律师事务所常见内部业务行文

律师法律文书—律师事务所常见内部业务行文律师事务所内部的行文，根据不同的内容有许多种形式，但它们都有一个重要的共同点，就是言简意赅，出言有据。尽管律师事务所内部行文的读者是律师，但是书写人应假定读者对有关法律和事实一无所知，必须对其做出全面交代，不能把这种法律文书写成“蜻蜓点水式”或“跳跃式”叙事文。但是，律师又都是些工作繁忙的人，对法律和事实的叙述又不应过于繁赘，应既点到为止，又不留空洞。如何掌握，往往是经验使然。应该指出，律师事务所的内部行文是其对外行文的基础和依据，而律师的对外行文（例如，庭辩辞和诸如法庭动议等诉讼文书）又是法官判决的说理部分的重要参考依据。在美国，尽管法官具有较高的专业素质，但是往往只有涉诉各方向法庭提供了高层次的诉讼文书，法庭才有可能写出高质量的裁判文书。而法官在担任执业律师时积累起来从业经验和“修炼”出的律师文书技巧，又是法官判断案件和起草司法文书“功底”之源。（一）、与客户会谈纪要及分析报告律师接手一项代理业务往往从会见客户开始，届时客户会说明来意，并介绍一些情况，例如，与他人发生了纠纷，或者因企业产品结构不适应变化了的市场需求希望对之加以调整等等，客户会提出自己的想法和要求，并征求律师的意见。但问题是，客户并不了解法律，他们在介绍情况时对于哪些事实属于相关事实（RelevantFacts）并不了解，常常有意无意地根据其想象中的主次顺序有选择地介绍情况，而把一些本来非常有价值、但其认为无足轻重的细节信息漏掉，使律师无法真正掌握事实的全貌。因此，律师要根据自己的经验、法律知识和对客户介绍的粗略事实梗概的初步了解，通过一系列提问引导客户说出全部有用的情况（OperativeFacts）。对于比较复杂的代理事项，稍有些规模的律师事务所往往要组成一个由若干律师及律师助理组成的团队来处理，这便产生了内部行文的需要。开始，在较为规范的律师事务所里，参与接待的律师常要起草一份“客户会谈纪要”（或律师所内部备忘录），供代理团队集体讨论(Brainstorm)研究案情。此外，客户会谈纪要还是会后起草向客户确认会谈事项的参照依据。这份文件的另一个作用是留档备查（在英文中叫做“PaperTrail”）。1．提纲通常，在首次会见客户之后客户会谈纪要的主笔律师为起草纪要都要准备一份提纲，具体内容大致如下：λ客户的基本情况λ客户来访目的ν客户介绍的基本事实ν客户对问题性质的看法ν客户欲达到的目标λ会见时律师给予客户的初步建议意见λ现状ν需要律师做的工作ν需要客户协助做的工作ν下一步打算λ律师根据初步事实对主要法律理论和程序要求的初步分析λ律师对接手此代理事项是否会与本所以往代理的其他客户有“利益冲突”的说明λ其他相关事项2．会谈纪要客户会谈纪要首先要对该客户的基本情况作出较为详细的介绍，并扼要说明客户介绍的相关事实及客户希望达到的目标，加上起草者的初步分析意见，例如需要进一步弄清楚和解决的一些事实与法律上的问题（FactualandLegalIssues）、可供选择的处理方式、各种有利和不利因素、预后判断等等。这份文件往往还会把客户提供的一些内外部文件，或者律师自己收集到的某些背景资料作为附件列于其后。如果客户提出的事项涉及纠纷，这份文件在介绍相关事实时，除了要介绍纠纷发生的背景和纠纷的焦点问题外，还要简要说明相关的时段和涉案人员，例如按照时间顺序列出大事记(ChronologyofRelevantEvents)和相关人员名册（AListofPlayers）。如果客户提出的事项涉及非诉事务代理，例如并购、改组等，客户会谈纪要还要对客户（及目标企业）的相关经营范围、状况等背景情况作一简要介绍，并就客户拟采取的相应举措（ProposedCorporateAct）及其出发点(BusinessConsiderations)、要约的主要条款（TermSheet）及预期经营目标（BusinessObjectives）等做出交待。上述原则反映在以下虚拟的客户会谈纪要和初步分析报告中：律师事务所内部公文（INTEROFFICEMEMO）主送（TO）：亚当斯律师抄送（cc）：本案代理团队发件人（FROM）：埃尔-理奇事由（RE）：与张女士会谈纪要日期（DATE）：2008年5月12日根据您的要求，我已把与张女士会谈的记录加以整理，归纳成本会谈纪要，如下：一、背景今日上午，本所原有客户张女士按预先约定来所洽谈，要求本所代理其拟针对一商店提起的侵权诉讼案。经初步查询，在本案中，本所对张女士的代理无潜在利益冲突，涉诉商店与本所现有客户无任何关联关系。由于张女士本人及其所在的公司是本所重要客户，参与洽谈的律师有本案诉讼团队负责人亚当斯律师、凯文-琦斯律师、实习律师埃尔-理奇（本人）和律师助理凯丽小姐。二、张女士个人资料吉尼-张-汉克斯女士（简称“张女士”）为华裔，38岁，离异（本所约翰逊律师曾在五年前在本郡第三区法庭代理过其离婚财产分割诉讼案）后再婚（一年半前与圣摩尼卡市政厅议员比尔-汉克斯结婚），有一子两女（其中一子一女为汉克斯议员前婚所生，一女为张女士前婚所生），现在LA一大型商务中介企业威廉国际咨询公司担任全球客户服务总监（三年前，本所曾在该公司参与的一项涉及七千万美元的收购案中，代理该公司）。根据约翰逊律师介绍，张女士毕业于名校，其后在这家公司任职，至今已近十年。除曾因超速驾车被警方开过两次交通罚单外，无不良记录，亦无犯罪历史。三、事实陈述张女士一谈起2008年5月8日的经历，就情绪激动起来，并说她的侄子（正在读法学院）告诉她，商店对她的所作所为构成了：（原话Quote）“种族歧视”（RacialDiscrimination）、“非法拘禁”（FalseImprisonment）、“恫吓敲诈”（Extortion）、“故意施加精神伤害”（IntentionalInflictionofEmotionalDistress）、“雇佣不良员工中失察”（NegligentHiring）、“过失精神伤害”（NegligentInflictionofEmotionalDistress）等，应该找律师起诉商店，追究其刑事和民事责任，赔偿张女士“因此引起的一切直接和间接经济损失”。在张女士情绪稍稍安定了下来以后，我们请她把当时事情发生的详细经过慢慢地告诉我们。张女士喝了几口水，擦掉了眼泪，尽管思绪仍有些混乱，但是在我们的不断提问和提示下，初步描述了事情经过，如下：张女士所说的商店在圣摩尼卡，名叫希尔斯，是一个高档百货商店。2008年5月8日，张女士准备搭乘当日下午6点25分飞旧金山的UA137航班去那里参加一重要商务洽谈会议。张女士于飞机起飞约三个半小时前离开公司在橘郡的办公室，在驱车去LAX机场的途中取道圣摩尼卡，准备用三十分钟的时间去该商店买一副新的耳环—适合于配职业女性套装的那种，以便在洽谈会后签约仪式的鸡尾酒会上佩戴。该商店离机场还有将近一个小时的车程，好在当时并不是交通高峰时间。在商店的首饰柜台区，她用了二十分钟选好耳环、用运通卡付款，然后拿了导购员包装好的耳环准备离开商店。在商店门口，她被另一导购小姐十分礼貌地告知，商店经理“希望会见”她。当时，张女士以为经理因为她购买了贵重商品，准备与她讨论今后购物的“优惠”安排，商店常常用这种方法鼓励顾客消费。但是，在商店经理办公室里，商店经理（一身材高大的中年男性白种人，根据张女士观察，其胸章显示工号为0649，自我介绍时张女士只记住了其姓皮埃尔，以下简称“经理”）只向张女士询问了有关其使用的信用卡的一些情况（约五分钟。其后，有一个商店女职员进来和他耳语了几句，就和那个女职员匆匆离开了，临走时连门也没有关，只是让张女士在办公室里等他回来。经理办公室设在商店二楼东侧，毗邻商店妇女服装售货区。从敞开的门向外可以看到挑服装和走动的顾客。）十五分钟后，经理回来了，对她说，“真抱歉，让您久等了。有一个小误会，现在已经查清了，您可以走了。”并向张女士道了几次歉。在张女士的追问下，经理才将事情的原委告诉了张女士。原来，张女士使用的运通卡号码与商店接获通报挂失的另一运通卡相似，商店的女收款员以为张女士使用的信用卡是偷来的，当时为了稳住她，女收银员没有声张，让导购员为她包装了耳环，办理了付款手续，在她匆匆离开柜台后，让另一导购员叫住她，同时收银员报了警，并通知了经理。为了避免收银员判断有误，在张女士到办公室来之前，经理告诉其秘书在外边等警察，警察一到先通报他，待查清确实是盗用信用卡后再让警官见张女士。（张女士估计，这可能就是经理被叫出去的原因。）与此同时，女收银员挂通了运通卡总部电话，核对挂失的卡号，发现两张卡的号码确实一样，只是张女士的卡是十三年前启用的，其编组代码与挂失卡（仅为二年半前启用）有所区别，一般业外人很难注意。警方赶到后，经理向警方解释了误会发生的前后，并请警察等在他的办公室外边。然后，经理回到了办公室。张女士当即向经理礼貌地提出了抗议。但是经理马上严肃地对她说，商店方面并不确定核对的结果是否确切，如果张女士坚持认为商店侵犯了她的权利，商店只好将她交给警方进一步核实她是否真的无辜。“如果那样，”经理警告她说，“尽管事后情况总会查清，但是被警方逮捕便会反映在你在警方的个人纪录中，对你今后不利。”（据张女士说，她其实内心并不相信这些鬼话。）经理还说，商店的法律顾问是当地最大的律师行，打官司十分有经验，会反诉她诬陷、通过恶意诉讼敲诈商店，并会要求她赔偿相应的名誉损失。（这些话使得张女士有些犹豫。）经理坚持让她选择，要么她签署一份不予追究的声明，要么便将她移交警方。当经理得知她还要赶飞机时，他的态度似乎更加坚决了。据张女士回忆，当时她看到警察就等在办公室外边。无奈，张女士在商店方面准备好的一个声明上签了字（见附件一）。该声明的内容很简单：“本人杰尼-汉克斯同意配合商店核实其使用的信用卡是否与一报失信用卡并非同一张卡。”（张女士说，她看了该声明之后，“当时认为这个声明并没有影响[她]日后追究商店责任的权利”，因此也就签了名。）签字之后，商店在她的要求之下，将该声明复印了一份给她。然后让她离开了商店。（据张女士回忆，从经理返回办公室到准许她离开，前后大约十七、八分钟。其间，经理向她解释发生了什么“误会”用了大约五分钟，剩下的十几分钟就是经理坚持让她写个东西，她不同意写，经理一再坚持让她写，屈于经理的威胁和赶飞机的紧迫感，她同意签字后，经理向秘书口授了“声明”的内容，打印、签字及其后的复印，等等。）在她赶去机场的途中，张女士回忆起，交款时收银员曾对她说：“这个耳环十分贵重！”还用一种异样的眼光对她上下打量过几次。“联想起那个目光和被迫滞留在商店四十多分钟，当时突然感到心里非常不舒服，”张女士的情绪又激动了起来。“我当时踩油门的脚也不知为什么使起劲来，可能是下意识地怕耽误了赶飞机。”没多久，她听到后边有警车的警笛，张女士赶紧靠边，想让警车过去。但是警车却向她示意停车。“又被警察开了一张超速罚单（SpeedingTicket）！真晦气！”警察在听说她要赶飞机之后，并没有耽误，开了罚单就放她走了。尽管如此，警官通过电脑调查她的驾驶记录、询问情况、填写罚单，也还是耽误了十几分钟。继续赶路之后，她又遇上了下班的车流高峰，等她赶到侯机大厅时，她的航班已经离地十分钟了。“那是当晚最后一班飞旧金山的飞机了，”张女士非常惋惜地说。第二天一早，她五点离家，乘第一班飞机赶往旧金山。尽管如此，她比预定的开会时间“晚了快两个小时！”而且因此失去了一单价值百万的非常重要的生意，“最重要的是，如果接下这单生意，我相信我们一定会圆满做好的。这意味着什么？打开了一个通往‘无限’的大门！今后的生意何止千万美元？！”张女士为此曾向管理层提出辞职，但被挽留。但是，她在经济上也还是损失惨重：“今年从公司得到的红利会少很多。”据张女士估计，直接损失可能不少于十五万美元。此外，整个事件让她心理上感到沮丧，按照她的心理医生的要求，她已经开始了一个周期的心理咨询。我们问张女士有什么具体打算，她回答说，这件事让她一直愤愤不平，常常无缘无故地发脾气，晚上不是睡不着