第六讲业务跟单模式实务

第六讲业务跟单模式实务本讲重点：1.业务跟单员如何接单与审单2.贸易货款的支付3.制作“生产通知单”4.跟踪生产准备5.生产过程进度与质量跟踪6.出货跟踪、单证操作与结算7.报价、日常事务之处理一、接单1.客户下单的四种方式：•电话（口头）；•传真；•电子邮件•当面商洽一、接单2.客户下单应有哪些手续？•要求客户公司盖章；•负责人签名的传真件；•出货前必须收到原件。一、接单3.接单时应注意事项：•样品•更改要求•规格•配色•材料（含手感要求）•工艺•交期•付款方式二、审单客户下单后，首先要先审单，审单内容如下：•产品名称审核；•使用主、辅材料审核；•产品规格审核；•配色、号码、数量搭配审核；•包装要求审核；•产品交期审核；•产品单价条款审核；•交货条款审核；•付款方式审核；•工艺、质量要求审核；•客户确认样品条款三、开形式发票1.先认识一下贸易订单的一般程序：•接单•审单并开出形式发票•客户确认形式发票•客户开出信用证•工厂备料生产•工厂出货报、催单、交单•货款结算常用贸易名词解释•形式发票：类似于发票的单据；•信用证：是一种有条件的书面付款保证•单价条款：1.工厂交货（EXW‥‥‥指定地点）；2.货交承运人（FCA‥‥‥指定地点）；3.船边交货（FAS‥‥‥指定装运港）；4.船上交货（FOB‥‥‥指定装运港）；5.成本加运费（CFR‥‥‥指定目的港）；6.成本保险费运费（CIF‥‥指定目的港）；信用证的主要内容1.编号、种类、金额、开证日期、有效期限和到期地点、当事人名称、和地址及本信用证的权利是否可以转让；2.汇款条款：汇票的种、出票人、受票人、付款期限；3.货物条款：货物名称规格数量包装价格；4.运输条款：运输方式、装运期限、装运港、目的港、是否可以分批装运或转运；5.单据条款：货运单据，商业单据，如商业发票，装箱单、重量单，还有产地证、商检证、保险单、和单据的种类、名称、份数。三、开形式发票•形式发票应显示订单相关信息1.收货单位；2.开出日期；3.合同号；4.形式发票号；5.合同条款：•单价条款•付款6.产品信息：•名称；•数量；•单价；•金额；•工厂交货期；7.开票银行资料（便于客户开信用证）四、客户确认形式发票开出信用证•形式发票经核对无误后传真给客户；•应及时跟踪客户确认；•然后要求客户开出信用证。寄样或送样确认1.接单后应根据客户要求安排技术部打样做样；2.经业务跟单员检查审核无误后送交客户确认；3.应务好样品确认单让客户签字确认；4.客户在国外或外地应快件送达确认；5.客户确认后会传真确认见应保留作为确认单据。五、制作生产通知单•业务订单应转化为工厂的生产通知单•生产通知单的主要内容有：1.下单基本资料；客户、款号、交期、交货地2.下单规格、颜色、件数的搭配；3.使用主面料和里料名称、规格、手感要求；4.各种辅料型号要求（涉及规格由技术部订）；5.工艺和印绣花要求；6.包装、吊牌及装箱（箱唛印刷）要求；7.工艺更改要求（结合样衣）。计划各部门工作进度并跟踪•订单运作时限计划：1.原辅材料打样（打色）时限与确认，必要时送客户确认；2.业务下生产通知单1天（24小时内）；3.技术准备样板、耗料单、样衣2天；4.制作备料单1天（24小时内）；5.采购7天至10天；6.生产期；7.出货期五、跟踪技术准备进度与材料单耗明细表•技术打板、推板进度；•样衣进度与确认；•原材料预算资料进度跟踪；•材料单耗明细；•材料用量预算与订购。六、制作原辅材料备料单•依技术部的原辅材料单耗表制作备料单•下发相关部门备料（采购入库）。七、制作原材料领料单•作料发料的依据；•控制物料用量；•作为生产单位结算依据之一；•按量采购，做到0库存；八、物料采购及物料进仓跟踪•材料进仓应核材料的确认样是否一样；•材料进仓数量与交期是否准时；•是否影响生产时间。九、生产跟踪1.了解“生产计划”排期；2.进行产件产品鉴定制度；3.订单如有更改通知是否有执行；4.生产单位实际生产进度；5.生产单位品质状况；6.进度异常修正措施；7.品质异常改善跟踪。十、出货联系1.根据业务性质同船公司或外贸联系；2.应提前一个星期联系出货时间（排柜）；3.结关期比装船期早2天，注意排柜确认；4.工厂装箱单制作：TO：FROM：电话：订单号：传真：装柜日期：装箱如下：制单：收件人：序号订单号品名款号总箱数件/箱总件数毛重/净重规格总体积十一、货柜的选择1.货柜一般有6米柜，12米柜，加高2米柜；容积为33立方、67立方和76立方；2.以上三种实际装货量为：28-30立方、56-58立方和68-70立方。3.出货前同船公司或外贸联系确定报关地点，报关员是谁，联系电话，便于货柜司机与他们联系。十二、出货跟踪1.提前通知生产单位装柜时间，并作安排；2.出货前检查清点成品数量，确认品种等；3.跟踪货柜准时到厂；4.记下车牌号，货柜号和封铅号，司机身份证复印件和联系电话；传真给外贸公司或船公司。便于事先填制好报关单据，做好报送准备十二、出货跟踪5.协助生产做好装货检查工作；6.填制《提货单》，装完后要求司机签名确认，提供报关地点，报关员电话等资料；7.电话通报报关员货柜几点到；8.估计报关时间已过，与报关员联系是否完成报关；9.知会客户货已出运，传真资料给客户。提货单客户：合同号：序号订单号品名款号总箱数件/箱总件数毛重/净重规格总体积总数货柜公司提货车牌货柜号码提货人业务主管：仓库：制单：十三、催单•报送出口后有关单据需交银行传递给客户的银行1.商业发票；2.提单；3.商检证；4.产地证；5.装箱单等。催单工作最重要就是催提单，协助外贸催船公司开提单，与信用证条款核对无误后同其它单证一起送银行审单、寄单。单证寄出后，应通知客户尽快赎单承兑。十四、日常事务处理1.寄目录；2.客户询价处理：•明确客户下单要求；•查看历史报价资料（材料价格应为最新）；•有更改工艺或面料的由技术重新核定报价；•如果数量太小，应考虑报价的其它因素；•报价应以书面形式报予客户。报价表TO：公司TEL：FAX：联系人：项次产品代码品名主面料名称/规格规格颜色包装方式交货方式单价备注：1．单价条款；2．付款方式；3．其他FROM：TEL：FAX：联系人：十四、日常事务处理3.新客户的开发；4.寄样：•客户要求寄样，应明确客户需求；•说明样品费、邮寄费由谁承担；•样品跟单员应亲自检查、办理邮寄；•寄货单传真给客户；•做好记录，档案归类。十四、日常事务处理5.资料整理：①订单相关资料整理•《生产通知单》按客户类别和下单时间归类；•订单包装、箱唛资料、变更资料、出货装箱单等资料齐全归类，一次应可找齐资料；•各类发票、单证（据）重要资料归类单独存放。•根据客户别做好《下单汇总表》，便于安排跟踪生产进度。客户下单汇总表客户接单日期订单编号生产款号品名面料名称数量交货日期生产通知日备注审核：制单：十四、日常事务处理2.产品相关资料整理：•产品开发记录，样品去向记录；•产品编号存档目录。3.客户资料整理：•客户档案的整理；•客户下单历史资料整理；•客户出货档案的整理。6.产品成本核计定价表款号：品名：规格：复核：审核：制单：日期：项次原材料名称规格米/只单位用量单价（元）金额（元）1面料费用件2辅料费用件3生产工资管理费用件4商标/洗水唛/规格标套10.400.405吊牌/胶袋/纸箱套11.001.006商检/煤电/后整/运费件.00.007设计费话2%（含电信费）业务开发费件8利税9本司报价