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会计电算化AccountingComputerized——南昌商学院总账系统的日常业务处理2要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。完成实训所要求的内容。教学目的与要求33.1总账系统的任务总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。4基本功能结构53.2日常业务处理在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。63.2.1填制凭证记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。71.增加凭证记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。8输入凭证头部分填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。注意9在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。10输入凭证正文部分凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。11正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目通过科目编码或科目助记码输入。科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为“零”，红字以“－”号表示。12凭证管理——填制凭证（增加凭证）例：2009年1月1日，出纳用票号为100001的现金支票，从工行提取现金5000元备用。单据2张现金支票，票号100001将光标移至银行存款科目这一行13凭证管理——填制凭证（增加凭证——外币科目）12314凭证管理——填制凭证（增加凭证——数量科目）123415凭证管理——填制凭证（增加凭证）1、收到客户宏加公司原欠款30000元，银行转帐支票,转帐支票结算,票号100003，单据2张。2、从天源公司采购商品，金额50000元，款项未付，单据3张，税率17%。3、职工孙伟翔借支差旅费1000元，以现金支付。单据1张4、以现金购买财务部办公用品500元。单据1张5、为在建工程1号楼花费1000元，以库存现金支付.16凭证管理——填制凭证（增加凭证——供应商往来）123417凭证管理——填制凭证（增加凭证——部门核算）123418凭证管理——填制凭证（增加凭证——个人往来）123419凭证管理——填制凭证（增加凭证——项目核算）2009年1月3日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物资属于为修建1号楼的物资。附单据1张20输入辅助核算信息当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。21当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。其他辅助核算科目可以参照录入。22凭证管理——填制凭证（常用凭证-生成常用凭证）必填项凭证摘要增加具体分录23凭证管理——填制凭证（常用凭证-调用常用凭证）进入填制凭证窗口将凭证补充完整即可，若不需保存则点“放弃”245.查询凭证在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。25凭证管理——查询凭证筛选条件框，什么都不选，默认全部凭证双击可查看263.3.2审核凭证审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。27在确认一批凭证无错误时可以在“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张“、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。28凭证管理——审核凭证（以“WR王瑞”的身份重新注册）不设任何筛选条件，默认全部凭证，直接确认审核完直接跳入下一张，继续点“审核”检查是否都已经审核29例题（25）资料：以王瑞的身份登录注册，审核1月份填制的凭证。303.3.3出纳签字出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。出纳签字方法和审核一样，不再演示31出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。只有涉及“现金”及“银行存款”科目的凭证才需出纳签字，也就是说只有收付款凭证才需出纳签字32凭证管理——出纳签字(以ZL张丽的身份登陆)授权的结果什么都不选，默认全部符合条件的凭证，直接点“确认”333.3.3记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。341.记账记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账范围可输入数字、“－”和“，”。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。35未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账。在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。36凭证管理——凭证记账（记账）37例题（26）资料:由账套主管将1月份所填制的记账凭证记账。383.3.4修改凭证输入凭证时，尽管系统提供了多种控制错误的手段，但错误操作是在所难免的，记账凭证的错误，必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改。39修改凭证“填制凭证”中直接修改凭证编号和类别不能改数字部分：delete，红字用“-”输入，方向反了用“空格键“删分”，“插分”取消审核，取消签字后修改反记账后修改：“对账”状态“ctrl+H”，只有账套主管能反记账填制红字冲销凭证，或蓝字补充凭证注意冲销凭证的做法无痕迹修改有痕迹修改40对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改及“有痕迹”修改两种。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改：1、对已经输入但未审核的记账凭证进行直接修改；2、已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。41“有痕迹”修改即通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。如果已记账凭证发现有错，是不能再修改的，对此类错误的修改要求留下审计线索。此时，可以采用冲销法或补充登记法进行修改。423.3.6冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。冲销凭证必须是已记账凭证43凭证管理——填制凭证（冲销凭证）要填制一张红字凭证，因此仍在“填制凭证”菜单中操作生成一张新的红字凭证，与自己填制的凭证一样，需要审核、出纳签字并记账442.取消记账如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。45凭证管理——凭证记账（激活“恢复记账前”状态）在“期末-对账”状态下按“CTRL+H”键按CTRL+H键确定后退出“对账”，在“凭证”下找到“恢复记账前状态”按钮46凭证管理——凭证记账（取消记账）147凭证管理——填制凭证（修改凭证）取消审核只能由原审核人取消，仍然在“审核”菜单中取消审核，步骤与“审核”一样。取消出纳签字只能由出纳取消，在“凭证-出纳签字”里取消，步骤同“签字”一样。已经取消审核和签字的凭证可以完成无痕迹修改，在“填制凭证”里完成。修改后的凭证再次审核和出纳签字后，方可记账。48若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。49例题（26）资料:将付款凭证0002号金额修改成为580504.作废及删除凭证日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。作废凭证后整理凭证即可删除该凭证。51凭证管理——填制凭证（删除凭证——作废凭证）作废付款凭证0002号尽可能模糊筛选52作废凭证不能修改，不能审核。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样在记账时，已作废的凭证参与记账，但不对作废凭证作数据处理。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。53凭证管理——填制凭证（删除凭证——整理凭证）双击原来的付0003号变成0002号