办公自动化系统设计方案

云南省广播电视厅办公大楼办公自动化系统设计方案云南省广播电视厅办公自动化系统1.1项目设计方案综述本方案在应用软件设计上注重逐步实施的策略，先由日常办公业务功能为主，不断增加各种信息的发布、整理基础上，增强包括辅助决策的建设，在数据库系统软件选型方面，在满足现有应用的基础上，注重以后对数据仓库方案的支持和避免重复投资，选择了SQLSERVER。本方案选用LotusNotes作为内部网群件平台。本方案最大的篇幅集中在应用系统的开发方案上，主要的技术路线是以分阶段扩展系统的思路展开设计，一期工程主要完成云南省广播电视厅办公业务处理自动化以及信息服务和后勤管理的部分内容；实现有限度的办公信息和业务数据共享。1.1.1系统结构设计云南省广播电视厅的办公自动化系统以Browser/Server作为整个系统的基本模式，Browser/Server结构是现代计算机系统中主流高效率的体系结构，也是一个低成本的体系结构，更重要的是它还是一个开放的体系结构。在本系统结构设计中，应着重体现Browser/Server的服务模式，Browser/Server是目前Internet/Intranet所提供的基本服务模式，同时也是在本系统结构设计中所采用的模式。由于在系统中采用了Intranet技术，因此整个系统对于网络用户来说是一个统一的整体，用户无需了解和安装各种网络应用软件子系统，就可以通过超链接查询网络上的所有资源（包括各种文本、数据库、多媒体数据等）。1.1.2群件平台选型群件平台是作为云南省广播电视厅办公自动化的平台，本方案选择LotusNotes为群件平台。LotusNotes是Lotus公司推出的软件开发产品，该产品采用先进的技术，不仅能够对传统文档数据进行管理，而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。LotusNotes是群件平台的软件系统,能够通过网络将位于各个的机构联合起来，组成一个紧密合作协调工作的环境。LotusNotes作为先进的通信处理软件和群件产品，全面实现了对非结构化信息的管理和共享。LotusNotes作为工作流平台和文档管理服务器具有如下优点：1、LotusNotes是一个文档数据库管理系统，文档数据库的最基本元素就是文档，而Notes文档可以同时包含结构化的和非结构化的信息。所以，LotusNotes能够存储和管理类似文档这样的非结构化数据。群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息，LotusNotes的复制机制可使所有成员的信息保持同期更新，可以采用双向复制、客户端复制、选择复制和后端复制等.Domino提供DominoConnect应用程序，通过HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的企业数据。DominoConnect包括LotusNotesPump,提供与Sybase、Informix、Oracle以及与ODBC兼容的数据库之间进行大宗数据交换和同步的数据分布式服务。2、Lotus提供的Component是一种ActiveX控件，可以将这些控件与Notes文档集成在一起使用，创建电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。通过Notes客户机与办公室组件（如MicrosoftOffice、IE）的集成，可使用户在使用Notes文档安全性和传递特性时，可以同时使用熟悉的字处理软件工作。3、LotusNotes平台包含一个集成的开发环境，为不同层次的用户提供了丰富的开发工具，以实现企业的战略级解决方案，具体通过：Notes设计、Notes开发工具、DBMS集成、API接口实现；Notes支持广泛的网络协议：TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA，BanyanVINES；LotusNotes是独立于平台的群件平台，几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议；LotusNotes的主要特点：文档数据库系统LotusNotes是一个分布式的多媒体文档数据库管理系统。Notes数据库的基本元素就是文档，它可以同时包含结构化和非结构化信息，可以用于高效地存储、传播、分配和管理如表格（也许是从某个关系数据库或电子表软件中得到的）、文本、WWW的页面、图形、OLE对象，或者象扫描的图象以及传真件、声频或视频信号这样的多媒体信息。这使得Notes可以成为企业信息管理的基本平台，成为企业的信息存取中心。LotusNotes内置的全文搜索引擎，可以允许用户按自己设置的查询条件对文档进行索引和查找。Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。为记录不同用户对同一Notes文档所作的不同修改，Notes提供了版本管理功能。自动的版本记录可以在同一表单中实现，每一个编辑或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。这样，一个用户对文档的修改不至于被另一用户的修改所覆盖。Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。LotusNotes也是一个基于超文本的系统，所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的指针，后者可以位于任何一个Notes数据库中，甚至还可以位于WWW上。用户操作时只需按一下鼠标就可以直接存取所链接的信息。邮件和通信机制作为工作流应用系统的关键成分和工作组日程规划和进度安排的平台，Notes邮件处理和通信机制具有重要的作用，它既可以用于个人之间的通讯，也可以用于支持工作组成员的协同工作。LotusNotes给初学者提供了一个非常简单易学的邮件系统，它也可使熟练用户快速地调用邮件管理工具来处理和组织大量的邮件。Notes邮件系统包含了有力的邮件编辑能力，支持创建格式文档，可以用字型、色彩和众多的格式属性修饰邮件。LotusNotes还可以提供给用户以直观和高效的协同工作手段和工作流支持。例如，创建了供评议的文档后，可以向所有的评阅者发一个邮件使之包含一个指向评议文档的文档指针。评阅者收到邮件后，只需在文档指针上击鼠标就可调出该文档。这样，每个人看到的都是同样的文档，并且是最新版本。而且，假设24小时以后，某些文档未被处理，Notes将可以自动向主管或上一级领导发邮件告知此事。复制群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息。工作组成员常常分布在不同的岗位，有时甚至跨越了省、市和国家。为了支持本地成员方便、快捷和经济地访问数据，每一个工作地点通常都需要配置本地服务器。群件平台利用复制技术将位于远程（例如北京）服务器上的数据库“拷贝”到本地（例如上海）服务器上。无需上海的用户连接到位于北京的服务器上，复制技术即可使他们保持信息的同期更新。在功能和效率方面，Notes的复制技术是无可比拟的，其特征表现在以下几个方面：双向复制、高效、客户端复制、选择复制和后端复制。安全机制许多企业正在构建自己的包容企业各个部门乃至供应商和客户的群件应用系统。尽管个人、部门和整个企业都已认识到信息的宝贵价值和专有性，但商业上的竞争环境迫使机构必须打破原有的界限，在企业内和企业之间共享更多的信息，只有这样，才能缩短处理问题的时间，并且在协同工作的环境中孕育出更多的革新和创造性。这样，系统的安全性就显得尤为重要。在这方面，LotusNotes提供了坚固的安全措施以保护关键的商业数据。Notes通过提供四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名来保障系统的安全性。验证：验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。在Notes中，验证过程是双向进行的:服务器要检验用户的身份，用户也要检验服务器的身份。无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前，系统都需要进行验证。存取控制：存取控制表（ACL）规定了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写、删除等）访问什么样的资源。ACL控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。字段级加密：有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户对这些字段的访问。加密采用了编码技术使得非授权用户无法理解该文档相应字段的意义。电子签名：用户希望他们收到的邮件确为邮件上的作者所发出，电子签名可以确保这一点。这是一种用户对用户的授权机制。这种机制还保证了邮件在传输过程中未被篡改。对Internet的支持Notes同时也是一个完备的Internet应用平台。Notes目前采用SMTP/MTA附加软件来提供与其它基于Internet的电子邮件系统互换信息。这样就可以用Notes邮件系统直接接收或发送Internet邮件。利用Lotus提供的InterNotesWebNavigator，Notes用户能够对Internet上存在的大量信息进行有效的访问。作为群件产品，Notes和InterNotesWebNavigator自然而然地从群件的角度开发Web浏览器,把原本是属于单个产品的功能转换成群件的整体功能的一部分，比如提交和传送（通信），研讨数据库和资料数据库的共享（协作），以及客户代理与应用开发（协调）。就象其它的Notes应用一样，InterNotesWebNavigator也充分支持无连接使用。利用InterNotesWebPublisher，用户可以很方便地将Notes数据库中的数据发表到Internet上。特别是随着NotesDomino的推出，Notes即可直接作为一个Web服务器，从而使得Notes与Internet能够更好地相结合。跨平台的支持在当今形形色色系统环境并存的情况下，LotusNotes的显著特征在于它对多平台的支持。所有的NotesClient，无论其运行在什么环境下，均能访问所有的Notes服务器，与它们交换信息、发送或接受邮件、并使服务器完成其所有的功能。这样，一个Notes应用程序不需任何修改即可在各种平台上同时运行。Notes几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议。可以运行NotesClient的操作系统包括：Windows，Windows95，WindowsNT，OS／2，Macintosh，UNIX；可以运行NotesServer的操作系统有：Windows95，WindowsNT，OS／2，NovellNetWare，UNIX；上述UNIX包括：IBMAIX，SunSolaris，HP－UX。Notes支持广泛的网络协议：TCP／IP，HTTP，BanyanVINES，IPX／SPX，AppleTalk，NetBIOS／NetBEUI，X.25，SNA等。1.1.3办公工作流程实现功能办公工作流程系统完成如下的功能：电子邮件及日程安排事务处理办公工作流程，如：文件会签、会议管理、发送通知、办公室通知和签报。人事管理信息查询（包括专用信息和公共信息）个人电子秘书该系统的功能模块如下智能化办公系统办公服务子系统决策分析子系统电子邮件发文管理签报、报告文件会签会议管理报表管理重点指标分析业务进度分析业务趋势预测地理信息查询人事、财务电子邮件系统办公工作流程系统提供了简单易学的收发电子邮件的环境。用户间可相互传送任何类型和任意长度的信息（如文本、二进制、图形、图像及声音文件）。可对邮件电子签名，加密发送，并带有内置的地址名录，可发送到一个或几个用户，也可以全网广播发送。由于电子邮件系统是使用最为频繁的系统功能，因此所有有关办公流程部分的数据传送都在电子邮件系统体现出来。例如，会议通知即可在会议管理中查询到，同时又可以在电子邮件系统中查询到。电子邮件系统采用简便图形方式，邮件的收发不仅仅是局限在Intranet上，可以对联入国际Internet的任何用户收发邮件。该子系统可极大地方便局域网内工作人员之间的通讯，它具有如下的一些特点：可传送文字、图片、声音等各种信息。图形化的界面简单、直观、易于操作。采用了客户机服务器结构，确保了安全性。广告牌功能使得信息共享更加方便。可与其它基于SMTP/MIME的电子邮件系统交换信息。签报各部门传送到主管部门或领导等待审批的签报、请示、呈报、文件、合同，经各级主管部门转发审批，以发文的形式通知相关部门，并将审批结