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6.综合办公室6.1综合办公室组织架构图6.2综合办公室部门职责6.2.1负责拟定公司年度工作计划、主任1人副主任兼总经理秘书1人许可证管理员1人保密文件收发员1人主任助理兼法律事务管理1人产地证管理员1人安全生产管理主管1人会展商协会事务管理科员1人展览样宣科员1人司机岗2人后勤服务岗1人工作总结以及重要的请示报告，承担公司董事会、经营班子日常事务管理，当好公司领导的参谋助手；6.2.2负责公司董事会、行政班子会的组织、会议记录、记录整理归档；督促检查公司工作计划、会议决定和领导批示的执行和落实；负责公司的印章、证照管理；6.2.3负责公司的文件收发、传阅、督办、归档；承担文电办理、保密、通讯工作；对外联络和接待工作；6.2.4负责公司的业务管理，编制公司年度经营目标责任书、业务预算计划，建立完善业务管理规章制度；组织实施对标管理、客户管理、合同管理、通关管理、单证管理、业务评审、风险评估、商标管理、业务统计和业务档案管理。做好外租仓库存货管理；6.2.5负责公司参加交易会、国内外展会的组织、联络和管理工作；做好与各行业协会、商会的信息传递、联络工作；6.2.6负责公司承担商情信息的收集传递，整合相关资源和向业务部门提供有关信息，依法使用和保护商业秘密；6.2.7负责公司形象宣传广告的策划、组织实施和监控；6.2.8负责公司固定资产采购和管理、办公用品采购和发放工作及办公场地租赁、公司车位等相关管理；6.2.9负责公司车辆保养、维护和调度、办公场所管理、设备维护、邮件报刊和后勤保障服务工作；6.2.10负责党务、安全生产、信访维稳及扶贫工作；6.2.11贯彻执行股份公司的质量方针、目标和承诺，协助管理者代表建立和运行质量体系，并协助管理者代表实施内部质量审核；6.2.12协助管理者代表负责质量体系文件的制定、修订以及外来文件的控制，确保文件有效运用；6.2.13负责质量记录的控制；6.2.14负责公司办公大楼办公环境、人文环境的控制，协助做好企业文化建设，使环境中人的和物理的因素符合质量要求；6.2.15负责公司内部上下级与部门之间相互提供的服务采购的控制，确保所采购产品和服务符合组织的要求；6.2.16负责公司内部规章制度，业务程序文件标识和可追溯性标志的控制；6.2.17负责服务提供过程控制，确保过程的有效性和可接受性；6.2.18负责不合格产品和服务的控制，主要包括技术方法、电脑设备、体系要素和服务提供过程，防止不合格产品和服务的非预期使用；6.2.19负责公司测量、分析和改进的控制，主要包括各业务部或事业部、职能部门满意度的测量、过程测量，公司内部部门相互提供服务的测量，公司进出口数据的收集、分析，公司管理制度、业务程序纠正措施和预防措施的控制，确保产品和服务符合质量要求。6.3综合办公室部门各岗位说明书6.3.1综合办公室主任岗位说明书a)岗位资料岗位名称：综合办公室主任所属部门：综合办公室直接上级：副总经理直接下级：副主任及以下岗位b)岗位标准学历：本科以上年龄：28岁以上工作经验：5年以上本行业工作经验兼具5年以上企业业务管理、行政管理经验。c)职业技能：中级以上经济类、管理类职称；掌握企业经营、管理、改革的有关法规和政策；熟悉国际商务理论和实务，了解财务知识以及外贸单证业务；优秀的分析决策、语言表达、沟通协调、公关、组织和执行能力；具有战略管理思维；善于管理团队，指导下属员工开展工作；熟练使用计算机办公软件；高度的工作责任心，大局意识强；良好的职业操守，原则性和保密意识强；客观、严谨，具有高度的团队合作精神。d)岗位职责1)协助公司领导规划、指导、监督、管理公司的业务经营；2)协助领导协调各部门的工作；3）制订和完善各项业务管理和行政事务管理的规章制度和操作流程；4）负责组织公司业务预算的编制、上报、跟踪工作；5）指导下属员工开展业务管理、交易会和展会管理工作；6）负责上报集团大额业务资料的预评审、评审、报备跟踪和业务执行情况跟踪工作；7）负责通关业务管理和检验检疫、海关、报关协会的日常工作联系；8）协助领导协调各部门的工作，组织对领导班子会议决定、决议和指示等的草拟、督办和落实；9）组织进行各项总结、领导讲话、工作简报等的起草；10）负责公司对外联络、接待和各项会议的组织安排工作；11）组织进行企业文化的建设和实施、推广工作；12）组织安排本部门人员的工作，确定岗位职责和人员调配，制定工作流程，落实检查员工每月/年度工作任务执行和完成情况；13）指导、培养、激励下属员工工作；14）认真完成领导交办的其他工作任务。e)主要工作权限1)调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权；2)合同的审核权；3)印章使用的审核权；4)对各部门提交的预算报告有提出修改意见的权力；5)有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权；6)对所属下级的工作有监督、检查权。f)主要工作文件1)国家法律法规和相关政策；2)《质量手册》；3)管理体系程序和规范相关文件；4)总经理批准并与岗位工作相关的的公司级程序文件、工作文件和管理制度。6.3.2综合办公室副主任(党办主任)岗位说明书a)岗位资料岗位名称：综合办公室副主任(党办主任)所属部门：综合办公室直接上级：综合办公室主任直接下级：行政事务岗、司机岗、后勤服务岗b)岗位标准学历：本科以上年龄：28岁以上工作经验：5年以上党政、安全维稳、行政管理相关工作经验。d)职业技能持有安全生产上岗证（广东安监局《安全生产主任初级证书》）；熟悉企业经营、管理、改革的有关法规和政策；熟悉国际商务理论、实务和财务知识；熟悉党（团）组织建设、党（团）员教育管理知识和技能；熟悉国家和企业有关安全生产、维稳的方针政策；熟练使用计算机办公软件；较强的分析、语言表达、沟通协调、公关、组织和执行能力；善于管理团队，指导下属员工开展工作。e)岗位职责1)负责公司党团建设、安全生产、信访维稳、扶贫工作；2)执行党政领导对各项工作的指示，抓好工作落实；3)负责党团、安全生产、信访维稳和扶贫工作的计划、汇报、总结材料及日常管理的具体工作，包括信息统计、文件档案管理、思想教育、学习培训、工作考核等工作；4)分管行政事务管理工作，内容包括固定资产的登记，水电统计，物业、花卉租赁，设施维护维修，快递，报刊，办公保障用品和接待招待用品采购配置，小车班，汽车购置、安全、保险、维护、安排和调度；5)协助制订和完善公司行政事务管理制度；6)指导下属员工开展文秘工作以及各项会议的组织实施；7)负责公司各项证照和重要文件档案管理及营业执照、法人代码证、对外贸易经营者备案证等有关证照的变更和年审；8)受主任委托，协办对业务资料用章的审核；9)协办上级和集团部署的相关工作；10)协办区街道辖区通知执行的相关工作；11)认真完成领导交办的其他工作任务。f)主要工作权限1)对党务、安全、维稳、公司行政事务管理工作的建议权；2)对安全生产、消防维护的监督权；3)对所属下级的工作有监督、检查权和考核评价权。g)主要工作文件1)国家法律法规和相关政策；2)《质量手册》；3)管理体系程序和规范相关文件；4)总经理批准并与工作岗位相关的公司级程序文件、工作文件和管理制度。6.3.3秘书岗位说明书a)岗位资料岗位名称：秘书岗所属部门：综合办公室直接上级：综合办公室主任直接下级：无b)岗位标准学历：行政管理、中文、国际贸易或相关专业本科以上学历年龄：不限工作经验：2年以上文秘、行政管理相关工作经验。c)职业技能熟悉公文写作及具备良好的中文写作能力，了解企业管理、财务、外贸等方面知识；具备较强的时间管理、组织协调能力和保密意识；办事干练，待人接物大方，具有良好的口头表达和处事能力；熟练使用办公软件；工作积极、勤奋、谦虚、主动；良好的职业操守，工作认真细致，责任心强，热情、耐心；良好的职业操守，原则性和保密意识强；具备很强的责任感和高度的团队协作精神。d)岗位职责1)做好收、发文的登记、流转和归档管理；2)编写公司章程、年度工作计划、总结、各类汇报、简报、以及通知、新闻报道等文字材料；3)负责公司董事会、经营班子的会议组织安排，做好会议记录，编写会议纪要，做好跟踪落实工作；4)拟写公司经营情况分析；编写公司大事记；5)负责商标管理的日常工作，做好分类登记及到期续展、新商标申请、督促商标规范使用等；6)协助做好公司网站宣传推广工作，企业信息发布及其他相关工作；7)负责公司与上级单位及其他组织的联络沟通工作；8)来访人员的接待工作；9)公司领导交代的其他事务。f)主要工作权限1)文秘工作的管理权；2)各类信息的传递管理权；3)各类工作关系的协调权。g)主要工作文件1)国家法律法规和相关政策；2)《质量手册》；3)管理体系程序和规范相关文件；4)总经理批准并与工作岗位相关的公司级程序文件、工作文件和管理制度。6.3.4业务管理主管岗位说明书a)岗位资料岗位名称：业务管理主管岗所属部门：综合办公室直接上级：综合办公室主任直接下级：无b)岗位标准学历：国际贸易或经济学本科以上学历年龄：不限工作经验：3年以上外贸单证和业务等相关工作经验。c)职业技能对外贸单证及业务等事务性工作有娴熟的处理技巧；熟悉交易会各项规定；具备一定的英语读、说、写运用能力；具备一定的电脑知识，熟练使用各种应用软件。工作积极、勤奋、主动；良好的职业操守，细致、耐心、谨慎、踏实、稳重；具备很强的责任感和高度的团队协作精神。d)岗位职责1)负责信用保险管理工作，主要包括合同续签、额度申请、出运投保、收汇、费用、保险理赔、专项补贴资金；2)负责贸易单证管理工作，办理九城单证系统、加工贸易系统、进出口许可证系统的使用、维护等工作；3)负责交易会的公司展位管理工作，包括展位申请、筹备装修、费用、成交统计等工作；4)负责有关展会的联络、意向征询、报名及缴费工作；5)做好与公司相关联的商会的缴费工作，以及参加商会举办的活动；6)做好业务管理工作，包括业务预算编制、上报及跟踪管理、业务合同生效管理、新客户评审、货运保险申报、发货合同及发货单管理、各类业务经营权的查询及申请工作；7)公司或上级交办的其他工作。e)主要工作权限1)信用保险使用的审核权；2)合同、单证的审核权。f)主要工作文件1)国家法律法规和相关政策；2)《质量手册》；3)管理体系程序和规范相关文件；4)总经理批准并与工作岗位相关的公司级程序文件、工作文件和管理制度。6.3.5业务管理岗位说明书a)岗位资料岗位名称：综合管理岗所属部门：综合办公室直接上级：综合办公室主任直接下级：无b)岗位标准学历：经济类或管理类相关专业大专以上学历年龄：不限工作经验：1年以上业务管理工作经验。c)职业技能熟悉统计法规及相关统计报表填报；熟悉仓储管理；掌握业务运作流程客户评审流程；熟悉国际贸易业务；良好的沟通表达能力；熟练使用计算机办公软件。工作积极、勤奋、主动；良好的职业操守，细致、耐心、谨慎、踏实、稳重；具备很强的责任感和高度的团队协作精神。d)岗位职责1)负责公司业务经营数据的统计工作，做好原始记录，建立统计数据体系；2)组织公司的统计报告，向上级各级主管部门报告月∕季∕年各类业务统计结果，并按上级各级主管部门要求报送规定的各类报表；3)每月搜集电子口岸进出口数据，整理后上报上级主管部门；4)每月上旬搜集公司主要商品和重要客户，加工整理，编制成每月的业务分析数据；5)每月下旬搜集公司进出口业务海关统计数据资料，跟踪业务进度，编制成每月的业务分析报告和财务分析报告数据；6)负责公司货物的运输和财产保险的投保和索赔工作；7)负责对公司进口货物、自营采购库存货物和抵押货物的日常管理及综合办公室发货章的管理，对每月存货情况形成库存分析报告上报公司领导；8)负责公司海关注册证变更和年审、报关员和报检员的日常管理及其注册、年审和注销手续；9)负责公司贸易客户、服务供应商报审评级和重大客户的报备管理，并对业务部门的客户资料进行跟踪管理和归档；10)协助日常业务管理工作和合同管理工作；11)负责综合办公室考勤员的职责，每月做考勤情况表并报