销售合同管理细则

1某股份有限公司销售合同管理细则为严格规范股份公司合同签订的全过程，加强相应管理及执行力度，保障股份公司的经济利益，减少呆、死帐的发生，特制定本管理规定。一、定义：1、销售合同：指卖方同意销售，买方同意购买一批货物、一项工程或一个系统集成项目的书面记载。2、合同拟签订人：持有有效法人委托书并在有效范围内进行合同前期工作，但尚未签订正式销售合同的销售人员。3、合同签订人：持有法人委托书并在有效范围及时间内签订了合同的市场销售人员。4、代表处合同联系人：是指在代表处协助实体签订合同时，代表处负责联系该合同业务的人员。5、到期应收款：是指进入合同付款期，应收回的货款部分。6、迟收货款：是指超过合同付款期，而未收回的货款部分。如：某合同规定从1月1日起五天内对方应付合同款1万元，则此货款在1月1日-5日统计为到期应收款，在1月6日（含）以后如未收回，则统计为迟收货款。二、适用单位：数据网络事业部2宽带接入产品事业部市场总部三、法人委托书的管理市场总部商务部是法人委托书主管部门。负责法人委托书的申请的接收、初审、报批、制作、发放、回收、归档。1、申请程序：办理法人委托书应由事业部根据工作需要向商务部提出书面申请，填写《法人委托书申请书》（样本详见附件1）,并明确以下内容：（1）申请人姓名及自然情况；（2）申请人与公司的劳动合同期限；（3）表明申请人正在从事销售工作；（4）明确申请人签订合同的权限（产品/最高金额）及申请期限；（5）事业部负责人签字确认；（6）申请人一寸免冠近照一张。2、审批程序：（1）商务部对《法人委托书申请书》进行初审，合格者由商务部制作《法人委托书》，并报市场总部副总、主管市场副总裁审核，总裁批准。（2）签发后的法人委托书由总裁办公室盖骑缝钢印，经营财务部盖法人名章后，由商务部发放。3、发放程序3制作完成的法人委托书由商务部登记，发放给申请部门的相关管理人员。发放时要填写《法人委托书发放记录》（样本详见附件2）。4、法人委托书的保管：（1）事业部应设专人（即法人委托书管理员）对法人委托书进行管理，负责本部门法人委托书的申请、领取、发放、回收等管理工作并留有记录。（2）法人委托书由持有者妥善保管，不得遗失或转借。5、法人委托书的回收（1）发生下列情况之一时，法人委托书管理员应之日起5个工作日内将法人委托书收回，并交市场总部商务部。：A超出法人委托书规定的授权期限的；B法人委托书持有人因工作变动，不再从事法人委托书授权范围内的工作；（2）商务部办理回收手续后交档案室归档保存。四、销售合同专用章的管理1、销售合同专用章由公司总裁办公室公室统一刻制并发放；2、事业部申请，销售合同专用章时应具备：该事业部至少有一名持有有效法人委托书的销售人员。3、销售合同专用章由事业部向总裁办公室公室提出书面申请（样本详见附件3）。4、审批：4（1）总裁办公室公室销售合同专用章管理人员核实申请书内容准确无误后报主管市场副总裁审核，总裁批准；（2）总裁签发后由总裁办公室公室负责登记、发放。5、发放：总裁办公室将销售合同专用章发放给事业部合同管理员，并做书面记录（样本详见附件4）。6、保管：事业部设专人（通常为合同管理员）对销售合同专用章进行管理，负责本事业部销售合同专用章的申请、领取、登记、保管、使用、上交等管理工作。7、使用：（1）销售合同专用章只能在签订销售合同时使用。（2）合同管理员在收到合同评审记录、资信调查结果后方可向签订合同人员提供合同专用章，并把合同专用章使用情况记录在案。（3）销售合同专用章不得转借或遗失。（4）总裁办公室公室应不定期对各单位合同专用章使用情况进行监督检查。8、回收：（1）事业部变更名称、机构调整、撤销时，合同管理员应在变更名称、机构调整或撤消后5个工作日内将合同专用章及使用审批记录交总裁办公室；（2）合同专用章使用审批记录由总裁办公室交档案室归档保存。五、销售合同文本的管理1、标准销售合同文本的提出和使用5（1）标准销售合同文本的提出A市场总部负责《标准合同文本》的制作，并负责组织对标准合同文本的评审。B市场总部根据需要制作《标准合同文本》。C需用部门可以向市场总部提出制作《标准合同文本》的需求或本部门制作《标准合同文本》草稿后交市场总部审核后，组织评审。D对标准合同文本的评审应由市场总部组织总裁办公室法律事务专员、经营财务部、技术管理部及相关单位负责人参加。总裁办公室公会讨论通过后即为标准销售合同文本。（2）标准销售合同文本自发布之日起使用。销售人员在进行营销工作的过程中应优先使用股份公司的标准销售合同文本2、非标准销售合同文本的提出和使用（1）非标准销售合同文本使用条件：当标准销售合同文本不能满足销售的实际需要时，事业部应根据实际需要拟制销售合同文本（2）非标准销售合同文本必须具备的内容合同号、买方和卖方的名称、地址、货物名称、数量、质量、货款金额、付款时间/期限、付款方式、交货时间、地点、争议解决。建议写明：货物验收标准、售后服务、合同生效时间、运输费承担等。（3）非标准销售合同文本必须由法律事务专员出具法律意见书方可使用。六、对合同对方进行资信调查的管理61、对方初次合作，或合作的间断时间超过6个月的，合同签订前应进行“资信调查”，并将调查结果填写《资信调查表》（样本详见附件5）。2、资信调查由合同签约人组织实施，作为合同评审的一项参考条件。3、资信调查分常规和非常规项目。对于合同金额在50万元（含）以上的需方单位为初次合作的（其中不包括中国电信、移动、联通、网通、铁通、中国邮政等系统运营商和煤炭、电力、石油、军队、医院及集团内部）必须填写资信调查表的非常规项。4、在充分了解顾客要求、与对方达成初步合作意向后，拟制合作草稿，在正式合同签订之前，销售人员应保留在合同谈判过程中的会谈纪要、书面承诺、信函、传真、合作意向书等材料。七、销售合同号的管理各部门签订的合同要统一编号，规定如下：合同编号由八位组成，aa##bbcc，其中：aa代表年份，如01、02##代表签订合同单位汉语拼音缩写bb代表签订人编号（各单位自定）cc代表签订人当年签订合同顺序号01～99注：各部门汉语拼音缩写规定如下：数据网络事业部缩写为：SJ7宽带产品事业部缩写为：KD八、合同评审1、合同评审的内容（1）顾客的各项要求是否合理、明确并形成文件。（2）合同是否符合有关法律法规的要求。（3）公司现有的生产和技术能力（包括公司集成或OEM/ODM产品）能否满足合同、标书的技术和质量特性的要求。（4）产品交付的时间、地点、方式、联系人等是否明确。（5）公司有否履行合同（或订单）中产品要求的能力（包括供货周期、安装调试、开通验收、售后服务、付款条件等因素）。2、合同评审的时机合同评审应在合同正式签订及修改之前进行。3、合同评审的实施（1）合同签订部门组织相关部门及人员对合同进行评审。（2）合同签订人员将合同草案、资信调查资料报本部门合同管理员，合同管理员根据合同内容组织采购、生产、技术、质量等方面的人员进行评审。参加评审人员根据合同内容适当增、减。必要时邀请公司内部相关职能部门、人员参加。A对合同金额在100万元以上或没有采用标准合同文本签订的合同，应由总裁办公室法律事务专员出具法律意见书B如用户订购的产品本单位仅能完成一部分，另一部分可由公司8内部其他实体或公司外部单位完成，则公司的技术管理部和相关实体应参加评审并出具意见。C对合同金额在100万元以上的合同，市场总部、财务部应参加评审并出具意见。（3）合同评审可采用会议、会签方式。（4）合同评审应填写《合同评审记录表》（样本详见附件6），并由参加评审人员签字，并报批。4、合同评审的审批（1）合同批准的权限A合同金额在200万元以内（含）的由实体总经理或副总经理审批。B合同金额在200万元以上的由主管付总裁审批。（2）合同审批人根据经营的目标、参考合同评审记录、法律意见书、合同草稿等，做出“批准”、“不批准”、“继续修改”的决定。如“批准”，则与顾客正式签订合同并执行合同。如“不批准”，则该项目终止。如“继续修改”，则与顾客继续协商，经修改后，再进行评审、审批。5、对投标书的评审应在递交标书前进行，评审办法参考合同评审程序执行。9合同签订人权限：合同签订人合同最高金额（万元）总裁100000以上副总裁100000（含）各事业部宽带产品事业部数据网络事业部总/副总经理1000（含）总/副总经理、市场总监7000（含）部门经理500（含）网络集成经理3000（含）区域经理300（含）销售经理500（含）注：1、任何合同签订都应进行书面评审。2、合同评审可以以会签或会议形式进行3、合同签约人是合同评审的组织者，如合同签约人公差在外，该部门合同管理员负责组织该合同的评审工作。4、合同评审参与单位：（1）事业部内部：生产/供货部门、售后服务部门、事业部负责人、合同评审组织者、合同管理员；（2）其他部门（视情况参与评审）：经营财务部、市场总部商务部、总裁办公室法律事务专员5、评审记录及结果应由合同管理员填写并由参与评审人签字确10认，评审结果应明确（可/否），如合同草案未通过评审可以修改后再次评审6、评审结果的审批：评审结果应由有权审批人审批后生效。7、有权审批人的权限：（1）事业部内低于总/副总经理经理合同签订权限的评审结果可由事业部总/副总经理经理审批；（2）总/副总经理经理合同签订权限以上（含）的评审结果由其上级领导审批（总裁合同签订权限的评审结果由总裁办公室公会审批）。九、合同的签订1、合同签约人应具备：（1）合同拟签约人持有的法人委托书或授权书（2）合同内容在法人委托书、授权书的范围、时间内2、合同的签订（1）如签约人具备其应具备的1）、2）条件，经合同评审通过，合同签约人方可在合同上签字并加盖销售合同专用章。（2）合同书优先采用市场总部提供的《标准合同文本》，填写时要字迹清晰、语言准确，按合同书内容逐项填写（不许有空项）。出现划改时，应在划改处双方签字或盖章确认。（3）合同中对设备的质量要求、技术标准，要对应设备型号标出国家或行业或企业标准号。11（4）对各种系统产品的销售应把系统配置的内容、接口参数等作为合同附件，与合同正本有同等效力。（5）合同中应明确需方对出厂设备的验收方式和验收标准。（6）产品的保修期限应参照国家相关规定及公司相关管理办法。（7）销售人员对所签订合同的货款回收负责。（8）如顾客为增值税纳税人，要写明纳税人登记号。（9）合同正本一式两份，供方、需方各一份。十、合同的生效：合同经双方签字盖章后依合同约定生效。如合同无明确约定的，自双方签字盖章之日起生效；如双方签字盖章的日期不同时，合同于最后签字盖章完成之日起生效。十一、合同的执行合同签订单位对合同执行的全过程进行管理和控制。十二、货款回收工作的管理1、货款回收的责任及管理（1）市场总部是货款回收工作的主管部门。（2）事业部是货款回收工作的直接责任单位。（3）合同签订人及合同签订批准人对其签订（或批准）的合同的货款的回收工作负主要责任。（4）代表处对其协助由实体签订的合同，如该合同经相应实体12核实确为代表处协助签订并经确认该合同额度计入代表处定单，且股份公司实体、事业部保质、保量、按时履行的合同，货款未按时回收，则该合同货款回收由合同签订人与代表处合同联系人共同负责，并同时受本办法的考核与处罚。（5）股份公司内实体、事业部的合同管理员每月25日前向市场总部商务部上报《合同登记表》（内容详见附件7），同时向经营财务部上报。（6）货款应按时回收，不许拖延，实际收到时间以股份公司财务入账时间为准。（7）例外条款：由于我方原因致使合同不能按约定正常履行的，实体、事业部应采取各种措施使合同继续正常履行或终止该合同未收回部分不计入迟收货款。我方原因包括但不限于：我方未及时发货、发出货物的质量、数量有问题等情况，导致对方未及时付款。2、迟收货款的统计和报告对未及时收回货款的合同签订人和合同签订批准人，上报主管领导和相关单位。（1）股份公司内实体、事业部每月25日前向市场总部商务部上报《货款回收统计表》（内容详见附件8）