浅议档案信息电子化的建设与服务

浅议档案信息电子化的建设与服务摘要：档案信息电子化是科技发展的结果和社会变革的趋势，这必然促使档案管理工作转变机制，创新服务方式和利用的手段、加强联合、注重反馈、拓宽领域，做到科学准确，优质高效。关键词：信息电子档案管理服务利用科学准确随着计算机技术在各个领域的普及应用和因特网的迅猛发展，人类社会进入了信息时代和电子时代。近些年来，办公自动化的日益推广，以及档案管理中计算机技术的广泛应用，使我国档案管理工作的形式也发生了重大变革。人们社会活动的记录（图、文、声、像）大都产生于电子工作环境，相互交流的手段和信息的传递也将从纸质走向电子载体，大多数纸质文件被电子文件所替代，由此形成了档案信息电子化管理模式。一、档案信息电子化的发展趋势及需求1档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。但不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精、去伪存真”的过程，使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，使用户获得更为完善的服务。2档案信息电子化可改善档案管理工作。目前，档案的保管、利用与形势发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，只有实现档案信息电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。3档案信息电子化是为了适应社会的强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速及时，社会广大公众对档案信息需要量不断增加。实现档案信息电子化，对各界人士查阅有用信息更为方便，这就迫使档案信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检查和提供利用的手段，通过现代化、多功能的服务措施，把档案信息及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案信息电子化的建设步骤1建立档案数据库：第一步，输入文件级目录，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息电子化，只有实行电子化，才能确保原件的永久保存。2建立档案馆（室）网站。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现信息资源电子化，使电子文件信息资源共享，档案信息服务网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。3加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏档案信息电子化最主要的来源。以前，档案馆（室）只移交纸质档案和纸质文件目录，现在可以要求进馆（室）实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，这样就能推进档案馆（室）的档案信息电子化进程。4规范档案管理软件。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）电子文件依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成一定困难。因此，在进馆（室）之前就必须印发电子目录数据库结构交换格式，对案卷级和目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。三、档案信息电子化的创新服务档案信息电子化带来的变化是非常全面和深刻的，它给我们档案工作者提出了全新的课题。档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，促使档案管理现代化。1建立以利用服务为核心的新机制。档案工作的主要职能是收集、保管、利用、服务。在档案信息电子化的新形势下，我们更要正确地认识档案的功能，把握工作的重点和中心。收集和保管是档案工作的前提，没有收集和保管，就无从形成和储存档案；而利用服务则是档案工作的核心，收集和保管都是为了提供利用服务，只有利用服务才能体现出档案的价值。假如档案部门能为社会提供广泛的利用服务，特别是运用现代化的信息手段，向社会传递快捷、准确、及时的信息，那么档案工作的社会效益就能得到充分实现。从某种意义上说，利用服务是档案工作的立足之本，没有档案的利用服务就无须档案工作的存在。因此，我们要以利用服务为核心，建立起全新的档案工作机制。2创新服务手段。多年来，档案工作者都在努力做好利用服务工作，但总体上还是坐等上门，被动服务居多。要开拓新的局面，就必须在服务手段方面大力创新：（1）电子文件的自动上传收集。在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了。因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。（2）开展在线服务。传统的档案利用方式，在信息化时代里必然要发生变化，社会的全面信息化改变了人们的工作、学习和生活环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手动的档案提供利用方式必然逐步被主动的现代的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题，提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。（3）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，各级档案馆（室）务必做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。3拓展服务领域。（1）信息服务的社会化，多主体。由主要企事业单位内的对象服务转化为社会全方面服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理变得越加复杂，越离不开信息服务，对档案信息电子化的需求显得越来越紧迫。（2）加强横向联合，实现档案资源共享。随着信息时代的不断发展，人类的知识和信息总量在急剧增长。面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能独自完成所有知识和信息的收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实现一体化管理，充分发挥整体优势。通过建立联系目录，实现资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录，形成网络，可以使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）资源利用率，使各级各类档案馆（室）朝着有侧重、有特色、专业化、系统化方向发展，更好地满足社会多方面的需要。（3）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈信息资源开发利用所产生的结果的分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。（4）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术用户。知识经济时代，档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，要积极创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。参考文献[1]张宇彦：《电子档案管理的核心问题初探》.中国煤炭2002.06[2]郑长彬：《浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题》.学校档案2005（3）[3]周起鑫：《档案信息化带来的思考》.档案工作通讯2004（2-3）