公务卡管理细则

2013-10-23公务卡管理细则中国科学院南海海洋研究所资产财务处谭惠敏管理细则依据报告提纲申请开卡手续公务消费范围卡片权利义务财务报销流程管理细则依据《财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》（财库〔2011〕160号）《中国科学院公务卡强制结算目录实施管理办法》（科发计函字〔2012〕7号）申请开卡手续开卡条件：使用院拨财政零余额经费的所内在职职工公务卡的信用额度：副处级以上的领导和副研究员以上的科研人员公务卡信用额度为2-5万元（自行选择额度标准），其他人员的公务卡信用额度为2万元。申请开卡手续开卡审批流程：审批资料：身份证正反面复印件一份填写申请表财务处审核分管财务所领导审批建设银行发卡卡片权利义务公务卡具备一般信用卡的所有功能，又有财政财务管理的公务属性，其法律责任主体为公务卡持有人。持卡人须妥善保管公务卡及其密码，并承担因个人保管不善等原因引起的一切责任。卡片权利义务持卡人应在免息还款期前及时办理报销手续并归还公务卡消费欠款。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用，以及由此带来的对个人资信影响等责任，由持卡人承担。持卡人在执行公务中不得使用公务卡提取现金。卡片权利义务公务卡遗失或毁损后，应及时自行到发卡银行申请挂失、补办，并同时通知资产财务处。持卡人因调动、辞职、退休等原因离开单位，应按要求清理公务卡项下债权债务，停止使用公务卡，到资产财务处办理退卡手续。公务消费范围实行公务卡制度改革的院属事业单位，都应严格执行公务卡强制结算目录。从院拨经费开支的业务才使用公务卡刷卡。凡目录规定的公务支出项目，应按规定使用公务卡结算，原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的，可继续使用转账方式。中央预算单位公务卡强制结算目录序号公务卡结算项目备注01办公费指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。02印刷费指单位的印刷费支出。03咨询费指单位咨询方面的支出。04手续费指单位支付的手续费支出。05水电费指单位支付的水电费支出。06邮电费指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。07物业管理费指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。08差旅费指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。09维修（护）费指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。中央预算单位公务卡强制结算目录序号公务卡结算项目备注10租赁费指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。11会议费指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。12培训费指各类培训支出。13公务接待费指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用。14专用材料费指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材，农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。15公务用车运行维护费指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。16其他交通费用指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。可暂不使用公务卡结算的情况（1）在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出。（2）在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出。（3）按规定支付给个人的支出。如确需用现金发放的慰问费、其他抚恤救济性支出，确需用现金支付给临时聘用人员的费用，确需用现金支付的培训费、劳务费、讲课费、咨询费、出海补助、出差补助等。可暂不使用公务卡结算的情况（4）签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。（5）确因工作需要，长期从事野外考察、长期出差出国等导致持卡人不能在公务卡结算期限内返回单位办理报销手续的支出。(需提前书面说明备案)（6）确实不能进行公务卡结算的其他支出。各单位发生本条（2）、（5）情形的，应选用转账等方式结算。财务报销流程之重要时点公务卡账单日：每月10号财务报销截止期限：当月28号前（免息还款期）例：李某3月10日至4月9日使用公务卡刷卡消费，账单日是4月10日，银行随后提供4月对账单，对账单内公务消费的财务报销截止日期是4月28日。财务报销流程之报销须知具体操作：按照所内《借款与报销的具体规定》要求，在免息还款期前，使用公务卡消费的发票单独打印相关ARP报销单，结算方式选择“公务卡”，附上课题卡本和报销凭证到财务处轮候报销。会计人员进行合法性、合理性审核，对符合报销条件的予以报销，对不符合报销条件的，有权全部或部分不予报销，对不予报销的部分，由持卡人自行偿还。财务报销流程之报销须知报销凭证：(1)刷卡后经持卡人消费签名的交易凭条(POS单)。(2)与POS单等值的正规发票。(3)相关权限、种类审批材料。（如：大额审批表、低值易耗品审批表等）公务卡使用流程图消费报销还款对账单日10号前账单月28日前独立填写报销单权限、种类审批合法合理性审核账单月底前建行公务卡额度恢复索取正规发票和POS单财务报销流程之特殊情况持卡人因不可抗因素（如航次出海等）不能在免息还款期前到财务处报销的，应事前书面备案说明。事后在免息还款期前，由持卡人或处室其他人员向资产财务处提供持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息，经课题组长或职能部门负责人审批后，通过ARP借款先将资金转入公务卡。持卡人返回单位后5天内补办冲销借款手续。PS:可先个人自行还款，后财务报销转入公务卡。财务报销流程之特殊情况公务卡支付的退货处理因退货等原因需要将已报销资金退回公务卡的，供应商将资金退回公务卡后，持卡人应及时将相应款项退回资产财务处，并由资产财务处及时退回零余额账户。