档案业务基础培训

档案业务基础培训2010.12.10培训内容•一、企业档案的定义及基本构成•二、本公司档案类别的基本设置•三、档案的收集、移交•四、各类载体档案的归档要求•五、兼职档案员的工作职责一、企业档案的定义及基本构成档案的定义《中华人民共和国档案法》第一章第二条：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一、企业档案的定义及基本构成DA／Tl—2000档案工作基本术语企业档案businessrecords企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件、图表、声像、磁介质等不同形式的记录。实物照片光盘录音、录像图表各类文件企业档案一、企业档案的定义及基本构成一、企业档案的定义及基本构成档案与资料的区别1、来源不同：档案是本单位履行职能活动中直接形成的文字转化而来的，具有直接性、固定性；资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行编制而形成的，是间接的，不确定的。一、企业档案的定义及基本构成档案与资料的区别2、价值不同：档案是原始的历史记录，具有凭证价值；资料是为了工作查考之需搜集来的第二手材料，只有参考作用而无凭证价值。一、企业档案的定义及基本构成档案与资料的区别3、保管要求不同：档案是原始的历史记录，是不可再生的、唯一的资源，具有重要的凭证、历史价值。同时有些档案的内容涉密，因此国家规定了有关归档移交和安全保管等法律监管要求。资料则是可以自行处置的，国家没有明确的强制性规定，由各单位自行管理。一、企业档案的定义及基本构成档案与文件的关系•档案和文件既有密切联系，又有区别。•档案是由文件材料有条件地转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。可以说“档案是处理事务的有意识的副产品”，但不是一切文件都无条件地转化为档案。一、企业档案的定义及基本构成档案与文件的关系•文件转化为档案一般要具备三个条件：•第一，办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。•第二，对日后工作和科学研究活动有一定的查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。•第三，按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。一、企业档案的定义及基本构成档案与文件的关系•文件是形成档案的基础，档案是文件的精华，文件一概不归档是不对的，而“有文必档”也是不必要的。培训内容•一、企业档案的定义及基本构成•二、本公司档案类别的基本设置•三、档案的收集、移交•四、各类载体档案的归档要求•五、兼职档案员的工作职责在工作中产生的档案基础上形成分类方案分类方案是对档案的科学分类，标准化管理的指导培训内容•一、企业档案的定义及基本构成•二、本公司档案类别的基本设置•三、档案的收集、移交•四、各类载体档案的质量要求•五、各兼职档案员的工作职责三、各类档案的收集、移交档案收集的定义是指档案室接收本单位需要归档的文件材料，单位各部门按照归档制度，将办理完毕的文件材料经系统整理后，移交给单位档案室集中统一管理。三、各类档案的收集、移交档案收集的要求1、目标明确。各部门兼职档案员应明确本部门的基本职能和工作活动情况，明确材料应归档范围，了解形成档案的内容、种类和价值。三、各类档案的收集、移交档案收集的要求2、信息完整。指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的主要职能活动和基本真实面貌。收集的重点1、公司发文正稿、带领导签字的底稿2、公司发展规划、各部门计划、总结3、上级机关及主管业务机关与本公司有密切联系的文件材料4、党、工等工作形成的文件材料5、各种会议记录、纪要、决议、调研等材料6、各类协议、合同7、出版物原稿和清样及正稿8、历史沿革、大事记、员工花名册9、照片（含底片或电子版）、录音、录像带、磁盘（光盘）、实物、印模、印章等10、重大活动的成套性材料三、各类档案的收集、移交收集是一项艰苦的工作。收集工作是档案工作的基础和起点，收集工作的质量决定档案工作的整体质量收集工作也是档案部门在档案工作的所有环节中最难把握的一个环节做好收集工作需要“三心”、“三勤”，即耐心、细心、责任心；嘴勤、手勤、脚勤。档案重在收集。资料收集进档案室，不管当时它所反映的内容是什么，本身所包含的信息会随着时间的变化而变改。可以由绝密文件变成普通文件，也有可能由普通文件变成珍贵历史材料。三、各类档案的收集、移交档案移交是指文件材料保管者或所有者变更的过程。在移交过程中，会产生相关的文据，即档案移交清单。移交清单由两部分组成1、确认移交部门或个人身份。2、交接档案、资料及有关材料的种类、数量。注：交接双方必须根据移交方所提供的目录清点核对档案实体，并在移交清单上签名，才算正式完成移交手续。三、各类档案的收集、移交档案移交的时间1、行政工作、党群工作、经营决策、企业策划、审计、监察等工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。2、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权、重大活动、会议等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。三、各类档案的收集、移交档案移交的时间4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。6、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。7、更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。培训内容•一、企业档案的定义及基本构成•二、本公司档案类别的基本设置•三、档案的收集、移交•四、各类载体档案的归档要求•五、兼职档案员的工作职责各类文件图表要求：1、文件的形成应使用耐久，无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料2、载体质量符合国家有关标准3、档案不要用单面废纸来打印。录音、录像要求：1、光盘应注明责任者、操作者、背景信息、元数据等内容；磁盘需简要说明其中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号等2、录像带需简要说明该带的内容、制式、密级、规格和放映时长等3、录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时间光盘照片要求：1、照片档案须附下列六个要素说明：（1）事由：照片、影像所反映事件、事物的情由。（2）时间：事物发生的时间和拍摄时间。（3）地点：被拍摄物所在的具体地点。（4）人物：照片、影像上主要人物的姓名、身份。（5）背景：对揭示照片影像主题有一定作用的背景。（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。2、照片以自然张为单位，对于一组（张）主题紧密联系的照节片，要增加总说明。***总裁与***（左一，****有限公司总经理）、***（左二，***经理）合影拍摄者：XXX拍摄时间：20100315拍摄地点：XXXXXXX实物要求：应附有关颁奖单位、赠送单位（人）实物名称、保存价值等文字说明。培训内容•一、企业档案的定义及基本构成•二、本公司档案类别的基本设置•三、档案的收集、移交•四、各类载体档案的归档要求•五、兼职档案员的工作职责兼职档案员的工作职责一、遵守公司档案工作的各项规章制度。二、负责本部门和其他工作人员在经办过程中形成的文件、技术资料和实物档案等材料的收集和保管，确保部门档案材料的齐全与完整。三、按时把档案材料移交给公司综合档案室，做好交接工作。四、自觉遵守保密制度，做好对文件材料的保密工作，杜绝遗失或缺少文件。五、积极参加档案部门组织的业务学习和有关活动，不断提高档案业务水平。谢谢