的原因是社会生产的发展要求生产关系和上层建筑之间的关系。具体地说，就是由于社会生产自动化水平提高，生产活动所需信息量加大，企业管理人员增加，如何迅速准确地选择信息、保存信息、检查信息、传输信息就十分重要。在办公室事务管理的信息中，有数据、文字、图像、声音等信息，而且处理不同信息形式的各种办公设备还要单独使用。建立办公自动化系统，就可以有效地提高办公效率。同时，将促进办公体制的改革和发展，使管理系统更加科学、合理。可以实现精简机构和改进工作方法，并有利于办公人员的学习和培训，提高业务能力。由于微电子技术的发展和进步，特别是微型计算机技术应用的发展，促进和改变着人们从事工作和生活的习惯，使得办公室得以普遍使用计算机系统，特别是与办公室有关的个人计算机和工作站系统的发展，使办公自动化系统的实现有了可靠的物质基础和技术基础。可以认为，办公自动化是一门新兴的综合学科，是当代信息社会的产物。(二)办公自动化管理的概念和任务。办公自动化的含义有多种解释，有人认为用文字处理机进行办公中的文字编排就是办公自动化，也有人认为OＡ就是实现无纸办公，这是狭义的OＡ。在目前比较一致的意见是将OＡ定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高劳动生产率和工作质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定目标。即在办公室工作中，以微型计算机为中心，采用传真机、复印机、打印机、电子信箱(Ｅ-mail)等一系列现代化办公及通讯设备，全面、广泛、迅速收集、整理、加工、使用信息，为科学管理和科学决策提供服务。办公自动化(OA)是一种用高新技术来支撑的，辅助办公的先进手段，从它的业务性质来看主要有三项任务：１.事务处理(ＥＩectronicDataＰrocessing，简称ＥＤＰ)。处理办公中大量繁琐的事务性工作，如发送通知、打印文件、汇总表格、组织会议等。将上述繁琐的事务交给机器来完成，以达到提高工作效率，节省人力的目的。２.信息管理(ＭｅssageInformationSystem，简称ＭIS)。对信息流的控制管理是每个部门最本质的工作。OＡ是信息管理的最佳手段，它把各项独立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来以获得准确、快捷、及时、优质的功效。３.辅助决策(简称ＤＤＳ)。决策是根据预定目标做出的行动决定，是高层次的管理工作。决策过程是一个提出问题、搜集资料、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列活动环节。OA系统的建立，能自动地分析、采集信息、提供各种优化方案，辅助决策者做出正确、迅速的决定。(三)办公自动化管理的主要技术领域。办公室自动化技术是一门综合性、跨学科的技术，它涉及计算机科学、通信科学、系统工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等，但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OＡ的四大支柱。以科学为主导、系统科学为理论、结合运用计算技术和通信技术来帮助人们完成办公室的工作，实现办公自动化。１.系统设计。办公室自动化系统的应用，经过较长时间的发展，已不是对一些办公设备的随意凑合使用，而是根据一定的要求，作有计划的系统设计。所谓办公系统的层次，就是对办公机构中各层次、职能方式的假设。它能简单明确地反映系统中各层次的职能，准确地描述各个层次所具有的特性，借助模型勾画出办公系统的主要轮廓界线。对一个ＯＡ系统建立模型的研究有特殊的意义，它有助于设计并实现一个结构完整的系统。２.行为科学和人机工程。传统的办公室工作完全是由人来实现的。为了能有效地替代人处理办公事务，首先必须研究使用机器进行办公室管理的体制，对办公体系划分层次和模拟人的办公方式，这种利用计算机系统模拟人类工作行为的科学称为行为科学。它属于一种软科学范畴。在以人为主要替代对象的办公室自动化技术中，行为科学起着主导地位。只能在充分研究人类办公活动的行为科学的前提下，才能使办公室自动化系统切实有效地替代人们的办公行为。在办公自动化体系中，大量的办公事务由机器执行，但操作、指挥它的还是人，要使人和机器设备之间有密切的界面关系，使人们方便、习惯于操作机器，这就要研究ＯＡ系统中的人机界面(包括各种设备的操作性能、外形、操作面板、结构特点、使用维护习惯等)，并寻找改进人机界面关系的方法。这些都属于人机工程学的内容。３.通信技术。对于办公室自动化系统来说，局域网络LAN通信是一种很重要的通信手段。近年来，美国和西欧１00多家公司定型生产了不少局域网络系统，这类产品所用的信息传送媒介有双绞线、同轴电缆、光缆及电磁波等，拓扑结构主要有总线和环路两种。信息传送控制方式主要有检测载波侦听多点送取(CSＭA/ＣＤ)和令牌传递(TokenＰassing)等种。通信速度有64千比特／秒(kbit/s)，１～100兆比特／秒(Mbit/s)，距离在２km以内，主要用在中型的公司和事务机构作为连接一个单位的办公业务用，可实现资源共享及电子邮件、电子广告、电子会议等一系列新技术和新的办公体制，大大促进办公室自动化效能。对于大型机构，可设立多个局域网，并可以有数字式专用程控电话交换机ＰABＸ系统、LAN和ＰABＸ之间可以用网间通信处理机连接起来，LAN和ＰABＸ系统还可以分别和远程通信网络相连接，从而构成范围更广泛的通信体系。目前，OＡ系统通信技术正朝着分布处理方式发展，利用分布处理的计算机网络把分散的办公用计算机系统、局域网络系统、分散的终端设备、终端工作站以及大型主机等相互连接成一个通信体系。４.计算技术。电子计算机具有高速处理大量信息的能力，它是否用于办公事务已成为实现办公室自动化的重要标志。近年来由于计算机系统的价格与性能比迅速降低，小型及微型机日益普及，电子计算机尤其是微型机大量用于办公室自动化，如各种智能化终端设备、微机工作站、个人计算机等等。就计算机科学技术而言，除了要提供必要的硬件设备外，更重要的是开发OＡ软件，它是使系统能有效运行的重要保证，目前国外和公司的关键产品，其软件都有专人研究。如美国王安电脑公司推出的文字处理机，在文字处理软件方面至今仍在不断改进，其编辑命令已达100多种。OＡ系统的基本软件主要包括：操作系统(单机及网络环境下)，各种语言处理程序。办公室环境软件主要有：(1)办公室系统配置、作业、安全、保密管理软件；(２)文件管理软件；(３)邮件管理软件；(４)数据库管理软件；(５)专家决策系统。办公室应用软件包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序，如文字、表格、图像等处理软件、统计分析软件、预测及日程计划、资料检索软件等，另外还有大量具体办公业务使用的软件已得到广泛应用，并有软件产品，如各种专家系统软件、会计业务软件、印刷排版软件、ＣAD软件等等。５.办公室自动化系统设备。在ＯＡ系统中，通常使用的信息有五种形式：(1)声音其中有电话、语言输入／输出、声音文件；(２)数据其中有数据文件、报表和记录；(３)报表图形指照片、传真图像和统计图表；(4)影像电视监督和会议；(５)文字主要指文件、卷宗等。办公室自动化就是处理上述信息的自动化工具。一个完善的办公室自动化系统应当具有文字处理功能、资料管理功能、行政管理功能、图形处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能等主要功能。随着办公室自动化功能的不断完善，对设备的要求也愈来愈高了。初期办公室自动化主要是单项设备的应用，如传统的电话、各种打字机、复印机、传真机、收录机、文字缩微装置等。近年由于电子数据处理技术的发展，智能化的数据终端、文字图形处理终端、个人计算机、多用户工作站等类设备相继出现，同时又发展了局域网络，可以把上述各类设备联结到一起，数据处理和通信技术形成了一体化技术体系，为实现综合办公室自动化这种更高阶段的OＡ系统创造了条件。当前办公室自动化使用的机器大体分为事务处理类、数据处理类和通信传输类等，各类所包括的机器及其用途见表7-7-7。(四)办公室自动化系统的软件。计算机的软件，是给计算机配备的一系列程序的总称。它是计算机应用技术的具体体现。硬件必须与软件结合才能执行处理任务。软件依附于硬件，硬件靠软件发挥作用。对软件的要求，应当是功能齐全，使计算机操作方便，能充分发挥硬件的效用。OＡ系统的软件结构：OＡ系统是设备、技术、功能均具综合性特点的系统，这就决定了ＯＡ软件的综合性和复杂性。为了保证OＡ系统中各部分软件能协调工作，有效地组成一个系统，软件中的设计必须强调其系统性，并采用软件工程，自顶而下进行。即：首先确定系统的功能和彼此间接口，再设计子系统和局部功能。OＡ软件的接口标准主要有：(１)人机接口标准主要指最终用户命令语言标准：(２)办公室各层次软件间接口标准指各层软件间信息流通和控制的标准；(３)基本软件与硬件层间接口标准主要指指令系统及其指令格式等。国外的OＡ系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件：基本软件层、办公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。１.基本软件：ＯＡ系统基本软件与通常概念下基本软件相同，这层软件主要包括：操作系统(单机及网络环境下)和各种语言处理程序。就操作系统提供给用户的工作环境而言，操作系统可分为三类，即多道成批，分时系统和实时系统。成批处理采用了多道程序技术以后，使成批处理的效率得到提高，称为多道成批系统。采用分批处理方式可以节省时间，提高效率。美中不足之处就是一旦用户作业进入计算机后，他就不能过问该作业了。对于那些可能还有错误的作业，用户必须亲自在机器上对它们进行调试，针对这种需要，人们引入了分时系统。在分时系统里，主机和若干个控制台或终端设备相连，许多用户可以同时坐在自己的控制台或终端之前，自由地进行操作。系统把主机的时间轮流地分配给各个用户，而每次运行时间都极其短暂。实时系统用于快速过程进行实时控制和处理，其主要特征是迅速及时所以，实时系统对时间的要求比分时系统高，一旦向实时系统提出服务请求时，系统就应当立即处理。另外，实时系统的可靠性和安全性要求很高，因而常常是根据其特殊的要求，做成专用的系统，配有专用的设备。在OA系统中主要使用高级语言，这种语言几乎可以不依赖机器或少依赖机器，而更接近于人们习惯用的语言。常配备的高级语言有：ＢＡSIＣ语言、ＰAＳＣAＬ语言、ＣOＢＯLE语言和ＦＯRTRAＮ语言，其中以ＢＡSIＣ语言最常用。这些高级语言编写的源程序，要利用编译程序来进行翻译，把它转变成对应的机器语言的目标程序。当然用高级语言来编制程序最为方便，而且可以使用在不同的机器中。２.办公室环境软件：办公室环境软件(或称为办公室基本软件)，指为办公室提供基本支持环境软件，主要有：(1)办公室管理软件管理办公室系统的配置、作业、安全、保密等；(２)办公室文件管理管理办公室环境下个人用文件及共用文件；(３