办公室业务工作学习资料一

-1-办公室业务工作学习资料一（桃花岛主编写）2006年2月9日-2-目录办公室主任的工作技巧.............................................................................................................................-2-秘书工作艺术谈.......................................................................................................................................-12-办公室主任应具备的基本素质...............................................................................................................-17-办公室人员要具备的三个素质...............................................................................................................-23-办公室应做好的主要工作.......................................................................................................................-25-办公室主任工作的几点思考...................................................................................................................-27-公文起草七戒...........................................................................................................................................-35-如何提高信息的质量?.............................................................................................................................-40-述职报告四忌...........................................................................................................................................-43-养成良好习惯提高工作效率.................................................................................................................-45-增强信息意识是做好信息工作的基本要求...........................................................................................-48-搞好信息反馈要做到“三心”...................................................................................................................-51-利用信息技术提高办公室效率...............................................................................................................-52-提倡开短会、讲短话、写短文...............................................................................................................-54-秘书要有“十种精神”...............................................................................................................................-55-公文语序安排的一般方法.......................................................................................................................-58-办公室要加强沟通协调...........................................................................................................................-61-办公室要在领导决策中的发挥作用.......................................................................................................-62-职场必须具备的五个C...........................................................................................................................-64-强化十种意识做好办公室工作.............................................................................................................-66-办公室主任的办事艺术...........................................................................................................................-72-办公室主任的工作技巧一、科学思维正确的思想来自于实践。办公室主任要学会运用调查研究的方法，坚持实事求是的原则才能掌握科学的思维方式。这包括以下几个方面的具体内容。⑴从实际出发思考问题。这是马克思主义最基本的观点，也是办公室主任科学思维的基础。无论是参与政务，协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都应当立足现实，从本单位、本部门的实际善出发，创造性地执行中央的-3-路线、方针、政策和上级有关的指示精神，从而达到主观与客观、理论与实践的辩证统一。⑵系统思维方法。即用现代系统理论指导人们观察问题、分析问题的思维方法。现代系统理论特别强调事物的整体性，这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构组合的、具有特定功能的有机整体。整体与部分、部分与部分、整体与环境不可分离。整体的性质和规律，只存在于组成其各要素的相互联系、相互作用之中，各组成部分孤立状态的特征和活动的综合，并不能反映整体的特征和活动方式。这就要求办公室主任研究问题、处理工作时要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待，从整体出发，从全局入手，把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来，加以综合、系统地考察，从整体和部分相互结合、相互依赖、相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。这也与辩证唯物主义者用联系的、发展的眼光看待事物的要求相吻合，否则难免导致顾此失彼、挂一漏万。⑶用发展观点看待一切。任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，不变的事物是没有的。我们研究问题，要联系一定的历史条件，随着情况的发展而变化，不能固定一点，用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用发展观点看待一切，就要求办公室主任要立足现实，着眼未来，要弄清各项重大工作的发展变化趋势，弄清哪些-4-情况的出现是必然的，应该及时采取措施顺应和促成其发展；哪些是应该控制和可以避免的，才能使自己的工作处于主动，立于不败。二、思想教育重视对人的教育是中国传统文化的重要特点之一。思想教育和政治工作更是中国共产党在革命和建设事业中行之有效的方法。在新的历史条件下，办公室主任要善于采取灵活多样的形式，针对办公室工作的特点，富有成效地做好思想政治工作，激励全体工作人员的工作热情和献身精神，把大家的力量凝聚到建设社会主义现代化事业上来。思想政治工作方法内容很多，基本上可以概括为以下七个方面：⑴正面教育，以理服人。它主要通过组织学习、作报告、开展各种宣传活动，正面地向群众进行理想纪律教育、形势任务教育、革命传统教育、社会主义民主与法制教育等等，从而提高群众的政治觉悟和思想水平，鼓舞和调动他们的工作积极性。⑵重视个别工作，一把钥匙开一把锁。该方法的基本特点是：要在摸清对象的具体情况，掌握其个性特征的基础上，实事求是的予以科学分析，并提出相应的解决办法。⑶思想教育与知识教育相结合。这种方法具有灵活多样、寓教于乐、寓教于“学”等特点，实践表明它受到比较广泛的赞誉和欢迎。在思想政治教育中，要充分运用丰富的-5-知识内容，去启迪人们的心灵，使人们在接受教育过程中，同时得到知识启示、道德熏陶、艺术感染，从而达到思想教育与知识教育双丰收的结果。⑷以诚相待，以情感人。同教育对象作知心朋友，与他们沟通，情感交流，是提高思想政治工作有效性的重要途径。为此，办公室主任要同工作人员打成一片，真心实意的作他们的知心朋友。要通过日常业务工作和各种活动，广泛开展谈心活动，随时掌握每个同志的思想情绪，推心置腹、有针对性的做好思想政治教育工作。⑸树立榜样，典型示范。榜样的力量是无穷的。通过典型示范，根据各个不同历史时期党的路线、方针、政策以及思想政治教育的目的要求，尤其注意发掘员工自己身边的先进人物和事例，使思想政治教育的目标形象化、具体化，从而形成一个群众性的学先进、赶先进的热潮。⑹扬善为主，激励上进。办公室主任要善于用于表扬和批评相结合的方法，要善于发现每个同志的长处，看到他们每一个哪怕是微小的进步，肯定其成绩，并善意的指出其工作上的不足，帮助他们改正缺点，纠正错误。特别是当有的同志在工作中出现漏洞时，要善于循循善诱的做好思想政治工作，帮助他们总结经验教训，切不可过多指责或求全责备，更不应讽刺挖苦，苛求他人，多做自我批评。⑺关心群众生活，解决其实际困难。办公室主任要注意-6-掌握和解决工作人员工作和生活上的实际困难，为他们更好的工作创造方便条件，解除其后顾之忧。要及时了解下属工作人员的心理状态和物质、精神需要，属于合理的要求而又能够解决的事情，应及时帮助解决；对于不合理的要求，或一时解决不了的事情，也应给予必要的解释和说明，求得理解和支持。三、领导作风和艺术办公室主任的领导作风，主要表现在处理事务过程中所具有的思想品德、知识素养、领导方式及经验风格。作为办公室主任应当突出注重实事求是、严于律己和民主作风。实事求是。这是马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论的精髓，是我们党一贯倡导的优良作风。实事求是的优良的作风，在办公室主任工作中具体表现出求实、求是、求真，一切按客观实际情况办事。无论是协助领导决策，还是办理具体事务，都要面向客观现实，一切从实际出发，按客观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、不图虚名、不做表面