搜索
秘书信息与档案管理实务余红平胡红霞主编外语教学与研究出版社绪论信息与档案工作概述知识目标◆了解信息的概念、特征和信息工作的主要内容◆了解档案的概念和档案工作的主要内容能力目标◆能够正确理解信息工作的意义◆能够熟悉档案工作的相关程序第一节信息工作概述人类进入信息化社会后，所有的制约因素都与企业能否深入了解和充分掌握信息、运用信息有着不可分割的联系。一、信息的含义一般来说，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是事物消息和信号中的内容。二、信息的主要特征（一）真实性信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容。（二）价值性信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。（三）多变性由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化。（四）共享性除了需要保密的少量信息外，其他一切信息都不具有独占性。三、企业信息工作的作用（一）信息是企业决策的基础企业管理要依赖正确的决策，决策的正确与否关系到企业的存亡。•宝宝乐公司是一家以生产卫生用品为主要业务的公司。某日，公司总经理秘书夏婷在家休息时，看到电视上播放了一则新闻：根据政府最近组织的全面人口普查数据分析显示，我国每年出生250万个婴儿。夏秘书算了一笔账，每个婴儿两块尿布，250万个婴儿一年就要500万块尿布。这是一个不小的数字。夏秘书马上上网收集相关信息，结果发现由于没有时间或缺乏经验，换洗尿布成了很多新妈妈的烦心事。夏秘书收集到的信息汇报给老总，老总经过研究后决定投入资金进行尿布研。不久，由该公司生产的婴儿护理产品——“尿不湿”就面世了。企业由此大大获利。情景案例（二）信息是企业管理的核心•企业管理讲究的是资源优化配置，并通过经营使其效果达到最优化，实现企业管理的最大效益。•通过信息管理能实现对物流的管理，进而实现企业利润的最大化。“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就会失去一切”，这就是国外企业普遍流行的观点。随着现代企业的发展，信息渐渐成为企业管理的核心。（三）信息可以提高企业的竞争力•企业要想在激烈的市场竞争中占据优势，必须借助于企业的信息工作，包括对手财务状况、研发情况、原材料供应商情况、营销策略、市场占有率、价格动态和产销状况等四、信息工作的程序•信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。各个环节相互连接，密不可分，形成完整高效的信息工作流程：五、秘书的信息工作秘书是为企业决策层或是上司个人服务的，向上司提供有效信息从而辅助上司决策是秘书分内的工作。（一）秘书信息工作的主要内容1.日常工作中的信息工作秘书日常事务工作包括值班、接待、接打电话和安排活动2.会务工作中的信息工作秘书的会务工作，实际上是要确保会议信息有效流动，以实现会议目的。3.文书处理中的信息工作秘书每天都要处理大量的文书，文书的起草、制作、分发、收缴、传阅和归档就是信息工作的集中体现。（二）秘书的信息意识•秘书的信息意识就是秘书人员对各种信息的敏感程度、选择能力和消化吸收能力，是秘书人员对自然界和社会的各种现象、行为、理论观点等，从信息角度的认识、理解、感受和评价。（三）秘书常备的信息资料•秘书常备的信息资料有：各类工作用参考书、百科全书、字典与词典、年鉴、报纸期刊、统计资料、地图册、内部文献、人名地址录、广告材料、宣传品以及与企业经营有关的政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等资料。第二节档案工作概述档案作为一种信息资源、与企业同步发展的无形资产，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录。档案管理工作作为信息业的组成部分和一项基础性工作，在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。一、档案与档案工作•档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。•档案工作是管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。二、企业档案工作的主要内容企业档案工作的主要内容是本企业综合档案管理和开发利用，为企业的生产经营管理工作服务。具体来说，主要有以下几个方面：（一）贯彻执行档案法律法规、（二）档案业务管理（三）档案保管（四）档案开发利用（五）档案管理现代化建设（六）企业档案目标管理升级达标三、企业档案工作的作用（一）企业档案是维护企业合法权益的可靠的法律凭证•一个合法经营的企业，可能会遭到不合法行为的侵害，陷入令人头疼的经济纠纷之中。这时，受害方只有拿起法律的武器，才能维护自己的合法权益，才能保证企业正常的生产经营。（二）企业档案是企业管理层开展各项工作的重要依据•在改革开放和建立社会主义市场经济的新形势下，企业经营管理活动中的新情况、新问题不断出现，企业领导想要完全靠自己获取信息来满足企业管理需要、发展企业是不可能的，他们还必须从档案渠道来获取信息。（三）企业档案是企业无形资产的重要组成部分•无形资产是企业资产的重要组成部分，是指企业长期使用但没有实物形态的资产，主要有专利权、商标权、非专利权、土地使用权、著作权和商誉权等。（四）企业档案是企业文化的重要体现和反映•广义的企业文化是指企业的物质文化、行为文化、制度文化和精神文化的总和。•狭义的企业文化是指以企业经营理念和价值观为核心的企业意识形态。•企业档案是企业经营者和全体员工在生产经营活动中形成的历史记录，它从内容到形式，都留有员工们辛勤劳动和创造的烙印，从一个侧面反映了企业的行为文化。知识目标◆了解信息收集的概念、范围◆掌握企业信息收集的方法能力目标◆能够正确地选择收集信息的方法◆能够完成上司交代的信息收集任务◆能够做好日常信息收集工作第一章信息收集•日本政府和企业对信息工作非常重视，有人形容日本人在收集信息方面像梭子鱼一样什么都不放过。的确如此，日本一些大的公司和企业在世界各地都有自己的外派机构，这些机构既是营业点，又是信息收集点。日本最大的企业之一——三菱公司就十分重视信息的收集与研究，雇佣了许多人（包括外国人）在国内外专门从事商业信息的收集。该公司的信条是：企业的成败在于经营，而经营的关键在于信息和预测。日本索尼公司在20世纪50年代还是一个不起眼儿的小企业，1953年，公司总经理盛田昭夫在美国考察时获得了晶体管问世的信息，立即从美国引进该项技术用于收音机和电视机，从而使企业获得了飞速的发展，并跨入了日本公司的前列。三井物产株式会社也是日本的大企业之一，它蓬勃发展的一个重要因素也是信息。它建立了一个覆盖全球的信息网，每天获取的信息量超过五万件以上，世界各地发生的重大政治、经济和贸易信息，三井总部都能了如指掌。引入案例第一节信息收集的方法和范围一、确定信息收集的范围（一）企业信息1.企业基础资料；2.企业概况；3.企业财务状况；4.企业信誉与信用等级情况；5.企业背景；6.企业经营活动信息（二）合作伙伴信息•企业的合作伙伴主要有：1.为公司提供原材料、技术、能源、生产设备的供应商。2.从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商。3.为公司经营管理提供物流、金融、咨询、市场推广、研发等各项服务的服务商。（三）市场信息1.行业信息；2.本公司产品信息；3.客户及消费者信息；4.竞争对手信息（四）法律政策信息•秘书不仅要收集我国现有的与企业活动相关的法律政策，还应注意收集与公司有业务往来的公司所在地的法律政策（五）宏观经济金融信息•经济信息包括宏观经济动态、国家经济政策和经济发展导向等。金融信息包括国内外金融动态、外汇汇率变化、国际国内证券市场行情、贸易对象国利息汇率情况和投资信贷信息等。（六）交际活动信息•凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书都要及时掌握有关方面的信息。二、秘书信息收集的重点（一）与上司业务有关的信息•秘书应围绕上司的中心业务工作（即上司所分管的工作）收集信息，服务于上司决策。对于组织管理比较规范、结构比较健全的企业，信息收集的任务会分解到具体的部门。（二）上司交际活动的信息•在安排上司交际活动的过程中，为上司收集相关信息，能提高交际活动的针对性、有效性。•秘书要做好为上司交际活动收集信息的工作，必须在日常生活中做有心人，注意积累诸如各类餐厅位置、特色、环境特点等日常信息。三、秘书信息收集的方法（一）观察法•秘书在采用观察法收集信息时，往往要亲自到现场，借助听觉、视觉或录音、摄影、摄像等方法记录客观对象的活动。（二）阅读法•阅读法是通过阅读书刊等，从中获取信息。（三）询问法•询问法是通过提问请对方作答来获取信息的方法，是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电讯询问和书面询问。（四）问卷法•问卷法是由信息收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格），并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。（五）网络法•网络主要指以互联网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。•网络所提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息查询服务、信息研讨和公布服务等。（六）交换法•秘书可通过交换信息的方式获得有关的信息，特别是要与业务往来频繁的企业建立稳定的信息交换网络，在信息上互通有无。（七）购置法•包括订购、限购、邮购和代购等。主要购买与信息收集目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带和磁盘等。四、秘书收集信息的技巧（一）熟悉上司•在日常工作中，秘书不仅要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部门，而且要了解上司目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算等等。（二）广闻博见•要想做好信息收集工作，归根到底就是要勤奋努力，多听多看。（三）取得同事配合•为了取得各部门同事的配合，秘书要有一种诚恳谦虚的态度。一、秘书收集信息的渠道（一）正式渠道1.公共传播载体公共传播物辐射面宽，信息含量大，时效性强。夏婷是一家奶制品公司的办公室秘书，她会定期对本市其他牛奶企业的网站进行查询。一天，她在本市另一家大型牛奶企业的网站上看到一则消息，说该公司将在下周举行的本市农业博览会上举行促销活动和新产品发布。她立即将这一消息汇报给总经理。公司立即召集研发中心和市场部开会，决定调整自己的博览会展览方案，并决定把原计划下月初举办的新产品发布会提前到农业博览会前一天晚上举行。这一举措，果然率先争取了大客户，占得了市场的先机。第二节信息收集的渠道和原则情景案例2.各种社会活动参加企业相关的招商会、展览会、交流会、学术会议以及企业举办的技术鉴定会、订货会、新闻发布会等。3.向有关单位索取资料有些信息并非都刊载于大众化的出版物上，需要通过派人磋商或发函联系等方式才能获取。4.专利文献5.竞争对手的公开资料竞争对手的许多公开资料，如企业广告、产品说明书、产品报价、企业简介、企业刊物、企业年报和企业领导讲话等。美国MC通信公司在开展电子邮件业务的前几个月，打出要招聘数名通信工程师和工人的广告。该公司的竞争对手在研究分析这一广告之后，确认MC通信公司招聘专业技术人员正是因为他们有拓展业务的计划，进而采取了先发制人的应对措施。情景案例（二）非正式渠道1.建立人际网络，收集人际信息•李毓是一家藤器制品公司的总经理。最近几年公司业绩一直下滑，藤器家具的市场空间越来越小，李毓整天为此烦恼。一天，他去看望刚从国外回来探亲的老同学。在老同学家里，他看到一幅在国外拍的照片，照片里四方形的编织篮里铺着垫单和被子，一只狗正在睡觉。与老同学聊天后，他才知道西方一些国家很喜欢养宠物，但是人们却经常为如何在居室里安置宠物而烦恼。李毓突然意识到自己公司的发展出路了：发挥自己生产藤器制品的优势，生产宠物家具，既让宠物舒服，又使居室得到美化，保持整洁。他立即让人制作了几款样品交给老同学带到国外，很快他收到了国外的订单。2.通过第三方获取信息3.收集竞争对手疏忽泄露的信息情景案例4.人才流动中的信息5.通过反求工程获取信息美国科罗拉多州的先进动力设备公司刚刚宣布一项新的专利产品——一种减速齿轮时，便接到五十多份订单，每份只买一两件，订单大部分来自竞争对手。无独有偶，柯达公司