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第一章系统管理一、会计期间的设置问题：会计期间不是自然的会计月（每月1号到每月的31），而是每月的月中到下个月的月中。例如设置每月的25号到下一月的25号为一个会计期间。在建立账套的过程中应该如何设置？步骤：1、以admin进入系统管理，点击【账套】——建立，弹出创建账套的界面，如图1-1所示。图1-1创建账套2、点击“会计期间设置”，进入“会计日历—建账”界面，双击启用月份对应的结束日期，在会计日历中修改为5.25号即可。如图1-3所示。图1-2修改会计日期注意：如果建立账套过程已经完成，要修改会计期间，则以账套主管身份登录系统管理，点击账套下的“修改”，在账套信息界面点击启用会计期后的“会计期间设置”，进入后，在启用月份的结束日期双击修改为25号即可。2二、会计年度的设置问题：会计年度不是自然的会计年度（1.1-12.31），而是某年的年中到下年的年中。例如设置每年的4月到下一年的3月为一个会计年度。在建立账套的过程中应该如何设置？步骤：1、以admin进入系统管理，点击【账套】——建立，弹出创建账套的界面，参照图1-1所示。2、点击“会计期间设置”，进入“会计日历—建账”界面，把月度该为1。双击01期间对应的“起始日期”（现在默认的是2007-01-01），在弹出的日历中，修改为2007年4月1号。则这个会计年度为2007-04-01——2008-03-31。如图1-3所示。图1-3修改会计年度注意：这样设置，表示4月份是第一个会计月，如像图1-1所示，建账时，启用会计期设置为5月，则表示从第5个会计期间开始启用，则启用各个模块的日期为2007-08-01之后，并且也要以这个日期之后的日期登录操作系统。比如以2007-05-01启用总账模块，则会提示第二章总账系统一、科目设置（一）、已经使用的科目增加明细科目在软件操作过程中，经常会遇到对已经使用的科目，要求增加其明细科目的问题。科目已经使用，有两种情形：1、该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。2、该科目已经有期初余额或本期发生数。3下面分别就这两种情形的处理方法，做一介绍。情形1：该科目没有期初余额或本期发生数，但在月末转账定义中使用。例如：已经设置过“期间损益结转”后，再增加损益类科目，如：主营业务收入的明细科目就会提示：针对上述提示，处理方法为：第一步：在这个提示界面，点击“否”；第二步：进入期间损益结转设置界面，删除“本年利润”科目，点击【确定】按钮。第三步：增加相应的明细科目后，重新进行期间损益结转设置。情形2：该科目已经有期初余额或本期发生数。系统会把一级科目的数据和属性全部转移到增加的第一个明细科目中。例子：损益类科目“补贴收入”已经本期贷方发生10元钱，并且已经进行期间损益结转设置。现在增加其明细科目“补贴收入——税费返还”。步骤：（1）在会计科目档案中，点击“增加”按钮，增加明细科目，系统如下提示：（2）点击“是”，再点击新增科目界面上的“下一步”，提示：（3）点击“是”，即可完成该操作。a．凭证上科目会自动替换，如图2-1所示；图2-1凭证上的科目自动替换b．其数据会自动转移到第一个明细科目上，如图2-2所示。4图2-2科目数据自动转移到新增明细科目上c．期间损益结转定义中已经修改为补贴收入——税费返还”，如图2-3所示。图2-3期间损益结转设置中自动替换注意：(1)、对已经使用的科目新增明细科目时，要求必须退出其他模块的操作，并且总账模块也不能有互斥操作。如果在软件操作的过程中，新增明细科目时，最后提示：这时需要重新登录，重复上述增加明细科目的操作步骤。（2）、如果原来一级科目下的10元是由两个以上的内容组成，则还要作调整凭证。如原来的10元包含“税费返还”6元，“其它”4元。现在10元全部放在了“税费返还”明细科目上，则要调出4元给“其它”。新增“其它”明细科目，调整凭证为借：补贴收入——税费返还4贷：补贴收入——其它4（3）、对于第二个新增的损益类科目的明细科目，必须到“期间损益结转设置”中，对该科目进行设置，才能在期间损益结转的时候，结转这个科目的数据。如注意事项（2）中新增的“补贴收入---其它”。如图2-4所示。5图2-4新增的明细科目没有进行期间损益结转设置在“520302其它”后对应的“损益科目编码”处录入“3131”，点击【确定】按钮。（注：在新企业会计科目制度下，“本年利润”的科目编码是3131，所以这里录入3131；如果在建账的时候，选择的是别的行业性质，则要录入该行业性质下“本年利润”的科目编码。）（二）、已经使用的科目设置辅助核算当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后，由于精细核算的需求，要启用辅助核算。如何设置？例子：“其它应收款”科目期初余额100元，本期借方发生200元，凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道，哪个员工有多少差旅费没有归还。那么，这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置？步骤：（1）、反记账，取消凭证审核和出纳签字；（2）、进入总账期初余额中，把“其它应收款”的期初数100清空；（3）、在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算（会提示：“此科目已使用，修改辅助核算可能会造成数据错误！是否继续？”，点击“确定”按钮）；（4）、在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面。假定期初100元，分别应收员工张三40元，李四60元。则“其它应收款”的期初余额录入如图2-5所示。在“个人往来期初”录入界面，点击“退出”按钮，则期初余额录入界面“其它应收款”显示为100元。6图2-5录入“其它应收款”的期初余额（5）、在填制凭证中，找到有“其它应收款”科目的凭证，选中“其它应收款”分录，双击凭证右下角的，录入辅助信息。如图2-6所示。图2-6修改凭证的上辅助信息（6）、重新对凭证审核、出纳签字，记账。注意：这个过程中容易产生的误操作：上述的操作步骤，看似简单，但一旦操作不当，容易造成数据数据（对账不平）。下面就把这个误操作给大家展示出来，在以后的操作过程中应避免。不正确的步骤：（1）、反记账，取消凭证审核和出纳签字；（2）、在会计科目中，把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算；（3）、在期初余额界面，“其它应收款”科目显示为蓝色，表示辅助核算的科目，辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的，所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。（4）、双击“其它应收款”的期初数，弹出个人往来期初录入界面，录入张三40元；李四60元。（5）、退出个人往来期初录入界面，则“其它应收款”期初余额为200元。但明细记录中显示的是100元，这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。如图2-7所示：引申：年度结转后，总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况，可以参照上述的修改方法。例子：年度结转后，总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示：应收账款科目总账250元，明细账200元。试算平衡，说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。修改步骤：7（1）到会计科目中，把“应收账款”的客户往来辅助核算取消；（2）到总账期初余额界面，这时“应收账款”的期初数是可以修改的。修改为与明细记录合计一致（不管明细记录合计是否正确）。本例中修改为200元。（3）再到会计科目中，把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算；（4）再到总账期初余额中，双击“应收账款”得期初数，参照上年末应收账款的客户往来明细记录，在这里补加记录，或者修改记录金额。使“应收账款”科目期初余额为250元。（还要保证试算平衡）。注意：如果开始试算不平衡，明细记录合计数正确，总账数不正确。则修改步骤操作到第（3）步即可。二、凭证处理（一）、利息收入的凭证处理在手工核算下，当收到银行存款利息收入时，一般是借记银行存款，贷记财务费用—利息收入。如果在软件中也这么处理，如：借：银行存款60贷：利息费用—利息收入60因为“财务费用”的科目性质是“支出”，即借方科目，则在期间损益结转时，软件默认是从贷方转出。其间损益结转的凭证如下：借：本年利润-60贷：财务费用—利息收入-60这样，查询“财务费用—利息收入”科目的明细账，本月发生合计数为0；查询余额表的时候，就查不出这个科目的发生数。容易让会计产生误解。另一方面，编制损益表的时候，因为损益表模板的公式“财务费用”的本月数是取“财务费用”科目的借方发生数。在这种情况下，编制的损益表上“财务费用”的数据就取不到该利息收入的数据。导致损益表上利润总额不正确，从而导致损益表和资产负债表上之间的勾对关系无法满足。综合以上原因，建议财务费用的发生数都放在借方核算，利息收入作为借方的红字处理。在软件中填制凭证如下：借：银行存款60借：财务费用—利息收入-60引申：这个原理可以引申到损益类科目的其他科目，收入类科目发生放在凭证贷方，费用类科目放在凭证借方。（二）、外部凭证删除后，又重新生成，如何在总账中保留原来的凭证号？业务描述：本月共有15张凭证（最后一张凭证日期为2007.5.31），其中第12张凭证（凭证日期为2007.05.06）是由固定资产模块生成传递过来的（假定是新增固定资产业务）。本月凭证已经审核、记账。现在发现新增的固定资产卡片有问题，需要修改。修改卡片必须要删除对应的凭证。卡片修改后，还要重新生成凭证，要求重新生成的凭证保留原来的凭证号和凭证日期。8操作步骤：1、在总账模块取消凭证记账，取消凭证审核；2、到固定资产模块----处理----凭证查询----选中凭证号为2的记录，点击【删除】按钮；确定删除该记录。如图2-8所示。图2-8删除该凭证3、该凭证在总账中打上“作废”的标志。在“填制凭证”界面，点击【制单】菜单下的【整理凭证】，选择期间：5月份；选择需整理的凭证，点击“确定”，系统提示：这时一定要选择“否”，才能把这个凭证号空出来；否则的话，之后凭证的凭证号会依次提前；4、在总账业务范围设置中，取消“序时控制”，凭证编号选择“手工编号”。如图2-9所示。图2-9总账选项设置5、在固定资产模块，修改卡片，然后到“批量制单”中，重新生成凭证，输入凭证摘要，选择凭证类别。录入凭证号12，修改凭证日期2007.05.06。如图2-10所示。9图2-10重新生成的凭证6、凭证保存后，重新审核、记账。同时把总账的选项设置为与原来一致。注意：1、外部凭证只能在生成该凭证的模块删除；删除后，总账中该凭证会打上“作废”的标志。2、本例是以固定资产模块的凭证修改来说明问题。该问题的操作步骤同样适用于工资、核算模块生成的凭证的修改。3、关于凭证整理，需要理解如下几个问题：a、整理凭证的时候，当系统提示“是否整理凭证断号”，选择“是”的话，之后的凭证号为依次提前。作废凭证：12345整理凭证：1234b、选择“否”的话，会空出一个凭证号作废凭证：12345整理凭证：1345c、如果作废之后的凭证已经记账，则整理凭证的时候，会提示：因为，整理凭证默认是把凭证号重新调整。作废凭证之后的凭证已经记账后，就不允许修改。这时，无论点击“是”，还是点击“否”，都不能把这张作废的凭证整理掉。需要取消凭证记账后，重新整理凭证。只能对最大记账凭证号之后的作废凭证进行整理。三、月末转账（一）、自定义转账自定义转账企业是用户根据自己企业的情况，对于经常要发生的转账业务，自定义凭证的样式样式和科目的取数公式，然后每月根据自定义的转账设置直接生成相应的凭证。下面举两个例子来说明自定义转账的用法。10例一：把制造费用转到生产成本业务描述：假定制造费用下有两个明细科目，水电费和折旧费。这两个科目的本月发生数月末要转到生产成本——辅助生产成本科目中。操作步骤：1：期末——转账定义——自定义转账，弹出“自动转账设置”对话框。点击“增加”按钮，录入转账序号和转账说明。2：点击“确定”按钮，弹出定义转账凭证样式窗口，按照填制凭证的习惯，先录入借方分录。科目“410102生产成本——辅助