《业务员教材》专题十六：如何撰写建议书

《业务员教材》专题十六：如何撰写建议书深圳市麦肯特企业顾问有限公司，2001-09-12，作者:郭方睿，访问人数:27673建议书是无言的销售人员，它能代替销售人员同时对不同的对象销售，突破了时间与空间的限制；它是销售过程的全面汇总，也是客户取舍评断的依据。建议书的准备技巧撰写建议书前，您先要准备好撰写建议书的资料，这些资料是您从销售准备开始时就应留意的，因此，建议书的资料取自于销售准备、询问调查、展示说明等各个过程，，您在这些销售过程对客户的了解及对客户的影响，是建议书成败的主要因素。撰写建议书前要收集哪些资料呢？把握客户现状的资料：例如保险业的经纪人要知道客户的资料有：·目前参加了那些保险；·年龄；·家庭人口数；·小孩的年龄；·职业状况；·收入状况；·身体状况。正确分析出客户感觉到的问题点或想要进行的改善点：找出客户对现状感到不满的地方，若您的销售对象是企业，可以收集各个使用人员对现状的意见。知道了客户对现状的不满意点，销售人员就能进行构想出改善的方法。竞争者的状况把握：您要掌握住竞争者介入的状况及竞争者可能带给客户的优缺点、提供客户的各项交易条件等，获得竞争者的情报，您在做建议书时就能抵消竞争者的销售对策，凸显自己的优势，协助客户做正确的选择。了解客户企业的采购程序：销售人员了解客户企业的采购程序，才能知道建议书的传递对象，同时能把握住建议书是否在对方编制预算前即需要提出，以获得预算的编制。了解客户的决定习惯：有些客户做购买决定时，习惯收集很详细的资料，巨细糜遗。有些客户习惯于重点式资料，而要求销售人员到场对建议书说明。因此事先了解客户购买决定的习惯，您能做出合于客户味口型式的建议书。建议书的撰写技巧建议书的撰写技巧能帮助您达成建议书的目的，建议书是一个沟通的媒介，它最终的目的是希望获得订单。如何能让客户看了您的建议书后马上签约呢？您要能满足两个条件：1、让客户感到满足让客户感受到需求能被满足，问题能够得到解决。客户花钱进行购买行为时，一定是对现状不满或想要改善现状，当客户心里有了这种想法，正在摸索进行时，若是您能即时地提供客户一套适合于解决客户问题的建议案，无异于帮了客户的大忙。如何才能提出上面这种建议案呢？关键点在建议书的准备技巧中所提的——要能正确地分析客户的问题点。2、与关键人物的沟通您还要与承办人、承办单位主管、使用人、预算控制部门、关键人士能做有效沟通。一份建议书不一定会完全经过这五种人过目，此处我们以这五种人做例子，提醒您撰写建议书时如何和这些对象做有效的沟通。承办人：负责承办的人是代表企业和您沟通的第一线人员，他扮演的角色往往要能替您向企业的上级人员解释说明产品的特性、效用、能改善多少问题、能提升多少效率……等，因此，以承办人的立场，对各项细节都希望能获得充分的信息。所以您撰写建议书时，对各个细节部分要严密，不得有破绽，可用附件的方式补充说明，务必要让承办人能回答上级可能提出的问题。承办单位主管：承办单位的主管，多半对琐碎的细节无暇过目，并且以主管的立场而言，他对结果较注意，至于导出结果的原由细节，他是授权给承办人员去审核。因此，建议书中的“主旨”“目的”“结论”是承办单位主管关心的重点。您在撰写建议书时的“主旨”“目的地”“结论”要能满足承办单位主管的需求。使用人：对使用人而言，建议书撰写的重点是针对使用人提出的现状问题点及希望改善的地方，详细地说明采用新的产品后能解决他们的问题。预算控制部门：预算控制部门人员关心的重点是费用预估，是否合于预算。因此，关于费用部份，您在撰写建议书时，务必清楚明确地写清各项费用状况，并以清楚地报表汇总各明细，让他们能一目了然。关键人士关键人士关心的重点有两项，一为效用，另一为优先顺序。关键人士位处企业的高层，他的判断点多为产生的效用对企业的营运有哪些帮助。例如您的产品对增加销售人员的业绩有帮助，关键人士将能认同这种效用。另外，优先顺序也是关键人士判断的重点，因为关键人士是从企业全盘的角度思考事情，他往往面临的不是单一事件，因此，他会权衡完全不相干的两件事情，而做出执行上的优先顺序，因而，若销售人员疏忽了这方面的考虑，往往被关键人士判定暂缓而前功尽弃。若您撰写建议书时能技巧地满足上面的两个条件，相信您的建议书一定具有强烈地说服力，能称职的扮演无言销售人员的角色。3、把握竞争者的状况您要掌握住竞争者介入的状况及竞争者可能带给客户的优缺点、提供客户的各项交易条件等，获得竞争者的情报，您在做建议书时就能抵消竞争者的销售对策，凸显自己的优势，协助客户做正确的选择。4、了解客户的采购程序销售人员了解客户企业的采购程序，才能知道建议书的传递对象，同时能把握住建议书是否需要赶在编列预算前提出，以获得预算的编制。5、了解客户的决定习惯有些客户做购买决定时，习惯收集很详细的资料，巨细糜遗。有些客户习惯于重点式资料，而要求销售人员到场对建议书说明。因此事先了解客户购买决定的习惯，您能做出合于客户味口型式的建议书。建议书的构成有十个项目是准备一份完整的建议书不可缺少的。·封面及标题·问候·目录·主旨·现状·建议书改善对策·比较使用前及使用后的差异·成本效益分析·结论·附件下面，我们一一加以说明。1、封面及标题·标题可从配合客户企业的政策及策略的方向拟订，如提升效率、提高士气、增进员工福利……等，能让客户觉得您的建议案对执行企业的政策、策略有帮助。·封面可选用较好的材料，可依提案的产品性质如理性或感性的产品，给予适当的选择。·封面设计大方，具有条理的感觉。·封面要表明主题、提案人、日期。·封面可依建议书的厚薄，考虑装订的方式。·在撰写标题时，应加入实际的标的物。如现状分析，可加上“贵企业使用〇〇型电脑现状分析”；效益分析，可加上“使用××型电脑带给贵企业的效益。”使阅读建议书的人有临场的感觉，并能让您的建议书生动活泼。2、问候·首先您要表达的感谢是您的客户给您提供了机会，让您能进行销售的动作。·感谢相关部门给您的协助，同时藉以表明您为了给客户最好的建议案，投入了相当大的时间与精力。·问候感谢辞不宜过长，感谢时最好以企业及部门为对象，尽量不要讲出个别感谢的对象。3、目录各段标题的秩序，建议可循下列顺序：4、主旨建议书的主旨应从客户企业想要达成的目标着手拟制，要能指出采用建议案后，能达成的目的及优点。同时，建议书的主旨还要尽可能地简洁扼要。5、现状分析·分析主要的问题点及产生的原因。·问题点的分析要依据销售人员调查的资料，必要时事先要获得客户企业相关人员的确认。·问题点必须是客户有兴趣、关心的。·原因的把握要得到客户的认同。6、建议改善对策您的对策要能针对问题点的原因进行改善，并能清楚地让客户理解，同时还要有具体的资料证明您的对策是可行的。7、比较使用前及使用后之差异在建议书中，您要比较使用前（现状）及使用后（建议案）的差别，比较时要提出具体的证明，如目前每日产出1000单位，自动化后每日产出1500单位，对购买决定有影响的有利点及不利点都要进行比较，以便客户能客观地判断产生的差异。不过，要注意的一点是：比较时仅提出结果比较，详细原因部份可以用附件做说明。8、成本效益分析建议书的成本计算要正确合理，效益包括有形的效益及无形的效益，有形的效益最好能数值化。效益必须是客户也能认定的。9、结论结论是汇总提供客户的特殊利益及效益，结论要能要求订单。10、附件附件要容易查询，每一个附件都要有标题和页码。虽然不是所有的产品都需要使用到建议书，但若您销售的产品是附加价值较高、可改善客户的效率或能解决客户的问题，此时，建议书是不可缺少的销售利器。建议书是利用文字的组合进行销售，建议书的逻辑架构及表达陈列的方式，能显现出您是否够专业，学习建议书的撰写技巧是让阅读建议书的客户感受到您专业，而更能认同您的建议。记住撰写建议书时，随时提醒自己：·潜在客户为什么要接受我的建议书？·还有哪些点能帮助客户做迅速、正确的决定？