VMI管理业务处理分析

VMI管理业务处理分析一、VMI概念VMI是供应商管理库存（VendorManagedInventory）的简称,VMI是为适应供应链一体化而出现的一种库存管理模式。自出现以来，对供应链管理产生了积极深远的影响。它是一种客户与供应商业务协同处理的策略，在一定程度上降低了整个供应链体系的库存水平，减少了供应商和客户之间的重复操作，是实现供应链管理体系中库存优化控制的有效途径。VMI也通常被称为“寄售”模式，简单地说，就是供应商把产品放在客户的仓库，客户消费一件，付费一件。消费之前，库存（成本/所有权）算供应商的；对客户来说，VMI降低了库存成本；对供应商来说，VMI即有利也有弊，要看是什么类型的产品与怎样的客户进行协作。VMI并不是一个全新的库存管理理念，全球许多优秀企业早在50年代就已经开始使用它。但由于它对信息的准确性和实时性要求较高，依靠过去的手工计算方法，根本就无法将每天的需求信息准确地发送给供应商。由于供应商获得的信息不准确，利用VMI来管理库存，其意义也就不大。正因如此，过去VMI没有被推广普及。目前，信息技术的发展为VMI的推广铺平了道路。集团企业的协同制造需要使用VMI来解决企业间的物流协同处理.。VMI实施必须遵循的几个原则:1.合作性原则.需要相互信任与信息相互透明,用户和供应商间必须要很好的合作.2.互惠性原则.共同减少库存,减少成本.3.目标一致性原则.职责分明,双方受惠才可以保持良好健康的合作关系.4.连续改进原则.根据实施情况对安全库存\订货期\订购点的计算.持续进行改进计算.订货点(ROP)=平均日需求量*平均提前期+安全库存二、VMI应用模式分析从国内外客户实际应用情况分析，VMI应用模式分为集中管理和分散管理两种模式；集中管理是指一个VMI库存可为多家具有同样产品需求的用户提供物料供应,也就是说,将多个用户的库存转变为一个VMI库存,并进行集中、统一、专业的管理;其业务处理流程图如下：这种集中管理模式一般需要第三方物流公司的介入，即VMI库存物料一般交由第三方物流公司进行管理；该模式信息集成难度较大，对供应商较为有利,对客户来说主要好处在于整个供应链成本的降低后，供应商能提供更优惠的VMI结算价格。分散管理模式是指供应商为每个用户单独设VMI仓库的一种应用模式；在分散管理模式下，具体业务处理流程图如下：对于VMI物料的库存由供应商管理，VMI库存物料的需求计划(补库计划)由供应商负责处理，这时需要客户企业向供应商提供生产计划数据、销售订单数据等产品生产需求数据以便供应商能根据客户企业的生产需求计算出在今后一段时间对供应商所供应物料的需求,方便供应商按此来制定供应商的生产计划，按需补充VMI仓库的库存。另外，核心企业也可以向供应商开放系统，即在核心企业的ERP系统为供应商开一个帐户，方便供应商登入ERP系统管理其VMI库存物料。供应商可以根据物料的库存消耗情况和预计生产耗用情况来进行VMI库存物料的自动补货处理。在国内一些企业，如中国XXXX集体等，对VMI管理模式应用进行了“客户化”处理，形成了所谓“客户代管VMI库存”的应用模式，该模式为具中国特色的“VMI应用模式”；“客户代管VMI库存”应用模式主要是国内客户根据企业所处的应用环境，灵活应用VMI管理模式的一个例子；国内基本没有应用EDI的环境，供应商使用的软件系统与核心企业客户所使用的软件系统基本没有集成，数据交换不畅，标准的VMI应用模式难以实施，另外，客户的销售订单或生产计划数据等不愿意全部向供应商开放，因此产生了一种变种的VMI应用模式-客户代管VMI库存的应用模式。对于VMI物料的库存由客户代管，VMI物料的需求计划由客户负责编制，实际上按普通外购物料进行处理即可。这时的VMI物料与其他外购物料的区别只在财务处理方面，即入库和出库的成本核算及应付帐款的结算处理。VMI一般是在核心企业与供应商之间应用，但根据集团企业集中供应的需要，集团中的供应（采购中心）公司与内部关联企业之间也在使用VMI管理；一些产品生产型的集团制造企业，希望统一物流管理，即统一销售、采购、库存供应及计划的管理，各工厂仅负责加工生产管理。如中国一拖的采购中心可以看成是各专业生产厂的供应商，采购的中心就是各专业生产厂的VMI物料供应中心，各专业生产厂直接到采购中心领料（跨组织领料），一周或一个月结算一次。这可以算是VMI集中管理模式的具体应用的一个例子。三、VMI解决方案说明根据对VMI几种应用模式的分析,可以知道解决VMI应用需要核心企业(需求方)和供应商(供应方)的共同参与.在实际应用中对VMI物料的库存管理分供应商管理和客户代管两种情况.如果是由供应商管理VMI库存,则供应商需要根据其客户对VMI物料的需求(通过销售订单或生产计划可计算出客户需求或根据库存消耗情况按订货点法计算出客户未来一段时间的需求)情况编制VMI物料的需求计划(或库存补货计划);如果是由客户代管VMI库存,则VMI的物料需求计划与普通物料一样处理,走MRP/ROP编制物料需求计划—采购申请--采购订货--收货验货--VMI采购入库等流程,只是VMI物料收货入库后暂不与供应商进行结算处理,待生产领用后再根据领用数量(进行VMI物料消耗汇总统计)与供应商进行结算产生应付帐款,向供应商付款等后续业务处理.对于完整的VMI物料的管理,需要在以下几个环节进行特别处理:3.1VMI采购入库对于客户代管理VMI物料库存,存在采购订货\收货及入库业务处理，在采购入库环节需要区分普通物料与VMI物料的采购入库,因此需要增加“VMI采购入库”事物类型；在进行VMI物料入库处理时，必须选择“VMI采购入库”事物类型,以便在进行存货核算时区别对待.VMI采购入库单与普通采购入库单仅库存事物类型不同，其他内容没有什么区别；VMI采购入库单在单据审核时,需要增加物料的库存量，但不进行存货核算、也不能用于生成应付单，因这时VMI的库存物料所有权还属于供应商，只有当VMI库存物料被领用才实现所有权的转移，这时才能进行存货核算,并增加应付帐款-生成应付单。对于供应商管理VMI物料的库存,则不存在采购\收货\入库等环节.供应商根据客户对VMI物料的需求安排生产,生产完工后放入(或运送)VMI仓库供客户领用,客户领用后再进行消耗领用情况统计汇总和进行后续的结算处理工作.3.2VMI领料处理VMI库存物料的领用需要使用VMI领料单，VMI领料单与普通的生产领料单的需要有所区别，以方便系统汇总VMI物料的领用情况,作为客户与供应商进行采购物料的结算的依据。VMI领料单应可用于跨组织申请领料,供应方根据申请领用数量和库存情况确定实际领用数量并按实际领用数量办理出库手续及后续的结算处理等.VMI领料单作为客户方向供应方提交领料申请单,供应方在处理客户领料时,需要根据该领料申请单生产销售出库单(或直接生产应收单),客户方一般每周或每月统计一次VMI物料的领用消耗情况,根据领料情况(消耗汇总表),自动生成与供应商结算的采购人库单(或直接生成应付单)。3.3VMI物料领用统计VMI库存物料领用统计,可以由供应商进行消耗情况汇总统计，也可以由客户进消耗情况汇总统计,双方经过对帐确认后,可作为双方结算处理的依据。生成向供应商结算的应付单，价格为与供应商预先协商的订单价格。VMI物料领用消耗统计,可以按周统计也可以按月统计或其它规定的结算周期进行定期消耗汇总统计。VMI采购结算时应将当期汇总的消耗数量全部结算，系统不支持对汇总数量的部分结算。四、VMI应用注意事项VMI在操作中需要设定库存上、下限，比如平均四周的消耗量为上限，平均两周消耗量为下限。供应商要维持VMI的库存水位介于上下限之间。当客户消耗量高、稳定时，VMI不失为一种好模式，因为它简化了围绕订单的一系列操作流程（例如买卖双方不需频繁下单、跟单、催单、收货、付费），供应商的库存周转率也不错；但当需求变动大或需求量较低时，要么库存水平频频低于下限甚至为零而影响客户，要么库存积压，影响供应商的库存周转率。对供应商来说，采用VMI可较好掌握客户的消耗量，有利于保持市场份额。因为VMI模式下的产品一般消耗量稳定，如果客户向别的公司采购，供应商从消耗量变化上就很容易看出。有些供应商设定VMI的前提之一就是客户不得向别的公司采购同一产品。此外，VMI也可降低大订单带来的波动。例如，有些客户的采购、物料管理不够成熟，动辄就下很大的订单，例如半年的消耗量，然后就几个月不订货。很短时间里满足这么大的订单，对整条供应链的产能影响很大。但进入VMI后，每周补货多次，每次补货量就小得多，管理起来就方便得多。在操作中，强势公司（客户）很容易把VMI变成压榨供应商的又一种方式，例如设定过高库存上限、下限，迫使供应商承担更多的风险等。而在平等互利下，VMI确实能降低供应链的总体库存，从而降低总体成本。下面对几个VMI应用常见问题做一说明：1、供应商仓库的物料并非客户公司的资产，而是对应送货供应商的资产，只是根据管理要求供应商将物料存放在客户公司，由客户公司代为保管。一般来说,VMI供货模式下供应商放在客户处的物料是不由客户代为保管的,如果是由客户代为保管,那就失去了VMI操作的某些意义，这些物料多是由供应商自己或第三方如物流公司管理的。2、一个物料由多个供应商供货，一个供应商会提供多种物料，必须将每个供应商供货的物料分别记帐(数量、价格、金额、不良品数)，消耗物料时也分别记入不同的供应商物料，这样才能根据发生的消耗情况和供应商进行结算。一般来讲,使用VMI供货模式的物料一个物料不会有多个供应商供货。3、客户公司的消耗物料过程中发现的不良品，放入供应商不良品仓库，定期退回供应商，在开票通知单中也列明这些物料的退回情况，公司对此不负担任何费用。使用VMI模式的物料质量问题应该事先就处理好,在实际操作中,客户对供应商的物料是免检的,供应商自己的检测是非常严格的.没有保证的物料不能放入VMI仓库。4、若一种物料公司不想再使用，可全数退回供应商仓库，公司不负担任何费用。实际的操作是一经领出不得退回,只能放在客户自己的仓库.除非今后永远不用该物料。5、公司根据物料的耗用情况定期向供应商提供一份物料耗用清单，列明物料代码、物料名称、型号规格、耗用(或退回)数量、单价、金额、耗用(或退回)日期等详细信息。单据名称为”公司开票通知单”，表示公司向该供应商认购的物料和数量金额，供应商据此单据开出发票，寄给公司采购部或财务部。这个工作可以由供应商提供给客户核对.当然也可以由客户汇总提供给供应商核对确认。6、公司收到供应商的发票后进行核对，如有误，退回供应商重开，如无误，财务部记供应商应付款，根据协商好的付款条件付款。实施VMI易产生供应垄断。实施VMI的供应商在一段时间内是垄断供应的，由于缺乏竞争对手，将会导致服务水平和产品质量的下降，这是许多企业不愿意实施VMI模式的一个重要原因。一个供应商要为多个用户企业管理库存及配送，此种模式会给供应商带来沉重的物流管理负担。一个企业往往需要多个供应商为其供货并管理库存，如果某个环节管理不善，可能造成较大影响。VMI的实施必须建立在信息共享平台基础之上。供应商与客户企业间快速的信息流动才能产生和创造价值