搜索
第1页-共36页协同办公系统OA流程使用说明（2015年3月6日整理稿）注意事项：1、每一个流程的基本流转与原则，一般遵循三部分，一部分为部门内部审核：申请人-区域经理-部门经理-分管领导。标准为四步，根据实际情况跳转。二部分为总经理审核：总经理审批。三部分为备档：相关部门备档。如果涉及到需要职能管理部门审批的，在第一部分与第二部分之间增加职能管理部门的审核步骤，如：工程部审核、行政人事部审核、财务审核等。如果涉及到总部审核的，一般加在分公司总经理审核后，特殊情况除外。2、每个流程后面属性标签中注明是否需要总部对应管理部门参与审核与备档，是否为公共流程。3、每个流程中审批环节可以退回给申请人，不能退回到审核环节中的任一节点。在备档环节只能向下转交备档，不可以向上退回。4、各个流程的使用权限会有一定的限制，所以每个OA帐号所能发起的流程有一定的差异化。5、《自由流程》为处理特殊事情，而找不到相对应的流程时使用。该流程可以提交给公司架构内的任何一个人，流程步骤为发起人自定义。6、OA中需要提供标准格式的附件表格的，请各OA操作员在公共文档中《OA中涉及附件表格》目录下下载，并在申请流程时上传。一、行政管理类1.1、员工打卡(登记)异常申报流程用途：适用于公司全体实行打卡（或登记）人员考勤异常的申报处理。使用权限：未按要求打卡（登记）的员工本人为申请人（或发起人）。使用说明：1、上班时，因特殊原因未能在考勤规定时间前打卡（或登记）的；下班时，因特殊原因未能在考勤规定时间后打卡（或登记）的；因特殊原因当天上下班未能打卡（或登记）的，应使用本流程。2、发生上述未能及时打卡(或登记)原因的，员工本人应在发生后1小时内使用本流程进行申报审批。流程处理：第2页-共36页1、流程属性：本流程为各分公司和总部内部独立流程，对各分公司和总部所有实行打卡（或登记）考勤的人员开放，公共流程。2、流程流转：考勤异常员工本人--上级领导签署意见--部门经理审核--行政负责人审批--行政部考勤员和当事人备档。3、特殊说明：行政负责人审核完成后，是否需要上级领导或公司领导审批，由各分公司自行决定。附件要求：无附件要求1.2、员工公出申请与总结汇报流程用途：适用于公司员工公出申请和公出总结审批。使用权限：需要公出的员工本人为申请人（或发起人）使用说明：1、因工作需要或根据领导安排需要，临时离开工作场所外出办理相关工作业务或事项的，公出员工应在公出前使用本流程进行审批，并在公出任务完成后使用本流程进行总结。2、特殊情况或公务紧急不能及时办理相关公出申请审批手续的，相关人员应按管理权限向其部门负责人或公司相关领导进行申报请示，经部门负责人或公司同意并在行政部进行预备案后可公出。3、出差不适用本流程。流程处理：1、流程属性：本流程为各分公司和总部内部独立流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：公出员工本人--上级领导签署意见--部门经理审核--分管领导审核--总经理审批--行政负责人、人事负责人和当事人备档。附件要求：无附件要求.3、员工出差总结汇报流程用途：适用于公司员工出差任务完成或结束后的工作总结汇报审批。使用权限：出差的员工本人为申请人（或发起人）。使用说明：第3页-共36页1、因工作需要，员工已按要求已履行审批手续并经批准同意出差的，其在出差任务完成或结束回到公司后使用本流程。2、总部直接管理的各分公司总经理和其他相关分公司领导，在出差计划结束后3天内填报并进行审批。3、本流程是出差费用报销的前置手续，本流程只有经上级领导审阅后员工才能报销出差费用。流程处理：1、流程属性：本流程为各分公司和总部内部独立流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：出差员工本人--区域经理审核--部门经理签署意见--分管领导审核--总经理审批--行政负责人、人事负责人和当事人备档。3、特殊说明：各分公司总经理使用总部开放的流程。附件要求：无附件要求1.4、公司资质证照使用申请流程用途：适用于各分公司或总部因工作原因，需要使用公司层级的相关印章、资质证照和法人签名等情形的申请审批。使用权限：需要使用资质证照的当事人（或责任人）为申请人（或发起人）。使用说明：1、因开展工作，需要在相关文件、合同、协议、制度、证明资料或报表上加盖公司公章、财务专用章、合同专用章、法人印签章等的，应在使用前使用本流程履行审批手续。2、因开展工作，需要对外提供或外借公司相关资质文件、证照文件或相关证明文件办理相关业务工作的，应在使用前使用本流程履行审批手续。3、因开展工作，需要公司法人在相关法律文件、政府公文或合同协议等文件上签名的，应在使用前使用本流程履行审批手续。4、对于涉及需要审核审批的文件、合同、协议以及相关事项的，需求申请人员应按公司相关规定与流程要求履行完审批手续后，再申请本审批流程。否则不予审批。流程处理：1、流程属性：本流程为各分公司和总部各部门内部申请总部审批流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：需求人申请--区域经理签署意见--部门经理复核--分管领导审核--分公司总经理审批--行政人事中心审核--公司总经理签批--行政人事中心、资质印章管理责任人、申请当事人第4页-共36页备档。3、特殊说明：此流程只作为资质证照和印章使用申请审批流程，不涉及其它事项审批；同时也不能替代其它审核审批审批程序。附件要求：使用本流程进行申请审批的，应将相关审核批准同意的文件作为附件提供。1.5、公司资质证照办理申请流程用途：适用于各分公司和总部因工作原因，需要办理（公司、各分公司或门店）各种证照、印章和相关政府审批文件等情形的申请审批。使用权限：需要办理相关资质证照的分公司或总部相关当事人（或责任人）为申请人（或发起人）。使用说明：1、因公司经营管理需要，公司、各分公司或门店需要办理相关证照、印章、资质或相关审批文件的，应在办理前使用本流程履行审批手续。2、因政府监管要求，公司、各分公司或门店必须办理相关证照、印章、资质或相关审批文件的，应在办理前使用本流程履行审批手续。流程处理：1、流程属性：本流程为各分公司和总部各部门内部申请总部审批流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：需求人申请--区域经理签署意见--部门经理复核--分管领导审核--分公司总经理审批--行政人事中心审核--公司总经理签批--行政人事中心、资质证照管理责任人、申请当事人备档。3、特殊说明：此流程只作为相关资质证照和印章办理审批流程，不涉及其它事项审批，同时也不能替代其它审核审批流程。附件要求：使用本流程进行申请审批的，应将相关证明文件或资料作为附件提供。1.6、合同协议审查审批第5页-共36页流程用途：适用于公司（分公司、总部相关部门、各门店）因经营与管理原因，需要对外签订相关合同或协议的（劳动用工类除外）审核审批。使用权限：需要签订合同或协议的分公司或总部相关当事人（或责任人）为申请人（或发起人）。使用说明：1、分公司、公司总部相关部门和各门店需要签订除劳动合同以外的其它各类合同、协议的，应在签订前使用本流程履行审批手续。2、需要签订合同或协议的部门负责人应根据合同或协议的内容、性质和公司管理要求，自行决定是否将合同或协议提交给相关部门进行专业评审。参加评审的部门负责人应按照要求出具评审意见。3、合同或协议的审查、审批部门，必须按照规定要求出具审查意见。4、申请人应将《合同或协议书》正式文本和涉及的所有相关文件资料作为附件，一同提供审查审批。5、合同或协议书经批准后，公司合同管理员按照批准的《合同或协议书》文本根据公司合同管理规定和资质证照使用流程办理用印与资料提供工作。流程处理：1、流程属性：本流程为各分公司和总部各部门内部申请总部审批流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：合同责任人申请--区域经理签署意见--部门经理组织评审--分管领导审核--总部对口管理中心业务审核--分公司总经理审查--资金管理中心审查--行政人事中心审查--公司总经理签批--行政人事中心（合同管理员）、资金管理中心和申请当事人备档。3、特殊说明：此流程只作为合同或协议文本内容的会签和审查审批流程，不涉及其它事项审批，同时也不能替代其它审核审批流程。附件要求：使用本流程进行申请审批的，合同书文本、协议书文本和所有涉及的相关资料等为必备附件。1.7、公文审查审批流程用途：适用于对公司发布、公布的重要管理制度，对外出具、提供和报送的相关公文、法律文件等资料的审查审批。使用权限：所需要公布、发布或对外出具与报送的公文起草当事人（或责任人）为申请人（或发起人）。使用说明：1、因经营管理需要，分公司、公司总部相关部门和门店需要公布或发布重要重要管理制度的，应在公布或发布前使用本流程履行审批手续。2、因经营或政府监管需要，分公司、公司总部相关部门和门店需要对外报送或提交的具有法律效律第6页-共36页的文件、证明与政府监管资料的，应在对外报送或提交前使用本流程履行审批手续。3、申请人应将拟要公布、发布或对外报送的文件资料作为附件，一同提供审查审批。4、公文经批准后，公文管理部门（或人员）按照批准的公文文本根据公司管理规定和资质证照使用流程办理用印与资料提供工作。流程处理：1、流程属性：本流程既为各分公司、总部内部独立流程，又为总部和各分公司之间互通共享审批备案流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：公文起草责任人--部门经理签署意见--分管领导审核--行政人事部审核--总经理审批--行政部（公文管理员）和当事人备档。附件要求：使用本流程进行申请审批的，拟公布、发布或对外报送的文件资料等为必备附件。1..8、工作协调联系申请流程用途：适用于各分公司和总部在对内、对外工作中，出现本部门无法独立完成而需其他相关部门（或总部、分公司）给予帮助、合作、协调或进行处理情况时的申请审批。使用权限：需要协调的该项工作的当事人（或责任人）为申请人（或发起人）。使用说明：1、在工作中，出现需要由多个内部部门共同配合、给予支持或分别处理完成相关重大、复杂的工作任务时，需要协调的该项工作的当事人应使用本流程履行申请手续。2、在工作中，出现或发生需要与工厂之间、各分公司之间、各分公司与总部与之间进行相关重要工作协调、支持与帮助的，需要协调的该项工作的当事人应使用本流程履行申请手续。3、发生非常规性的本部门无法独立完成的重要工作、目前公司没有具体处理规范要求的涉及多部门复杂工作以及公司管理规章制度或业务流程明确规定要求使用《工作协调联系申请单》的工作，相关当事人应使用本流程履行申请手续。流程处理：1、流程属性：本流程既为各分公司、总部内部独立流程，又为总部和各分公司之间互通共享审批备案流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：申请人申请--申请部门负责人签署意见--分管领导审核--总经理审批--被协调联系部门和申请人备档--被协调联系部门工作完成后回复申请人。附件要求：无附件要求1.9、人员奖惩申请第7页-共36页流程用途：适用于分公司和公司总部员工的奖励与处罚的审核审批。使用权限：认为符合奖励或处罚条件的分公司、总部和门店的各级员工为申请人（或发起人）。使用说明：1、在工作和生活中，出现或符合应当给予奖励或处罚而没有被实施奖励或处罚的，相关员工（被奖励或处罚员工本人、知情人或上级领导）可以使用本流程履行审核审批手续。2、依据公司管理规定，在工作中发生或出现应给予相关人员奖励或处罚，而未被相关部门或人员发现或没有被奖励或处罚的，相关管理人员应使用本流程进行审核审批。3、公司规章制度明确规定必须履行审核审批手续的奖励与处罚，相关当事人（员工本人、管理责任人）必须使用本流程进行审核审批。流程处理：1、流程属性：本流程既为各分公司、总部内部独立流程，又为总部和各分公司之间互通共享审批备案流程，对各分公司和总部所有人员开放，公共流程。2、流程流转：申请人申请--被申请人直接上级意见--被申请人部门负责人意见--行政部意见--被申请分管领导审核--行政