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1／19內部控制制度銷售循環2／19FA-XLD-0101：銷售預測XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料一、作業程序1.年度銷售預測各業務單位應於每年十二月中旬之前，根據公司營業目標，編列銷售預算，擬定價格政策，銷售預算擬定時，應特別注意保稅與非保稅產品區分，並依據下列資料，擬定銷售計劃，呈上級權責主管核定後辦理之。1.1以往年度銷售情況根據財務部統計過去一年之銷售金額及預算之差異分析報告。1.2國內外經濟景氣狀況蒐集報章雜誌、產業相關資料及其他傳播媒體之報導。1.3產業狀況財團法人或政府機構之分析報告。1.4供應商之市場計劃1.5相關產業競爭者之市場計劃1.6新客戶之開發及舊客戶之業務銷售預測1.7營業人員增添需求計劃1.8銷售費用之預算1.9其它：存貨庫存狀況……等相關資料，視情況增補之2.銷售預測銷售預測應按月進行季銷售預測，並與資材部協調存貨數量與採購部協調採購事宜。並檢討季實際銷售額與季預測額之差異。以作為是否修正年度銷售預測之根據。二、控制重點1.銷售預測進行方式與關鍵因素的考慮是否周詳，是否可達成，是否有區分保稅及非保稅商品之銷售預測。2.銷售預測是否定期比較，並適時修正。1.依據作業1.1公司年度營運計劃1.2預算管理辦法2.使用表單2.1公司年度預算書3／19FA-XLD-0102：銷售計劃XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料一、作業程序1.為了解本公司所提供產品之市場需求，供給變化情形，客戶反應及同業競爭狀況等，以作為研擬未來經營策略及銷售預算之基礎，各業務事業處應定期或隨時進行市場調查作業，並將調查結果報告呈予上級主管知悉，以提供公司整體經營績效與規劃未來發展之依據。2.應積極蒐集各項相關之資訊並依據公司之各種資料，就當前市場狀況及其特殊之變化情形等加以調查，調查之內容大致如下：2.1產品銷售量或金額之調查。2.2競爭廠商之動向或其銷售及營運政策之情報調查。2.3替代品之出現及其影響。2.4政府相關政策之改變及其影響。2.5其他必要調查之項目3.進行市場調查時，有關資料之蒐集，可透過下列方式進行：3.1業務代表與客戶接觸之意見徵詢。3.2公司以往或平時蒐集統計資料之運用。3.3相關報章雜誌，統計年鑑及其他傳播媒體報導資料。3.4相關同業工會及其他機關團體查詢。3.5其他方式。二、控制重點1.銷售計劃是否依據各事業處之市場調查資訊予以編製。2.銷售計劃是否依預測銷售額，編列銷售預算，並呈權責主管核備。3.銷售計劃是否量化容易測量.4.銷售計劃是否進行追蹤。1.依據作業1.1公司年度營運計劃。1.2預算管理辦法。2.使用表單2.1年度預算書2.2銷售計畫4／19FA-XLD-0103：報價XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料一、作業程序1.客戶要求報價時，如為新機種應至少提供樣品或圖面及規格書件始可進行報價作業，報價時應特別注意是否為保稅商品。2.報價程序(超信廠未曾生產過的機種)2.1新機種未曾製樣2.1.1客戶要求報價時，業務人員應將相關之資料及樣品交由研發部進行拆樣分析或材料用量分析。2.1.2研發部應填寫「材料用量分析表」及判定機種難易度，評估生產之標準工時，由業務部成本核算人員進行彙總包括製造費用及管銷成本，並依據由採購單位維護的「核價表」單價，編製「成本分析表」分析生產成本。2.2新機種已曾製樣應請研發部提供「材料用量分析表」或開放已建立的BOM表資料，評估生產的標準工時，由業務部成本核算人員彙總製造費用及管銷成本，編製「成本分析表」分析生產成本。2.3「成本分析表」應包括對於耗材費用的預估，「成本分析表」資料經權責主管核定後，交由業務人員依據公司設定的利潤區間擬定欲報價之單價，編製「對外報價單」，呈權責主管同意後，始得對外報價。2.4報價時應注意客戶是否有指定廠商材料，如有指定材料時，應特別注意是否有以價格較低廉的材料代替指定材料。2.5關於困難度高或是不良率高的機種，報價時應對潛在損失加以考量。2.6報價價格原則上不得低於公司之生產成本預估，除非有特殊之考量，譬如利潤高低搭配，但整張訂單的合計利潤數應為正數。2.7如於報價接單後，發現成本分析資料有誤，致公司虧損時，業務部成本核算人員應分析原因並重新計算生產成本，經權責主管核准後，主動告知業務人員差異原因。2.8財務部應按月計算每月分攤製造費用基礎之人工分鐘成本，並提供予業務部人員參考。1.依據作業1.1職務授權與代理人作業辦法。1.2客戶及授信額度管理辦法1.3利潤表1.4備品數量管制規定1.5預計時間分析系統2.使用表單2.1材料用量分析表2.2核價表2.3成本分析表2.4BOM表2.5e-BOM2.6PTS資料2.7對外報價單2.8客戶基本資料表2.9客戶授信額度評估建議表5／19FA-XLD-0103：報價XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料3.舊機種報價凡舊機種的報價(包含銳普電子已報價的部份，應請超信廠將成本及報價資料傳真或郵件存查)如與前次報價相差一個月以上，業務部成本核算人員應重新依據BOM表資料及採購單價等資訊，重新分析生產成本。4.幫客戶代工不代料的訂單，應每三個月重新計算工時成本是否正確。5.非業務人員，不得對外報價，報價完後需將報價資訊輸入ERP報價單中。6.報價單上應明確寫明其他交貨條件，如運輸方式，包裝方式、報價有效期間或備品數量、交易折扣、保稅與否等。7.如為新客戶，應於報價同時進行徵信作業，並於接單前依公司「授信政策」規定完成授信作業。8.業務對客戶報價應參酌市場行情、供需狀況、產品成本等因素，並參酌利潤政策及稅務，對外報價。9.業務部應指派專人於產品完工之後，比對實際成本與報價的差異，分析原因，改正報價的誤差。二、控制重點1.報價的程序是否依照規定請相關部門提供資訊，由業務部彙總生產成本，經核決權限核准後始對外報價。2.有無未經設算成本即向客戶報價的情況，報價之成本計算是否正確，包括工時、材料的成本及其他成本。3.代工不代料之工時成本是否合理4.報價是否已考慮公司設定利潤、製作困難度或高不良率。5.特殊情況下，整張訂單的報價利潤是否仍為正數。6.指定材料的客戶，報價時是否發生誤用材料的情況發生。7.是否有專人針對實際成本與報價差異進行分析，發生錯誤的報價是否及時更正，避免錯誤再次發生。8.舊機種是否按照規定重新核算成本，避免原料價格波動造成公司損失。9.報價單是否明確寫明其他之交貨條件、保稅與否，交貨條件是否符合公司規定。10.新客戶是否於接單之前完成客戶徵信動作。11.向客戶報價時是否限定有效期限，以避免成本變動時漲價的壓力。6／19FA-XLD-0104：訂單處理XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料一、作業程序1.接獲客戶訂單後，應先檢查客戶訂單之各項條件是否齊全，訂購內容是否清楚，是否經客戶主管簽核，並審查價格及內容是否與原報價單相符，若有修改則應再與客戶協調訂單內容。2.業務人員收到未經報價的訂單，應將相關資訊交予成本核算人員，由成本核算人員從新計算生產成本，以評估接受訂單與否。3.業務人員需預估未來三個月之銷售預測訂單，並依格式建入ERP訂單系統之銷售預測中，銷售預測資料應經業務部主管之審核。4.業務人員接獲客戶正式訂單時，需填寫「合約審查單」並先檢查庫存狀況，如有庫存需於訂單明細表上註明，再會簽相關單位經權責主管核准後，再與客戶確認交貨日期等條件，交期的確認應儘量以書面方式進行，並將相關的回覆資料予以存檔，以供查詢，如客戶同意交期者視為正式接單，輸入正式「ERP訂單」並於預測代號欄位中輸入銷售預測之號碼，以「訂單明細表」通知生管安排生產物控備料，如客戶不同意者，則由業務持續與客戶協商。5.未有客戶正式書面訂單者，而欲備料生產者，依照4.的程序填寫「合約審查單」業務人員應將同意之訂單資訊登入ERP系統的「預測訂單」，進行合約審查；價格未確定者不得進行備料生產。6.外銷訂單交期回覆時，應注意商檢時間的規定。7.生管回覆產品完成之日期應以當天早上八點可以運送到超信倉庫出貨之時間為準。8.業務知會生管之訂單明細表預交日不得少於七日。9.訂單之修正及取消由業務填寫「訂單變更通知」，會簽生管、物控、採購等單位，統計材料、半成品、成品之狀況，經權責主管簽核後，始得輸入「ERP訂單變更單」，有關價格之變更可直接經權責主管核准後變更，不會簽其他單位。10.接受客戶訂單修改或作廢，應以尚未採購或採購料可供其他用途為原則。11.客戶設計變更時，應由研發部於「設計變更單」提供材料及工時的差異分析，以檢視是否需重新報價，報價之權限如同新訂單，若有庫存半成品或材料，應請客戶負責吸收或吸收重工費用。1.依據作業1.1職務授權辦法。1.2合約審查作業程序。1.3客戶及授信額度管理辦法2.使用表單2.1客戶訂單。2.2對外報價單2.3ERP訂單2.4ERP報價單2.5合約審查單2.6銷售預測表2.7訂單明細表2.8訂單變更通知2.9ERP訂單變更單2.10客戶授信額度評估建議表2.11逾期帳款明細表2.12設計變更單7／19FA-XLD-0104：訂單處理XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料12.客戶提出交期延後時，應請客戶對於交期延後的時間給予明確說明，如延後時間超過公司規定，應要求客戶吸收公司成本，以避免存貨形成呆料。13.接受訂單時，應注意是否有逾期帳款未收回，及總金額是否超過公司信用額度規定。14.台北銳普接單收款部分，價格為台北銳普決定，但仍應取得台北銳普所下的「採購單」後始可處理後續流程。二、控制重點1.核對客戶訂單與原報價之價格與內容是否一致，如有差異是否經權責主管核准。2.訂單售價與內容之核准是否依授權辦法之規定辦理。3.銷售預測是否準時輸入並經主管簽核。4.未經報價的訂單是否重新請成本核算人員重新核算成本。5.業務下單生產時，是否已檢查庫存的情況，以確認庫存中並無可銷售的產品，以免重複生產。6.是否接受重要內容未經確認的訂單，如交期、價格等。7.訂單交期是否都與生管協商後才答應客戶要求。8.業務提供的訂單明細表是否都依據交期規定。9.受訂訂單中途變更或取消時，是否經權責主管同意，是否隨時反應通知各相關單位處理，並評估損失向客戶爭取吸收。10.客戶承諾吸收的產品是否確實出貨或取得賠償。11.對客戶實際授信的金額是否超過規定，超過部份是否經過核准，是否有逾期帳款未收回卻仍出貨的情況發生。8／19FA-XLD-0105：信用調查與授信審核XEPEXELECTRONICS(LUO-DING)CO.,LTD銳普電子羅定有限公司--內部控制制度作業程序及控制重點依據資料一、作業程序1.客戶以信用交易者，應查明係新舊客戶。2.新客戶應依「客戶及授信額度管理辦法」填製「客戶基本資料表」、「客戶交易模式狀況表」及「客戶授信額度評估建議表」，辦理信用評估，並將客戶資料交關務組進行資格驗證。3.經關務組資格驗證後合格後，由權責單位徵信或評估，認為信用尚可者，擬訂授信額度上限並經權責主管核准。4.權責單位若評估客戶信用不佳，應考慮是否接單或要求擔保及預收部份帳款等方式予以處理。5.若客戶出貨金額超過授信額度上限，則業務部應重新評估並填寫授信額度評估建議表，述明原因，並經權責主管核准是否增加額度，核准後方予出貨。6.授信額度變更時，仍須從新信用評估，方可更動。7.本公司訂定之信用額度標準，得因金融環境之變化或交易習慣之改變，由相關單位與業務部共同研討建議，權責主管同意後修訂之。二、