展会服务-展会策划与运作

展会服务-展会策划与运作什么是展览礼仪企划礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是：先把尽可能多的人吸引过来。参展企业通常把这个光荣而艰巨的任务交给展览礼仪企划公司来做。如何做好展览礼仪企划如何进行展览礼仪策划，使企业在万商云集中能一枝独秀呢？（一）要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周遍环境及竞争对手的情况；（二）通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等；（三）根据展示风格，选择礼仪小姐是活波开朗型、小巧玲珑型还是现代表演型模特；（四）根据选择的模特进行服装的设计制作，展览服装要求新奇悦目，可按创意分为稳重型和明快型。总之能充分表现一个企业的特色。（五）根据创意将模特进行分工，例如：解说员、演员、展示员、接待员进行人员培训。（六）展览期间礼仪企划公司的管理及礼仪小姐的发挥也对展览的成功有着很大影响。1996年国际汽车展在国际展览中心举行，世界名车云集，盛况空前，取得极大成功。在成功的背后，展览会中的礼仪企划功不可灭。奔驰、宝马、本田、三菱等名车不仅在展台设计、技术专业人员上花了大力气，更在礼仪策划、人员的选择培训，服装的选择等方面下了功夫。当我们走进展览会，本田小姐嗓音清澈的解说，让人赞叹不已；福特小姐的现场表演让人流连忘返，精美的展台、高雅的小姐，更显示出汽车的名牌。这些展览礼仪小姐与汽车的品牌、车型、风格、特点巧妙融合，相得益彰，体现出展览礼仪企划的精细和独具匠心。伴随汽车展的轰动效应，展览礼仪企划更加受到人们的重视。展览模特与展览礼仪企划提到模特，大家立即想到时装表演，时装模特在服装业中的重要作用大家已认识到了。而对展览模特的了解却较为浅淡。去年2月份的COMDEX电脑展中，一些朋友说，展览模特不就是请几位漂亮的小姐，站在那里发资料吗？这里仅说对了一点，漂亮小姐发资料是为了推广企业形象，但这2还远远不够，单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特，展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如：应变能力，动听的声音，流利的解说能力，服装模特的表现能力，丰富的礼仪常识等。有的企业认为本公司中的专业技术人员，完全可以应付，就可不需要礼仪企划。其实回答很简单，那就是宣传和销售是不可分割的。现在这已成为事实。一位企业家曾经这样说：我的产品百分之八十是宣传卖掉的，余下的百分之二十存在库房。去年，在国际展览中心的一次国际制冷展上，美国TRAE公司取得了极大成功，在TRAE独特的展示设计所吸引。在亮丽的背景幕布上，悬挂着一张巨幅风景画，象征着TRAE公司为改善人们的生存环境而奋斗的目标。在展台上，两位美丽动人的小姐带着微笑和来宾合影，一位专业摄影师用一次成像的相机把这一幕变成永恒。短短几天，大约4000人得到了自己与TRAE小姐的合影的照片。TRAE公司成功的展览礼仪企划，一时被传为佳话。好的展览企划可以在展览会上使公司活起来，跨出展台，走向更广阔的世界。成功展会来自好策划目前，中国会展经济呈现出快速增长态势，展览业的竞争也日趋激烈，打造品牌展会已成为展览公司的经营目标。如何使展会办得成功？日前记者采访了东莞市奥华国际展览有限公司负责人。该负责人指出，成功的展会首先来自好的策划，好的策划就是整个项目的纲，抓住了这个纲，展会才会办出规模和影响。策划是一项系统工程该负责人指出，展览会策划的内容很广，包括前期市场调研、市场分析、目标客户选择、展会立项报批、宣传广告、展会推广以及相关活动策划等，是一项综合的系统工程。展会策划是衡量展会成功与否的重要标准，策划的好坏直接关系到展会的规模和影响。他认为，一个成功展会应看三量：数量、质量、成交量。数量是指参展商以及参观商的数量。目前，在展览会的运作中存在一个很大的不足，那就是对参观商组织工作的偏轻。展览的目的是搭建一个交易平台，让买家卖家得以面对面的交流、洽谈，故吸引参展商参展和吸引买家前来洽谈都很重要，两者缺一不可，否则展览无法成功。质量是指参展商及参观商的质量。参展商应能包括行业内大多数重点企业。而参观观众的专业性要强。有些很专业性的展会对入场观众没有限制，小孩也能随便入场，这势必影响展览的专业性。成交量是指参展商和观众的实际成交金额。一个成功的展会应能给参展商带来最大的收益，成交量大的展会明显也就说明参展商通过几天的展览得到了实际上的收益。因此组织工作一靠积累，二靠宣传策划。简言之，好的策划应该是准确的市场定位和有效广告宣传的结合。他强调，展览业是一项操作性极强的系统工程。从筹办到招展、展出，涉及的部门很多，在时间、空间、人员、物流等方面都需要全盘运筹帷幄，除了配备高素质的操作人员外，还要科学统筹安排整个操作流程以提高人力、物力的效用，避免浪费，以求达到提升会展水平的目的。那种只要选好题目，有一群业务员，组织了参展商，展会就成功了一大半，根本用不着什么策划的说法是完全错误的。他说，做好展会的策划并不是一件容易的事。但展览的策划最少应有以下几方面内容：题材的确定，场地的选择，展会营销策略的制定。立项要抓住市场脉搏该负责人指出，市场经济的特点就是一切经济活动都需围绕着市场需求来进行，有市场才有出路。目前，中国的会展经济还不成熟，存在着重复、盲目办展的现象，这与展会没有好的立项有很大关系。所以，展会立项的正确与否直接决定了展会最终的成败。他介绍，奥华展览今年10月将办的“2002中国国际医疗保健产业博览会”，就是在充分进行了市场调研的基础上决定的。首先，医疗保健业是全球的朝阳产业。进入21世纪以来，随着世界经济的发展，全球医疗保健产业繁荣兴旺。保健品也是我国发展最快的行业之一，保健市场需求潜力非常大。据有关数据表明，未来五年，中国的医药保健市场将进入高速发展的阶段。而广东地区作为中国最富有的地区，这个巨大的保健品消费市场是每一个商家不容错过的。参加在目标市场所在地举办的展会是产品及企业最好的推广方式。其次，从全国范围来看，象“2002中国国际医疗保健产业博览会”这样3万平方的以医疗保健为主题的展会还并不多见。市场竞争压力相对较小。第三，在广东现代国际展览中心举办“保健产业展”优势很大。他指出，中国的会展业大致成一个三足鼎立的局面。北京，上海，珠三角地区。其中珠三角地区，从广州、东莞、顺德、中山、深圳到香港，一个珠三角会展带已初步形式。而广东现代国际展览中心正是这个会展带上一颗璀璨的明珠。首先，它处于穗港经济走廊的中段，位于珠三角的腹地，毗邻香港、澳门，独享优越的地理条件和深厚的市场资源。其次，借助中央电视台“同一首歌”的宣传、国际名家具展的影响以及第一届广东省汽车交易会的成功，广东现代国际展览中心已有了很好的知名度。再次，广东现代国际展览中心所在地厚街，有着相当好的会展配套设施。三星级以上酒店十多家配有1000多间客房，一个小时的车程可到达穗深等珠三角任一地区，酒店数可扩至千家，足以举办超大型展会。营销策略重资源利用展会的重要一环是推广营销，这也是展会策划的重要组成部分，因此制定正确的展会营销策略是展会成功的关键。该负责人指出，“2002保健产业展”在营销方面有新的突破。首先，展会组办者争取到了政府组织和行业协会的支持。政府是一个很好的信息来源。如通过政府有关部门获取专业买家信息，甚至通过政府部门将重要买家组织到展览会上来。行业协会在行业内有很大的影响力和号召力，它们掌握着行业内最权威的信息及资料。展会能得到行业协会的支持，就能获得准确的客户资料，并通过它们组织各种各样的行业活动及时将展会的信息发布到目标客户群。其次，加大宣传力度。成功的展会应有足够力度的推广，以大量的宣传来为招展铺路，相对靠业务员去拉的方式来说，也更有实际成效。因此，在策划展会时，正确切实可行的宣传方案是相当重要的。如建立展会网站或网页。“保健产业展”就同时在“中国健康网”、“中国健康产品网”、“惠聪医药网”、“中国医药市场网”等网站上发布广告或展会消息，还在一系列相关展会上对“保健展”做了大量宣传，并在媒体上有广泛的宣传，如在《粤港信息日报》、《广州日报》、《医疗保健器具》等。此外，邮寄也是很有效的营销手段之一，可将制作精美的邀请函寄送客户手中。第三，抓住市场热点，组织了一系列活动。社区医疗保健和保健企业的信用问题是目前市场的热点。因此，我们推出了“社区保健新文化主导媒体在联盟计划”和“保健企业诚信宣言”活动，还将组织“中国国际医疗保健产业发展论坛”和一系列的座谈会及专业研讨会。他还强调，展会的包装策划也很重要。“2002保健产业展”定位为国际展，届时会有日本、香港、新加坡、泰国、美国等地区的代表团前来参展参观。在展会期间会设有专门的外国客商服务区，有中外客商座谈会和外国客商招待会等一系列活动，立求体现展会的国际性。还有与国际有名的展品运输公司、展品出租公司、展位搭建公司合作，为参展商提供一流的服务，为参观者营造良好的商务氛围。展览设计规矩您懂吗？各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您了解吗？（1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。开面限制：很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等,因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70％，允许30％以下的面积封闭。（2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。（3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。（4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。（5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。（7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你