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电机事业部业务跟单培训公司组织架构图总经理室管理部橡胶事业部轴芯事业部电机事业部五金事业部顺德分厂经营理念员工是我们最好的合作伙伴科技和创新是我们条件品质和交期是我们的根本合作与发展是我们的未来行动是取得成功的关键电机事业部组织架构图业务课组织架构图业务课长业务员业务输单业务跟单员业务课基本工作流程伴随企业成长伴随岗位成长自我创业抓住商业机遇攀龙附凤个人的成长方式：一：产品开发a.样板申请单b.模具合约c.客供图纸及样板d.样板客户反馈报告e.生产部试产报告1.1.样板申请单是否OK，文件是否已分类存档，是否录入样板管理系统。1.2.需开模具的是否已经收取模具款。1.3.生产部暂无法满足产品工艺要求时，无论是否有订单，应试产50pcs-100pcs，评估产品成本及生产可行性。存档表单与文件业务课基本工作流程二：订单处理a.客户报告b.报价单c.订单评审表1.1.提交客户基本资料和客户报告.1.2.客户确认的报价单1.3.业务输单员订单录入ERP系统1.4.根据生管回复交期由业务跟单员与客户沟通并回签订单存档表单与文件业务课基本工作流程伴随企业成长伴随岗位成长自我创业抓住商业机遇攀龙附凤个人的成长方式：三：事项管理a.日报表电子档格式b.计划与总结报告格式c.销售数据透视表和图表1.1.日报表1.2.月总结与计划报告1.3.销售统计报告存档表单与文件负责业务课人员的调配，培训和总体统筹负责对客户服务中的订单跟进，信息反馈，投诉处理负责产品销售分析及销售预测事项负责业务课文件的签订和审核负责与其他部门的沟通和协调就相关事对总经理室负责业务课长基本工作职责负责老客户定期电话拜访和不定期上门拜访。负责客户抱怨之处理负责客户对账，货款跟紧，收款负责客户样板，订单的跟踪和交期负责客户单据和公司单据的一致性就相关事对业务课长负责业务跟单员基本工作职责负责所有订单录入ERP系统并提交业务课长审核。负责所有送货单的核对，保持完整，按月上交财务负责送货单打印就相关事对业务课长负责业务输单基本工作职责业务跟单员的定义：DocumentaryHandler跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货交期负责，按月对账，直至收回货款的人。业务跟单员的工作性质：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，已获取订单为目的。（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。一：跟单员是业务员：他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准老客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：业务跟单员的工作性质：（1）函电的回复（2）计算报价单（3）验签订单（4）填对帐表（5）目录，样品的寄送与登记（6）客户档案的管理（7）客户来访接待（8）主管交办事项的处理（9）与相关部门的业务联系二：跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：业务跟单员的工作性质：1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。三：跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。因此，在企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。业务跟单员的素质与技能要求：分析与预测能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家，谈判能力强，口才好。物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。会使用ERP系统业务跟单员的具体工作职责职责一职责表述：评定客户样板需求，并安排工程课制样。工作任务1.接到客户打样要求，需客户提供图纸或样板，必要时须提供整机，新客户打样之前需要求工程课出材料表，报价认可后制样，视情况收取样板费。2.开出样板单到工程部文员登记并记录于电子档中，信息需含样板单日期，样板编号，样板型号，需样数量，客户信息，开样板单时需把客户信息变为代码.3.快递样板时须样板外形图和样板检验报告，新客户附公司简介和业务员名片，业务登记好寄样的快递，数量，收件人，收件人电话，收件人地址.4.样板寄出3天后（或提前告诉客户快递单号）与客户确认样板是否已经收到，并于一个礼拜之内追问样板结果，如追3次未追到结果，需告知上级或项目工程师.重点样板的登记，资料分客户存档，样板信息的反馈业务跟单员的具体工作职责职责二职责表述：审核订单，根据订单要求安排生产.工作任务1.样板确认后，客户有意向下订单时，需客户签回样板一个，工程课项目负责人出客户承认书由业务发给客户并追回交由工程课对应项目工程师。2.新客户的导入：接到新客户订单后，由跟单业务员发出客户联络函（联络函是告知客户我司跟单业务员的联系方式及公司基本资料）并要求客户签回所需产品的报价单以及提供客户基本资料（含营业执照，税务登记证，组织结构代码证，开户许可证及开票资料，所有资料均需加盖公章）。收到客户资料后由跟单员填写客户调查报告交总经理室负责人批准后方可录入公司ERP系统。3.ERP系统新客户的建立：参照ERP操作流程即可，但需注意是否含税和付款方式。4.ERP系统品号的建立：参照ERP操作流程即可，品号的建立信息越详细越好5.订单评审会议的召开业务跟单员的具体工作职责职责二职责表述：审核订单，根据订单要求安排生产.工作任务5.1.老机种的订单评审会议操作可灵活化，无需召开正式的会议，但当客户要求有变化或生产不能顺利进行时需召开正式的会议。5.2新机种的评审会议必须正规化，会议由业务组织，工程项目负责人主导，品管，生产，资材及工艺均需派人参加。确定新机种的生产方案及确定交期6.与客户交期的沟通：将我司订单评审后的交期与客户进行电话沟通，如客户不同意，需重新进行评审会议，第二次评审会议主导部门为资材和生产。交货日期确认后，签字并盖章回传给客户。7.订单入ERP系统：将订单评审表及客户订单交由部门领导审批后参照ERP操作流程即可，马达单价波动幅度大，入ERP系统时需注意单价问题（基本以客户订单单价为准）。提交订单后，将部门领导审批后的订单评审表及客户订单交由财务相应负责人审批ERP系统订单。资料分客户存档，订单评审及时，准确的下达，ERP系统的准确录入重点业务跟单员的具体工作职责职责三职责表述：出货与跟货工作任务1.业务跟单员需及时更新订单评审交期给到生管，需提起一周将下周的交货计划给到生管和电机事业部副总。将客户交期的变更及时通知生产。2.业务跟单员需每天参加生产部组织的每天下午4点的生产总结会，及时了解生产情况.3.有急单需生产时，业务跟单员应将相应的已经排产机种延后已保证急单的完成.4确定客户是否验货，某些客户需要验收单或指定标签，及时从客户处购买回来.5.出货应提前一天告知仓库备货，并操作ERP流程打印送货单，保存低联（蓝联），在送货单上签字并盖章，并复印给仓库人员。客户有特殊要求送货单格式的需自己操作.业务跟单员的具体工作职责职责三职责表述：出货与跟货工作任务6.业务跟单员每天需将明天的排车计划提交给调度申请派车，必要时可到外面请车。业务必须追踪调度追回客户签名的送货单7.业务员做订单评审时需注明出货方式（货车，物流，快递，货柜等），并核算货物面积，重量，箱数，打板数，货柜的尺寸工程部负责。并安排相应的物流公司及时到厂装货。6.客户退货及时入系统，避免对账时出错。从而影响货款。7.及时整理已完工的订单，及时发货，减少库存压力。重点：及时、准确按照客户要求装货、出货。并准确操作ERP系统，订单评审表按时间顺序分客户整理。重点业务跟单员的具体工作职责职责四职责表述：及时按月对账，并回收货款。工作任务1.按照客户要求对账日期对账，参照对账格式，将送货单据和ERP系统核对完毕整理成对账单后，交由财务审核，财务审核完毕后，将对账单在每月5号之前发给客户并追回客户签字的对账单。2.首次开发票客户，须问清如何开票，及时催财务开出发票，快递发票时需签回单。3客户货款到期后，需每天电话催款，3天后发邮件催款，还未收回，应发我司的催款函给客户，并告知客户我司财务已经锁定ERP系统，无法出货.4.如货款还不支付，应及时报告上级，并上门拜访。重点落实货款，保障公司利益业务跟单员的具体工作职责职责四职责表述：客户投诉及时反馈到生产课，并跟紧改善措施的落实。工作任务1.接到客户投诉，电话了解情况后，需客户提供投诉报告。将客户投诉报告提交品管部经理，由品管部决定是否要组织开会检讨。如需开会，则由业务跟单员组织，品管部主导.投诉报告分客户存档。2.将我司初步处理方案与电话进行客户沟通，客户要求上门处理时，业务组织品管由品管人员上门处理。上门处理完毕后，需提交总结报告并将后续改善方案发给客户.3.严重的客户投诉或品管无法解决的问题，应及时告诉项目工程负责人。并追到结果。4.客户投诉需记录反馈于日报表中。重点客户投诉分形式（口头，书面，判退等）分客户存电子档，并按月分析货品投诉结构，分析客户投诉频率。业务跟单员的具体工作职责职责五职责表述：其他交办事项。工作任务1.充分利用网络资源，发布最新动态信息，提高知名。如阿里巴巴。2.上级交办的事项.3.客户邮件的回复（一般邮件24小时回复，如无法回复的邮件，及时报告上级）.4.协助其他部门处理工作重点交办事项须转化为个案行动计划，并及时回复临时交办事项。客户，订单，单价的管理。客户须转化为内部编号和货品代号下发到生产部门，且代号唯一。所有资料存放的权限是域下面的电机业务跟单文件夹。及时清除涉及单价的文件，做到信息保密和安全。信息安全业务跟单员的注意事项报价时需附图纸，报价单盖章签字传真至客户，原件与图纸存档注意是否含税。注意月结方式。（订金，现金，月结，LC，TT等）。注意运费的承担方报价模板与客户沟通，发出客户联络函，告知自己的联系方式等，每次电话都需自报“家门”。注意礼貌用语。业务跟单员面对客户，代表公司，面对公司，是客户代表。是公司和客户的协调者，润滑剂。好的心态是沟通的首要条件，注意言语的软硬程度。经常沟通可以摸清客户的具体需求，让生产结构得到合理的安排，仓库也可以达到零库存的目标。与客户沟通货款情况时，建议下午（习惯问题）打电话，发邮件沟通，注意区分交货和货款是两回事，告知客户我司是正规公司，系统会自定锁单，无法出货。没有收不回的货款，坚持每天追紧到期货款，可与客户预约上门拜访等。沟通模板想要成为一名优秀的跟单员必须懂得以下四点：1、作为业务人