第四章确定会展服务商

第四章确定会展服务商展览场地的选择确定会展承建商确定会展物流服务商会展旅游的代理服务第一节展览场地的选择一、展览中心概况（一）我国展览中心的建设现状现代化展览中心兴起不完全统计，从1998年到2003年间，全国新建的展览面积在1万平米以上的现代化展览中心达30多个。全国展览馆数量及增长情况我国展览中心发展中存在的问题缺乏准确规模定位重复建设问题规划布局不合理我国展览中心的发展趋势展览场馆建筑规模大型化展览场馆功能综合化展览场馆智能化水平趋高政府继续加大对展览中心建设的投入（二）现代化展览中心的特征规模宏大设施齐全智能化规划设计“以人为本”经济实用政府支持世界展览中心的发展趋势数量在增加规模在扩大现代化水平更高小型的展览场馆在消失（三）展览中心的设计过程市场需求调研对举办过的展览项目分经济领域、展会规模和举办周期等因素进行分析对展会观众分专业客户和最终客户进行结构分析和需求分析确定展览中心面积及功能分区专家论证（四）展览中心的规划设计原则市场空间大周边交通基础配套设施发达外部直达各展览场地中心内部交通便捷展览场地灵活可分展厅的同等价值性轴向对称，利于方向辨别展厅设计体量比例适中服务和休息场所均匀分散建设采用分期扩建保证经济效益，低成本，注重生态保护二、会展场馆的选择展馆形象展馆性质展馆展厅大小及调整的可能性展馆的配套设施水平展馆的规定是否公平合理展馆对外交通是否方便展馆的展期安排三、会展场馆的基本配置（一）公共设施会场设施电梯公共广播卫生设施公共照明（二）租赁设施空气开关箱中央空调信息点视听设备四、配套服务的设施设备停车场餐饮商务中心小卖部公共通讯设备五、增值配套展会查询热线网站建设导展/导会设施智能卡出入管理系统新慕尼黑展览中心展馆介绍重庆展览中心中国国际展览中心上海世贸商城上海新国际博览中心上海新国际博览中心上海展览中心上海展览中心第二节确定会展承建商案例与分析即将参加MODERNLIFE礼品展的北京某服装服饰有限公司的总经理最近一直在为展台搭建的事犯愁。他指着桌上堆着的几十封花花绿绿联系业务的信函告诉记者，这都是展览公司发给他的，他已经谈了几家，价格倒是挺好商量，可是对他们的业务能力不了解，真不知道该信谁？到底选哪一家呢？这个问题其实许多参展商也深有同感，光是北京地区就有1700多家展览公司，在国际展览中心从事搭建服务的企业就有350多家。其中皮包公司有之；胡建乱干的也不在少数。为了减少参展的风险，参展商可以考虑选择主场搭建商为其搭建展台，当然首先要进行充分的比较之后再作出决定，以保证展会成功。选择主场搭建商，主场搭建商就一定值得信任吗？总经理陷入了困惑……展位承建商的选择展位承建商的技术室内设计与装潢技术工程结构知识制图和模型方面的知识照明/给排水/电子机械方面的知识图片和表格的布置展架展具、施工材料和展台施工的知识展位承建商的选择与办展机构或参展商的沟通对于展位设计目的的理解展位的艺术表现，表达主题和形象展位设计的功能性展位承建商的选择价格是否合理是否熟悉展览场地及其设施是否能够提供展位维护保养服务指定展位承建商的方法一个展会可以选定一个或几个展位承建商来为参展商提供展位搭建服务。标准展位的最低配置有三面围板，展位楣板和常规照明。有的还设桌子、椅子、普通电源，甚至地毯。空地展位可以根据参展商的需要搭建成各种形状，但是对承建商的设计和承建能力要求较高。指定展位承建商的方法招标公开招标选择招标两阶段招标第三节确定展会物流服务商确定展会物流服务商导引案例案例一：展品运输中的包装问题案例二：赴俄运输展品的失败分析：案例一和二分别阐述的是物流服务中哪个环节的问题？参展商和组展商应当从中吸取什么教训？确定展会物流服务商会展运输代理商是组办方为方便参展商而为其准备的备选服务项目，参展商可以自行选择。参展商也可以自主安排货物的运输国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则一、运输管理联络运输代理成员中必须有会说流利的英语、德语、法语和展览会举办国家或地区的主要语言的人。运输代理必须在展览会设立全套办公设施，或在合理的距离设立办公设施。必须具备联络用的国际电话、传真、电子邮箱等。运输代理必须提供详细、有效的邮政地址。国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则海关手续展会组织机构和代理共同为展会设立临时免税进口手续，对于汽车之类的展会，运输代理还需要担保或交保证金。与海关商妥现场工作的时间和期限。参展商有义务向运输代理提供全套准确的相关文件。国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则搬运操作运输代理必须熟悉现场，拥有合适设备和有经验的搬运工运输代理要在现场或附近安排仓储地空箱应当存放在现场或附近国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则二、报关代理的工作准则联络展前客户联系单证办理及通知国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则最佳运输现场支持展后处理国内运输代理来程运输回程运输指定国内运输代理时的注意事项运输时间要提早安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达会展场馆日期、回运日期等）运输线路和方式为参展商安排最佳运输线路和方式国内运输代理包装要求费用问题保险海外运输代理运输方式有关文件明确告知参展商提供各种文件的具体时间1、关于展品和相关物品的证明和文件2、运输单证，包括装运委托书、装箱单、集装箱配装明细表、提单、运费结算单等3、海关单证，报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等4、保险单证海外运输代理海关报关1、ATA形式一种准许货物免税暂时进口的报关制度2、保税形式3、再出口形式4、进口形式会展运输注意事项全部或部分展品未及时运到展品因包装不好而破损缺少单证包装箱出现问题运输方式导致的问题巡回展的运输案例分析：中国厦门外轮代理有限公司中国厦门外轮代理有限公司是经国家交通部、外经贸部批准的从事国际运输船舶代理和国际货运代理业务的企业。公司秉持“以人为本，提供完美服务；以诚为先，谋求共同发展”的经营理念，经过多年发展，与世界上一百八十多个国家和地区的客户建立了密切的业务联系，将国际经贸和航运领域的知名品牌“PENAVICO”的美誉传播到世界各地。现公司已形成集船舶代理、客货运代理、空运代理、租箱代理、国际集装箱运输为一体的海、陆、空代理服务体系，成为中国东南沿海最大的国际船舶代理企业、知名的国际货运代理企业和专业化综合物流提供商。案例分析：中国厦门外轮代理有限公司厦门外代会展项目部系由厦门外代国际货运有限公司和厦门外代报关行有限公司联合成立的专业会展物流服务提供商。2002年厦门外代取得国家外经贸部批准的国际展览品运输报关许可证，成功代理了“第五、六届中国投资贸易洽谈会”、“第六、七届台交会”全球展品运输、报关代理，成为厦门地区首屈一指的全方位、专业展品物流服务商。外代会展项目部可以为展商提供一站式服务。项目部就整个参展过程建立项目负责人制度，紧密联系组委会以便双方能够及时、方便的沟通；协调，保证信息的畅通、各项工作的顺利进行和对外联络的一致性。以下是展品物流配送流程说明：展品配送流程示意图第四节会展旅游代理服务会展旅游代理服务会展人士的旅游目的商务考察休闲观光会展旅游代理服务展览旅游的运营模式不能独立于展览活动之外。展览旅游的运营模式可以简单概括为以人为核心，以展览活动为基础，既为展览活动的旅游属性服务，又进行游、购、娱等外围活动以及外围观展游客的组织。会展旅游代理服务市场化不够外部环境亟待改善重硬件轻软件，重展轻会国际品牌的会展少对会展旅游业缺乏科学研究会展旅游代理服务旅行社业、景点方面为参展者提供的产品稍显不足。展览业与旅游业在把握、引导和满足客源的多种需求商合作欠佳。目前越来越多的以旅行社业为主导的大型旅游集团进入展览旅游市场。一些大型的旅游集团如上海锦江、中青旅、春秋旅行社等已经加入了国际会展组织，开发会展旅游市场。会展旅游代理服务旅行社进入展览旅游市场的产品策略在服务上，将展览期间的酒店、接送、餐饮等基本服务做成主体产品，将其他配套服务及产品做成菜单，由客户根据需要灵活选择。在形式上，旅游产品应广泛采取半包价、小包价等形式；中短线为主、组团灵活。在内容上，主要是投资考察游等专项旅游产品，短平快的城市周边游。会展旅游代理服务整体促销旅游业和展览业联合起来，实现会展旅游的整体促销。会展旅游代理服务组团服务旅行社应同会展公司分工协作。旅行社安排应既有集体活动又有分散活动。可以随时根据情况改变行程，临时增减内容。帮助参展团提高工作效率，提高参展的附加值。参展团需拜访重要客户客户联络方式及要求通知旅行社旅行社提出建议行程并确认会展旅游代理服务旅行社在会展旅游产品中的组团服务项目会展旅游产品类型组团服务项目会议类协助办理护照和签证；根据主办方的预算选择目的地和酒店；机票和酒店的预订；餐馆安排（主题晚宴、地方风味等）；会前会后的旅游行程安排；翻译和专业领队奖励旅游类护照、签证和出境资料的办理；特色形成设计与安排；策划机场和酒店的欢迎仪式；地方美食及狂欢晚宴等餐饮安排；专业领队；主题活动及特别节目策划展览类联系参观门票、代办参观手续及参展摊位预订；代办邀请函，代参展商办理护照和签证手续；展会结束后的商务考察项目；旅游行程安排选择旅游代理商应关注哪些方面？如果代理客户联络，是否熟悉行业情况？对展览业的熟悉程度？过去的经验？旅游产品的设计是否恰当，是否有特色，行程安排合理否？在办展当地网络成熟程度？价格是否合理？