办公自动化软件应用

第３章办公自动化软件应用(一)教学目的：熟练掌握文字处理软件ＷordXP、电子表格ExcelXP、电子演示文稿软件PowerPointXP的操作；了解OfficeXP集成应用。(二)教学内容：认识ＷordXP工作窗口，创建和编辑文档，设置文档格式，表格制作图文混排；介绍ExcelXP工作窗口，工作表和单元格，输入数据和编辑电子表格，格式化工作表，计算数据，管理和分析数据，使用图表分析数据；介绍PowerPointXP的工作窗口，创建和编辑电子演示文稿，在幻灯片中插入多媒体对象，设置演示文稿的外观，在演示文稿中创建超级链接，幻灯片放映等内容。(三)教学建议：采用理论和实践相结合的教学方式：（1）课堂上操作一遍给学生看；（2）采用实验的形式让学生掌握媒体的采集和合成３.1文字处理软件ＷordXP启动WordXP的方法：1.从开始菜单启动。2.使用文档启动WordXP双击一个Word文档的文件名即可启动Word。3．双击桌面上的WordXP快捷方式双击桌面上的WordXP的快捷方式图标，就可以启动WordXP了。3.1.1认识工作窗口Ｗord窗口的组成WordXP的启动与退出退出WordXP的方法：单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命令。按Alt+F4键。单击Word程序右上角的“关闭”按钮。双击Word程序左上角的控制菜单按钮。在退出Word时，如果文档没有保存，会出现下面的提示对话框。标题栏菜单栏工具栏编辑区标尺滚动条状态栏Word的视图方式1．普通视图2．Web版式视图3．页面视图4．大纲视图5．打印预览视图6．全屏显示视图7．改变显示比例视图（1）使用“显示比例”框。（2）使用“显示比例”命令8．文档结构图3.1.2创建和编辑文档保存新建文档的具体步骤：选择“文件”菜单中的“保存”命令，也可以单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框。单击“菜单栏”右上角的×按钮。若要关闭当前所有打开的文档，可先按住Shift键，再单击“文件”---“全部关闭”。1．中英文输入使用鼠标操作：使用键盘命令：按Ctrl+空格键，可实现中文/英文输入法切换；按Shift+空格，或实现全角/半角字符切换；按Ctrl+Shift键可实现输入法之间的切换。2．符号和特殊字符的输入特殊符号可以通过“插入”菜单中选择“符号”命令，从“符号”对话框中选择。3、切换插入与改写状态：鼠标双击状态栏的“改写”框或使用键盘上Insert键切换。4、删除字符操作：按BackSpace键删除插入点之前的一个字符(或汉字)，按Delete键删除插入点之后的一个字符(或汉字)。5、段落的拆分与合并：段落的拆分：在插入状态下，将插入点移到拆分处按回车键即可。段落和合并：将插入点移到第一段末按Delete键或第二段的段首按BackSpace键。编辑文本（1）鼠标选择。（2）键盘选择。键盘按键功能Shift+上箭头向上选定一行Shift+下箭头向下选定一行Shift+左箭头向左选定一个字符Shift+右箭头向右选定一个字符Shift+Ctrl+上箭头选定内容扩展至单词开头Shift+Ctrl+下箭头选定内容扩展至单词结尾Shift+Ctrl+左箭头选定内容扩展至段首Shift+Ctrl+右箭头选定内容扩展至段末Shift+Home选定内容扩展至行首Shift+End选定内容扩展至行末Shift+PgUp选定内容向上扩展整屏Shift+PgDn选定内容向下扩展整屏Shift+Ctrl+PgUp选定内容至文档窗口开始处Shift+Ctrl+Home选定内容至文档开始处Shift+Ctrl+End选定内容至文档结尾处先按F8，再按箭头键扩展选取文档中具体的某个位置Ctrl+A或Ctrl+小键盘数字5选定整个文档Shift+Ctrl+PgDn选定内容至文档窗口结尾处1．选择文本文档区中使用鼠标(1)拖曳：(2)Shift+单击：选择栏中使用鼠标(1)单击：选中该行(2)双击：选中该段落(3)三击或Ctrl+单击：选定整个文档选择矩形文本块：Alt+单击斜对角拖曳2．删除文本先选中所要删除的文本，然后按Delete键。或右击鼠标选择快捷菜单中的删除项进行删除。键盘按键功能↑向上一行↓向下一行←向左一个字符→向右一个字符PageUp向上一页PageDown向下一页Home光标到本行首End光标到本行末Ctrl+Home光标到文档首Ctrl+End光标到文档末3．文本的复制/剪切与粘贴方法一：（1）选中要复制/剪切的文本。（2）单击“编辑”菜单→“复制/剪切”命令。（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）单击“编辑”菜单→“粘贴”命令。方法二：（1）选中要复制/剪切的文本。（2）单击工具栏上的“复制/剪切”工具按钮。（3）将光标移动到要插入文本的位置。（4）单击工具栏上的“粘贴”工具按钮。方法三：（1）选中要复制/剪切的文本。（2）右击选中文本，从快捷菜单中选择“复制/剪切”命令。（3）将光标移动要插入文本的位置。（4）在该插入点右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。方法四：（1）选中要复制/剪切的文本。（2）按快捷键Ctrl+C/Ctrl+X。（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）按快捷键Ctrl+V4.撤消与恢复撤消操作：单击常用工具栏的”撤销键入”按钮,或单击”编辑”---”撤销键入”;或利用Ctrl+Z快捷键完成撤销操作。恢复操作：与撤销操作类似。5．查找与替换查找：单击“编辑”---“查找”，打开“查找和替换”对话框进行操作即可。替换：单击“编辑”---“替换“，打开“查找和替换”对话框进行操作即可。6．给文档加密码3.1.3设置文档格式1．字符格式设置（包括对文本的字体、字形、字号、字间距和文字特殊效果等格式的设置）（1）利用“字体”列表框设置字体（2）利用菜单命令设置字体：单击“格式”---“字体”，打开字体对话框进行设置即可。（3）使用“格式刷”：选定已设置好字符格式的文本。单击常用工具栏上的“格式刷”按钮将光标移到文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处即可。（4）设置字号设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。（5）设置字形倾斜格式。下划线格式。加粗格式。（6）设置字间距（7）动态文字效果（8）添加着重号（9）拼音指南单击“其他格式”工具栏中的“拼音指南”按钮（10）合并字符单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮（11）带圈字符选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮段落格式设置（1）段落标志：以Enter键作为当前段落标记。单击“视图”---“显示段落标志”，可以隐藏或显示段落标志。（2）单击“格式”菜单单击“格式”---“段落”，弹出“段落”对话框进行设置即可。单击“格式”---“边框和底纹”，弹出“边框和底纹”对话框进行设置即可应用字符样式创建字符样式添加边框和底纹添加边框添加底纹（5）使用标尺：用户可以通过单击”视图“---”标尺“来隐藏或显示标尺。水平标尺：可以设定段落边界。若按住Alt键，再拖动鼠标，可实现精细调整。（6）为原在段落添加项目符号和编号选定要添加项目符号或编号的段落。单击“格式”---“项目符号和编号”，按要求进行操作即可3.页面格式设置（1）节的设置：将插入点移到分为“节”的位置上。单击“插入”---“分隔符”，打开分隔符对话框。在“分节符类型”区中选定某一种分节符类型。单击“确定”按钮即可。分节符的功能：下一页：将新的一节放到下一页的顶端。连续：在插入点处开始新的一节。偶数页：使新的一节总是从下一个偶数页开始。奇数页：使新的一节总是从下一个奇数页开始。注：在普通视图方式下，选择某一种分节符，按Delete键即可取消该节。（2）分页：WordXP提供了“自动分页”和“人工分页”两种分页方式。自动分页：是指在完成下述页面设置之后，Word将自动根据页面参数的设置，对文档进行分页。人工分页：是指在页面中采取人工方式对文档进行强制分页。操作方法是：将插入点移到要分页的位置上，然后在“分隔符”对话框中选取“分隔符类型”选项区域是的“分页符”即可。(3)页面设置：包括页边距、纸型、纸张来源、版式、文档网格、页眉/页脚等设置。操作方法：设置之前，应将插入点定位在需要进行页面设置的节中(若末分节，整个文档即为一节)，然后单击“文件”---“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，在该对话框中对页面按要求进行设置即可。(4)插入页眉和页脚选择菜单“视图”→“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。(5)分栏：选定需要分栏的文本。单击“格式”---“分栏”，打开“分栏”对话框，如右图所示。在‘预设”下指定所需的分栏格式，在’栏数“框里设置栏数，并在”宽度和间距“下对栏宽和栏间距进行设置。3.1.2单击”确定“按钮3.1.4表格制作1．创建表格(1)利用“插入表格”按钮(2)利用“插入表格”命令2.编辑表格(1)选定表格：用鼠标直接选择单元格：选择一个单元格：将鼠标单击单元格左侧边界，可以选定该单元格。选择一行：将鼠标移到待选择行的左边(表外)空白处，当鼠标变成向右箭头时单击左键选择该行。选择一列：将鼠标移到待选择列的顶端线上，当鼠标变成向下箭头时单击左键可选择该列当表格中已有被选择内容时，按下Shift键再按光标移动键，可以选择相邻的单元格、行或列。用菜单进行操作：单击“表格”---“选定行/选定列”。(2)单元格、行或列的插入与删除插入单元格：选定一个或多个单元格，选定单元格数由插入的单元格数决定。单击“表格”---“插入”---“单元格”，在弹出的对话框中按要求进行设置即可。删除单元格：选定要删除的相邻单元格，单击“表格”---“删除”---“单元格”，在弹出的对话框中按要求进行设置即可。插入行/列、删除行/列操作方法与单元格的插入与删除类似。(3)单元格的合并与拆分合并单元格：选定要合并的多个单元格，单击“表格’---“合并单元格”即可；或使用快捷菜单中的“合并单元格”命令。拆分单元格：选定要拆分的单元格，单击“表格”---“拆分单元格”，在打开的“拆分单元格”对话框中输入所需的列数和行数，即可实现单元格的拆分；或使用快捷菜单中的“拆分单元格”命令。(4)表格属性的修改(包括表格、行、列、单元格等四个选项卡)：单击“表格”---“表格属性”，弹出如右所示对话框。“表格”选项卡：“行”选项卡：”列“选项卡：”单元格“选项卡：(5)表格的合并与拆分合并表格：将需合并的两个表格放置于相邻处，表格间只有空格行而无文字，使用Del键删除表格间的空格行即可。拆分表格：将插入点置于需要拆分处，单击”表格“---”拆分表格“，即可将原表格拆分为两个小表格。(6)绘制斜线表头将插入点置于表头，通常是表中的第一行第一列。单击”表格“---”绘制斜线表头“，打开对话框。在‘表头样式”下拉列表中，选择所需的表头样式。直接在’行标题“、”列标题三“、“列标题四”4个文本框中设定斜线表头的各个标题；在“字体大小‘下拉列表中选择标题字体的大小。单击“确定”。3.表格的格式化(1)表格的对齐方式选定所需对齐操作的单元格单击鼠标右键执行”单元格对齐方式”命令，在其子菜单中选择相应的方式，单击相应的按钮即可。或单击格式工具栏中的对齐按钮进行设置也可。(2)边框和底纹表格边框的设置：选中需设置边框的单元格，单击“格式”---“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框进行设置即可。表格底纹的设置：在“边框和底纹”对话框中选择“底纹’选项卡，按要求进行设置即可。(3)自动套用格式将插入点置于需要套用格式的表格中的任意位置。单击”表格“---”表格自动套用格式“，打开”表格自动套用格式“对话框，如右图所示。在”表格样式“中选择所需的表格格式，在”将特殊格式应用于“复选框中选择或取消所要的选项，调整表格的样