广东省房地产档案管理业务规范(1)

广东省房地产档案管理业务规范1总则1．l为了加强我省房地产档案的科学管理，便于各级档案部门的业务监督、指导，统一房地产档案的业务标准，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案管理规定》和建设部《城市房屋产权产籍管理暂行办法》等法规的规定，制定本业务规范。1．2房地产档案是指房地产管理部门在进行房地产管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。1．3房地产档案是房地产管理活动真实的历史记录，是房地产所有权、使用权的凭证。它既是房地产管理部门档案综合管理的主要门类，也是国家档案的重要组成部分。2．房地产档案的基本范围与分类2．1各级房地产管理部门在开展房地产产权登记、办理房屋交易、进行产权管理和房地产纠纷仲裁处理、房地产市场管理、危房改造等业务活动中形成的各种有关产权证件、文字、图表及声像等材料，均属房地产档案的范围。具体内容详见附件一《广东省房地产管理文件材料归档范围及保管期限表》。2．2房地产档案的分类原则上以房地产管理部门的职能分工为主要依据，适当兼顾档案的内容和载体形态。2．3为了适应房地产管理部门档案综合管理的需要，房地产档案作为一种专门档案，给一个大类代字（按照《广东省机关档案分类办法》的规定，只有一种专门档案的单位，应以“G”作为专门档案的类别代字），大类之下设置若干属类，属类之下根据需要可再设小类。房地产档案的具体分类办法见附件二《广东省房地产档案分类编号办法》。3房地产档案的收集与整理3．1房地产档案的收集、整理实行“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。即按照各地房地产管理部门的内部分工，各部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，定期移交给本单位档案综合管理部门归档。3．2归档的文件材料必须做到完整、准确、系统；制作材料优良，字迹清晰，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料。3．3归档的文件材料要进行系统整理，具体方法和要求如下：3．3．1分类。按照“一案一卷或数卷”的原则，将不同案由的文件材料分成不同的案卷，每办理一宗案（如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等）所形成的材料立一个卷。3．3．2去钉取齐。归档文件材料上原有的会生锈所有金属物都要去掉，然后用细线或对纸张无损害的粘合剂将同一份材料的各页重新缝（粘）合；大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用16开（或A4）纸进行托裱。3．3．3卷内文件排列。房地产档案卷内文件材料排列的原则是：（l）结论性材料在前，依据性材料在后；（2）审批材料在前，申报材料在后；（3）外文材料，译文在前，原文附后；（4）其它在办案过程中形成的材料，按内容的重要程度或时间先后排列。3．3．4编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。档号章（规格式样见附件三）的内容包括：分类号、项目号、案卷号、件号。3．3．4．1分类号：指《广东省房地产档案分类编号办法》给定的档案类别代字（代号）或各单位自定的与之相对应的档案类别代字（代号）。3．3．4．2项目号：为区分不同目录本而给定的代字或代号，分属类编排。3．3．4．3案卷号：每一项目号下面的流水顺序号。3．3．4．4件号：每一案卷内单份文件的排列顺序号。3．3．5填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种，其式样见附件四和附件五。3．3．6填写档案袋封面项目和封底备考表。封面式样和封底备考表式样见附件六和附件七。3．3．7装袋入盒。本规范推荐采用散件装袋、一袋一卷、一盒多袋的存放方法。3．3．8填写档案盒封面和脊背项目。档案盒封面和脊背式样见附件八和附件九。3．4房地产管理机关各业务部门向机关档案综合管理部门移交档案时，应编制移交清单，交接双方对照清单清点核对之后，要在移交清单上签字。3．5房地产档案归档后，档案综合管理部门要建立动态管理制度，根据房地产产权变动等现实情况，及时对其相应的计算机数据、档案册籍、人名索引、地籍图纸等进行修改，保持档案内容与现实情况的一致性。对归档后的档案进行更改时，要按规定履行必要的手续。4房地产档案的保管与利用4．l各房地产档案保管部门要有适应工作需要的档案用房，要配备档案箱柜和温湿度调控设备和其它必要的设备；档案库房要符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求，为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件。4．2认真做好档案库房管理工作，坚持做好库房的温湿度记录，定期进行库房的安全检查，注意调节和控制库房的温湿度，确保档案的安全。4．3档案人员要爱护档案，发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告主管领导，并采取修补、复制等措施进行抢救。4．4根据利用工作的需要，选择编制两种以上的档案检索工具；有条件的，还应采用电子计算机进行房地产档案的贮存与检索，逐步建立起本地区的房地产档案信息管理系统，为档案的利用提供方便。4．5档案人员要熟悉库藏档案的情况，积极主动地做好档案的提供利用工作；根据需要，选择编辑房地产重要信息汇编、基础数字汇编、专题材料等具有实用价值的编研资料，为房地产管理业务和档案利用者服务。4．6各级房地产档案管理部门保存的档案均属未开放档案，除本机关工作人员在业务中利用外，其他利用者如要查阅本人或其亲属以外的档案材料，须履行一定的审批手续。5房地产档案的鉴定与销毁5．1房地产档案管理部门应按规定对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作应在各级房地产管理部门主管档案工作的领导主持下，由档案综合管理部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组进行。5．2鉴定小组对到期的档案应逐件进行审查，提出存毁意见。5．3对被鉴定仍有保存价值的档案，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善加以保管；对被确定无继续保存价值的档案，要逐件编造清册，报本单位主管领导审批后销毁。5．4销毁各种到期档案时，档案鉴定小组应指定两个以上的专人进行监销。监销人应根据销毁清册，对将要销毁的档案材料进行认真的核对，确认无误时，方可进行销毁。档案销毁后，监销人应在销毁记录上签名，以示负责。附件一：广东省房地产管理文件材料归档范围及保管期限表顺序号条款名称保管期限1房地产产权登记文件材料永久1．1登记程序簿、归档程序簿发证程序簿永久1．2本单位绘制的地籍图永久1．3已发出房地产产权证的房地产登记、抵押案永久1．4撤销或驳回登记的房地产登记案长期2已发出权属证明的房地产确权审查案永久3房地产产权处理文件材料3．1房地产接管、托管、代管案3．1．l办案工作程序簿永久3．1．2已发出接管通知书的案件永久或长期3．1．3已发出撤管通知书的撤销接管、代管案长期3．1．4已发出撤管通知书的撤销托管案短期3．1．5作出不予接管或不予撤管决定的案件短期3．2国家经租房3．2．l国家经租房屋处理案永久3．2．2撤销经租发还房屋案长期3．3拨用房地产使用权案件3．3．1发出拨用通知书的案件永久或长期3．3．2因征用、征购转为单位自有公产的拨用案件短期3．3．3终止拨用的处理案件长期3．4有关产权处理问题的群众来信、来访材料3．4．1群众来信、来访登记簿长期3．4．2重要的来访记录或来信永久或长期3．4．3一般的来访记录或来信短期4公逆产处理案件4．1人员及财产登记册永久4．2会议记录及个案处理材料永久5外人产处理案件5．1外人产登记案件永久5．2已转为中国产的登记案件永久6房地产交易案件6．1房地产交易市场管理材料6．1．1发放预售商品房许可证登记册长期6．1．2房地产经纪人资格审查登记册长期6．1．3房屋交易鉴证案件、工作程序簿永久6．2解困房出售工作程序簿永久6．3公房出售工作程序簿永久7房地产纠纷裁决、裁定、调解案件7．1裁决书、年收结案情况簿永久7．2先行拆除房屋裁决案短期7．3其它短期8危房改造或房屋扩、加、改建材料（此项具体参照《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》）永久或长期9房屋租赁管理材料短期10房屋安全管理材料短期附件二：广东省房地产档案分类编号办法为了统一我省房地产档案的分类编号方法，实现全省房地产档案整理、编目规范化，便于房地产档案信息的交流，根据《广东省机关档案分类办法》，结合房地产档案的专业特点，制定本办法。一、分类原则（一）本办法把房地产档案作为一种专门档案，列入房地产管理部门形成的全部档案中进行分类。（二）房地产档案类别设置的原则是：以房地产管理部门的职能分工为主要依据，适当兼顾档案的内容和载体形态，区别不同房地产的性质，便于保管和利用。（三）本办法所规定的类别代号，在房地产管理部门的档案分类中具有唯一性和相对稳定性，各有关单位在具体实施时，有类设类，无类空类。（四）本办法留有充分的扩展余地，各有关单位在实施本办法时，遇有本办法所列类别之外的文件材料，可增设新的属类或小类。二、适用范围本办法适用于对我省各级房地产行政管理部门的房地产档案的分类、编号和排架。三、类别设置（一）房地产档案作为一个大类，用字母“G”代表。（二）在“房地产档案”这一大类下，分设下列属类和小类：G1产权登记档案G2产权处理档案G2．l接、代、托管档案G3．2国家经租档案G2．3撤销接、代、托管档案G2．4撤销国家经租档案G2．5拨用产处理档案G3公逆产档案C4外人产档案G4．1外国人房产登记档案G4．2已征购外人产档案G5房地产市场管理档案G5．1房地产交易档案G5．2房产赠与档案G5．3房改房出售档案G5．4解困房出售档案C6房屋租赁档案G7房屋安全管理及危房改造档案G8房地产仲裁档案G9地图G9．1地籍图G9．2地形图（三）各级房地产档案管理部门在对房地产档案进行分类时，应与本办法保持一致，当本办法所设置的类别（包括属类和小类）包容不了单位所形成的档案内容时，可在“G9”后面增设新的属类或在有关的属类后面增设新的小类。四．编号方法房地产档案案卷接“属类”分别编流水号，其档号结构为“分类号——项目号——案卷号”。例如：G1一广一9第9号案卷“广”字项房地产档案中的产权登记类其中，“项目号”是为了区分不同目录本而给定的一个代字或代号，每本目录的项目号不得重复。为了便于保管和利用，各目录本的“项目号”代字可采用具有联系性或连续性的一句话或一个单位名称，如“广东省湛江市房地产管理局”，“l、2、3、4、5、6、……”，等等。附件三：广东省房地产档案档号章格式分类号项目号案卷号件号档号章尺寸：总长为65mm，其中“案卷号”栏长20mm，其余项目栏长各为15mm；总宽为16mm，上下各8mm。附件四：广东省房地产档案固定式卷内目录式样房地产档案的固定式卷内目录主要是适应房地产业务管理部门在同类业务活动中形成大量名称相同或相近的文件材料的特点，为了减少重复劳动而专门印制的一种目录。这种目录的文件材料名称是事先印制好的，归档时只需根据实际情况填写“件号”和“页数”，必要时加上备注就行了。采用这种目录可以大大提高工作效率。这里提供的几种固定式目录，其所列文件材料名称是供参考的，各地房地产管理部门可根据本单位实际工作形成的文件材料名称进行填制。固定式卷内目录的种类也可根据各单位的具体情况灵活设定。目录名称页次1．商品房确权登记档案目录142．商品房交易登记档案目录163．房改房登记档案目录18附件四：卷内目录分类号项目号案卷号业权人登记时间种类商品房确权登记（1）件号文件材料名称页数备注房地产登记审批书登记收据商品房屋产权权属证明书存根房地产登记申请书商品房屋产权权属申报表房层四至墙界申报表证明公函契约征用土地协议书建设工程许可证建筑施工许可证工程质量等级核验认证书资质等级证书单位工程竣工验收证明书商品房价格审核表国家征用土地通知书卷内目录分类号项目号案卷号业权人登记时间种类商品房确权登记（2）件号文件材料名称页数备注固定资产投资许可证固定资产投资（自筹）项目计划申请书固定资产项目资金来源证明表房地产权具清单商品房确权清单法人证明书企业法人营业执照（副本）企业法人更名声明、通知房屋登记收费单首层平面图标准平面图卷内目录业权人登记时间种类商品房交易登记（1）件号