存货业务会计制度的设计

存货业务会计制度的设计•通过本章学习，应了解企业进货、销货和储存业务的特点，理解进货、销货和储存业务会计制度设计的目标，掌握存货购进、销售和储存业务内部控制和核算方法的设计方法。中国培训师大联盟第一节采购业务内部控制方法的设计•一、采购业务的内容及特点存货采购是存货管理的第一环节。对于生产企业来说，存货的采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。因此，要保证企业获得良好的经济效益，必须加强存货采购业务的控制与核算，•根据企业的生产经营特点建立相应的存货采购业务的内部控制制度和会计制度。要实现存货采购业务内部控制和会计制度设计的目标，首先必须了解存货采购业务的特点。存货采购业务一般具有以下特点：1．它与生产和销售计划联系密切；2．它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加；3．业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞•二、采购业务内部控制制度设计的目标针对存货采购业务的以上特点，其会计制度设计的目标应为：1.存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致；2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3.合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4.防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5.保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6.及时、准确提供存货采购的会计信息。•三、采购业务内部控制制度的设计为实现采购业务内部控制制度设计的目标，存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：（一）职务分离制度存货采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1.在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。2.采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。3.物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。4.物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5.采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6.审核付款人员应与付款人员相分离。7.记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。（二）存货采购的请购单控制制度为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定存货采购时，必须由物资的使用部门（如制造企业的生产部门、流通企业的销售部门等）根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。采购部门确认的目的在于两个方面：一是防止已经采购的物资又重复执行，二是咨询现行市场价格，对所需采购资金进行估算。采购部门签署同意采购的意见并将估算的资金需要、付款时间说明后交资金管理部门，由资金管理部门根据企业的经营目标、资金预算范围和企业的现有资金状况进行综合审查后批准。存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续。（三）订货控制制度采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；然后，根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同和订货单的控制。（四）货物验收控制制度企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。（五）入账付款或应付账款控制制度由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。（六）会计稽核与对账制度它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。•四、采购业务凭证流转程序的设计企业的进货业务主要有三个环节：第一环节是询、报价，在这一环节中有两种可能，一种是进货单位按进货需要向有关供货单位询价，供货单位得到询价信息后向进货单位报价。另一种可能是供货单位主动向进货单位发出报价信息；第二环节是供需双方讨价还价、签订购销合同后订货；第三环节是接收供货单位的货物并付款或形成负债。在进货业务的这三个环节中，为保证企业内部控制制度的贯彻落实和会计核算的真实、准确，必须设计相应的进货业务凭证和凭证流转程序。（一）采购凭证及其流转程序1.设计采购凭证及其流转程序的原则（1）有利于加速货物流转，提高工作效率；（2）有利于明确经济责任，防止差错和损失；（3）保证企业内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料；（4）落实各项内部控制制度；（5）保证及时、正确地组织会计核算。2.采购凭证的设计采购凭证连同后面的销货凭证设计，是企业内部会计制度设计的一个重要组成部分。企业的存货采购业务从业务环节上看，包括采购和验收入库两个基本环节。3.凭证流转程序的设计凭证流转程序包括送货制下的凭证流转程序、提货制下的凭证流转程序和发货制下的凭证流转程序。第二节销货业务内部控制方法的设计•一、销货业务的内容及其特点从销货业务运行的环节看，包括接受顾客订单、批准销售折扣和赊销信用、编制销货通知单、按销货通知单发货、记录销货、办理收货以及办理和记录销货退回、销货折让、处理坏帐等业务。这些销货业务的特点有：（1）业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞；（2）营业收入的确认与计量具有复杂性；（3）销货业务直接导致货币资金或应收帐款的增加。•二、销货业务会计制度设计的目标（1）保证营业收入的真实性、合理性、完整性；（2）保证商业折扣和销售折扣的真实性与适度性；（3）保证销售折让和销售退回的合理处理与揭示；（4）保证应收帐款记录的真实性和可收回性；（5）杜绝销售业务中可能出现的低效率和一切违法乱纪、侵吞企业利益的行为。•三、销货业务内部控制制度的设计（一）职务分离制度需要进行分离的职务有：（1）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。（2）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。（3）开具发票的人不能同时负责发票的审核工作。（4）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。（5）记录应收帐款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。（6）会计人员不能同时负责销售各环节的工作。（二）订单控制制度订单控制制度包括以下几个方面：（1）根据不同的客户和销售形式设计多种订单格式，以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要。（2）规定订单在企业内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准程序。（3）实行订单顺序编号法，对已执行的订单和尚未执行的订单进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。（三）销售价格政策控制制度（1）制定统一的产品销售价格目录。（2）规定灵活的商业折扣、现金折扣标准，并建立相应的授权批准权限。（四）销售发票控制制度销售发票控制制度主要包括：（1）指定专人负责发票的保管和使用，明确发票管理制度。（2）发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起讫号。（3）发票使用人多开具的发票必须以发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填写各项内容。（4）财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。（五）收款业务控制制度（六）退货业务控制制度主要有以下几个方面：（1）建立退货损失惩罚制度（2）设立独立于销售部门的销货争议处理机构（3）建立销售折让优先制度（4）理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序（5）建立退货、索赔、销售折让审批制度（6）建立退货验收制度和退款审查制度（七）售后服务控制制度•四、销货业务凭证流转程序的设计（一）工业企业及批发企业销货业务凭证流转程序的设计1.销货凭证的设计企业销货业务涉及的凭证主要有发货单和销货日报表两张基本凭证。2.销货业务凭证流转程序的设计销货业务凭证流转程序主要有三种：送货制下的凭证流转程序、提货制下的流转程序和发货制下的流转程序。3.与客户对帐的对帐单设计（二）零售企业销货业务凭证流转程序的设计零售企业的销售收款方式主要有三种：第一种是货款合一，营业员在交易时一手收款，一手付货。第二种是货款分管，营业员在交易时开出销货小票，待顾客到收款台交款后，凭已收款的售货小票付货。第三种是超市的自选销售，由顾客在商场里自行选购商品，集中在出口收款处交款。1.销货凭证的设计销货凭证主要有：内部交款单，商品进销存报告单，销货小票等。2.销货业务凭证流转程序的设计主要是货款分管下的流转程序的设计。第三节储存业务内部控制方法的设计•一、储存业务会计制度设计的目标存货的储存业务一般具有以下特点：（1）占压资金数量大；（2）储存量的大小直接影响着产品生产或商品销售的顺利进行；（3）容易发生积存日久变质或时常供求关系变动而导致存货损失；（4）存货的种类繁多，流动性强，进出频繁，极易产生管理疏漏；（5）实物规模较大，自然灾害或人为原因造成的损失随时可能发生。储存业务会计制度设计的目标是：（1）对存货正确计价并保持帐实相符，合理揭示存货方面的财务状况；（2）保证恰当的存货储备量，实现既能满足生产、销售的需要，又能减少资金占压，促进企业的资源优化配置；（3）保证存货的安全。•二、储存业务内部控制制度的设计要点（一）落实保管责任制度（二）建立严格的存货收发和计量制度（三）实施永续盘存制（四）健全实地盘点制（五）实施存货保险制度（六）建立库存存货质量管理制度（七）确定恰当的存货明细分类帐分户方法（八）健全存货明细帐设置第四节存货业务核算方法的设计•一、存货的计价（一）存货的入帐价值1.购入的存货2.自制的存货3.委托外单位加工完成的存货4.投资者投入的存货5.接受捐赠的存货6.企业接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货，或以应收债权换入的存货7.以非货币性交易换入的存货8.盘盈的存货（二）发出存货的计价方法存货发出的计价方法主要有个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动平均法、后进先出法和按计划成本计价、毛利率法、零售价格法等。（三）期末存货的计价方法1.成本与可变现净值孰低法的计算方法2.成本与可变现净值孰低法的会计处理（1）计提存货跌价准备的条件（2）计提存货跌价准备的帐务处理。•二、存货数量的盘存方法和清查盘点方法的设计（一）存货数量的盘存方法企业的存货数量要考盘存来确定，盘存方法有永续盘存法和实地盘存法两种方法。（二）存货清查盘点的设计1.存货清查盘点的方法2.存货清查结果的处理程序3.存货清查的核算•三、原材料的核算方法（一）按实际成本计价的原