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华氏大药房门店管理系统的开发与分析案例三：华氏大药房门店管理系统的开发与分析第一章系统概述1.1华氏大药房概况及经营现状上海华氏大药房有限公司成立于1998年4月，是在原金龟、新特药、思强三个零售公司基础上组建而成，注册资金9000万元。主要经营药品、保健品、医疗器械以及各类百货，商品总数达18000多种。在本市医药零售企业重独占鳌头。目前华氏在上海已拥有208家药房，占到上海市药房总数的9.75%，按照上海医药商业协会2005年统计数据分析，华氏大药房占市场近10％的零售门店，取得了大于15％的零售销售市场份额。其中38家为医保定点药房。华氏与大型的超市卖场合作，设立OTC专柜，居上海卖场专柜首位。同时为了实现企业快速发展，华氏实施了全国的战略布局，先后在安徽黄山以及江苏南通等地，建立控股的合资公司，在各地方的零售市场份额中均处于领导地位。华氏大药房成立至今已形成一套完整、严密的组织体系。组织架构严密，部门分工明确。图1-1华氏大药房总部组织结构图由于是医药连锁企业，所以在成立之初，华氏在管理上就一直坚持对所有门总经理室GeneralManager行政部人力资源部财务管理部信息服务部开发规划部质量管理部商品部销售部.市场营销部投资管理部物流部管理部门营运部门店实行统一管理，加强终端的人员以及制度的管理，不断培训、教育，有效的杜绝门店的差异化执行，从而也确保了公司执行力的控制。在门店的扩张方面，华氏一直坚持直营店的发展路线，尽量减少加盟店，以规避不必要的风险，虽然在发展速度上落后于其它公司，但在管理上，华氏确保了他的管理一致性。同时为规划华氏做为连锁企业的功能，华氏建立“六统一”的管理模式，以确保企业能有序、有效的发展。1.2华氏的信息化发展华氏深知企业信息化地重要性，成立至今一直致力于企业信息化地发展，先后开发了总部ERP系统和门店管理系统。总部ERP系统从98年开始，先后经历了三次升级，在一般连锁企业信息管理系统的基础上，添加药品经营特殊性的要求。完全按照药品经营企业的实际业务流程和管理需要,系统将GSP的具体要求准确而完整地融合进企业日常的业务流程中，解决了质量管理和业务管理中存在的问题。同时，系统对各项操作适时进行符合GSP规范的操作提示，让使用者按照GSP的要求严格规范企业日常业务操作，对药品经营企业GSP顺利达标和实现符合GSP的日常运作产生巨大的辅助作用。随着门店数的与日俱增，以及药品市场结构和经营模式地改变，如：开架式药房的兴起、药妆特色店的引入、经营品种结构的改变等。旧版的门店管理系统不仅不能满足经营管理的要求，而且对于企业数据分析、高层经营决策也带来诸多不变，故开发了新的门店管理系统，目的是对华氏的门店进行全面的规划和管理，已满足企业发展和经营决策的需要。1.3华氏大药房门店管理系统功能简介新的门店管理系统包括门店进销存所有相关业务，主要模块有：基本信息、进货、销售、调拨、数据交换、业务查询；主要实现了以下功能：1.POS机销售管理：门店可以配备多台终端POS机与主服务器相连，终端POS机可扫条形码实现实时销售。2.设立独立的医保台帐：即一个商品可以同时存在于多在货架；医保商品有独立的进销存台帐。3.及时上传销售明细：实现与总部数据库交换的数据均为明细数据，并确保数据的准确性和安全性。系统具有良好的延展性和适应性，前台界面操作简便，便于使用；对于重要操作和信息设立了不同的用户名和密码进行加密，提高了数据的安全性。第二章系统开发理论与工具介绍2.1系统开发理论本系统参考结构化生命周期法进行。结构化方法的基本思想是：用系统的思想、系统工程的方法，按用户至上的原则，结构化、模块化、自顶向下地对信息系统进行分析与设计。结构生命周期法强调将整个开发过程分为若干个阶段，每个阶段都有明确的任务和目标以及预期要达到的阶段性效果。本系统开发过程主要划分为6个阶段：系统可行性分析、系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行评价阶段。系统分析是信息同的逻辑设计阶段，是系统开发中非常重要的一个阶段。主要任务是对系统组织机构、业务流程进行详细的调查；绘制业务流程图，确立新系统的逻辑结构；进行功能分析，用数据流程图、数据字典、判定树等将分析结果描述出来。本门店管理系统的系统分析详见第三章。系统设计是信息系统开发过程中的第二个重要阶段。系统设计的主要任务是根据新系统的逻辑模型，完成对系统总体结构和基本框架的设计；系统设计的关键是模块化，设计工作中强调采用结构化设计方法。主要包括系统结构模块设计、代码设计、输入输出界面设计、数据库设计：ER图及表结构。本门店管理系统的系统分析详见第四章。系统实施阶段是将设计的系统付诸实施的阶段。这一阶段的任务包括程序的编写和调试，人员培训，数据文件转换，计算机等设备的购置、安装和调试，系统调试与转换等。本阶段的成果为大量的程序清单、测试报告以及系统使用说明书。本门店管理系统的系统实施详见第五章。2．2系统开发工具介绍本门店管理系统开发软件为PowerBuilder8.0；数据库为Sybase。随着数据库技术在各行各业的广泛应用，作为企业级数据库前端开发工具的PowerBuilder日益成为开发人员的得力助手。PowerBuilder以其开放的体系结构、简洁高效的集成开发环境、强大的数据窗口技术、几乎无所不能的数据库访问能力和友好的用户界面，越来越受到开发人员的青睐。目前，PowerBuilder已经广泛地应用于世界各地地银行、电信、医疗保健、保险等行业中，为这些行业地网上应用提供了强大的开发功能。从1991年1.0版本的问世，到8.0版本的发行，PowerBuilder不断发展，推陈出新，历经了十多年的辉煌，已成为Client/Server模式应用和基于Internet模式应用最优秀的开发工具之一。PowerBuilder8.0通过诸多强大功能、创新特性以及应用服务器的无缝集成，提供了基于客户机/服务器、Web及多层结构的快速开发环境。PowerBuilder8.0是Sybase公司推出的专业数据库开发工具，与前几个版本相比，PowerBuilder8.0在用户界面、应用开发方法等方面都有了明显的变化。例如，引入了工作区（WorkSpace）以及目标（Target）的概念，使得开发效率显着提高；大大加强了开发Web应用以及分布式应用方面的功能，并与企业应用服务器紧密集成。在开发传统的客户机/服务器应用方面，PowerBuilder8.0更是有着其它开发工具无可比拟的优越性。PowerBuilder已经成为RAD（快速应用开发）的最优秀的4GL编程工具之一。语言是编程的基础，PowerBuilder采用的是结构化的、面向对象的高级编程语言——PowerScript。PowerScript语言简洁高效，容易上手，并且提供了众多的处理函数，能完成各种复杂功能。PB8新增的函数：文件系统函数、打印函数、系统函数、数学函数、字符函数，并提供了源代码编辑器，可以以全代码方式编辑窗口、菜单、函数、用户对象和数据窗口对象等的源代码和更改定义，可以非常方便的完成一些其它方法难以完成的工作，如查看、修改数据窗口对象的语法、更改窗口的继承。丰富的数据类型和众多的函数进一步提高了PowerBuilder8.0的适应性和灵活性。PowerScript不仅支持常规的数据类型，还支持用于处理多媒体数据的二进制大对象，当然它也完全支持对象类型。而众多的函数为开发人员提供强大功能的同时也避免和减少了不必要的重复编程，提高了开发效率。数据库是数据库信息管理系统地核心部分，PowerBuilder作为数据库前端开发工具，在世纪应用中必须与数据库管理系统配合起来才能成为开发地一个整体。PowerBuilder支持各种常见的数据库，与数据库的连接建立在驱动程序之上。对于Sybase、Orcale、Informix这样大型数据库管理系统，PowerBuilder提供了旨在提高数据库访问效率的专用数据库接口；而对小型数据库（如Xbase、Access、Excel）和支持ODBC借口的数据库（如IBMDB2），PowerBuilder提供了ODBC接口。PowerBuilder几乎支持所有常见数据库的连接，强大的数据窗口技术，灵活的嵌入式SQL等，使系统具有良好的可塑性与适应性。第三章门店管理系统系统分析3.1华氏大药房门店现状论述本系统的操作人员为华氏各门店的店经理及门店工作人员，将由他们录入门店的进货、销售等一系列数据；同时该系统也是总部各管理部门和职能部门对门店进行考核和管理的数据来源和手段。因此，该系统不止要满足操作人员的要求，还要满足监督管理的要求。遵循“用户参与”原则，在开发之前详细征求门店经理及店员的意见，详细了解他们的需要，再将这些需求进行汇总分析。由于药品经营的特殊性决定了该系统区别于其它连锁企业系统的区别：一．药品数量、批号跟踪的特殊要求药品流通过程中对商品数量统计要求也远比一般商品高，它不是一般仓储管理中静态的帐、卡、物三相符，而是要保证随时掌握所有药品购、存、销的准确数量和相应的批号、效期等，以做到合理安排先产先销。药品的管理强于其它商品，主要表现在：在各项业务流转管理中每个药品的批号为基本单位。即药品的批号、数量在企业进、销、存的资料都要能够跟踪，一旦需要详细记录，以备万一发生质量有疑义时能及时、最大范围查询该药品批号目前的库存状况及最终销售去向的明细清单，把影响降低到最低限度。这对一个经营成千上万个品种、规格商品的药品连锁企业来说是很不容易的。二．异常情况处理的特殊要求在药品流通过程中，一旦发现有异常情况，必须及时查明原因，按规定妥善处理。如有假、劣药嫌疑的，就地封存，并最大限度地设法追回已发出的有疑问的药品，同时报药监部门处理；如发现有药品不良反应者，如实记录并报有关部门；一般质量问题，可作退货处理或在企业质量管理部门监督下销毁处理。以上各项对药品连锁企业的要求，除严格按法规要求管理、处理外，还要有详细的原始记录备查。各种原始记录至少保留至药品有效期过后一年，但配送中心不得少于三年，连锁门店不得少于二年。三、药品效期、药品验收和养护的特殊要求药品效期，是指药品在一定的贮存条件下，能够保持质量的期限。药品由于各自理化性质的不同，具有不同的稳定性。通过一段时间，药品渐渐地失去了效力。一些性质不稳定的药品，如抗生素、生物制剂、脏器制剂等，因其自身性质不稳定和不可避免的外界自然因素（光线、湿度、温度等）的影响，即使在规定的贮存条件下保存，其质量仍会随着时间的延长而逐渐变化。根据法律规定，药品必须在到期之前使用。效期在1个月以内的商品为准过效期商品，准过效期商品门店一律下架。对已过期失效的药品除应按药品的报损处理方法处理外，还应该注意将废品敲碎深埋，不可随便抛弃，防止混用或引起人畜接触过敏事故的发生。药品连锁企业完成了其采购过程后，药品真正流通到消费者手之前，还有个入库和在库保养的过程。此期间企业要保证药品质量。为此药品经营企业购进药品，必须建立并执行进货检查验收制度，验明药品合格证明和其它标识；不符合规定要求的，不得购进。检查验收项目包括药品的通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产厂商、供货单位、数量、价格、日期等内容。验收合格者方可入库，配送中心和连锁门店都是如此。药品入库后，要根据药品的性质分类、分别放存于冷库：2-8℃；阴凉库：＜20℃；常温库：0－30℃。仓库相对湿度一般应保持在45％-75％。仓库养护员要对在库药品做好养护和“三三制”检查，即每月检查在库商品的三分之一进行质量检查，以确保每三个月能对在库药品检查一次。结合以上药品经营管理的特性，将系统按功能分为门店管理子系统和商场日常传输子系统，门店管理子系统包含基本信息管理、进货管理、销售管理、库存管理、调拨管理、报表查询和台帐管理；商场日常传输主要是门店和总部信息的传递功能，包括进货、销售、库存信息的信息传递，以保证总部ERP系统有及时、正确的门店数据，为公司决策层分析提供决策依据。华氏大药房门店众多，门店员工的年龄层次分布教广，员工对计算机