人事档案工作标准和业务指导书

步骤工作标准、程序、要求正常时限工作部门备注一1将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全；收集的每份档案材料要完善，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料；收集归档的材料数量要适当。1天内人力资源部仔细检查材料是否齐全2档案材料由法定作证形成，材料文字清楚、所致对象明确，材料内容符合干部的客观实际。必须对档案材料的内容进行认真审核，凡经审核确定不真实的材料以及未经组织查证核实的材料，要清除处理。1天内人力资源部检查材料是否为本人的3及时。要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。1天内人力资源部接到档案时及时登记4归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案，归档材料必须是《规定》确定的收集范围内的材料；归档材料的手续要完备；干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求；归档材料一般不得使用复制件。1天内人力资源部1、载体使用（长260毫米，宽190毫米），左侧留出20-25毫米装订边；2、但是三个例外：一是各类证书、证件，二是全国统考科目成绩单，三是补充收集的历史永久材料，以确保复制材料的真实、有效二分类1第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料更改姓名材料。1天内人力资源部人事档案工作标准和业务指导书人事档案：是在人力资源管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况、以及所受奖励、处罚等方面的原始记录。干部人事档案材料收集工作的要求2第二类自传材料：报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的。1天内人力资源部自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主题的履历或简历表也应该归在第二类3第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。1天内人力资源部4第四类学历、学位、血迹、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录。1天内人力资源部如获奖或全国性报刊上发表的5第五类政审材料；审查干部政治历史情况（包括当即文化提）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。1天内人力资源部6第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。1天内人力资源部入党申请书（1-2份全面系统的），团组织材料放在党组织材料之前7第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。1天内人力资源部注意，享受政府特殊津贴材料过去归在第四、七、九类，此次统一规定在第七类8第八类干部违反党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。1天内人力资源部9第九类干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表。1天内人力资源部注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类10第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残疾等材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。1天内人力资源部包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾等体检表；工伤致残诊断书，确定致残登记的有关材料；审评、非正常死亡调查报告。三1按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。1天内人力资源部第一、二、三、四、七、十类材料按材料形成的时间排序2按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排序。1天内人力资源部3第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入档的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。1天内人力资源部排序4第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：1工资情况的材料；2任免材料；3出国、出境材料；4其他材料。1天内人力资源部每种材料再根据形成材料的时间顺序排列5页码的编写方法为：凡有图文的页面，每页作为一页，有封面的材料从封面开始编写，空白纸和托裱用的衬纸不计页数，复印件和原件视为一份材料，统一编写页数。1天内人力资源部四1档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观、使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。1天内人力资源部档案目录不得粘贴涂改2根据材料目录填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。1天内人力资源部3“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。1天内人力资源部4填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每页为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。1天内人力资源部5书写要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝色墨水书写目录。1天内人力资源部填写目录后，要检查核对，做到准确无误编目6书写目录时，每类目录之后，需留出适量的空格，供补充档案材料时使用。1天内人力资源部在大类与大类之间分隔空四行距离，如四类、九类有二次分类的，在二次分类之间空三行距离，打印时，要双面打印，并将双面的表框对齐7“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉子的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。1天内人力资源部给材料编目时，一类材料编1-1,1-2，二类材料编2-1，2-2依此类推，四类和九类应编二类码，如4-1-1、4-1-2依此类推；打印目录时序号栏应规范填写8“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明。1天内人力资源部如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等五1先准备好需用的工具（剪刀、尺子、裁纸刀，调和适中的胶水、毛笔、清水、裁好的纸条、纸张和宣纸），将所有需要入档的材料严格按照长26cm，宽19cm的尺寸裁剪、贴补，所有材料都要以正面、顺方向入册。1天内人力资源部对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工2幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。1天内人力资源部3对有些尺寸比较小的，例如医院检查单、通知书之类的材料，应将其贴附在剪裁好尺寸的空白纸上，裱糊时左侧留出2-2.5cm，右边长出的部分按纸张边对齐折叠，过小的可直接贴在纸张的正中间，裱糊时只需将纸张左侧粘住，以便于以后重新整理。1天内人力资源部裱糊主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形裱糊、胶纸粘贴等；裱糊用的衬纸，必须采用白纸技术加工4在贴补时，要注意，先补长度再补宽度，长度不够的用宣纸在材料下方背面贴补；宽度不够的，从装订侧面用打印纸张贴补，对过窄或破损未空出装订线的档案材料，需进行加边，以备打孔。1天内人力资源部5在贴补时，要注意，只可裁剪空白处，决不可将有字迹或盖章处剪裁掉，如空白边不够裁剪，可将多出尺寸的部分折叠，以美观为宜。1天内人力资源部6因档案是在左侧打孔装订，所以剪裁时应先裁右侧，还要观察左侧，打孔距离大概在1.5cm，如左侧空白处不足1.5cm时，要进行贴补，多余部分也可折叠。1天内人力资源部7对有些页数多，长出部分又无法剪裁的材料，可将首页、末尾页按规定的尺寸折叠好，将中间纸张以梯形方式折叠，以方便查阅且美观。1天内人力资源部8将剪好的分类角标贴在按尺寸裁剪好的空白纸张的右上角。1天内人力资源部剪角标时应将红色虚线剪在内，粘贴时要卡边粘贴整齐9剪裁贴补好的材料、分类标应先用书或厚重干净的物品压平，使其舒展、美观，然后打孔。1天内人力资源部打孔时注意为使装订后档案整齐，应先量好尺寸、对齐后再打孔10档案材料上的订书针、曲别针、大头针等金属装订物应拆除，以防止氧化锈毁材料。1天内人力资源部六1将整理好的档案装入档案盒，将档案目录放在档案最前，其余以一、二类以此类推装订入册，装订时应做到整齐、美观，最后在档案内外盒上贴上姓名（按规范打印好），在档案外盒背脊贴上边签，打印好干部编号、姓名、单位名称。1天内人力资源部档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压字，方便阅读装订2干部档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。1天内人力资源部认真、细致重要点1、在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；不得擅自处理或销毁材料；3、整理中按规定剔除的材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理；4、在整理档案过程中，要加强对档案的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。