医药营销系统内务控制与管理

医药营销系统内务控制与管理2内务管理的定位内务管理与内控制度内务管理与物流系统内务管理与财务系统内务管理与商业客户系统内务管理与终端客户系统内务管理与人事系统内务管理与公共关系内务管理与公司法制3一、内务管理的定位4董事会总经理生产VP配送VP营销VP人事VP财务VP。。。VP专项委员会供应生产质控仓库运输人事劳资财务会计审计销售策划部销售运营部销售内务部5销售内务部物流作业财务作业客户作业人事作业公关业务法制作业1、需货计划2、货物仓储3、货物调拨4、货流记录5、货流报告6、货物更换7、货物报损8、样品管理1、合同与发货：协议合同：客户供货：发票管理2、货款与资信：客户资信：债权监控：回款管理：呆坏账管理3、销售费用：费用预算、：费用拨付：费用核销1、商业客户系统：客户征信：客户档案：客户交易：客户分析：销售流向：客户分级2、终端客户：医院客户档案、业绩、分析、分级：其它客户档案、分析1、人事：招聘：合约：劳资：福利：保险：解聘2、绩效评估3、人事考核4、人事报告1、日常办公：电话：传真：文件：资料2、会议管理3、VIP接待4、作业协调5、政府管制6、突发事件1、国家法规2、公司法规3、公司审计：业务：职务：费用：货物4、内控审计5、诉讼6公司的“管家”，维护公司财产的安全老板的“眼睛和耳朵”，提供全面的信息销售人员的“保姆”，为销售一线提供完善的服务客户的“朋友”，体现公司文化的窗口系统运转的“润滑油”，促进销售与各相关关系的协调运行。7明确职务职责签订岗位合同明白作业内容(岗位说明书)制定业务流程。制定业绩目标。确定事件处理的优先级。控制要点8衔接公司各职能子系统，确保整体业务流程的通畅完整的各项销售统计，确保各项统计数据的准确、及时完善的客户管理与客户分析，辅助销售业绩的提升与销售绩效的评估高质量的人际沟通与协调，确保营销业务政令的通畅文件、资料、档案规范管理，确保日常办公系统的顺利运行。。。。。。职务职责9公共条款—合约方、岗位、期间、薪资、保险、福利、续聘、解聘、不可抗力、违约。。。。岗位条款—岗位说明书、分管作业、作业流程、说明书、。。。。风险控制条款—密级责任、风险责任、突发事件责任。。。。。岗位合约10制定作业流程作业流程作业流程图按照规范的流程符号表达作业准备、作业次序、作业衔接、作业结果的图示文件。作业流程图说明对作业流程顺序事件的文字描述对作业流程控制分类的文字描述11业绩指标的制定计量性期间性可操作性效益性约定性12事件处理的优先级A级：突发、外部、无延缓余地B级：突发、内部、微延缓余地C级：偶然、内外部、有时间限制D级：循环、内外部、固定时间限制E级：无规定时间限制13二、内务管理与内部控制制度14定义目的结构控制要点15内部控制制度---------定义由公司管理部门为有助于保证达成管理目标，在可实施的范围内，有次序、有效的经营其业务而采取的所有的政策和规程。16内部控制制度---------目的保护公司资产保护各类记录的可靠性及时提供可靠的各类信息缩减公司成本避免公司风险确保公司目标的达成。。。。。。。17内部控制制度目的经济性、效率与效益的统一预防、约束与察觉差错和舞弊18请思考下面的问题！要不要花一元钱去管一分钱的事！有个代表欠公司1万元，打官司要花10万元，怎么选择？19内部控制制度的结构控制环境控制程序20结构——控制环境控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率而发生影响的各种因素。控制环境体现了股东、董事会、管理者、业主和其他人员对控制的态度、认识和行动21结构——控制程序指管理者所制定的特别措施或日常工作程序，用以保证在业务经营运作过程中不会出现事故、数据差错或资产私吞或挪用或毁灭22主要应用控制程序将资产实物与其记录核对比较授权与批准对系统输出的结果的审阅对资产接近的限制职责分离总量控制业主与经理的控制常规计算机控制23内控制度的要点组织规划授权批准控制文件记录实物保护24组织规划对企业组织机构设置、职务分工的合理性与有效性所进行的控制。合理的组织分工是保证经济业务按照企业既定方针执行、提高经营效率、保护资产、以及增强计量数据可靠性的重要条件。25组织规划-不相容职务的分离定义：指某项职务由一个雇员担任，既可以弄虚作假，又能够为自己掩盖其作弊行为的职务。26组织规划-不相容职务的分离企业的经济活动一般可划分为五个步骤授权签发核准执行记录若其每一人步骤分别由相对独立的人员（或部门）实施，基本就能保证不会出现舞弊行为，则内控制度就能发挥作用。27组织规划-不相容职务的分离主要不相容职务的分离授权进行某项经济业务的职务与执行该项经济业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与记录该项经济业务的职务要分离保管某项资产的职务与记录该项资产的职务要分离28组织规划-不相容职务的分离不相容职务分离控制需要各个职务分离的员工各守其责，如果担任不相容职务的职工之间相串通勾结，则不相容职务分离的作用就会消失殆尽。29授权批准控制企业在处理经济业务时，必须经过授权；每一项经济业务的处理都与其批准条件相符合授权次序一般授权与特定授权授权批准程序授权批准检查30授权批准控制客户的选择授权批准制度供货----开票授权批准制度信用----结算授权批准制度退货、折扣授权批准制度费用结算、核算授权批准制度31内务文件记录控制管理文件组织系统图、工作说明书、业务程序手册、系统流程图财务与会计文件32实物保护限制接近（货物、资产、低耗品）定期盘点（账、物相等）记录保护（登记、归档、备份、计算机数据保护）保险33内部控制制度------局限性事实上，没有一个内部控制制度能够百分百地防止错误和保证资料及程序的准确性---成本与效率的考虑---突发或非常规活动---人为错误；执行人员的越权---不能预测的制度的崩溃---环境干扰34期望通过内部控制制度的建立及完善，达到一个较高的、合理的保证体系：重大的错误在一段时间内不会出现或者能够被实施的程序所察觉。建立什么样的、以及复杂程度如何的内部控制系统在很大程度上将取决于企业的规模、以及它的成本与效益。35内部控制制度报告内部控制制度风险度报告内部控制制度符合性测试报告内部控制制度调整报告36总结企业需要结合实际情况设置合适的内部控制制度！37三、内务管理与物流系统38物流系统的定义、物流系统的功能物流系统的设计物流系统的动态管理物流系统控制要点物流系统相关报告39狭义定义--在药品货物所有权转移前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统--使药品货物达到变现状态前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统广义定义---在药品货物被最终消费者拥有前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统物流系统的定义40畅通货流链节维护货物品质方便货物配送降低配送成本减少资金占用物流系统的功能41影响因素储存条件交通环境存量因素流量因素通路布局终端布局物流系统设计42库存货物变动（入、出）流入在途流出在途货物质量有效期物流系统的动态管理43物流相关票据单证物流计划的编制与执行药品货物的接收药品货物的保管药品货物的发出药品货物的盘点非正常物流作业物流系统控制要点44药品入库/验收单药品出库/发货单药品批次质量报告单药品货物运输单药品储运费用结算单客户收货签收单物流相关票据单证45编制依据—库存—合同/客户需货—特定需求汇编与上报—时间—数据核准批复与执行—进度监控—紧急调度物流计划的编制与执行46接收前的准备接收的过程控制接收的票据与记录药品货物的接收47储存条件控制药品质量维护药品效期预警限制实物接近记录与档案药品货物的保管48发出前的准备发出的过程控制发出的票据与记录药品货物的发出49药品货物盘点盘点员与监员账账、账实的核对盘点益缺的处理—造成差异的原因—处置方案建议药品货物的盘点50销货退回—责任人、原因、处置、记录与报告货物退库—原因、记录、报告样品与赠品—管理规程—记录与报告—授权与审批非正常物流作业51内容期初数、本期收入数、本期发出数、库存数、在途数、有效期。。。。。物流报告控制要点52销售内务的物流报告---格式范例ABC公司药品物流月报表年月份销售单元:序号品种规格计量单位期初库存本期接收本期发出期未库存接收在途发出在途期未库存状态（效期）3M6M12M18M18M制表人：经理：时间：53四、内务管理与财务系统54销售财务的定位销售财务的作业循环控制要点销售财务报告55销售财务定位内部——服务于内部的经营管理人员历史交易——货~款、费用~核销的历业务处理投入产出分析——客户、产品、人员、区域投入产出分析绩效计量——代表、地区经理、大区经理的业绩计量56销售财务的作业循环原始票据的归类原始票据的收集编制记账凭证登记入账月度结账编制报表数据项目采集系统数据处理生成财务报表计算机系统处理手工处理系统57销售财务的业务归类项目物流系统货款系统费用系统财务票据1、入库/验收单2、出库/发货单1、客户合同2、客户签收单3、销售发票4、回款附单1、预算申请表2、预算批复表3、预算拨付表4、预算核销单财务账项1、药品货物接收账2、药品货物库存账3、药品货物发出账1、销售收入账2、应收账款账3、货款回款账1、预算核销账2、销售费用账3、应付费用账财务报告1、药品物流报告2、存货盘点报告1、销售回款报告2、客户分析报告3、代表业绩报告4、区域业绩报告1、销售费用报告58财务票据及控制要点产品入库/验收单---品种、规格的一致性出库/发货单---核对数量的一致性59财务票据及控制要点合同——授权核准——客户信用——品种、数量、价格——结算方式——结算时间——折让条件——其它。。。（等等）60财务票据及控制要点客户签收单——签字（权限）——盖章——签收时的备注内容——与其它票据的协同61财务票据及控制要点销售发票---票面的清洁---名称、税号、电话、地址、开户行的一致性。---发票的提供方式、接收发票的确认（第三方）---纳税时间的影响—重复开票、漏开票、错开票、换票、补票的控制62财务票据及控制要点回款附单—客户编号—回款方式—回款票据号—回款日期—回款金额—与其它票据的协同63财务票据及控制要点预算申请表—弹性预算—数据的协调—说明清晰—用途、时间、计划明了64财务票据及控制要点预算批复表—项目一致（申请、批复、核销、账务）—常规预算与特别预算—条件与监控—增减及原因65财务票据及控制要点预算拨付表—授权与批准—及时通知与回执通知—限额与限期—执行与监控分离66财务票据及控制要点预算核销表—授权与批准—票据合规—数据一致—期间限制—税收影响67财务账项设置销售收入账：数据采集—区域、代表、客户、产品、规格—日期、票号、数量、单价、金额票据—销售发票业绩值：销售量/额—产品、客户、代表、区域68财务账项设置应收账款账：数据采集—区域、代表、客户、产品、规格—日期、票号、应收款、已收款、欠款票据—销售发票业绩值：回款率、回款周期、坏账率—产品、客户、代表、区域—月度、季度、年度69财务账项设置销售费用账：数据采集—区域、代表、费用类型—日期、客户、产品、金额票据—费用核销单业绩值：费用结构比重、费用额—产品、客户、代表、区域—月度、季度、年度、累计70财务报告—销售回款报告格式AABC公司销售回款月报年月份区域:序号品别规格计量单位期初数据本期销售本期回款期未数据71财务报告—销售回款报告格式BABC公司销售回款月报年月份区域:序号品别规格计量单位期初数据本期销售本期回款期未数据数量金额数量金额数量金额数量金额72财务报告—销售回款报告格式CA