标准图书业务管理系统

标准图书业务管理系统演讲者：李晨在线(MSN)：[e-mail]：[e-mail]（深圳市茂腾科技有限公司）简介•主题：图书行业发行的工作流程•目的：通过本次交流，能使大家对图书发行的事件过程有个清晰的概念，从而达到提升企业的管理，提高工作效率。帮助客户成就未来培训大纲•第一部分：前言–管理的概念，企业为什么要管理以及能给企业带来什么？良好的管理标准是什么？•第二部分：图书企业标准管理的模型–目前图书行业管理现状，介绍欧美的先进管理模式，•第三部分：标准管理的模型的实施–图书订单的实现，销售流程、采购流程、财务收付款流程•第四部分：业务全程电脑管理的实施–以《茂腾图书软件》为例介绍实施过程帮助客户成就未来第一部分前言•管理的定义：–管理是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、人员配备、指导与领导、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。•管理的必要性：–企业的目的是追求利润–企业要获取更大的利润就只提高劳动生产率–找到适合企业本身的管理方法，充分利用自身的资源、优势，组织本企业的员工实现企业的经营目标–要实现最高工作效率的手段，只有用科学的管理代替传统的管理帮助客户成就未来•良好的管理标准：–完整性：权责分明，任何事务不存在权责不清现象，不存在潜在的财务安全漏洞和其他安全漏洞。完整是管理的第一层次要求，也是最低层次的要求。完整性要求企业的管理能够做到：帮助客户成就未来达到管理的完整性要求，就可以说是管理规范的企业。内部各部门岗位职责分工明晰，全面，不存在事务找不到责任人的现象，所有事务均有确定的事务处理流程应对。业务流程的各环节得到比较好的监控，不存在潜在的安全漏洞（比如：财务安全，火灾安全、盗窃安全等）。财务信息和客户信息的完整，不存在财务信息和客户信息的缺失。–效率性：效率是管理的第二层次要求，一般说来，管理达到完整性的要求之后，就可以进一步达到效率要求，提高企业运行效率，降低单位运行成本，从而提高企业在市场上的竞争力。管理的高效性要求企业做到各个业务流程的设计科学合理，流程中的各个环节配合协调，运作效率高，各环节之间存在内在的互相监控机制，不存在因个别环节人为的忽疏和遗漏而造成的业务的延时和遗漏。帮助客户成就未来达到管理的各项事务运作顺畅、高效，不存在遗漏和延时。–透明性：各项事务的信息透明，管理者任何时候都可以方便了解各个环节的工作状况。管理的透明性是管理的第三层次的要求。信息透明既是对完整和效率要求的补充支持，也是更为高层次的要求，也是管理中最困难的要求。一般说来，企业在达到管理的效率要求之后，就应该进一步要求达到信息透明性的要求。达到管理的信息透明性要求的企业要做到：帮助客户成就未来所有的业务环节的信息都得到完整的记录。各种业务信息都按照企业的发展需要进行了完整的分析和整理。各岗位人员，可以轻松获得职能允许接触的统计信息，可以方便地进行职能允许的相关信息查询。管理人员随时获得管理上需要的多角度统计信息，方便做出管理决策。总经理可以方便获得各项业务指标和各种反映业务发展趋势的数据，更好做出运营决策和战略决策。达到管理信息透明的企业，可以获得更多的信息，运营策略更能跟随市场发展的趋势，长期成长的能力将大为增强。业务员采购入库仓库提交订单要求发货会计采购员仓管员销售部财务部仓库管理部采购部供应商/内部印厂采购单提交采购意向发货运输公司客户支付货款支付货款查询库存信息支付申请收款查询公司管理人员入库信息库存信息业绩统计监督发货要求采购采购信息查询库存信息国内图书企业常用管理模型提交订单分配库存提交发货单缺货信息表采购入库收付款信息表入库通知采购退货通知退货入库通知发货运输信息采购单提交采购意向发货支付货款支付货款付款申请通知发货预采购月盘点库存统计表图书购销台账订单队列客户购销台账业务员仓库会计采购员仓管员销售部业务管理部财务部仓库管理部采购部业务管理员公司管理人员各类报表供应商/内部印厂运输公司客户收款查询欧美图书企业标准管理模型订单的确认库存统计表图书购销台账订单队列客户购销台账业务员仓库会计采购员仓管员销售部业务管理部财务部仓库管理部采购部业务管理员公司管理人员供应商/内部印厂运输公司客户欧美图书企业标准管理模型提交订单缺货信息表预采购采购单采购入库入库通知分配库存提交发货单通知发货发货收回销售货款支付购货款收付款信息表付款申请发货运输信息采购退货通知退货入库通知月盘点各类报表收款查询业务员库存情况提交订单图书分配情况表订单队列订单排队库存不足库存充足分配库存•销售流程欧美图书企业标准管理模型帮助客户成就未来业务员发货审核销售单提交发货单审核通过付给$图书购销台账更新台账•采购/生产流程欧美图书企业标准管理模型帮助客户成就未来业务管理部采购部定期提交缺货信息表库存信息表供应商/内部印厂安排采购制定生产计划入库发货入库单采购失败信息表更新库存表/图书购销台账/采购往来台账•财务流程欧美图书企业标准管理模型帮助客户成就未来业务员$MICROSOFTCORPORATION财务客户付款信息采购员采购付款申请销售收款列表核实收款情况采购付款采购付款列表•报表输出欧美图书企业标准管理模型帮助客户成就未来库存统计表每本的图书购销台账每个客户的购销台账业务管理部业务管理员每个供应商的采购往来台账库存分配情况表每个月份的销售情况统计表发货发货发货提交订单分配库存提交发货单缺货信息表采购入库收付款信息表入库通知采购退货通知退货入库通知发货运输信息各类报表采购单生产计划提交采购意向支付货款支付货款收款查询付款申请收款确认付款确认通知发货月盘点库存查询库存统计表图书购销台账订单队列客户购销台账业务员仓库会计采购员仓管员销售部Mount系统财务部仓库管理部采购部公司管理人员供应商/内部印厂运输公司客户仓库仓库仓管员仓管员茂腾科技标准图书业务管理系统管理模型帮助客户成就未来注意事项•服务器管理：这是软件专用电脑，必须由专人管理，开机密码不得外泄，服务器的日期时间不能随意更改，严禁在电脑上做其他操作，特别是上网聊天、玩游戏等；•编码：软件中对图书、客户、员工、库位号等管理都是编码来进行管理，用编码可以方便、准确、快速查找的所需要的资料，提高工作效率，也不容易出差错；注意事项•客户资料：1、严格按照公司制定的《信息编码规则》，正确对客户进行编号；2、客户信息的完整性：客户编号、客户名称、联系人、电话、手机、邮政编码、地址、传真、Email、省份、城市、货物到站、开户名称、开户银行、开户账号、税号、工商登记号、法人代表，必须提供的信息包括：客户编号、客户名称、联系人、电话、手机、邮政编码、地址；3、编号的唯一性：客户信息发生了变化可以修改，但禁止把己使用的客户改成另一客户；注意事项•图书信息：1、完整性：对图书信息资料应提供资料的完整性，可以在网上查找相关资料，2、唯一性：是指通过图书信息能找到唯一的书名。3、历史性：对于有过交易的图书不能随意改变其信息；4、新增图书时，一定要进行查重工作，如数据库里有图书的，就不能再增加了；注意事项•填写订单：1、订单的确认：要求与客户确认后，再填写订单，因一提交订单，下一环节将会进行采购或生产的操作，避免造成损失；2、书名的确认：书名必须提供可确认的条件，图书编号、ISBN、出版社、书名、作者、单价等，特别是书名不能以简称；3、订单的修改：系统接受订单后，如进行了下一环节的处理，就不能进行订单的修改，要修改的话只有向系统管理员提出申请修改；•收货单位的概念：是指购货单位委托把货发往另一单位，一切结算都是与购货单发生；注意事项•生成发货单：生成发货单就意味向客户发货，一定要认真审核无误时提交发货单；在此特别说明一点：改变你们以前的工作习惯，不必要部分书回来就先提交发货单叫库房打包，一定要决定发货时才生成发货单；•申请撤销发货单：生成发货单后，发现问题需要作废此单，应向系统管理员申请撤单处理，严禁用销售退货来冲单，这样造成销售数的虚增虚减，从而统计资料失真；注意事项•撤销销售单：在做撤单前应先打印出发货单据，再进行撤销，并做好登记，作为撤单申请的附件存放，登记好备查记录；注意事项•采购分录：在填写采购分录时，采购数量必须大于等于需采购数量，也可根据情况直接增加图书品种及数量；•采购退货处理：应在全系统不在进行订单输入的时间段进行；注意事项•采购失败处理：1、供应商因临时缺货，并承诺待到货后立即补送时，应不作任何处理；2、当供应商缺货，如将来备货后也需重新进行订货时，采购部应先回告业务员，业务员可以继续等待，采购部应在采购分录或采购失败管理进行重采购处理，如业务员取消时，不作任何处理；注意事项•仓库进出库：不管有多忙、情况有多特殊，必须做到见单进仓与出库；•库位号管理：规则：一书一号，一号可以多书；注意事项•财务收付款：1、收付款先由经办人提出；2、财务确认；3、进行核销；注意事项•系统安全性：1、登陆名及密码的重要性以及重置密码；2、在岗与不在岗的设置重要性；3、锁定系统：在工作期间，可以让全部用户正常使用，而在非工作时间里，如果不想一般的用户使用系统，可以将系统锁定，为了不影响特别需要人员（包括加班人员）的正常工作，可以在权限分配赋予突破锁定这一功能，将不会影响特别需要的人员工作。注意事项•权限管理：权限管理是为了实现公司事务和权限分级配置和控制而提供的功能，实现让企业都能且只能执行自己管理上应该执行的功能，有效规避企业管理中各种潜在的安全隐患。通过权限管理模块可以根据公司实际管理需要，把任何系统功能配置给任何需要该功能的一个或多个工作人员。•基本概念：1、角色：角色相当于公司管理中的岗位，代表可以执行相同管理职能的一类人；2、角色成员：角色成员为担当某个角色的员工个人，相当于某个岗位的在岗人员；3、角色功能：角色可以执行的职能或功能；•注：一个角色可以包含多个人，一个人也可以充当多个角色，就好比一岗可以配置多个人，一个人也可以兼多个岗位一样。注意事项•权限管理的工作步骤：1、根据公司的管理需要，明确公司应该设置什么岗位，每个岗位对应一个角色；2、明确不同的岗位可以执行什么功能；3、明确不同的岗位应该配置什么人。•权限管理注意事项：1、权限配置应该尽可能和岗位设置一致，确定每个岗位能执行的功能时，既要考虑工作的方便性，也要考虑管理的安全性，要做到每个角色都能且只能执行该角色应该执行的功能。功能太少，工作就不方便，工作效率就低；功能太多，会造成管理的潜在安全隐患；2、针对某些个人个别临时性的权限分配，不应该修改该个人所充当的角色的功能和权限，而是应该新建一个角色，并将需要分配的功能和权限配给这个新角色，然后让该人充当这个新角色。